ZARZADZENIE NR A 2 /09 DYREKTOR - Sąd Okręgowy w Warszawie

ZARZADZENIE NR A 2 /09
Dyrektora Sadu Okregowego w Warszawie
z dnia ) ~ l)'Y1o..~'CV 2009 r.
w sprawie Instrukcji obiegu dowodów finansowo-ksiegowych i procedury ich
kontroli w Sadzie Okregowym w Warszawie.
Na padstawie art.lO ustawy z dnia 29 wrzesnia 1994r.a rachunkawasci (j.t. Oz.u. z
2002 r. Nr 76, paz.694 z póznozm. ) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. a finansach
publicznych (Dz. U. Nr 249, paz.2104 z póznozm.) zarzadza sie, co.nastepuje:
§1
Zatwierdzam i wprawadzam da uzytku wewnetrznego.Instrukcje abiegu dawadów
finansawa-ksiegawych i pracedury ich kantrali w Sadzie Okregawym w Warszawie.
§2
Zabawiazuje Kierawników paszczególnych kamórek arganizacyjnych Sadu Okregawega w
Warszawie da zapaznania z trescia Instrukcji, a której mawa w §l, wszystkich padleglych
pracawników.
Za przestrzeganie Instrukcji, a której mawa w §1, adpawiedzialni sa Przewadniczacy
Wydzialów Sadu Okregawega, Zastepca Dyrektara Sadu Okregawega, Kierawnicy
Oddzialów, Kierownicy Zespalów, Kierawnicy Samadzielnych Sekcji i Sekcji.
§3
§4
Traci mac zalacznik Nr l da zarzadzenia Nr 128/07 Dyrektara Sadu Okregawega w
Warszawie z dnia 2llistapada 2007 r. w sprawie wprawadzenia przepisów wewnetrznych
regulujacych gaspadarke finansawa w Sadzie Okregowym w Warszawie.
§5
Zarzadzenie wchadzi w zycie z dniem padpisania.
DYREKTOR
SaduOkregowego ~ Wie
JOlantQ~hqjr
(
-~

I N S T R U K C J A
Obiegu dowodów finansowo-księgowych i procedury ich kontroli
w Sądzie Okręgowym w Warszawie.
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
Instrukcję niniejszą opracowano na podstawie obowiązujących przepisów ogólnych oraz
wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji kontroli i
obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie:
1) Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r.,
Nr 76, poz. 694, z późn. zm.);
2) Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104,
z późn. zm.);
3) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.
U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.);
4) Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie
standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz.
Min. Fin. Nr 7, poz. 58);
5) Innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych
zagadnień.
§ 2
1. Przestrzeganie i ścisłe stosowanie postanowień Instrukcji ma na celu zapewnienie
prawidłowego funkcjonowania gospodarki finansowej Sądu Okręgowego w Warszawie.
2. Pracownicy Sądu Okręgowego w Warszawie z tytułu powierzonych im obowiązków winni
zapoznać się z treścią Instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej
postanowień. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w Instrukcji winien być
potwierdzony na specjalnym oświadczeniu, stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszej
Instrukcji.
3. Nieprzestrzeganie postanowień Instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych, za
które w stosunku do osób winnych będą wyciągane wnioski służbowe i dyscyplinarne
przewidziane w ustawie „Kodeks pracy” oraz ustawie o finansach publicznych.
4. Pracownicy odpowiedzialni za skuteczne sprawowanie kontroli wewnętrznej, w wyniku
której zaniechają dochodzenia roszczeń od osób winnych, ponoszą również
odpowiedzialność w drodze regresu, w przypadku dopuszczania do przedawnienia
wszelkich należności i roszczeń (odsetki za zwłokę).
5. Wszelkie operacje z wykorzystaniem dokumentacji finansowo-księgowej powinny być
wykonywane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych ( tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), a w szczególności należy
zagwarantować przetwarzanym w nich danym osobowym:
1) poufność – właściwość zapewniającą, że dane osobowe nie są udostępniane
nieupoważnionym podmiotom lub osobom fizycznym;
2) integralność – właściwość zapewniającą, że dane osobowe nie zostały zmienione lub
zniszczone w sposób nieautoryzowany;
1

3) rozliczalność – właściwość zapewniającą wykonanie obowiązku informacyjnego przez
Administratora Danych Osobowych Sądu Okręgowego w Warszawie.
§ 3
Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:
1) Sądzie – oznacza to Sąd Okręgowy w Warszawie;
2) Prezesie – oznacza to Prezesa Sądu Okręgowego w Warszawie ;
3) Dyrektorze Sądu – oznacza to Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie;
4) Głównym Księgowym – oznacza to Głównego Księgowego Sądu Okręgowego w
Warszawie.
§ 4
Instrukcja określa podstawowe zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych a w
szczególności:
1) sposób i terminy oraz komórki organizacyjne zobowiązane do wystawiania i osoby
upoważnione do podpisywania poszczególnych dowodów księgowych;
2) komórki organizacyjne oraz osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów
księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz celowości,
gospodarności i legalności dokonywanych operacji;
3) sposób postępowania w razie wykrycia w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach
księgowych lub ujętych w nich operacjach gospodarczych;
4) sposób oznaczenia poszczególnych rodzajów dowodów księgowych własnych
i obcych, umożliwiający ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu
w danym okresie sprawozdawczym;
5) terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do
księgowości po ich opracowaniu i skontrolowaniu;
6) sposób przechowywania i archiwizowania dokumentacji finansowo-księgowej.
Rozdział II
Dowody księgowe – dane ogólne
§ 5
1. Wszystkie operacje gospodarcze w Sądzie powinny być udokumentowane odpowiednimi
dowodami księgowymi.
2. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej
lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy
stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji.
3. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem operacji:
kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny,
zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych – gotówkowych lub
bezgotówkowych, w postaci: wpłat, wypłat, regulowania należności lub zobowiązania
naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.
4. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty zapisów księgowych.
§ 6
Dowód księgowy winien spełniać:
1) funkcję „dokumentu” – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem
w rozumieniu prawa (dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów);
2

2) funkcję dowodową – opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście
nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym –
jest to dowód w sensie prawa materialnego;
3) funkcję księgową – jest podstawą do księgowania;
4) funkcję kontrolną – pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji
gospodarczych i finansowych.
§ 7
Dowód księgowy powinien zawierać następujące dane:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczych;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę
sporządzenia dowodu;
5) wyszczególnienie stawek i wysokości podatków od towarów i usług na fakturach
VAT;
6) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów;
7) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach
rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
§ 8
1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające
dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”.
2. W zależności od rodzaju operacji gospodarczej i jednostek wystawiających dowody
księgowe dzieli się na:
1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
3. Podstawą zapisów rachunkowych mogą być również sporządzone przez Sąd dowody
księgowe:
1) zbiorcze – „zestawienia dowodów księgowych” służące do dokonania łącznych
zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być wymienione pojedynczo w
dowodzie zbiorczym;
2) korygujące – „noty księgowe” służące do korekt dowodów obcych lub własnych
zewnętrznych;
3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
źródłowego (dowody „pro forma”);
4) rozliczeniowe – ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów
klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego
zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.).
4. Jako dowody właściwe dla udokumentowania operacji gospodarczych, w przypadku braku
możliwości uzyskania z przyczyn uzasadnionych obcych dowodów księgowych, Dyrektor
Sądu może uznać - za właściwe - dowody wystawione przez pracowników dokonujących
operacji gospodarczych w imieniu jednostki. Nie wolno stosować dowodów zastępczych
przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i
usług (VAT).
5. Po rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nim
mogą być dokonywane również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych
3

nośników danych, pod warunkiem, że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują
one trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe będzie
stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu.
6. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, Główny Księgowy powinien
wskazać, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu.
§ 9
1. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne oraz w zakresie legalności,
gospodarności i celowości powinny być uwidocznione w dowodzie lub załączniku do
dowodu wskazanym w treści dowodu oraz podpisane przez osoby obowiązane do
sprawdzenia dowodu.
2. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla
poprawiania błędów w dowodach księgowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w
dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Poprawianie błędów w dokumentach
księgowych dokonuje się z zastosowaniem poniższych zasad:
1) błędy w dowodach księgowych źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można
korygować przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego
sprostowanie (tj. dowodu korygującego) wraz ze stosownym uzasadnieniem;
2) błędy w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury
VAT, koryguje się przez wystawienie faktury korygującej;
3) błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie
błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki
i parafą osoby upoważnionej do tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych
wyrażeń lub liczb (nie można poprawić pojedynczych liter lub cyfr).
Rozdział III
Obieg dokumentów – dokumentowanie operacji księgowych
§ 10
1. W sprawdzeniu dowodów bierze udział szereg właściwych komórek organizacyjnych,
na skutek czego zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy
poszczególnymi stanowiskami. W ten sposób powstaje tzw. obieg dokumentów
księgowych, który obejmuje drogę dokumentów od chwili sporządzenia, względnie
wpływu do Sądu aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania.
Poszczególne dowody księgowe mają różne drogi obiegu.
2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby jego obieg odbywał się
najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów
księgowych:
1) zasada terminowości – przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy
ogniwami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez
poszczególne ogniwa;
2) zasada systematyczności – wykonywanie czynności związanych z obiegiem
dokumentów w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu
prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek;
3) zasada częstotliwości – przepływ tych samych dokumentów przy określonej
powtarzalności;
4) zasada odpowiedzialności indywidualnej – imienne wyznaczenie osób
odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu
dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych ogniw, które istotnie
korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia;
4

5) zasada samokontroli obiegu – poszczególne ogniwa kontrolują się nawzajem i
wymuszają ciągły ruch obiegowy.
3. Obowiązujący w Sądzie „Terminarz obiegu dokumentów księgowych”, stanowi załącznik
Nr 2 do niniejszej instrukcji.
4. Pracownicy uczestniczący w obiegu poszczególnych dokumentów odpowiadają za
terminowe przekazywanie ich pomiędzy poszczególnymi komórkami.
Rozdział IV
Wystawianie i kontrola dowodów księgowych
§ 11
1. Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały.
Czytelny podpis na dowodach składa się odręcznie.
2. Pracownik wystawiający dowód powinien przestrzegać następującego trybu
postępowania:
1) przygotować i poznać materiały źródłowe stanowiące podstawę wystawienia dowodu
księgowego;
2) wypełnić w sposób staranny i czytelny wszystkie rubryki i pozycje przewidziane
formularzami, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami i przepisami;
3) podpisać dowód na okoliczność jego prawidłowego wystawienia.
3. Jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, dowód należy wystawić po dokonaniu
operacji gospodarczej w terminie określonym w załączniku Nr 2 do niniejszej Instrukcji.
Po sporządzeniu i podpisaniu dowodu, wystawiający przedkłada go niezwłocznie do
podpisania osobie odpowiedzialnej za dokonanie operacji gospodarczej i jej
udokumentowanie, a następnie dostarcza w określonym terminie wg rozdzielnika
określonego w Załączniku Nr 2 do niniejszej Instrukcji
4. Każdy dowód stanowiący podstawę księgowania operacji gospodarczych podlega
kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej.
§ 12
1. Kontrola merytoryczna, polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie
odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była
celowa z punktu widzenia gospodarczego, czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami.
2. Kontrola, o której mowa w ust. 1 polega w szczególności na sprawdzeniu:
1) czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot;
2) czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione;
3) czy planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach
zatwierdzonego planu finansowego;
4) czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. czy była zaplanowana do
realizacji w okresie, w którym została dokonana;
5) czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa zgodnie z procedurą
zamówień publicznych.
3. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji
gospodarczej. Opis ten jest zamieszczony na odwrocie dokumentu i potwierdzony
czytelnym podpisem pracownika odpowiedzialnego za dokonanie wydatku.
4. Kontrolujący, na dowód dokonania kontroli merytorycznej zamieszcza na odwrocie
dokumentu klauzulę: Sprawdzono pod względem merytorycznym oraz datę i
własnoręczny podpis.
5

§ 13
1. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony
w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie
przepisami, czy operacja gospodarcza została poddana kontroli merytorycznej oraz czy
dowód jest wolny od błędów rachunkowych.
2. Kontrola, o której mowa w ust. 1 polega w szczególności na sprawdzeniu:
1) czy dowód posiada cechy wymagane ustawą o rachunkowości (art. 21);
2) czy dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami stron biorących udział w
zdarzeniu;
3) czy dokonano kontroli pod względem merytorycznym;
4) czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych.
3. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania
dokumentu posiadającego wady formalne i merytoryczne.
4. Kontrolujący, na dowód dokonania kontroli formalno-rachunkowej, zamieszcza na
odwrocie dokumentu klauzulę – Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym
oraz datę i własnoręczny podpis.
5. Do kontrolującego należy również przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia,
poprzez wprowadzenie do klauzuli zatwierdzającej, kwoty (na którą opiewa dowód)
wyrażonej liczbowo i słownie oraz zadbanie o to, żeby dowód księgowy został
zakwalifikowany i zatwierdzony (przed zaksięgowaniem) do ujęcia w księgach
rachunkowych przez Głównego Księgowego lub osobę przez niego upoważnioną.
6. Osoba przeprowadzająca kontrolę formalną ustala także, jakiej podziałki klasyfikacji
budżetowej dana operacja dotyczy. W przypadku trudności z jednoznacznym
przypisaniem danej operacji gospodarczej lub finansowej do konkretnej części, działu,
rozdziału czy paragrafu, pracownik dokonujący klasyfikacji jest zobowiązany do
skonsultowania się z Głównym Księgowym, który winien jest wskazać podziałkę
klasyfikacji i potwierdzić to swoim podpisem. W przypadku nieobecności Głównego
Księgowego zatwierdzenia mogą dokonać osoby przez niego upoważnione, zgodnie z
zakresem czynności lub na podstawie upoważnienia na piśmie.
§ 14
1. Po sprawdzeniu merytorycznym i formalno - rachunkowym dowód podlega kontroli
wstępnej, którą przeprowadza Główny Księgowy w ramach obowiązków wynikających z
odrębnych przepisów. Kontrola ta obejmuje kontrolę w zakresie zgodności operacji
gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kontrolę kompletności i
rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
2. Złożenie podpisu przez Głównego Księgowego na dowodach księgowych, obok podpisu
pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:
1) nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników
oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem;
2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno – rachunkowej rzetelności
i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;
3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz
harmonogramie wydatków, a Sąd posiada środki finansowe na ich pokrycie.
3. Główny Księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości podczas dokonywania oceny
dokumentu, przed złożeniem podpisu, zwraca dokument właściwemu rzeczowo
pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.
O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach Główny Księgowy zawiadamia na
piśmie Dyrektora Sądu, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo
wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.
6

4. W celu realizacji swoich zadań Główny Księgowy ma prawo:
1) żądać od pracowników innych komórek organizacyjnych Sądu udzielenia, w formie
ustnej lub pisemnej, niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do
wglądu dokumentów i wyliczeń, będących źródłem tych informacji;
2) wnioskować do Dyrektora Sądu o określenie trybu, według którego mają być
wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki, niezbędne prace w celu
zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, kalkulacji
kosztów oraz sprawozdawczości budżetowej i finansowej.
§ 15
1. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej
kontrolujący:
1) zwraca niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom
organizacyjnym z wnioskiem o dokonanie odpowiednich zmian lub uzupełnień;
2) odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z
obowiązującymi przepisami i zawiadamia o tym niezwłocznie bezpośredniego
przełożonego.
2. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli bieżącej lub następnej, osoba
odpowiedzialna za kontrolę jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego
przełożonego oraz przedsięwziąć kroki zmierzające do usunięcia nieprawidłowości.
3. W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący
niezwłocznie zabezpiecza dokumenty oraz przedmioty stanowiące dowód przestępstwa i
zawiadamia o tym Dyrektora Sądu, a Dyrektor – Prezesa Sądu.
4. Prezes Sądu zawiadamia organy ścigania o popełnieniu czynu mającego znamiona
przestępstwa.
5. W każdym przypadku ujawnienia czynu, o którym mowa w ust. 3, Dyrektor Sądu
powinien:
1) ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego
popełnieniu;
2) zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby
powołane do wykonywania tych obowiązków;
3) po wydaniu orzeczenia przez sąd, iż czyn stanowił przestępstwo, wyciągnąć
konsekwencje służbowe;
4) przedsięwziąć środki organizacyjne zmierzające do zapobieżenia w przyszłości
powstaniu podobnych zaniedbań;
5) wystąpić z powództwem cywilnym o naprawienie szkody w majątku przeciwko
osobom bezpośrednio winnym powstaniu szkody oraz przeciwko osobom winnym
zaniechania obowiązku sprawowania skutecznej kontroli.
Rozdział V
Dekretacja dokumentów księgowych
§ 16
1. Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji.
2. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych
do księgowania, wydaniem dyspozycji, co do sposobu ich księgowania i pisemnym
potwierdzeniem jej wykonania.
3. Dekretacja obejmuje następujące etapy:
1) segregację dokumentów;
7

