Finns endast som nätversion - Arkistolaitos

Förkunskaper Åtgärd Resultat9. Förvaringsordning (ej @ ) Antecknas i ABP9. FörvaringsordningBeskrivning av åtgärdenEn god informationshantering förutsätter att handlingarnas tillgänglighet och användbarhet kan säkerställas i de olikaskedena av handlingarnas livscykel. Med planeringen av förvaringsordningen garanteras också att de handlingar som interegistreras kan hittas snabbt och lätt.I arkivbildningsplanen antecknas vilka handlingar som arkiveras i samma grupp (serie) och i hurudan ordning handlingarnainom varje grupp (serie) arkiveras. När förvaringsordningen bestäms skall handlingarnas förvaringstid och eventuellasekretesstid beaktas.Man bör sträva efter att förvara de handlingar som skall förvaras varaktigt och de som utgallras efter en viss tid i egnagrupper och att hålla sekretessbelagda handlingar skilt från offentliga, då det är möjligt. Handlingarna arkiveras inomgruppen antingen i formell, dvs. kronologisk, alfabetisk, numerisk eller geografisk ordning, eller i en ordning som grundar sigpå sakinnehåll. Diarium eller register styr arkiveringen av handlingar som registrerats i dem, dvs. handlingarna arkiveras idiarie- eller registernummerordning.När handlingar förvaras enligt informationsinnehåll (sakinnehåll) som bestäms enligt uppgifterna blir tillgängligheten ochanvändbarheten bättre och effektivare (sakakter). Vid arkivering av pappersbaserade sakakter skall arkiveringen planeras såatt det i samma grupp arkiveras endast information av handlingskaraktär som har samma förvaringstid. Då kan handlingarsom förvaras en viss tid lätt förstöras utan att man retroaktivt behöver utgallra enskilda handlingar. Om sakakterna innehållersekretessbelagda handlingar förvaras dessa handlingar som delakter i sakakten, varvid de sekretessbelagda handlingarnalätt kan skiljas från de offentliga handlingarna.I en elektronisk omgivning framhävs också betydelsen av enhetligheten mellan systemets ärendegruppering ocharkivbildningsplanens uppgiftsgruppering, eftersom man med hjälp av dem kan utgallra handlingar på ett ändamålsenligtsätt. Om handlingar och uppgifter skrivs ut från datasystemet för varaktigt förvaring skall utskrifts- och förvaringsordningen,tidpunkterna för när utskrifterna skall tas samt ansvaret för utskrifterna bestämmas.SlutresultatSom slutresultat• hittas organisationens information av handlingskaraktär enkelt och utan besvär• är gallringen av information av handlingskaraktär lätt att verkställa• har offentliga och sekretessbelagda handlingar skiljts åt från varandra• har behovet av utskrifter av handlingar och information av handlingskaraktär för varaktig förvaring avgjorts.