2) sprawdzenie prawidłowości dokumentów;
3) właściwą dekretację (oznaczenie sposobu księgowania).
4. Segregacja dokumentów polega na:
1) wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych dokumentów,
które podlegają księgowaniu (nie wyrażają operacji gospodarczych i nie są ich
zapowiedzią);
2) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według poszczególnego rodzaju
działalności jednostki (dochody, wydatki, koszty sądowe, inwestycje, fundusze itp);
3) kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres (np. dzień, dekadę).
5. Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, czy są one podpisane na
dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany odcinek działalności Sądu. W
wypadku stwierdzenia braku podpisu, należy dowód zwrócić do właściwej komórki w celu
uzupełnienia.
6. Właściwa dekretacja polega na:
1) nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one
zaewidencjonowane;
2) umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych dokument
ma być zaksięgowany;
3) do jakich podziałek klasyfikacji budżetowej dany dokument należy zaliczyć;
4) wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach (na kontach) analitycznych;
5) określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany jeżeli ma być zaksięgowany
pod inną datą niż data jego wystawienia (dot. dowodów własnych) lub data otrzymania
(dot. dowodów obcych);
6) podpisaniu przez Głównego Księgowego lub osobę upoważnioną przez Głównego
Księgowego do dekretacji.
7. Dla usprawnienia pracy można stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami i treścią.
8. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych takich, jak zakwalifikowanie
dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposób ujęcia
dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te
wskazania, jeżeli techniki dokumentowania zapisów księgowych umożliwiają uzyskiwanie
tych danych bezpośrednio ze stosowanego systemu informatycznego (art. 21 ustawy o
rachunkowości).
Rozdział VI
Bankowe dowody księgowe
§ 17
Bankową obsługę budżetu Sądu prowadzi się z wykorzystaniem rachunków bankowych
bieżących i pomocniczych, w tym również w walutach obcych, zgodnie z rozdziałem 6
rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 stycznia 2008 r. w sprawie
szczegółowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej i działalności inwestycyjnej sądów
powszechnych (Dz. U. Nr 11, poz. 69 ). Wykaz rachunków otwartych dla Sądu stanowi
Załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji.
§ 18
Podstawą do ujęcia poszczególnych operacji bankowych w księgach rachunkowych są
następujące dowody księgowe:
1. Bankowy dowód wpłaty dokumentuje wpłatę gotówki do banku na rachunki własne
dokonywane na specjalnym druku. Dowód wypełnia osoba dokonująca wpłaty (kasjer)
w wymaganej przez bank liczbie egzemplarzy. Dowodem na dokonanie operacji bankowej
8

jest uznanie rachunku bankowego Sądu. Pracownicy Oddziału Finansowego
odpowiedzialni za księgowanie obrotów bankowych na poszczególnych rachunkach
bankowych są zobowiązani do kontrolowania zgodności zapisów na dowodach wpłaty i
wyciągach bankowych. Bankowy dowód wpłaty potwierdzony stemplem bankowym
załącza się do raportu kasowego, gdzie stanowi kasowy dowód księgowy.
2. Polecenie przelewu stanowi udzieloną bankowi dyspozycję obciążenia rachunku, zgodnie
z umową rachunku bankowego. Podstawą do wystawienia polecenia przelewu winien być
oryginał dokumentu podlegającego zapłacie. Polecenie przelewu sporządza upoważniony
pracownik Oddziału Finansowego na podstawie kompletnego sprawdzonego dokumentu
źródłowego. Polecenie przelewu jest sporządzane w formie elektronicznej. Polecenie
przelewu podpisują osoby upoważnione w karcie wzorów podpisów zatwierdzając
jednocześnie dowody do wypłaty. Wykaz osób upoważnionych do sporządzania,
podpisywania i wysyłania drogą elektroniczną do banku stanowi załącznik Nr 4 do
niniejszej Instrukcji.
3. Czek gotówkowy
1) czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania, który ewidencjonuje się po
pobraniu go z banku. Czeki wystawiane są na wydawanych przez bank blankietach
zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego;
2) podstawą wydania czeku gotówkowego jest dowód źródłowy uzasadniający wydanie
czeku (lista płac, rachunek uproszczony, rozliczenie z zaliczki, delegacja służbowa,
faktura VAT, polecenie księgowania, itp.). Wszystkie dowody źródłowe stanowiące
podstawę wydania czeku gotówkowego muszą być opisane przez osobę upoważnioną
oraz muszą uzyskać akceptację wypłaty w postaci podpisu Głównego Księgowego
bądź osób upoważnionych;
3) czek wypełnia upoważniony pracownik Oddziału Finansowego w jednym
egzemplarzu, zgodnie z obowiązującą w tym zakresie instrukcją bankową;
4) czeki wypełnia się atramentem, długopisem lub pismem maszynowym. Treści czeku
nie można przerabiać, wycierać lub usuwać w inny sposób;
5) w razie pomyłki w wypisywaniu czeku (kwot, nazwisk itp.), czek anuluje się przez
ukośne przekreślenie i umieszczenie adnotacji „ANULOWANO” wraz z datą
i podpisem osoby, która go anulowała;
6) prawidłowo wypełniony druk podpisywany jest przez osoby do tego upoważnione.
Wzory podpisów osób upoważnionych oraz ich nazwiska podawane są do wiadomości
banku na karcie wzorów podpisów, która złożona jest w banku finansującym;
7) osoba otrzymująca czek, celem złożenia i realizacji w banku, kwituje jego odbiór w
kontrolce prowadzonej przez pracownika wypełniającego czek;
8) czek jest ważny 10 dni od daty wystawienia, z tym, że do obliczenia liczby dni
ważności czeku nie wlicza się dnia wystawienia czeku;
9) dowodem księgowym jest załącznik (wtórnik) do wyciągu bankowego, potwierdzający
wypłatę gotówki z banku. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem,
wynikająca z tego wyciągu, podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w dowodzie
stanowiącym podstawę wypłaty gotówki.
4. Czek rozrachunkowy
1) czek rozrachunkowy jest drukiem ścisłego zarachowania, ewidencjonowanym po
pobraniu go z banku. Stanowi on dyspozycję Sądu (wystawcy czeku) udzieloną
bankowi, aby obciążył jego rachunek bankowy kwotą, na jaką czek rozrachunkowy
został wystawiony;
9

2) czek rozrachunkowy jest wypełniany na blankietach czeków gotówkowych (blankiety
„uniwersalne”), a sposób wypełniania i anulowania jest identyczny jak dla czeków
gotówkowych;
3) wręczony wierzycielowi czek na określoną w rachunku kwotę musi być potwierdzony
na określoną kwotę, w miejscu do tego przeznaczonym. Procedura potwierdzania
czeków rozrachunkowych jest odmienna dla środków gromadzonych dla różnych
banków i tak:
− wraz z czekiem rozrachunkowym do NBP składa się dyspozycję o potwierdzenie
czeku i zablokowanie środków na rachunku na kwotę czeku (załącznik Nr 5 do
niniejszej Instrukcji),
− w celu zablokowania środków na realizację czeku dotyczącego środków w Banku
Pekao SA, pracownik Oddziału Finansowego sporządza przelew na kwotę czeku z
rachunku depozytowego na wydzielony rachunek, wpisując w rubryce „tytułem”:
potwierdzenie czeku nr ………upoważniony do odbioru ………………….. (imię i
nazwisko i nr dowodu identyfikacyjnego osoby upoważnionej do odbioru);
4) czek ten służy do rozliczeń bezgotówkowych, pomiędzy Sądem a osobami nie
posiadającymi rachunku bankowego. Za pomocą czeku rozrachunkowego Sąd
dokonuje następujących płatności:
− wypłat uposażeń sędziom w stanie spoczynku i ich rodzinom nie posiadającym
rachunku bankowego, dla których dowodem źródłowym jest lista uposażeń,
− zwrotów kwot dochodów dokonywanych na podstawie zarządzeń Sądu,
− zwrotów depozytów i niewykorzystanych zaliczek;
5) podstawą wystawienia czeku rozrachunkowego jest polecenie księgowania
sporządzone na podstawie dowodów źródłowych, którymi są listy płac i zarządzenia
zwrotu dochodów. Polecenie księgowe jest zatwierdzane przez Głównego Księgowego
lub osobę pisemnie upoważnioną, natomiast dowody źródłowe muszą być
zatwierdzone w sposób przewidziany dla poszczególnych dowodów księgowych;
6) wydanie czeku do użytku osobie upoważnionej do zakupów i innych operacji
następuje wyłącznie za pokwitowaniem;
7) w przypadku utraty czeku należy postępować zgodnie z instrukcją bankową, a w
szczególności zawiadomić bank oraz pisemnie wyjaśnić okoliczności, w jakich
nastąpiła jego utrata.
5. Nota bankowa memoriałowa – dokumentuje pobraną przez bank prowizję za dokonane
czynności bankowe. Sąd otrzymuje kopię lub wydruk komputerowy, sporządzony przez
bank. Pracownik księgowy sprawdza zasadność obciążenia i zgodność z umową zawartą
pomiędzy Sądem a bankiem.
6. Wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych – otrzymywane z
banku wyciągi rachunków bankowych – oryginał sporządzony na druku lub wydruk
komputerowy - sprawdza pracownik Oddziału Finansowego z załączonymi do nich
dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności, należy je pisemnie uzgodnić z
oddziałem banku finansującego.
7. Umowa lokaty terminowej – kopia lub wydruk komputerowy umowy podpisanej przez
osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku, z którym
zawarto umowę lokaty terminowej. Lokatę można założyć dla środków zgromadzonych na
rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz dla kwot złożonych w
postępowaniu sądowym na koncie depozytowym. Lokat środków depozytowych dokonuje
się zgodnie z postanowieniem sądu.
10

8. Wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej – oryginał sporządzony przez bank lub
wydruk komputerowy. Pracownik Oddziału Finansowego sprawdza zgodność kwot na
wyciągu z zawartą umową, a po upływie okresu lokaty, sprawdza zgodność naliczonych
odsetek z zawartą umową (wzory i symbole dowodów określają banki).
Rozdział VII
Kasowe dowody księgowe
§ 19
Zasady obrotu gotówkowego w Sądzie uregulowane są w Instrukcji Kasowej stanowiącej
załącznik do zarządzenia Nr 17/09 Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 6 maja
2009 r. w sprawie Instrukcji gospodarki kasowej w Sądzie Okręgowym w Warszawie.
Wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych powinny zmierzać do
stosowania obrotu bezgotówkowego. Występowanie obrotu gotówkowego powinno być
ograniczone do niezbędnego minimum i może dotyczyć tylko wydatków bieżących.
§ 20
Podstawą do ujęcia poszczególnych operacji kasowych w księgach rachunkowych są
następujące dowody księgowe:
1. Kwitariusze przychodowe
1) kwitariusz wystawiany jest przez kasjera w trzech egzemplarzach w systemie
komputerowym, z których:
− oryginał dołączony jest do raportu kasowego;
− pierwsza kopia jest wręczana wpłacającemu - jako dowód wpłaty;
− druga kopia pozostaje pod kopią raportu kasowego;
2) pobierając opłatę kasjer wpisuje:
− datę wpłaty;
− nazwisko i imię (nazwę) oraz adres osoby dokonującej wpłaty;
− dokładne określenie tytułu wpłaty;
− kwotę wpłaty cyframi i słownie;
3) w przypadku stwierdzenia pomyłki po wydrukowaniu, należy wszystkie egzemplarze
anulować przez ukośne przekreślenie i umieszczenie adnotacji „ANULOWANO” wraz
z datą i podpisem osoby, która go anulowała.
2. Dowód wpłaty – Pokwitowanie KP - „kasa przyjmie”
1) dowód KP jest stosowany jako zastępczy dowód wpłaty do dokumentowania wpływu
gotówki do kasy, pobranej z banku na podstawie czeku oraz wpłat z innych tytułów,
jak np. opłaty za użytkowane przez pracowników telefony komórkowe;
2) wystawiany jest w dwóch egzemplarzach w systemie komputerowym, z których:
− oryginał dołączony jest do raportu kasowego,
− kopię wręcza się osobie wpłacającej.
3) w przypadku stwierdzenia pomyłki po wydrukowaniu należy wszystkie egzemplarze
anulować przez ukośne przekreślenie i umieszczenie adnotacji „ANULOWANO” wraz
z datą i podpisem osoby, która go anulowała;
4) przyjęcie gotówki do kasy kasjer potwierdza swoim podpisem na dowodzie wpłaty.
Dowód podlega sprawdzeniu przez osobę, której powierzono obowiązek sprawdzania i
księgowania raportów kasowych.
3. Dowód wypłaty - KW „Kasa wypłaci”
11

1) dowód KW wystawiany jest przez kasjera bądź pracownika Oddziału Finansowego w
systemie komputerowym jako dowód zastępczy w przypadku nie podjętych należności
na podstawie dowodów źródłowych, zatwierdzonych przez upoważnione osoby;
2) dowód wystawia się w trzech egzemplarzach:
− oryginał dołączony jest do raportu kasowego,
− pierwsza kopia wręczana jest osobie, której wypłaca się należność,
− druga kopia pozostaje pod kopią raportu kasowego;
3) osoba wystawiająca dowód „KW” wpisuje następujące dane:
− datę wypłaty,
− nazwisko i imię (nazwę) oraz adres osoby, na rzecz której dokonuje się wypłaty,
− tytuł wypłaty,
− kwotę wypłaty cyframi i słownie;
4) oryginał zastępczego dowodu KW podpisują: kasjer jako osoba wypłacająca oraz
osoba, która należność pobiera.
4. Raport kasowy
1) raport kasowy jest znormalizowanym drukiem powszechnego użytku, prowadzonym z
podziałem dla poszczególnych obrotów kasowych, o którym mowa w Instrukcji
Kasowej wprowadzonej zarządzeniem Nr 17/09 Dyrektora Sądu Okręgowego w
Warszawie z dnia 6 maja 2009r. w sprawie Instrukcji gospodarki kasowej w Sądzie
Okręgowym w Warszawie;
2) raport kasowy generowany jest przez kasjera w systemie komputerowym, drukowany
jest w dwóch egzemplarzach:
− oryginał przekazywany wraz z dowodami wpłat i wypłat do Oddziału Finansowego
za pokwitowaniem;
− kopia przechowywana jest w teczkach w układzie chronologicznym dla danego
rodzaju obrotów kasowych;
3) szczegółowe zasady sporządzania raportów kasowych nie omówione w niniejszej
Instrukcji, zawarte są w Instrukcji Kasowej.
5. Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek
1) udzielanie zaliczek pracownikom powinno następować w sposób celowy i oszczędny,
z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z poczynionych nakładów.
Zaliczki mogą być udzielane na dokonanie bieżących zakupów materiałów przez
pracowników Sądu, w ramach powierzonych obowiązków;
2) zakupy dokonywane z zaliczek powinny być ograniczone do niezbędnego minimum,
jedynie w nagłych przypadkach lub w sytuacji gdy należność musi być dokonana w
formie gotówkowej;
3) zaliczki wypłacane są na podstawie prawidłowo wypełnionego, sprawdzonego
i zaakceptowanego wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj
zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Druk wniosku o zaliczkę stanowi
załącznik Nr 6 do niniejszej Instrukcji;
4) zaliczki jednorazowe podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie 14 dni od daty
pobrania, natomiast zaliczki stałe nie później niż do 20 grudnia danego roku
budżetowego. Druk rozliczenia zaliczki stanowi załącznik Nr 7 do niniejszej
Instrukcji;
5) zaliczki stałe są wypłacane:
− na realizowanie opłat pocztowych przez pracowników Biura Podawczego Sądu,
− na zakupy realizowane przez pracowników sekretariatów Prezesów Sądu,
6) wniosek o zaliczkę oraz rozliczenie zaliczki jest sprawdzane i zatwierdzane zgodnie z
wymogami dla innych dowodów księgowych, a dokonane czynności są potwierdzone
podpisami upoważnionych osób wraz ze wskazaniem daty dokonania czynności;
12

7) do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane
następne zaliczki;
8) udzielone zaliczki stałe i jednorazowe na zakupy podlegają księgowaniu na koncie 234
– pozostałe rozrachunki z pracownikami, a wydatek poniesiony w związku z wypłatą
kwalifikuje się do § 4210 (konto analityczne zaliczki). Przeksięgowanie na
poszczególne paragrafy dokonuje się przy rozliczaniu zaliczki poprzez
przeksięgowanie z paragrafu, na którym zaksięgowana była zaliczka na paragraf
zgodny z rzeczywiście dokonanym wydatkiem.
6. Rozliczenie wyjazdu służbowego
1) rozliczenie wyjazdu sporządza się na znormalizowanych drukach powszechnego
użytku „Polecenie wyjazdu służbowego”. Nosi cechy druku ścisłego zarachowania
wobec obowiązku rejestracji i nadania kolejnego numeru;
2) osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają w Oddziale Kadr
zarejestrowany (nadany kolejny numer) blankiet „polecenie wyjazdu służbowego”.
Uzyskują podpis osoby delegującej – Prezesa (Wiceprezesa Sądu) z określeniem
również środka komunikacji. Zezwolenie na odbycie podróży samochodem własnym
wydaje Prezes Sądu. W przypadku pobierania zaliczki na delegację, osoba
otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek druku, na którym uzyskuje
akceptację Dyrektora Sądu oraz Głównego księgowego lub ich pełnomocników i na
tej podstawie otrzymuje gotówkę. Zaliczki na delegację podlegają rozliczeniu w
terminie 7 dni od daty zakończenia podróży służbowej;
3) zwrot kosztów dojazdu sędziów dokonywany jest zgodnie z obowiązującym
zarządzeniem Nr 54/09 Prezesa Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 5 maja 2009 r.
w sprawie warunków ustalania i zwrotu kosztów używania do celów służbowych
samochodów osobowych, niebędących własnością Sądu Okręgowego w Warszawie.
Druk rozliczenia kosztów podróży stanowi załącznik Nr 8 do niniejszej Instrukcji;
4) w przypadku nie występowania kosztów podróży (np. koszty przejazdu autokarem
pokryte przez organizatora), przejazdy innym środkiem lokomocji czy samochodem
prywatnym odbywa się na koszt osoby delegowanej. W drodze wyjątku zgodę na
zmianę środka lokomocji wydaje Prezes Sądu;
5) w przypadku wystawienia delegacji, w których nie występują żadne rozliczenia
kosztów winny być przekazane do Oddziału Kadr, jak również delegacje nieodbyte;
7. Bankowy dowód wpłaty
1) Bankowy dowód wpłaty jest dowodem kasowym w zakresie potwierdzenia
przekazywania gotówki z kasy do banku;
2) Sposób sporządzania i warunki uznawania bankowego dowodu wpłaty za dowód
księgowy opisany został w § 18 ust. 1.
Rozdział VIII
Dokumentacja wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych
§ 21
1. Wypłata wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych następuje zgodnie z §§ 27- 32
Regulaminu Pracy w Sądzie Okręgowym w Warszawie.
2. Podstawowymi dowodami księgowymi dotyczącymi wypłaty wynagrodzeń są:
1) lista płac pracowników – oryginał;
2) lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego – oryginał;
3) lista wynagrodzeń za czas choroby – oryginał;
4) lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych – oryginał;
13

5) umowa zlecenia lub umowa o dzieło wraz z rachunkiem za wykonaną pracę zleconą
lub o dzieło – oryginał;
6) zlecenie wypłaty zaliczkowej – oryginał.
3. Listy płac sporządza pracownik Oddziału Finansowego – komórka Płac w systemie
komputerowym w jednym egzemplarzu, na podstawie sporządzonych przez
odpowiedzialnych za to pracowników Oddziału Kadr i sprawdzonych dowodów
źródłowych. Listy płac powinny zawierać, co najmniej następujące dane:
1) okres, za jaki zostało naliczone wynagrodzenie;
2) nazwisko i imię pracownika;
3) sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki;
4) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły;
5) sumę zasiłków z podziałem na poszczególne rodzaje;
6) łączną sumę wynagrodzenia netto – do wypłaty;
7) pokwitowanie odbioru wynagrodzenia (podpis i datę). Pokwitowanie nie jest
konieczne, gdy wynagrodzenie przekazywane jest na konto bankowe pracownika.
Pracownicy, którzy wynagrodzenie otrzymują przelewem, są obowiązani do odbioru z
kasy utajnionej koperty, która jest dołączana do list wynagrodzeń, spełniając
jednocześnie funkcję Informacji ZUS RMUA. Nieodebrane koperty po dokonaniu
wypłat są zwracane wraz z listami płac do Oddziału Finansowego i przechowywane z
dokumentacją płacową.
4. Dowodami źródłowymi do sporządzenia listy płac są:
1) akt powołania;
2) umowa o pracę lub zmiana umowy o pracę;
3) rozwiązanie umowy o pracę;
4) wnioski premiowe, pisma określające wysokość dodatków specjalnych, pisma
określające wysokość nagród;
5) zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych lub, potwierdzone przez kierownika
komórki organizacyjnej, zestawienia przepracowanych godzin nadliczbowych;
6) rachunek za wykonaną pracę;
7) inne dokumenty mające wpływ na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia (np.
zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy itp.).
5. Dokumenty, stanowiące podstawę do sporządzenia list płac, odpowiedzialni pracownicy
przekazują do Oddziału Finansowego w terminach wskazanych w załączniku Nr 2.
6. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:
1) należności egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie
świadczeń alimentacyjnych, egzekucji administracyjnej oraz na podstawie innych
tytułów mających klauzule wykonalności;
2) innych potrąceń, na które została wyrażona pisemna zgoda pracownika.
7. Lista płac powinna być podpisana przez:
1) osobę sporządzającą;
2) osobę sprawdzającą pod względem merytorycznym – pracownika Oddziału Kadr;
3) osobę sprawdzającą pod względem formalnym i rachunkowym – pracownik Oddziału
Finansowego;
4) Głównego Księgowego lub jego zastępcę;
5) Dyrektora Sądu, jego zastępcę lub osobę upoważnioną .
8. Jeżeli sporządzane jest więcej list płac do wypłaty w jednym terminie, sporządzane jest
zestawienie list płac, które podlega jako dowód będący podstawą wypłaty, sprawdzeniu
pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym na ogólnych zasadach i
podpisaniu przez osoby wskazane w ust.7.
14

9. Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w ust. 7, pracownik
Oddziału Finansowego sporządza zestawienie wynagrodzeń netto i dokonuje przelewu na
konta bankowe dla pracowników mających założone rachunki oszczędnościoworozliczeniowe;
dla pozostałych, wypłaty dokonuje upoważniony pracownik. Potwierdzone
przez bank polecenie dokonania przelewu, zgodnie z kwotą wynikającą z zestawienia
stanowi potwierdzenie dokonania wypłaty wynagrodzeń.
10. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych
oraz ich udokumentowania zawarte są w ustawach i rozporządzeniach dotyczących tej
tematyki.
11. Należności z tytułu np: wykładów, udziału w komisjach, przeniesienia służbowego,
rozłąki z rodziną, zaliczek do rozliczenia, zwrotu kosztów za okulary i inne, wypłacane są
na podstawie pisemnego wniosku komórki merytorycznej, zarządzenia Prezesa Sądu
Okręgowego albo zarządzenia Dyrektora Sądu Okręgowego. Wniosek sprawdza
upoważniony pracownik Oddziału Finansowego pod względem formalnym i
rachunkowym oraz przygotowuje realizację i przedstawia do zatwierdzenia Głównemu
Księgowemu i Dyrektorowi Sądu lub osobie upoważnionej. Zatwierdzony wniosek
stanowi podstawę do wypłaty.
Rozdział IX
Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego
§ 22
1. Ewidencja składników majątku trwałego prowadzona jest w Sądzie oddzielnie dla:
1) środków trwałych z podziałem na:
- podstawowe środki trwałe - o wartości powyżej 3.500 tys. zł,
- pozostałe środki trwałe (wyposażenie) - o wartości do 3.500 tys. zł,
- przedmioty niskocenne podlegające ewidencji ilościowej;
2) wartości niematerialnych i prawnych z podziałem na:
- podstawowe wartości niematerialne i prawne o wartości powyżej 3.500 tys. zł,
- pozostałe wartości niematerialne i prawne o wartości do 3.500 tys. zł,
- wartości niematerialne i prawne o niskiej wartości podlegające ewidencji
ilościowej;
3) zbiorów bibliotecznych z podziałem na:
- księgozbiór biblioteki Sądu Okręgowego w Warszawie ,
- księgozbiór „B”- książki dla wydziałów i do użytku służbowego.
2. Sposób kwalifikowania poszczególnych składników majątku, szczegółowo został
omówiony w Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, gospodarki
magazynowej i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Sądzie Okręgowym w
Warszawie, stanowiącej załącznik do zarządzenia Dyrektora Sądu Okręgowego
w Warszawie Nr 16/ 09 z dnia 6 maja 2009r..
3. Składniki majątku trwałego spełniające wszystkie kryteria zaliczenia do środków
trwałych, przyjmuje się do ewidencji księgowej środków trwałych, rozróżniając ich grupy
i rodzaje zgodnie z klasyfikacją rodzajową środków trwałych. Składniki majątkowe
niekompletne, z brakami, nadające się do używania dopiero po dokonaniu ich naprawy,
remontu bądź uzupełnienia nie są zaliczane do środków trwałych.
4. Ewidencja środków trwałych i pozostałych środków o charakterze wyposażenia, a także
ewidencja przedmiotów niskocennych, prowadzona jest systemem komputerowym w
Oddziale Gospodarczym („Inwentarz”) na podstawie otrzymanych dokumentów
dotyczących ruchu majątku tj. zakupu, sprzedaży, likwidacji, przyjęcia środka trwałego z
inwestycji, nieodpłatnego przyjęcia lub przekazania środka trwałego itd.
15

5. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest przez Oddział
Informatyczny i Oddział Finansowy.
6. Dla zbiorów bibliotecznych prowadzona jest ewidencja ilościowo – wartościowa w
książce inwentarzowej, przez pracownika Biblioteki Sądu Okręgowego.
§ 23
1. W Sądzie stosowane są następujące dowody księgowe dokumentujące ruch środków
trwałych:
1) przyjęcie środka trwałego w używanie z inwestycji lub na skutek zakupu gotowego
składnika majątkowego – (symbol OT);
2) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego – (symbol MT);
3) protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego – (symbol PT);
4) przekwalifikowanie pozostałego środka trwałego na środek trwały – (symbol PK);
5) likwidacja środka trwałego – (symbol LT);
6) nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
oraz innych składników majątku trwałego – (symbol PK);
7) protokół szkodowy środka trwałego – oryginał;
8) protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego – oryginał.
2. Kierownik Oddziału Gospodarczego jest zobowiązany do wyznaczenia pracownika
odpowiedzialnego za sporządzanie dokumentów księgowych związanych z ruchem
środków trwałych („Inwentarz”).
3. Zmiany stanu środków trwałych następują głównie w związku z:
1) przyjęciem do użytkowania nowych obiektów w wyniku zakupów lub robót
inwestycyjnych;
2) postawienia w stan likwidacji w związku z ich zużyciem, sprzedażą, zaginięciem lub
zniszczeniem;
3) nieodpłatnym przekazaniem i nieodpłatnym otrzymaniem.
4. Wszystkie dowody w zakresie ruchu środków trwałych drukowane są z programu
komputerowego ewidencja majątku.
5. Prawidłowo sporządzone dokumenty podlegają sprawdzeniu pod względem
merytorycznym przez Kierownika Oddziału Gospodarczego lub osobę pisemnie
upoważnioną.
6. Dla dowodów wymienionych w ust.1 obowiązuje numeracja ciągła w ciągu roku dla
danego rodzaju dokumentów. (np. : OT 1/09, OT 2/09; PT 1/09; PT 2/09 itd.).
Niedopuszczalne jest nadawanie dwóch takich samych numerów dla danego rodzaju
dowodów. Komplet dokumentów anulowanych pozostaje w zbiorze dokumentów.
7. Poszczególne dowody dokumentujące ruch składników majątku mające być podstawą do
zaksięgowania sporządza się z zachowaniem następującej zasady:
1) dowody dokumentujące ruch majątku w Sądzie – dwa egzemplarze z
przeznaczeniem:
− oryginał - dla Oddziału Finansowego,
− kopia - dla Oddziału Gospodarczego;
2) Dowody dokumentujące ruch składników pomiędzy Sądem a innymi jednostkami –
cztery egzemplarze z przeznaczeniem po dwa egzemplarze dla każdej ze stron.
16

§ 24
1. Na potwierdzenie przyjęcia do używania środka trwałego, pracownik Oddziału
Gospodarczego, prowadzący ewidencję majątku trwałego, wystawia dokument „OT-
przyjęcie środka trwałego” w dwóch egzemplarzach, przy czym:
1) oryginał - przekazywany jest do Oddziału Finansowego;
2) kopia - pozostaje w aktach Oddziału Gospodarczego.
2. W przypadku ulepszenia posiadanego obiektu, w wyniku remontu lub zakupu
dodatkowego wyposażenia, jeśli wartość tego doposażenia przekracza kwotę 3.500 zł
również wystawia się dowód „OT”.
3. Dokument OT dla środków trwałych o wartości powyżej 3.500 zł wystawia się:
1) przy przyjęciu środka trwałego w wyniku zakończenia zadania inwestycyjnego na
roboty budowlane. Dowód „OT” wystawiany jest na wniosek Kierownika Oddziału
Inwestycji i Remontów. Podstawą wystawienia dowodu „OT” jest protokół odebrania
zadania inwestycyjnego wraz z rozliczeniem poniesionych wydatków inwestycyjnych.
Jeżeli dane zadanie inwestycyjne realizowane jest w zakresie informatyki,
odpowiedzialność za zgłoszenie rozliczenia do Oddziału Inwestycji i Remontów
spoczywa na Kierowniku Oddziału Informatycznego. Dalsza procedura wystawiania
dokumentu „OT” jest taka sama jak przy pozostałych zadaniach inwestycyjnych;
2) przy przyjęciu środka trwałego pochodzącego z zakupu sfinansowanego ze środków
inwestycyjnych podstawą wystawienia dowodu „OT” jest faktura zakupu. Na
odwrocie faktury, pracownik ewidencjonujący przychód środka trwałego, wpisuje
numer inwentarzowy środka trwałego oraz numer dowodu „OT”. Obowiązek
dostarczenia faktury do Oddziału Gospodarczego celem zaewidencjonowania i
wystawienia dowodu „OT” spoczywa na upoważnionym pracowniku Oddziału
Inwestycji i Remontów, z wyjątkiem zakupów informatycznych. Faktury
dokumentujące zakupy realizowane przez Oddział Informatyczny, po opisaniu są
dostarczane do Oddziału Gospodarczego przez upoważnionego pracownika Oddziału
Informatycznego w celu wystawienia dowodu „OT”. Opisane faktury wraz z dowodem
OT przekazywane są do Oddziału Finansowego do zapłaty.
4. Ewidencja pozostałych środków trwałych (wyposażenia) o wartości początkowej do 3.500
zł przebiega w sposób analogiczny do ewidencji podstawowych środków trwałych z tym, że
dokument „OT” wystawia się:
1) przy zakupie pozostałego środka trwałego wydawanego bezpośrednio do użytku,
podstawą do wystawienia dowodu „OT” jest faktura zakupu. Na odwrocie faktury
pracownik ewidencjonujący przychód środka trwałego wpisuje numer inwentarzowy
oraz numer dowodu „OT”;
2) przy przyjęciu pozostałego środka trwałego, uprzednio przyjętego do magazynu,
podstawą do wystawienia dowodu „OT” jest dowód magazynowy „W - magazyn
wyda”. Pracownik ewidencjonujący przychód środka trwałego odnotowuje na
dowodzie „W” numer inwentarzowy oraz numer dowodu „Pz”, którym został przyjęty
do magazynu.
5. Przyjęcie do używania przedmiotów niskocennych o wartości do 500zł ewidencjonowane
jest na kartach wyposażeń poszczególnych pomieszczeń ( reprodukcje, lustra, wentylatory
itp.), lub na kartach użytku służbowego poszczególnych pracowników, jeżeli przedmiot
jest przekazany do użytku konkretnemu pracownikowi (np. kalkulatory).
6. Zaewidencjonowanie środka trwałego, o którym mowa w § 22 ust.1 pkt 1 polega na:
1) wprowadzeniu środka trwałego do księgi inwentarzowej prowadzonej w systemie
komputerowym przez Oddział Gospodarczy;
2) przyporządkowaniu środka trwałego do właściwej grupy zgodnie z klasyfikacją
środków trwałych;
17

3) określeniu miejsca użytkowania;
4) nadaniu kolejnego numeru inwentarzowego;
5) oznakowaniu środka trwałego numerem inwentarzowym;
6) wskazaniu osoby materialnie odpowiedzialnej za przyjęty środek trwały;
7) wydrukowaniu z systemu dowodu „OT”, na którym zamieszcza się wszystkie
niezbędne dane.
7. W momencie przekazywania przyjętego na stan środka trwałego do używania
bezpośredniemu użytkownikowi, pracownik Oddziału Gospodarczego wpisuje ten
składnik majątku do karty inwentarzowej (wykazu) znajdującej się w miejscu
bezpośredniego używania oraz potwierdza fakt swoim podpisem i odbiera potwierdzenie
podpisem od bezpośredniego użytkownika.
§ 25
1. Na potwierdzenie przekazania składnika majątkowego do innej jednostki (np. Sądu
Rejonowego), upoważniony pracownik Oddziału Gospodarczego wystawia dokument
„PT - protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego”.
2. Dowód „PT” wystawiony jest przez pracownika Oddziału Gospodarczego w czterech
egzemplarzach. Prawidłowo wystawiony dowód „PT”, sprawdzony przez Kierownika
Oddziału Gospodarczego, przekazywany jest do Oddziału Finansowego.
3. Pracownik Oddziału Finansowego dokonuje wyceny wartości środka trwałego i wartości
dotychczasowego umorzenia, w przypadku gdy występuje i po podpisaniu przez
Głównego Księgowego i Dyrektora Sądu lub osoby przez nich upoważnione, przekazuje
oryginał i trzy kopie do odbiorcy celem potwierdzenia otrzymania środka trwałego.
Potwierdzone dwa egzemplarze „PT”(oryginał i kopia) zwracane są do Sądu Okręgowego.
4. Na podstawie potwierdzonych dowodów, Oddział Finansowy i Oddział Gospodarczy
dokonują stosownych operacji w prowadzonej ewidencji syntetycznej i analitycznej.
5. Obowiązek wystawiania dokumentów „PT” istnieje w odniesieniu do składników majątku
trwałego:
1) pochodzącego z zakupu inwestycyjnego;
2) wcześniej użytkowanego w Sądzie i wprowadzonego do ewidencji Sądu;
3) zaewidencjonowanego wcześniej w ewidencji magazynowej;
4) zakupionego przez Sąd ze środków bieżących dla podległych jednostek.
6. Podstawą do wprowadzenia nieodpłatnie otrzymanego składnika majątku od innej
jednostki jest otrzymany obcy dokument „PT”, który stanowi podstawę do wprowadzenia
składnika do ewidencji Sądu.
§ 26
1. Wycofanie (likwidacja) składnika majątku trwałego z używania następuje na podstawie
dowodu "LT" sporządzonego w dwóch egzemplarzach w dacie postawienia środka
trwałego w stan likwidacji, przy czym:
1) oryginał - przekazywany jest do Oddziału Finansowego;
2) kopia - pozostaje w aktach Oddziału Gospodarczego.
2. Dowód LT wystawia się na podstawie faktur sprzedaży, protokołu likwidacji. Wystawia
go pracownik Oddziału Gospodarczego na podstawie zatwierdzonego protokołu
likwidacyjnego. Dowód LT jest podstawą do wyksięgowania środka trwałego z ewidencji
w księgach rachunkowych.
3. Dokonanie fizycznej likwidacji środka trwałego powinno zostać potwierdzone
protokołem Komisji Likwidacyjnej, który jest przekazywany do Oddziału Finansowego.
Przeznaczony do likwidacji środek trwały wprowadza się do ewidencji pozabilansowej
18

pod datą postawienia go w stan likwidacji. Środek trwały pozostaje w ewidencji
pozabilansowej aż do czasu jego fizycznej likwidacji. Wszelkie koszty poniesione w
związku z likwidacją środka trwałego z przyczyn naturalnych, np. związane z jego
demontażem, zarówno wykonane we własnym zakresie, jak i zlecone obcej jednostce,
księguje się do pozostałych kosztów operacyjnych.
4. Wycofywanie składnika majątku trwałego z używania, pracownik Oddziału
Gospodarczego odnotowuje w książce inwentarzowej w komputerze, wpisując numer i
datę dowodu oraz dokonuje skreślenia w karcie inwentarzowej (wykazie), znajdującej się
w miejscu bezpośredniego używania składnika majątku i potwierdza ten fakt
własnoręcznym podpisem i datą.
5. Zmiany miejsca używania środka trwałego dokonuje się na podstawie dowodu "MT" w
ewidencji komputerowej przez pracownika Oddziału Gospodarczego. Dowód ten jest
jednocześnie podstawą do korekty, odnośnie miejsca używania środka trwałego oraz
korekty na kartach inwentarzowych (wykazach). Dowód „MT” pozostaje w dokumentacji
Oddziału Gospodarczego.
6. Przekwalifikowanie środków trwałych na wyposażenie lub wyposażenia na środki trwałe
może mieć miejsce na skutek zmiany kryterium zaliczania do środków trwałych lub
wyposażenia oraz niewłaściwego ich zakwalifikowania w przeszłości. Przekwalifikowanie
takie powinno być udokumentowane przez sporządzenie odpowiedniego protokołu /
zawierającego wartość początkową i umorzenia / przez powołaną do tego komisję.
7. Protokół przekwalifikowania sporządza się w czterech egzemplarzach, z przeznaczeniem:
1) oryginał dla Oddziału Finansowego,
2) pierwsza kopia dla użytkownika,
3) druga kopia dla Oddziału Gospodarczego,
4) trzecia kopia pozostaje w dokumentacji komisji.
§ 27
1. Do szczegółowej ewidencji środków trwałych służą:
1) księga obiektów inwentarzowych,
2) szczegółowe indywidualne karty obiektów inwentarzowych,
3) tabele amortyzacyjne.
2. Księgę inwentarzową stanowiącą wykaz poszczególnych obiektów prowadzi się łącznie
dla wszystkich środków trwałych, z tym że może być w niej uwzględniony podział na
poszczególne grupy rodzajowe.
3. W księdze inwentarzowej ewidencjonuje się każdy obiekt w oddzielnej pozycji. Numer
pozycji przychodu staje się numerem inwentarzowym obiektu, którym każdy obiekt
powinien być na trwałe oznakowany. Przy ewidencji rozchodu środka trwałego należy
podać numer pozycji przychodu.
4. Zapisów w księdze inwentarzowej – prowadzonej przy użyciu komputera przez Oddział
Gospodarczy, dokonuje się w porządku chronologicznym z podaniem, co najmniej
następujących danych:
1) w odniesieniu do przychodu:
- data wpisu,
- numer inwentarzowy obiektu wraz z pełnym symbolem klasyfikacji,
- nazwę i charakterystykę obiektu,
- wartość początkową obiektu i jego zmiany,
- wartość po aktualizacji,
- roczna stawka amortyzacyjna,
- rok budowy lub produkcji,
- datę przyjęcia do używania,
19

- miejsce używania;
2) w odniesieniu do rozchodu:
- numer pozycji księgowania rozchodu,
- numer pozycji przychodu (inwentarzowy) rozchodowanego środka trwałego,
- data rozchodu,
- wartość rozchodowa,
- powód rozchodu.
5. Obroty na poszczególnych kontach sumuje się zarówno w/g ilości, jak i wartości
wprowadzając stan końcowy ilości i wartości. Na początku każdego roku wpisuje się na
poszczególnych kontach w rubryce "przychód" stan początkowy ilości i wartości, zgodny
ze stanem końcowym z roku poprzedniego oraz uzgodniony między Oddziałem
Finansowym i Oddziałem Gospodarczym.
6. W ewidencji szczegółowej ujmuje się oddzielnie wartość początkową i umorzenie
każdego obiektu inwentarzowego z uwzględnieniem zmian z tytułu aktualizacji oraz
zwiększeń wartości początkowej z tytułu ulepszenia lub zmniejszeń z tytułu częściowej
likwidacji.
§ 28
1. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych, zwana dalej WNiP obejmuje licencje i
oprogramowania komputerowe. Do WNiP nie zalicza się aktualizacji, które księgowane są
bezpośrednio w koszty, jako nie spełniające kryteriów zakwalifikowania do WNiP wg
ustawy o rachunkowości.
2. Ewidencja WNiP prowadzona jest w formie wykazu przez wyznaczonego pracownika
Oddziału Informatycznego, który nadaje kolejny numer inwentarzowy zakupionym
licencjom i oprogramowaniu komputerowemu.
3. Wykaz zawiera:
1) numer inwentarzowy;
2) nazwę i charakterystykę programu;
3) wartość początkową obiektu i jego zmiany;
4) datę wprowadzenia do użytkowania danego programu komputerowego;
5) źródło nabycia, nr dowodu przychodowego (nr faktury, protokołu odbioru itp.);
6) miejsce zainstalowania oprogramowania;
7) datę wycofania danego programu z użytkowania lub nieodpłatnego przekazania oraz
wskazania odbiorcy (nabywcy);
8) symbol, datę, numer dowodu, na podstawie, którego wyprowadzono bądź
wyksięgowano program.
4. W celu wprowadzenia WNiP do ewidencji księgowej prowadzonej w Oddziale
Finansowym, pracownik Oddziału Informatycznego wpisuje na odwrocie faktury zakupu,
lub innego dowodu dokumentującego ruch majątku w zakresie WNiP, nr inwentarzowy
pod którym dany program został zaewidencjonowany w wykazie WNiP.
5. Pracownik Oddziału Finansowego prowadzący ewidencję analityczną środków trwałych i
WNiP wprowadza na podstawie faktury dane do ewidencji księgowej prowadzonej przy
pomocy programu komputerowego i odnotowuje na odwrocie faktury numer, pod którym
został wprowadzony do systemu. Dany składnik majątku zostaje następnie zaksięgowany
w systemie finansowo-księgowym na koncie syntetycznym.
6. Kierownik Oddziału Informatycznego jest zobowiązany do wyznaczenia pracownika,
który będzie uzgadniał wykaz WNiP sporządzany przez Oddział Informatyczny z
wyznaczonym pracownikiem w Oddziale Finansowym. Wykaz ten należy uzgadniać co
kwartał.
20

§ 29
1. Ewidencja zbiorów bibliotecznych prowadzona jest w książkach inwentarzowych przez
pracownika Biblioteki Sądu w podziale na:
1) księgozbiór Sądu Okręgowego w Warszawie,
2) księgozbiór „B” – dla wydziałów i użytku służbowego.
2. Pracownik Biblioteki prowadzący ewidencję księgozbiorów wpisuje na odwrocie faktury
adnotację, czy i do którego księgozbioru zakwalifikowano dany zakup. Zaksięgowanie w
ewidencji odbywa się na podstawie zapisu na fakturze z jednoczesnym naliczeniem
umorzenia zbiorów bibliotecznych. Obroty poszczególnych ksiąg inwentarzowych
powinny być nie rzadziej niż raz na kwartał uzgadniane z zapisami konta syntetycznego
"Zbiory biblioteczne" ewidencji księgowej Oddziału Finansowego. Na koniec roku,
zgodność salda „Zbiory Biblioteczne” potwierdza w księdze inwentarzowej upoważniony
pracownik Oddziału Finansowego.
Rozdział X
Dowody księgowe rozliczeniowe
§ 30
1. Dowody księgowe rozliczeniowe:
1) nota księgowa zewnętrzna – kopia;
2) nota księgowa wewnętrzna – oryginał;
3) polecenie księgowania – oryginał;
4) nota memoriałowa – oryginał;
5) nota obciążeniowa – oryginał;
6) nota uznaniowa – oryginał;
7) nota zewnętrzna ogólna – oryginał (symbol ustalony przez jednostkę zewnętrzną);
8) zbiorcze rozliczenie różnic wynikających z zaokrągleń – oryginał;
9) zestawienie przeksięgowań miesięcznych – oryginał;
10) zestawienie przeksięgowań rocznych – oryginał.
2. Dowody wymienione w ust. 1 sporządza Oddział Finansowy na bieżąco, na drukach
ogólnie dostępnych lub w postaci wydruku komputerowego z programu finansowo -
księgowego.
3. Dowody rozliczeniowe podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno
– rachunkowym analogicznie, jak wszystkie dowody księgowe.
4. Sprawdzone dowody rozliczeniowe podlegają zatwierdzeniu do zaksięgowania przez
Głównego Księgowego lub osobę pisemnie upoważnioną.
5. Zatwierdzone dowody zakupu przekazywane są przez poszczególnych pracowników za
pokwitowaniem (data i podpis), celem zaksięgowania w systemie finansowo - księgowym.
Dowody sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego:
1) oryginał pozostaje po zaksięgowaniu w zbiorze dokumentów rozliczeniowych;
2) kopię zachowuje pracownik sporządzający dokument.
Rozdział XI
Ewidencja sprzedaży
§ 31
1. Sąd jest zarejestrowany jako płatnik VAT w Urzędzie Skarbowym Warszawa - Wola ul.
Powstańców Śląskich 2D. Obowiązek podatkowy dotyczy sprzedaży towarów i usług
dokonywanych przez Sąd (zwroty za media od najemców, opłata za użytkowanie
wynajętych pomieszczeń, sprzedaż składników majątku itp.). Sąd obowiązany jest,
21

zgodnie ze złożoną w Urzędzie Skarbowym deklaracją, do odprowadzania podatku VAT
należnego, zawartego w fakturze sprzedaży, bez prawa odliczania podatku VAT
naliczonego zawartego w fakturach zakupów.
2. Do udokumentowania operacji sprzedaży w Sądzie służą:
1) faktury VAT;
2) faktury korygujące VAT (wystawiane zawsze przez sprzedającego) opatrzone klauzulą
„KOREKTA”;
3) w szczególnie uzasadnionych przypadkach: zaginięcia faktury VAT lub jej
niezawinionego zniszczenia, do udokumentowania operacji sprzedaży dopuszcza się
duplikat faktury VAT. Duplikat każdorazowo sporządza wystawca, umieszczając na
fakturze oznaczenie „DUPLIKAT”.
3. Sąd zobowiązany jest wystawiać fakturę VAT wewnętrzną w przypadku przekazania
towarów lub świadczenia usług na potrzeby Sądu Okręgowego w Warszawie (np. zwrot
za prywatne rozmowy telefoniczne).
4. Faktura sprzedaży wystawiana jest na udokumentowanie:
1) sprzedaży mienia – na wniosek pracownika Oddziału Gospodarczego, niezwłocznie po
zaistnieniu faktu sprzedaży składnika majątku;
2) sprzedaży usługi polegającej na wynajęciu pomieszczeń w budynkach Sądu;
3) zwrotu kosztów ponoszonych przez Sąd (usługi telefoniczne, media, czynsze,
sprzątanie, administrowanie, ochrona itp.), w części wykorzystywanej przez inne
jednostki organizacyjne wymiaru sprawiedliwości lub przez najemców.
5. Faktury wystawia pracownik Oddziału Finansowego, na podstawie zawartych umów z
kontrahentami, po otrzymaniu pisemnej informacji z Oddziału Gospodarczego. Informacja
ta powinna być sporządzona w formie: pisma, notatki lub umieszczenia na odwrocie
faktury w widocznym miejscu informacji o refakturowaniu. W stosunku do umów
dotyczących czynszu za wynajem pomieszczeń, których wartość jest stała, zawiadomienie
w formie pisemnej jest konieczne przy pierwszym obciążeniu kontrahenta.
6. Faktury VAT oraz faktury korygujące, należy wystawiać zgodnie z obowiązującymi
przepisami ustawy VAT i wykonawczych rozporządzeń Ministra Finansów wydanych do
tej ustawy.
7. W przypadku popełnienia błędu w dowodach sprzedaży (fakturze VAT) polegającego
na pomyłce dotyczącej cen jednostkowych, wartości lub stawki podatku VAT, osoba
wystawiająca dowód sprzedaży, wystawia dowód - fakturę korygującą, niezwłocznie po
ujawnieniu pomyłki.
8. W celu prawidłowego i terminowego wystawiania faktur VAT ze sprzedaży towarów i
usług, sporządzania rejestrów sprzedaży, deklaracji rozliczeniowych, przelewów
należnych budżetowi państwa podatków, faktur i not korygujących, ustalić należy
właściwy obieg dokumentów.
9. Ustala się następujące zasady wystawiania faktur VAT, o czym mowa w ust.8:
1) faktury VAT wystawiane są w 3 egzemplarzach, z których:
- oryginał otrzymuje nabywca,
- pierwszą kopię otrzymuje Oddział Finansowy,
- drugą kopię otrzymuje pracownik zobowiązany do zaksięgowania faktur;
2) faktury VAT wystawiane są w terminie 7 dni od dnia wydania towaru lub
wykonania usługi chyba, że inaczej stanowią szczególne przypadki powstania
obowiązku podatkowego;
3) wystawcą faktury VAT mogą być osoby posiadające upoważnienia Dyrektora
Sądu do ich wystawiania;
4) faktury VAT są numerowane kolejno z zachowaniem podziału na miesiące
(przykład: 1/02/2009);
22

5) w przypadku, gdy faktura VAT dotyczy sprzedaży opodatkowanej stawką: 0
%, 7 % lub jest zwolniona od podatku, powinna w swej treści bezwzględnie
zawierać symbol wyrobu lub usługi ( PKWiU ).
10. Osoba upoważniona do wystawiania faktur VAT zobowiązana jest do sporządzania:
1) rejestrów sprzedaży;
2) deklaracji VAT 7;
3) przelewów należnego urzędowi skarbowemu podatku VAT, wynikającego z
deklaracji VAT 7.
11. Rejestr sprzedaży sporządzany jest za okresy miesięczne. W poszczególnych miesiącach
ujmuje się w sposób chronologiczny, według kolejnej numeracji, wszystkie wystawione w
danym miesiącu faktury VAT i faktury korygujące. W kolejnych latach zakłada się nowe
rejestry sprzedaży.
12. Dane wynikające z rejestrów sprzedaży wykazuje się w deklaracji VAT, sporządzanej co
miesiąc i składanej do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego, za okresy
miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał
obowiązek podatkowy. W tym samym terminie, na konto urzędu skarbowego odprowadza
się należny budżetowi państwa podatek VAT. Dane wykazane w deklaracji VAT winny
być zgodne z danymi, wynikającymi z ewidencji księgowej - odpowiednich kontach księgi
główna.
Rozdział XII
Ewidencja zakupu towarów i usług
§ 32
1. Dla udokumentowania operacji zakupu towarów i usług w Sądzie służą:
1) faktury VAT,
2) faktury korygujące VAT,
3) rachunki uproszczone,
4) noty księgowe obce.
2. Sąd wystawia notę korygującą w przypadku otrzymania faktury lub faktury korygującej
zawierającą pomyłki dotyczące:
1) sprzedawcy towaru lub usługi,
2) nabywcy towaru lub usługi,
3) oznaczenia towaru lub usługi.
3. Nota korygująca przesyłana jest wystawcy faktury lub faktury korygującej wraz z kopią.
Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej, zgadza się z treścią noty korygującej
potwierdza jej treść podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktury lub faktury
korygującej i odsyła jej kopię (oryginał do wystawcy). Nota korygująca powinna być
opatrzona napisem „NOTA KORYGUJĄCA”.
4. Ustala się następujący obieg dokumentów związanych z zakupem towarów i usług:
1) wszystkie wpływające, zarówno drogą pocztową jak i dostarczane bezpośrednio do
siedziby Sądu faktury zakupu, są wpisywane do kontrolki prowadzonej przez Oddział
Gospodarczy, pod datą ich wpływu. Faktury, które wymagają sprawdzenia pod
względem merytorycznym przez pracowników innych komórek organizacyjnych Sądu
(Oddział Inwestycji i Remontów, Oddział Informatyczny, Oddział Finansowy,
Okręgowy Ośrodek Szkolenia lub inne komórki organizacyjne, które zamawiały towar
lub usługę), są przekazywane za pokwitowaniem odbioru (data i podpis). Wszystkie
dokumenty finansowe wpływające do Sądu powinny być przekazane do Oddziału
23

Finansowego, w celu realizacji w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze od daty
wpływu do Sądu;
2) pracownicy merytoryczni zobowiązani są do sprawdzenia faktur pod względem
merytorycznym (sposób i zakres kontroli merytorycznej opisany został w § 12);
3) na odwrocie dowodów zakupu umieszcza się:
− dokładny opis operacji gospodarczej, czego dotyczy zakup i ewentualne
przeznaczenie (opis : zakup zgodny z zamówieniem lub potwierdzam zakup wg
drugostronnie wymienionej specyfikacji jest niewystarczający),
− z jakich środków będzie dokonywany wydatek (bieżące czy inwestycyjne), a w
przypadku faktur dotyczących wydatków inwestycyjnych wskazanie zadania
inwestycyjnego,
− wskazanie paragrafu, z którego wydatek ma być dokonany,
− wskazanie umowy, zgodnie z którą zakup został dokonany,
− zarejestrowanie zakupu przez Samodzielną Sekcję ds. Zamówień Publicznych, w
przypadku zakupu dokonanego bezumownie;
4) na dowód potwierdzenia prawidłowości danych umieszczonych na fakturze,
pracownicy merytoryczni składają swój podpis i wpisują datę dokonania
w/w czynności. Następnie tak zatwierdzoną fakturę wraz z dowodem „OT” – w
przypadku faktur zakupowych - przekazuje się do Oddziału Finansowego
za pokwitowaniem odbioru (data i podpis) celem zaksięgowania i zapłaty;
5) w przypadku środków trwałych przyjętych do magazynu faktura opisana powinna być
przekazana do Oddziału Finansowego wraz z oryginałem dowodu przyjęcia do
magazynu;
6) osoby odpowiedzialne za sprawdzanie dokumentów są obowiązane niezwłocznie
dokonać wszelkich czynności związanych z rejestracją i sprawdzaniem dowodów
zakupu (faktur, rachunków), w celu uniknięcia opóźnienia i niedotrzymania terminów
płatności;
7) pracownicy księgowości, odpowiedzialni za ewidencjonowanie faktur w odpowiednich
urządzeniach księgowych, zobowiązani są do ich ujęcia w zbiorach w porządku
chronologicznym tak, aby spełniały wymogi określone w art. 24 ustawy o
rachunkowości.
Rozdział XIII
Ewidencja zakupów inwestycyjnych
§ 33
1. Zasady stosowane przy opracowywaniu i obiegu dokumentów dotyczące działalności
inwestycyjnej i remontów / np. w zakresie środków pieniężnych, rozrachunków / nie
odbiegają od ogólnie obowiązujących zasad, które należy stosować podobnie jak w
zakresie działalności eksploatacyjnej.
2. Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących
rozpoczętych inwestycji i remontów są :
1) zawarte umowy, wraz z ewentualnymi aneksami,
2) zawarte porozumienia, wraz z ewentualnymi aneksami,
3) faktury zewnętrzne dostawców oraz wykonawców,
4) dowody wydania materiałów.
3. Oddział Finansowy prowadzi ewidencję analityczną dla każdego rozpoczętego zadania
inwestycyjnego. Po zakończeniu zadania inwestycyjnego dokonuje całkowitego
rozliczenia inwestycji w uzgodnieniu z Kierownikiem Oddziału Inwestycji i Remontów
lub upoważnioną osobą, przy akceptacji Dyrektora Sądu lub jego Zastępcy.
24

4. Dostawy środków transportowych, wyposażenia, maszyn i urządzeń przekazanych do
użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być udokumentowane fakturami
dostawców zgodnie z zamówieniami oraz dołączonymi do faktur dowodami "OT" -
przyjęcia środka trwałego względnie, jeżeli w ramach pierwszego wyposażenia nabyto
środki obrotowe, zamiast dowodu "OT" wystawia się dowód "PZ", na którym trzeba
zaznaczyć słowo "inwestycja".
5. W omawianym przypadku dowody "OT" i "PZ" stanowią również podstawę do
zaewidencjonowania operacji w zakresie inwestycji zakończonych oraz przychodu
środków trwałych obrotowych.
6. Przy pracach projektowo – kosztorysowych do faktur wykonawcy powinien być
dołączony protokół przyjęcia wykonanej dokumentacji. W protokole tym należy umieścić
dane dotyczące komórki (osoby), której powierzono określone zadania w zakresie
czynności.
7. Następnie w przypadku zadań inwestycyjnych po opracowaniu dokumentacji projektowo
– kosztorysowej, winna ona być sprawdzona pod kątem zgodności z obowiązującymi
przepisami, normami oraz kompletności z punktu widzenia celu, któremu ma służyć.
8. Końcową fazą tego etapu jest odbycie posiedzenia Komisji Techniczno – Ekonomicznej,
która wnioskuje w protokole przyjęcie i akceptację zadania inwestycyjnego.
9. W zakresie robót budowlano – montażowych oraz nakładów na remonty, do faktur
wykonawcy powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót,
elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys powykonawczy / w przypadku
ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu powykonawczego /.
10. Fakturę z tytułu wykonanych robót i usług budowlano – montażowych, projektowych,
nadzoru, zastępstwa itp. otrzymuje i prowadzi rejestr faktur upoważniony pracownik
Oddziału Inwestycji i Remontów.
11. Po przyjęciu faktury przez Oddział Inwestycji i Remontów, Kierownik Oddziału
Inwestycji i Remontów / lub upoważniony pracownik / sprawdza dokument pod
względem merytorycznym, co obejmuje również prawidłowość obmiarów, wyceny robót i
usług, oraz rozliczenie materiałów (w przypadku ustanowienia Inwestora zastępczego
prawidłowość obmiarów, wyceny robót, usług i materiałów dokonuje inspektor nadzoru z
ramienia Inwestora zstępczego a pracownik Oddziału Inwestycji i Remontów potwierdza
wykonanie tych czynności) i odnotowuje wartość robót i usług na kontach prowadzonych
dla poszczególnych obiektów.
12. Faktura następnie przekazywana jest do Oddziału Finansowego, gdzie jest sprawdzana
pod względem formalnym i rachunkowym oraz przedstawiana do podpisu Dyrektorowi
Sądu Okręgowego i Głównemu Księgowemu .
13. Po zatwierdzeniu dowodu do wypłaty upoważniony pracownik Oddziału Finansowego
przygotowuje realizację należności.
14. Dowód dostawy (faktura zakupu materiałów budowlanych, elementów pierwszego i
całkowitego wyposażenia otrzymuje Oddział Inwestycji i Remontów oraz magazynier.
15. Po przyjęciu materiałów magazynier sporządza w trzech egzemplarzach dowód przyjęcia
materiałów "Pz" , który stanowi podstawę zaksięgowania materiałów w kartotece
magazynowej. Oryginał i kopię dowodu "Pz" magazynier przekazuje niezwłocznie do
Oddziału Inwestycji i Remontów, zaś trzeci egzemplarz pozostaje w aktach magazynu.
16. Po otrzymaniu faktury za dostarczone materiały, Kierownik Oddziału Inwestycji i
Remontów lub upoważniony pracownik sprawdza dokument pod względem
merytorycznym i po dołączeniu do oryginału "Pz" przekazuje niezwłocznie do Oddziału
Finansowego, po uprzednim zarejestrowaniu.
25

17. Po sprawdzeniu dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym pracownik
Oddziału Finansowego przedstawia fakturę do zatwierdzenia Dyrektorowi Sądu
Okręgowego i Głównemu Księgowemu.
18. Po zatwierdzeniu dowodu do wypłaty upoważniony pracownik Oddziału Finansowego
przygotowuje realizację należności i przekazuje innemu pracownikowi dokumenty celem
obciążenia magazynu wartością przyjętych materiałów.
19. Na podstawie zapotrzebowania podpisanego przez Kierownika Oddziału Inwestycji i
Remontów, magazynier sporządza, w 5 egzemplarzach dowód wydania materiałów "RW".
20. Dowód wydania otrzymują:
- odbiorca,
- Oddział Inwestycji i Remontów,
- Oddział Finansowy,
- magazynier,
- wykonawca.
21. Zwrot nie zużytych przez wykonawcę materiałów następuje na podstawie dowodu "Zw".
22. Ewidencja ilościowa – materiałów inwestycyjnych winna być uzgadniana w okresach
miesięcznych z ewidencją Oddziału Finansowego.
23. Podstawą przyjęcia środka trwałego z inwestycji jest protokół odbioru sporządzony na
dowodzie "OT" – przyjęcie środka trwałego.
Rozdział XIV
Dokumentowanie obrotów magazynowych
§ 34
1. Ewidencja materiałów w magazynach Sądu prowadzona jest systemem komputerowym i
obejmuje:
1) ewidencję ilościową;
2) ewidencję ilościowo-wartościową;
3) ewidencję wartościową.
2. Ewidencję ilościową prowadzi magazynier na kartach ilościowych, odrębnie dla każdego
asortymentu materiałów. Księgowania przychodów i rozchodów materiałów na kartach
ilościowych dokonywane są na bieżąco, na podstawie magazynowych dowodów
przychodowych i rozchodowych.
3. Ewidencję ilościowo-wartościową prowadzi pracownik Oddziału Finansowego w ujęciu
ilościowym i wartościowym oddzielnie dla każdego magazynu według poszczególnych
rodzajów materiałów. Salda poszczególnych kont ilościowo-wartościowych wykazują
ilość i wartość poszczególnych materiałów, które powinny być zgodne ze stanem
materiałów w magazynie oraz stanem kartoteki ilościowej.
4. Ewidencja wartościowa prowadzona jest przez Oddział Finansowy na koncie
syntetycznym 310 – materiały z podziałem na poszczególne magazyny. Przychody,
rozchody i saldo konta syntetycznego powinno być zgodne z obrotami i saldem ewidencji
prowadzonej na kartotekach ilościowo-wartościowych materiałów.
5. Wykaz osób odpowiedzialnych za gospodarkę magazynową stanowi załącznik Nr 9 do
niniejszej Instrukcji.
§ 35
1. Ewidencja przychodów magazynowych przebiega w następujący sposób:
1) przychód materiałów lub towarów na podstawie dowodów dotyczących zakupu, tj:
faktur lub protokołów;
26

2) na dowód przyjęcia materiału do magazynu, magazynier na odwrocie dowodu
przychodowego odnotowuje fakt przyjęcia do magazynu określając rodzaj magazynu,
wartość przyjętych materiałów, nr dowodu magazynowego „Pz - przyjęcie do
magazynu”.
2. Dowód przyjęcia do magazynu -„Pz” sporządza się w trzech egzemplarzach i po
zatwierdzeniu przez Kierownika Oddziału Gospodarczego przekazuje się w terminie 3 dni
od daty otrzymania dostawy:
1) pierwszy egzemplarz, wraz z fakturą za pokwitowaniem - do Oddziału Finansowego,
2) drugi pozostaje w Oddziale Gospodarczym u właściwej osoby,
3) trzeci pozostaje w magazynie i stanowi podstawę zapisu w kartotece magazynowej.
3. Przed przekazaniem dokumentów do Oddziału Finansowego Kierownik Oddziału
Gospodarczego lub osoba pisemnie upoważniona, podpisuje fakturę potwierdzając jej
zgodność pod względem merytorycznym.
4. Upoważniony pracownik Oddziału Finansowego sprawdza fakturę pod względem
formalnym i rachunkowym i przedstawia do zatwierdzenia Dyrektorowi Sądu i Głównemu
Księgowemu.
5. Po zatwierdzeniu faktury do wypłaty upoważniony pracownik Oddziału Finansowego
przygotowuje realizację należności i przekazuje dokumenty pracownikowi Oddziału
Finansowego prowadzącemu księgowość materiałową celem zaewidencjonowania
przychodu w kartotece ilościowo – wartościowej:
1) do Oddziału Finansowego pracownik komórki organizacyjnej merytorycznie
odpowiedzialnej za dokonanie zakupu przekazuje opisaną przez magazyniera fakturę
zakupu wraz z dokumentem „Pz” celem sprawdzenia, zatwierdzenia do wypłaty,
zaksięgowania i dokonania zapłaty;
2) dowodem do wprowadzenia przychodów magazynowych w ewidencji wartościowej
jest oryginał dowodu przychodowego (faktura zakupu);
3) po otrzymaniu „Pz” wraz z kopią faktury pracownik Oddziału Finansowego
prowadzący ewidencję ilościowo-wartościową wycenia poszczególne pozycje
wskazane na dowodzie „Pz” i wprowadza przychód materiałów w układzie ilościowowartościowym
na poszczególne kartoteki materiałów ręcznie lub w systemie
informatycznym ;
6. Rozchód magazynowy jest dokonywany na podstawie dowodów:
1) dowodu „W-magazyn wyda” dokumentującego wydanie wewnętrzne wystawiane w 3
egzemplarzach z przeznaczeniem:
- oryginał – dla Oddziału Finansowego,
- pierwsza kopia dla Oddziału Gospodarczego,
- druga kopia pozostaje w dokumentacji magazynowej;
2) dowodu „Wz -wydanie materiałów na zewnątrz” dokumentujące wydanie zewnętrzne
sporządzone w 4 egzemplarzach z przeznaczeniem:
- oryginał – dla Oddziału Finansowego,
- pierwsza kopia dla jednostki, do której dostarczany jest materiał,
- druga kopia dla Oddziału Gospodarczego,
- trzecia kopia pozostaje w dokumentacji magazynowej.
7. Rozchodowy dowód magazynowy powinien być akceptowany przez upoważnioną osobę
oraz podpisany przez magazyniera na dowód wydania oraz osobę pobierającą materiały.
W dowodzie powinien być określony cel pobrania materiałów, w sposób umożliwiający
komórce księgowości zakwalifikowanie zużycia materiałów na właściwe konta.
8. Dowody rozchodowe dotyczące materiałów wydawanych na zewnątrz powinien podpisać
również Główny Księgowy.
27

9. Zapisy w zakresie rozchodów dokonywane są miesięcznie na podstawie zestawienia
wydanych materiałów. Zestawienie to sporządza pracownik Oddziału Finansowego
prowadzący ewidencję ilościowo-wartościową. Zestawienie zatwierdzone przez Dyrektora
i Głównego Księgowego podlega zaksięgowaniu pod ostatnim dniem miesiąca, którego
dotyczą, przez pracownika księgującego na koncie syntetycznym.
10. Dane ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej i wartościowej powinny być
uzgadniane co miesiąc.
Rozdział XV
Dokumentowanie kosztów transportu
§ 36
1. W pionie gospodarczym Sądu działa zorganizowana kolumna transportu.
Wyznaczona osoba kierująca pracą tej komórki prowadzi całokształt spraw
związanych z dokumentacją, eksploatacją i naprawami samochodów służbowych.
2. W celu zapewnienia prawidłowej eksploatacji pojazdów, komórka, o której mowa w
ust. 1 prowadzi dokumentację i sporządza sprawozdawczość zgodnie z "Zasadami
używania i eksploatacji samochodów służbowych w sądach powszechnych,
prokuraturach i instytutach resortowych oraz zakładach poprawczych i schroniskach
dla nieletnich" - opracowanymi przez Naczelnika Wydziału Transportu w
Ministerstwie Sprawiedliwości.
3. Wszelkie rozliczenia związane z naprawami samochodów służbowych, serwisem i
bieżącą eksploatacją, prowadzone są zgodnie z zawartymi umowami, w ramach
Oddziału Gospodarczego w uzgodnieniu z Oddziałem Finansowym (plan, budżet itp.)
oraz z wykorzystaniem procedur zamówień publicznych.
Rozdział XVI
Dowody księgowe dotyczące postępowania sądowego
§ 37
1. Dokumentację finansową związaną z postępowaniem sądowym sporządza się w
poszczególnych wydziałach orzeczniczych Sądu, a dotyczącą w szczególności:
1) wypłaty wynagrodzeń i innych należności uczestnikom postępowania sądowego;
2) postępowania egzekucyjnego prowadzonego przez komorników sądowych;
3) wypłaty ze Skarbu Państwa odszkodowań przyznanych wyrokami sądu;
4) wypłaty ze Skarbu Państwa za przewlekłość postępowania, przyznanej orzeczeniami
Sądu Apelacyjnego.
5) zwrotu nadpłat dokonanych przez uczestników postępowania;
6) wypłaty kwot złożonych na rachunku depozytowym sądu;
7) zwrotu depozytów rzeczowych.
2. Ponoszenie przez Skarb Państwa kosztów związanych z postępowaniem sądowym, ich
wysokości, sposób przyznawania, regulują szczegółowo przepisy resortowe w tym
zakresie.
28

§ 38
1. Wszelkie należności związane z postępowaniem sądowym przyznaje i ustala sąd zgodnie
z obowiązującymi przepisami. Należnościami tymi są w szczególności:
1) zwrot kosztów podróży świadków, biegłych;
2) zwrot utraconego zarobku świadków, ławników i innych uczestników postępowania;
3) rekompensaty ławników;
4) wynagrodzenie kuratorów procesowych;
5) wynagrodzenie biegłych;
6) wynagrodzenie tłumaczy przysięgłych;
7) wynagrodzenie mediatorów;
8) należność za udzieloną pomoc prawną z urzędu;
9) należność dla instytucji wykonujących opinie wraz ze zwrotem poniesionych kosztów
usługi;
10)należności za inne usługi wykonywane na żądanie sądu w trakcie postępowania
sądowego przez osoby prawne oraz nie posiadające osobowości prawnej.
2. W wypadku zgłoszenia żądania wypłaty należności, o której mowa w ust. 1, po
zakończeniu rozprawy należy je niezwłocznie przedstawić przewodniczącemu składu
orzekającego, w celu potwierdzenia złożenia zeznań przez świadka lub wykonania pracy.
Jeżeli żądanie przyznania należności dotyczy sprawy, w której nie wyznaczono rozprawy,
wykonanie pracy stwierdza przewodniczący wydziału.
3. Osoba ubiegająca się o przyznanie należności, po wykonaniu pracy składa w Sądzie-
najpóźniej w przeddzień wydania orzeczenia kończącego postępowanie w danej sprawie –
kalkulację kosztów lub fakturę VAT zawierającą dane niezbędne do ustalenia wysokości
wynagrodzenia.
4. Przedstawione kalkulacje lub faktury VAT podlegają sprawdzeniu pod względem
formalno - rachunkowym przez osobę upoważnioną przez Głównego Księgowego do
dokonywania tych czynności . Sprawdzone kalkulacje lub faktury, Oddział Finansowy
przekazuje do wydziału celem wydania przez sędziego stosownego orzeczenia o
przyznaniu należności.
5. Na podstawie stosownego orzeczenia, upoważniony pracownik sekretariatu sporządza
zlecenie wypłaty należności, które wraz z odpisami tego orzeczenia i oryginałami
przedłożonych rachunków lub faktur, zgodnych z załączonym orzeczeniem, przekazuje do
Oddziału Finansowego. Pracownik sporządzający zlecenie wypłaty obowiązany jest
umieścić datę sporządzenia i swój podpis. Zlecenie do wypłaty musi być podpisane przez
przewodniczącego lub upoważnionego sędziego.
6. Upoważniony pracownik Oddziału Finansowego dokonuje sprawdzenia zlecenia wypłaty,
o którym mowa w ust. 1 pod względem formalnym i rachunkowym.
7. Pracownik Oddziału Finansowego w razie stwierdzenia uchybień zlecenia wypłaty,
odmawia przyjęcia niekompletnego zlecenia wypłaty, zwraca niezwłocznie do właściwego
wydziału wpisując je uprzednio do kontrolki. Odmowa wina być uzasadniona i podpisana
przez pracownika odmawiającego przyjęcia w/w zlecenia do wykonania.
8. Oddział Administracyjny zobowiązany jest do wysyłania oświadczeń podatkowych do
biegłych z listy biegłych, każdorazowo w pierwszym rozpoczynającym się roku, oraz w
przypadku powołania nowego biegłego po tej dacie. Po wpłynięciu oświadczenia od
biegłego pracownik Oddziału Administracyjnego przekazuje je do Oddziału Finansowego.
Wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 11 do niniejszej Instrukcji.
9. Po sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym i stwierdzeniu prawidłowości,
upoważniony pracownik Oddziału Finansowego przygotowuje listy do wypłaty, osobno
dla biegłych, tłumaczy, adwokatów, ławników z podziałem na źródło finansowania
29

(wydatki, depozyty) i przedstawia celem zatwierdzenia do wypłaty Dyrektorowi Sądu i
Głównemu Księgowemu, bądź innym upoważnionym przez nich osobom.
10. Wynagrodzenie dla biegłych, tłumaczy, adwokatów, ławników płatne jest w terminach do
10 i do 25 każdego miesiąca.
11. Oddział Finansowy obowiązany jest do odprowadzenia podatku od wynagrodzeń do
Urzędu Skarbowego Warszawa-Wola, właściwego dla miejsca siedziby płatnika.
12. Po otrzymaniu wyciągu z banku, bądź raportu kasowego potwierdzającego fakt dokonania
operacji, dokumenty są rejestrowane na kartach wynagrodzeń biegłych oraz w programie
finansowo-księgowym przez osoby upoważnione, zatrudnione w Oddziale Finansowym.
§ 39
1. Komornik przesyła postanowienie o kosztach bezskutecznej egzekucji do właściwego
wydziału Sądu Okręgowego, którego sprawa dotyczy.
2. Przewodniczący wydziału, po uznaniu roszczeń komornika, podpisuje polecenie wypłaty
(dokonując tym samym sprawdzenia pod względem merytorycznym). Poświadczone
pieczęcią urzędową wraz z godłem państwowym polecenie wypłaty, właściwy pracownik
wydziału przekazuje wraz z oryginalnym postanowieniem komornika do Oddziału
Finansowego celem zrealizowania płatności.
3. Oddział Finansowy dokonuje sprawdzenia pod względem rachunkowym.
4. Zatwierdzenia do wypłaty dokonuje Dyrektor Sądu i Główny Księgowy lub osoby
upoważnione.
§ 40
1. Wypłaty odszkodowań ze Skarbu Państwa przyznanych wyrokiem sądu, dokonuje się na
podstawie obowiązujących przepisów .
2. Do zlecenia wypłaty wydział jest zobowiązany dołączyć:
1) odpis prawomocnego wyroku o przyznaniu odszkodowania;
2) informacje o koncie bankowym osoby uprawnionej do odbioru należności lub
dokładny adres do doręczeń;
3) oświadczenie podatkowe, osoby uprawnionej do odbioru odsetek - w przypadku
zasądzenia odsetek od odszkodowania.
Zlecenie wypłaty nie zawierające w/w danych uznawane jest za niekompletne.
3. Zatwierdzenie wypłaty odszkodowania i należnych odsetek jest dokonywane na druku
stanowiącym załącznik Nr 10 do niniejszej Instrukcji i podlega takim samym procedurom
kontroli i zatwierdzeniu jak wszystkie dowody księgowe.
4. W przypadku braku możliwości przekazania należności z tytułu odszkodowania osobie
uprawnionej, Prezes Sądu Okręgowego jako osoba upoważniona występuje z wnioskiem
do właściwego Sądu Rejonowego o zezwolenie na złożenie sumy pieniężnej
(odszkodowania lub odsetek) do depozytu sądowego.
5. Podstawą do zaksięgowania zobowiązań z tytułu niewypłaconych odszkodowań do końca
miesiąca jest dokument rozliczeniowy (PK – polecenie księgowe) sporządzony przez
pracownika Oddziału Finansowego odpowiedzialnego za wypłatę odszkodowań, a
sprawdzony pod względem formalno rachunkowym i zatwierdzony do zaksięgowania
przez Głównego Księgowego.
6. Wypłaty należności z tytułu skargi na przewlekłość postępowania dokonuje się na
podstawie zarządzenia wydanego przez Prezesa Sądu.
7. Wypłaty z tytułu odszkodowania lub zadośćuczynienia za przewlekłość lub za nieważność
orzeczenia, a także sumy na pokrycie w całości lub w części kosztów symbolicznego
upamiętnienia osoby niesłusznie represjonowanej, dokonuje się na podstawie wyroku
sądowego.
30

8. Pracownik Oddziału Finansowego jest zobowiązany do sporządzania kwartalnych
wykazów dokonanych wypłat z tytułu skarg na przewlekłość i przekazywania ich do
Oddziału Administracyjnego.
§ 41
1. Podstawą księgowania wpływów z tytułu dochodów budżetowych jest wyciąg bankowy z
załączonymi wtórnikami otrzymanych i dokonanych przelewów.
2. W razie niemożności ustalenia na podstawie dowodu wpłaty rodzaju należności oraz do
jakiej sprawy odnosi się dokonana wpłata, Główny Księgowy zwraca się do wpłacającego
o podanie numeru sprawy, której wpłata dotyczy. W przypadku nieotrzymania informacji
w ciągu jednego miesiąca, wpłacona kwota powinna być zwrócona wpłacającemu. Wpłaty
takie księguje się jako sumy do wyjaśnienia, a po ustaleniu rodzaju należności podlegają
przeksięgowaniu na właściwy paragraf.
3. Zwrot nadpłaconych należności budżetowych dokonywany jest z bieżącego rachunku
bankowego – subkonto dochodów wyłącznie bezgotówkowo (polecenia przelewu lub
przekazy pocztowe).
4. Jeżeli zwrot nadpłaty dotyczy opłat uiszczonych w znakach opłaty sądowej, to w
postanowieniu lub zarządzeniu o zwrocie musi być zaznaczone, że należność była
uiszczona w takich znakach.
Rozdział XVII
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
§ 42
1. Kierunki wykorzystywania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określa
Porozumienie o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej zawarte dnia 31 grudnia
2008 r. pomiędzy Sądem Okręgowym w Warszawie a sądami rejonowymi okręgu Sądu
Okręgowego w Warszawie.
2. Strony porozumienia, o którym mowa w ust. 1, zobowiązały się do corocznego naliczania
i odprowadzania odpisu podstawowego zfśs na wspólny rachunek Funduszu prowadzony
przez Sąd Okręgowy w Warszawie.
3. Wypłata świadczeń osobom uprawnionym dokonywana jest na podstawie poleceń wypłat
przygotowanych przez Samodzielną Sekcje ds. socjalnych ze środków zgromadzonych na
wspólnym rachunku Funduszu na konta bankowe sądów rejonowych.
4. Szczegółowe decyzje dotyczące wydatków z zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych, zaopiniowane przez Komisję Socjalną działającą zgodnie z Regulaminem
powoływania i funkcjonowania Komisji Socjalnej Sądu Okręgowego w Warszawie
stanowiącym załącznik do zarządzenia Nr 21/09 Prezesa Sądu Okręgowego w Warszawie
z dnia 12 lutego 2009 r. należą do Prezesa Sądu Okręgowego lub upoważnionej przez
niego osoby .
5. Za merytoryczne wykonanie planu odpowiada Samodzielna Sekcja ds. socjalnych.
6. Wszystkie rachunki z działalności socjalnej, zatwierdzane są przez Prezesa Sądu i
przekazywane do Oddziału Finansowego, celem realizacji i tak :
1) dokumenty obce /faktury wystawione przez kontrahentów na podstawie zawartych
umów oraz faktury wystawione przez Zakłady Budżetowe Ministerstwa
Sprawiedliwości, płatne z funduszu, po opisaniu przez pracownika Samodzielnej
Sekcji ds. socjalnych są przekazywane niezwłocznie do Oddziału Finansowego,
31

2) dokumenty wewnętrzne / polecenia wypłat / dotyczące np. wypłaty zapomóg, dopłat
do wczasów, kolonii itd. przygotowuje Samodzielna Sekcja ds. socjalnych, zatwierdza
do wypłaty Prezes Sądu.
7. Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych udzielane są, zgodnie z Regulaminem, na
podstawie złożonych wniosków i zawartych umów, pożyczki na cele mieszkaniowe.
Podpisane umowy wraz z wnioskiem o przydzieleniu pożyczki, Samodzielna Sekcja ds.
socjalnych przekazuje do Oddziału Finansowego.
Rozdział XVIII
Międzyzakładowa Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa
§ 43
1. MPKZP działa na podstawie art. 39 ust.1 ustawy z dnia 23 maja 1991r. o związkach
zawodowych ( t.j. Dz. U. z 2001r. Nr 79, poz.854, z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowopożyczkowych
oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy
( Dz. U. Nr 100, poz. 502, z późn.zm. ) i Statutu Międzyzakładowej Pracowniczej Kasy
Zapomogowo- Pożyczkowej przy Sądzie Okręgowym w Warszawie.
2. MPKZP zrzesza pracowników zatrudnionych w Sądzie Okręgowym w Warszawie, Sądzie
Okręgowym Warszawa-Praga w Warszawie, sądach rejonowych okręgu obu sądów
okręgowych oraz Naczelnym Sądzie Administracyjnym w Warszawie i Wojewódzkim
Sądzie Administracyjnym w Warszawie a także w Sądzie Apelacyjnym w Warszawie.
3. Zasady i szczegółowe warunki świadczenia pomocy na rzecz MPKZP przez pracodawców
wymienionych w ust. 2 określa umowa zawarta pomiędzy Sądem Okręgowym w
Warszawie a MPKZP z dnia 23 marca 2009r..
4. Celem MPKZP jest udzielanie członkom pomocy materialnej w formie pożyczek
długoterminowych oraz zapomóg na zasadach określonych w statucie.
5. Wnioski o udzielenie pożyczek lub zapomóg losowych oraz wnioski o skreślenie z listy
członków i wypłatę wkładów są przyjmowane do 10-ego dnia każdego miesiąca.
6. Udzielone pożyczki długoterminowe podlegają spłacie w terminach i ratach ustalonych
przy ich przyznaniu.
7. Dla zapewnienia prawidłowej obsługi działalności statutowej MPKZP tj. prowadzenia
księgowości i obsługi kasowej, Sąd Okręgowy w Warszawie zatrudnia pracowników do
pracy w MPKZP.
8. Główny Księgowy Sądu Okręgowego w porozumieniu z Zarządem MPKZP ustala m.in.
metody prowadzenia księgowości, gwarantujące objęcie nimi wszystkich występujących
w MPKZP operacji finansowo-księgowych, określa wymogi formalno-rachunkowe
dowodów źródłowych, stanowiących podstawę zapisów księgowych.
9. Oddział Finansowy Sądu Okręgowego dokonuje potrąceń z listy płac, listy wypłat
zasiłków chorobowych - wkładów miesięcznych i rat pożyczek płaconych przez członków
MPKZP.
10. Główny Księgowy Sądu Okręgowego nadzoruje i kontroluje pracę księgowych
wykonujących czynności na rzecz MPKZP.
11. Członkowie MPKZP wpłacają wpisowe i miesięczny wkład członkowski w wysokości
ustalonej przez Walne Zebranie.
32

Rozdział XIX
Archiwizowanie dokumentów księgowych
§44
1. Przy przechowywaniu i archiwizowaniu dokumentów finansowo-księgowych należy
kierować się:
1) zasadą grupowania dokumentów do akt – jednorodność tematyczna;
2) zasadą kompletowania dokumentów w aktach – układ chronologiczny;
3) zasadą oznakowania akt:
− symbol literowy komórki organizacyjnej (np. OF - Oddział Finansowy),
− symbol cyfrowy akt (zgodny z instrukcją kancelaryjną),
− numer kolejny (np. 15/2009),
− kategoria archiwalna (np. B-5);
4) zasadą przechowywania akt - akta winny być przechowywane w komórce
organizacyjnej na stanowisku pracy, którego dotyczą. Okres przechowywania określa
kategoria archiwalna;
5) zasada odpowiedzialności indywidualnej - każdy pracownik na swoim stanowisku
pracy odpowiada za dokumenty gromadzone przez niego z zakresu wykonywanych
czynności;
6) zasada łatwego wyszukiwania dokumentów - dokumenty muszą być widocznie i
trwale oznakowane. Oznakowany winien być pojedynczy dokument i zewnętrzna
strona teczki, w której jest przechowywany.
2. Wykaz akt finansowo-księgowych wg grup tematycznych archiwizowania dokumentów
księgowych dla Sądu, stanowi Załącznik Nr 12 do niniejszej Instrukcji. Wykaz ten
powinien być sporządzany przez osobę przeszkoloną w zakresie archiwizacji
dokumentów finansowo-księgowych.
3. Do oznaczenia kategorii dokumentacji stosuje się symbol:
”A” – dla dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne,
„B” – dla dokumentacji nie archiwalnej:
1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o
czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu
przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych
latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez
dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb Sądu oraz dla celów kontrolnych,
2) symbolem „Bc” oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe
znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana do
brakowania,
3) symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu
przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie.
Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać
zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem
dokumentacji za materiały archiwalne.
4. Główny Księgowy odpowiedzialny jest za prowadzenie i przekazanie do przechowywania
w archiwum:
1) akt planistycznych (dotyczące budżetu i środków pozabudżetowych),
2) akt rachunkowości i finansów,
3) dokumentacji płacowej,
4) dokumentacji inwentaryzacyjnej,
5) dokumentacji majątkowej,
6) dokumentacji podatkowej,
33

7) dokumentacji inwestycyjnej w zakresie finansowania i nakładów inwestycyjnych,
8) dokumentacji sprawozdawczej dotyczącej budżetu, funduszy celowych i funduszy
specjalnych.
5. Prowadzenie archiwum zakładowego, można powierzyć pracownikowi, który posiada
odpowiednie przygotowanie merytoryczne (co najmniej kurs archiwisty I stopnia).
§ 45
1. W Sądzie Okręgowym w Warszawie w Oddziale Finansowym obowiązują poniższe
zasady przechowywania akt:
1) akta spraw przechowuje się na samodzielnych stanowiskach pracy i w archiwum
zakładowym,
2) na samodzielnych stanowiskach pracy przechowuje się akta spraw załatwianych w
ciągu roku kalendarzowego, przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego,
3) teczki spraw w trakcie załatwiania opisuje się zgodnie z zasadami określonymi w
instrukcji kancelaryjnej. Akta spraw ostatecznie załatwionych opatruje się opisem
zgodnym z wymogami archiwalnymi,
4) kompletne teczki z aktami spraw ostatecznie załatwionych mogą być przechowywane
na merytorycznym stanowisku pracy przez okres jednego roku. W przypadku, gdy
dokumentacja jest niezbędna dla dalszej realizacji zadań jednostki – przez okres do
dwóch lat.
2. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, Sąd prowadzi archiwum
zakładowe,
1) akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie
roku (w uzasadnionych wypadkach – po upływie dwóch lat), kompletnymi rocznikami,
pracownik prowadzący sprawy;
2) pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, po
uzgodnieniu z Głównym Księgowym, ustala termin przekazania akt do archiwum
zakładowego przez poszczególne komórki;
3) przekazanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po
szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników, zgodnie z
obowiązującymi przepisami,
4) spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden
pozostaje u pracownika przekazującego akta, jako dowód przekazania akt; pozostałe
egzemplarze pozostają w archiwum,
5) spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy zdający akta w kolejności teczek,
według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
6) spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownik zdający akta i pracownik prowadzący
archiwum zakładowe.
3. Za przekazywanie akt finansowo – księgowych oznaczonych symbolem „A” do
Archiwum Państwowego, oraz brakowanie akt oznaczonych symbolem „B”
odpowiedzialny jest pracownik, któremu powierzono prowadzenie archiwum
zakładowego.
§ 46
1. Sposób przechowywania dokumentów niejawnych księgowych i finansowych reguluje
ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych ( tj. Dz. U. z 2005 r.
Nr 196, poz. 1631 z późn. zm. ).
34

2. Sprawy, o których mowa w ust. 1 prowadzi Oddział Ochrony Informacji Niejawnych
Sądu Okręgowego w Warszawie.
Rozdział XX
Postanowienia końcowe
§ 47
1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą Instrukcją, jak też przy interpretacji jej
postanowień wiążące decyzje podejmuje Dyrektor Sądu.
2. Wszelkie ustalenia objęte postanowieniami niniejszej Instrukcji mogą być zmienione
jedynie w formie pisemnej zarządzeniem Dyrektora Sądu.
35

Załącznik nr1 do Instrukcji obiegu dowodów finansowo –
księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym
w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu
Okręgowego w Warszawie Nr……/ 09 z dnia…..maja 2009 r.
Oświadczenie
Niniejszym oświadczam, że przyjąłem(ęłam) do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasady
określone w Instrukcji obiegu,… oraz zobowiązuję się w zakresie kontroli postępować zgodnie z
zawartymi w niej postanowieniami. Jednocześnie zobowiązuję się do zapoznania z treścią niniejszej
Instrukcji podległych mi pracowników.
Wykaz stanowisk organizacyjnych Sądu Okręgowego w Warszawie,
którym przekazano egzemplarze
„Instrukcji obiegu dowodów finansowo-księgowych i procedury ich kontroli w
Sądzie Okręgowym w Warszawie”
L. p. Imię i nazwisko Stanowisko Data i podpis
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
36

L.p
.
Określenie lub nazwa
dowodu finansowo-
księgowego
1. Dowody związane z wypłatą
wynagrodzeń:
a) umowy o pracę i aneksy do
umów,
Miejsce
opracowania/
sporządzenia
Ilość
egz.
Miejsce przekazania
przez komórki
merytoryczne
Oddział Kadr 3 - adresat,
- Oddział Finansowy,
- akta osobowe.
b) decyzje personalne,
c) druki ZUS ZLA / zasiłki
chorobowe/,
Oddział Kadr 3 - adresat,
- Oddział Finansowy,
- akta osobowe.
Załącznik nr2 do Instrukcji obiegu dowodów finansowo –
księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym
w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu
Okręgowego w Warszawie Nr……/ 09 z dnia…. maja 2009 r.
Termin Osoby odpowiedzialne za sprawdzanie i zatwierdzanie
Do 15 dnia każdego
miesiąca
Do 15 dnia każdego
miesiąca
Oddział Kadr 1 Oddział Finansowy Do 15 dnia każdego
miesiąca
d) listy płac. Oddział Finansowy 1 Kasa Na 2 dni przed
terminem wypłaty
2. Decyzje w sprawie wypłaty Oddział Kadr, 2 - Oddział Finansowy, Na 5 dni przed
nagród i innych doraźnych Okręgowy Ośrodek
- akta osobowe.
terminem wypłaty
wynagrodzeń
Szkolenia,
3. a) rachunki z tytułu umów Usługodawca, 1 Oddział Finansowy - do 5 dnia
zlecenia i umów o dzieło wraz Oddział Kadr,
Akta sprawy
następnego miesiąca,
z zał. kserokopii umów,
Oddział
- do 10 dnia miesiąca
b) premie pracowników, Administracyjny,
następnego.
c) wynagrodzenie Straży
Oddział
Sądowej.
Gospodarczy,
W miarę potrzeb
d) bezskuteczna egzekucja. Oddział Finansowy,
Komendant Straży
Sądowej.
Wydziały Sądu
Okręgowego
37
Pod względem
merytorycznym
Pod względem
rachunkowym
Pod względem
zatwierdzenia do
realizacji
Oddział Kadr Oddział Finansowy Prezes Sądu
Okręgowego
Oddział Kadr Oddział Finansowy Prezes Sądu
Okręgowego
Oddział Kadr Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego
Oddział Kadr Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego
Oddział Kadr, Oddział Finansowy Prezes Sądu
Okręgowy Ośrodek
Szkolenia,
Okręgowego
Wydział / Oddział/ Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
zlecający,
Kierownik
Okręgowego,
właściwej komórki.
Główny
Księgowy
Wydział
Oddział Finansowy
Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy

4. Polecenie wyjazdu
Oddział Kadr 1 Delegowany Na 1 dzień przed Bezpośredni Oddział Finansowy Prezes Sądu
służbowego
wyjazdem
przełożony
Okręgowego
Rozliczenie wyjazdu Delegowany 1 Oddział Finansowy Na 1 dzień po Jednostka docelowa Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
przyjeździe
Okręgowego,
Główny
Księgowy
5. Rozliczenie zaliczki
Zaliczkobiorca 1 Oddział Finansowy 14 dni po realizacji Kierownik Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
jednorazowej
Komórki zlecającej
Okręgowego,
Główny
Księgowy
6. Rozliczenie zaliczki stałej Zaliczkobiorca 1 Oddział Finansowy Do 20 grudnia Kierownik Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Komórki zlecającej
Okręgowego,
Główny
Księgowy
7. Polecenie wypłaty zapomóg Samodzielna Sekcja 2 - Oddział Finansowy Po sporządzeniu Samodzielna Sekcja Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
losowych, „wczasów pod ds. Socjalnych
- Samodzielna Sekcja ds.
ds. Socjalnych
Okręgowego,
gruszą” itp.
Socjalnych
Główny
Księgowy
Umowy o udzielenie pożyczki Samodzielna Sekcja 3 - adresat,
Po podpisaniu Samodzielna Sekcja Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
mieszkaniowej
ds. Socjalnych
- Oddział Finansowy, umowy
ds. Socjalnych
Okręgowego,
- Samodzielna Sekcja ds.
Dyrektor Sądu
Główny
Socjalnych
Okręgowego
Księgowy
8. Noty obciążeniowe
Upoważniony 3 - osoba, instytucja, którą 2 dni po otrzymaniu Kierownik Oddział Finansowy Główny
wystawione na zewnątrz pracownik danej
obciążamy,
dokumentacji właściwej komórki
Księgowy
komórki
- Oddział Finansowy,
- akta sprawy.
9. Polecenie księgowania Upoważniony 2 - Oddział Finansowy, W miarę potrzeb Upoważniony Oddział Finansowy Główny
pracownik Oddziału - akta sprawy.
pracownik,
Księgowy
Finansowego
Oddział Finansowy
10. Zarządzenie wypłaty
Wydziały Sądu 2 - Oddział Finansowy, Niezwłocznie po Przewodniczący Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
należności dla: świadków, Okręgowego
- akta sprawy.
otrzymaniu
Wydziału
Okręgowego,
biegłych, tłumaczy,
Główny
adwokatów, kuratorów oraz
stron w postępowaniu
sądowym
Księgowy
38

11. Dowody związane z
zamówieniami publicznymi na
roboty, dostawy i usługi:
a) umowy, zamówienia /poza
zabezpieczeniem należytego
wykonania umów/
Oddział Gospodarczy
po akceptacji
Samodzielnej Sekcji
ds. Zamówień
Publicznych oraz
Radcy Prawnego w
przypadku umów i
Dyrektora Sądu.
b) faktury, rachunki, Oddział Gospodarczy
po otrzymaniu od
dostawcy,
Oddział Inwestycji i
Remontów po
zakończeniu zadania
inwestycyjnego lub
prac remontowych
Oddz. Informatyczny
po otrzymaniu od
dostawcy,
Biblioteka Sądu
Okręgowego po
otrzymaniu od
12. Dowody kasowe: czeki
gotówkowe i rozrachunkowe,
polecenia przelewu, raporty
kasowe itp.
dostawcy.
Oddział Finansowy Wg
odręb
nych
przep
isów
3 - dostawca,
- Oddział Finansowy,
- Oddział
Gospodarczy /akta
sprawy/.
2 - Oddział Finansowy,
- Oddział
Gospodarczy /akta
sprawy/,
- Oddział Inwestycji i
Remontów,
- Oddział Informatyczny,
- Biblioteka Sądu
Okręgowego.
W uzgodnieniu z
dostawcą
2 dni po otrzymaniu
faktury
Wg odrębnych przepisów W określonych
przepisami terminach
39
Dyrektor Sądu
Okręgowego
Kierownik
Oddziału
Gospodarczego,
Kierownik
Oddziału Inwestycji
i Remontów,
Kierownik
Oddziału
Administracyj-
nego, Kierownik
Oddziału
Informatycznego ,
Kierownik
Biblioteki
Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny Księgowy
Oddział Finansowy Główny
Księgowy
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy

13. Dowody związane z
gospodarką materiałowo-
magazynową:
a) dowód przyjęcia materiału
„Pz”,
b) dowód pobrania materiałów
„Rw” lub przedmiotów,
c) dowód wydania materiałów
„Wz”,
d) dowód ponownego
przyjęcia do magazynu,
zwrotu do magazynu „Zw”.
14. Dokumenty obrotu środkami
trwałymi:
a) protokół przyjęcia środka
„OT”,
b) protokół zdawczo-
odbiorczy środka trwałego
„PT”,
c) protokół likwidacji środka
trwałego „LT”,
d)zmiana użytkowania środka
trwałego.
Oddział Gospodarczy 3 - księgowość,
-zaopatrzenie,
- magazyn.
Komórka składająca
zamówienie
4 -księgowość,
- pobierający,
- magazynier,
- inwentarz.
Oddział Gospodarczy 5 - księgowość 1- 3 egz.,
- odbiorca,
- magazynier.
Oddział Gospodarczy 3 - księgowość,
- oddający,
- magazynier.
Oddział Gospodarczy 2 - księgowość,
- inwentarz.
Oddział Gospodarczy 4 - księgowość 1- 3 egz.,
- inwentarz.
Oddział Gospodarczy 2 - księgowość,
- inwentarz.
Oddział Gospodarczy 3 - księgowość,
- przyjmujący,
- inwentarz.
40
Na drugi dzień po
przyjęciu materiałów
Kierownik
Oddziału
Gospodarczego
W dniu wystawienia Kierownik
Oddziału
Gospodarczego
W dniu wystawienia Kierownik
Oddziału
Gospodarczego
W dniu wystawienia Kierownik
Oddziału
Gospodarczego
W dniu sporządzenia Dyrektor Sądu
Okręgowego
W dniu sporządzenia Dyrektor Sądu
Okręgowego
W dniu sporządzenia Dyrektor Sądu
Okręgowego
W dniu sporządzenia Dyrektor Sądu
Okręgowego
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy

15. Arkusz spisu z natury Zespół spisowy 3 - Przewodniczący Komisji
Inwentaryzacyjnej
- Oddział Gospodarczy,
- księgowość.
16. Protokół różnic
inwentaryzacyjnych
17. Rozliczenie opłat pocztowych Oddział
Administracyjny
18. Wykaz wadium podlegającego
zwrotowi
19. Protokół przydatności do
dalszego użytkowania lub
likwidacji
20. Projekt reklamacji przyjętych
materiałów
Oddział Finansowy 3 - Przewodniczący Komisji
Inwentaryzacyjnej,
- Oddział Gospodarczy,
Samodzielna Sekcja
ds. Zamówień
Publicznych
Komisja powołana
przez Dyrektora Sądu
Okręgowego
Komisja powołana
przez Dyrektora Sądu
Okręgowego
- księgowość.
W wyznaczonym
dniu po zakończeniu
2- go dnia po
sporządzeniu
protokołu
1 Oddział Finansowy 2- go dnia po
otrzymaniu
3 - Oddział Finansowy,
- akta sprawy,
- właściwa komórka.
3 - Oddział Finansowy,
- Oddział Gospodarczy,
- teczka akt.
3 - dostawca,
- Oddział Finansowy,
- Oddział
Gospodarczy /magazynier/
41
- po upływie okresu
związania ofertą,
- po zawarciu umowy
i wniesieniu
zabezpieczenia,
- w przypadku
unieważnienia
postępowania,
- na wniosek
wykonawcy
2 razy w roku do
30.06 i 31.12
Następnego dnia po
sporządzeniu
Przewodniczący
Zespołu
Przewodniczący
Komisji
Inwentaryzacyjnej
Oddział Finansowy Główny
Księgowy
Oddział Finansowy Prezes Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy
Biuro Podawcze Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy
Samodzielna Sekcja
ds. Zamówień
Publicznych
Oddział
Gospodarczy
Oddział
Gospodarczy
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego

21. Przekwalifikowanie środków
trwałych na wyposażenie lub
wyposażenia na środek trwały
22. Zabezpieczenie należytego
wykonania umowy.
23. Kary umowne ( np. za
niedotrzymanie terminu
umowy, za nie usunięcie wad i
usterek, za odstąpienie od
umowy )
Komisja powołana
przez Dyrektora Sądu
Okręgowego
Oddział Inwestycji i
Remontów
Oddział
Gospodarczy,
Oddział Inwestycji i
Remontów lub inna
właściwa Komórka
4 - Oddział Finansowy,
- użytkownik,
- Oddział Gospodarczy,
-teczka akt
3 - Oddział Finansowy,
- Oddział Inwestycji i
Remontów,
- teczka akt
3 - Oddział Finansowy,
- Oddział Gospodarczy,
- Oddział Inwestycji i
Remontów lub inna
właściwa Komórka
42
Następnego dnia po
sporządzeniu
- w terminie 30 dni
od dnia wykonania
zamówienia, z
wyjątkiem kwoty
pozostawionej na
zabezpieczenie
roszczeń z tytułu
rękojmi ( do 30 %
wysokości
zabezpieczenia),
kwotę zwraca się do
15 dnia po upływie
okresu rękojmi.
W terminie
wynikającym z
umowy
Oddział
Gospodarczy
Oddział Inwestycji i
Remontów
Oddział
Gospodarczy,
Oddział Inwestycji i
Remontów lub inna
właściwa Komórka
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy
Oddział Finansowy Dyrektor Sądu
Okręgowego,
Główny
Księgowy

Załącznik nr 3 do Instrukcji obiegu dowodów finansowo –
księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym
w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu
Okręgowego w Warszawie Nr …/09 z dnia …maja 2009 r.
Wykaz otwartych rachunków bankowych Sądu Okręgowego Warszawie
1. NBP O/O Warszawa
Część 15
dysponent II stopnia
72 1010 1010 0402 5322 3000 0000 wydatki budżetowe
22 1010 1010 0402 5322 3100 0000 dochody budżetowe
Część 15 dysponent III stopnia
57 1010 1010 0402 1122 3000 0000 wydatki budżetowe
07 1010 1010 0402 1122 3100 0000 dochody budżetowe
Część 37
dysponent II stopnia
49 1010 1010 0402 0822 3000 0000 wydatki budżetowe
96 1010 1010 0402 0822 3100 0000 dochody budżetowe
dysponent III stopnia
94 1010 1010 0402 3722 3000 0000 wydatki budżetowe
44 1010 1010 0402 3722 3100 0000 dochody budżetowe
50 1010 1010 0402 1118 9840 0000 pomoc postpenitencjarna
14 1010 1023 7102 1515 7197 8000 rachunek walutowy euro
2. BANK PEKAO S.A.
40 1240 6247 1111 0000 4977 8704 depozyty-zaliczki sądowe
89 1240 6247 1111 0000 4973 1262 wadia
65 1240 6247 1111 0000 4975 0609 wspólny rachunek zfśs
66 1240 5918 1111 0010 2298 8091 zfśs Sądu Okręgowego
57 1240 6247 1111 0000 4975 9774 kaucje i depozyty gwarancyjne
10 1240 6247 1978 0000 4977 0232 rachunek walutowy EURO
53 1240 6247 1787 0000 4976 3973 rachunek walutowy USD

Załącznik nr 4 do Instrukcji obiegu dowodów finansowo –
księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym
w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu
Okręgowego w Warszawie Nr…/09 z dnia ..maja 2009 r.
Wykaz osób upoważnionych do sporządzania, podpisywania i składania poleceń
przelewu w bankach prowadzących obsługę bankową Sądu Okręgowego Warszawie
LP Czynność Imię i nazwisko
osoby
sporządzającej
1.
2
3
4
Depozyty wartościowe
Imię i nazwisko osoby
podpisującej dyspozycję
(I kol. Wzoru karty
podpisu)
NBP – wydatki i dochody budżetowe
NBP – Fundusz pomocy pospenitancjarnej
Bank Pekao SA
Imię i nazwisko
osoby podpisującej
dyspozycję
(I kol. Wzoru karty
podpisu)

Załącznik nr 5 do Instrukcji obiegu dowodów finansowo –
księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym
w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu
Okręgowego w Warszawie Nr …/09 z dnia ….maja 2009 r.
Warszawa, …………… 20.. r.
Narodowy Bank Polski
Oddział Okręgowy
w Warszawie
Prosimy o potwierdzenie czeku rozrachunkowego zupełnego
Nr ………………….. na kwotę ……………… zł.
i dokonanie z tego tytułu blokady na naszym rachunku
numer ……………………………………. wysokości …………….. zł.
Do odbioru upoważniamy Panią ………………….. legitymującą się
numerem dowodu osobistego ……………………. .

Załącznik nr6 do Instrukcji obiegu dowodów finansowo –
księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym
w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu
Okręgowego w Warszawie Nr…/09 z dnia ..maja 2009 r.
WNIOSEK NA ZALICZKĘ
Imię i nazwisko Stanowisko służbowe:
Komórka organizacyjna: Data:
Proszę o wypłacenie mnie zaliczki wg poniższej specyfikacji
…………………………………………….
Nazwa materiału lub usługi: Ilość Kwota
…………………………………….
………………………………………
………………………………………
………………………………………
………………………………………
………………………………………
Razem
Konto
Winien
………………
………………
………………
………………
………………
………………
………………
ZALICZKA
W kwocie zł.
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………
……………………
Konto
Ma
Słownie zł. ………………………………………………………………………………
Sprawdzono pod względem
merytorycznym
Sprawdzono pod względem formalnym
i rachunkowym
Główny Księgowy
Zatwierdzam do wypłaty
Dyrektor Sądu Okręgowego
data podpis data podpis data podpis
Zaliczkę wypłacono
……………………………
data i podpis
Powyższą zaliczkę otrzymałam/em i zobowiązuje się
rozliczyć w terminie do dnia …………………….r.
upoważniając równocześnie do potrącenia kwoty
nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty
wynagrodzenia .
……………………………..
podpis zaliczkobiorcy

Załącznik nr 7 do Instrukcji obiegu dowodów finansowo –
księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym
w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu
Okręgowego w Warszawie Nr …/09 z dnia …maja 2009 r.
ROZLICZENIE ZALICZKI
Nr dowodu
………………………………………...…..
Dnia ………………………………………………………………..……………………………………….……………
Przez …………………………………………………………………...………………………………………………………………………………….………………………………………………
Zaliczka w kwocie Załączone dowody sprawdzone pod względem merytorycznym
Wydatkowano kwotę
( wg poniższego zestawienia)
………………………..……….…….. …………………….…….……..………………
Data podpis
Do wypłaty / Do zwrotu Zestawienie i załączone dowody sprawdzono pod względem
formalnym i rachunkowym
Ilość zał.
…………………………. …………………………….……..
Data podpis pobierającego
……………………………………….. ……... ………………………………………..
Data podpis
Zatwierdzono do wypłaty …………………………………………………….……………………………………………………………………….
Konto W-n Symbol podz.
Klasyfikacyj. §
Razem
K-to Ma Zaliczka
Do wypłaty / Do zwrotu
Kwota Główny księgowy
zł gr
…………………………. ……….………….………
Data podpis
Dyrektor
……….…………………. ………….………..………..
Data podpis
Słownie…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………
Wpłacono niewydatkowaną kwotę
………………………………………………………..…………………………………………
Słownie ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………..….…..
Data i podpis kasjera
……………………………………………
RK
………………………………………………..…………
Data i podpis pobierającego
L.p. Zestawienie wydatków Kwota
Nr faktury Z dnia § Za zł
1. 4210
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Razem

Załącznik nr8 do Instrukcji obiegu dowodów finansowo –
księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym
w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu
Okręgowego w Warszawie Nr …/09 z dnia …maja 2009 r.
ROZLICZENIE KOSZTÓW PRZEJAZDU
ZA OKRES OD………….…..……DO…………………..……
SĘDZIEGO:……………………………………………………………………………………………………………..
zam. …………………………………………………………………………………………………………………….
WYJAZD PRZYJAZD
Miejscowość Data Miejscowość Data
Środek
lokomocji
Koszty przejazdu
w złotych
Razem koszty przejazdu
Razem do wypłaty
Słownie złotych:………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
(podpis osoby zainteresowanej)
Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym Sprawdzono pod względem merytorycznym
dnia………………………………………… dnia………………………………………………
Zatwierdzono na sumę zł…………………..gr……….
Kwituję odbiór zł …………………………………… słownie……………………………………………………
słownie………………………………………………. ……………………………………………………………
……………………………………………………….. Do wypłaty z sum………………………………………
część……dział…..…rozdział…..…..§ ……..poz…....
data…………………... podpis…………………… Dnia………………………………………………….
Gł. Księgowy Dyrektor Sądu

Załącznik nr 9 do Instrukcji obiegu dowodów finansowo –
księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym
w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu
Okręgowego w Warszawie Nr …/09 z dnia ..maja 2009r
Wykaz osób odpowiedzialnych za gospodarkę magazynową
obowiązujący od dnia ………………..
Lp Rodzaj magazynu Magazynier
imię i nazwisko
Magazyn druków Wojciech
Gromczewski
Magazyn biurowy Hanna
Borkowska
Magazyn
materiałów
czystościowych
Magazyn
odzieżowy
Magazyn
techniczny
Magazyn
inwentarza
Piotr Luwierski
Grażyna
Rejnowicz
Grażyna
Rejnowicz
Andrzej
Masłowski
Iwona Rybicka
Elżbieta
Maliszewska
Agnieszka
Sujkowska
Osoba
zatwierdzająca
dowody
magazynowe
Kierownik
Oddziału
Gospodarczego –
Dorota
Ludwiniak
Zastępca
Kierownika
Oddziału
Gospodarczego -
Prowadzący
ewidencję ilościowowartościową
Uzgodnienia
ewidencji
wartościowej z
ilościowo-
wartościową
-
Hanna Bernaciak …………………
Hanna Bernaciak …………………
Hanna Bernaciak …………………
Hanna Bernaciak …………………
Maria
Żuk………………… …………………

Sąd Okręgowy w Warszawie
Al. Solidarności 127
00-898 Warszawa
Załącznik nr 10 do Instrukcji obiegu dowodów finansowo –
księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym
w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu
Okręgowego w Warszawie Nr …/09 z dnia ….maja 2009 r.
Warszawa, dnia…………………..
Polecenie wypłaty wydane na podstawie wyroku Sądu Okręgowego w
Warszawie ….… Wydziału ……………….. z dnia……………………, w sprawie
sygn. akt ………..................
z powództwa ..........................................................zam.
….................................................
…………………………………………………………
Kwota zasądzona wyrokiem:……………………………………………………………….
Odsetki:
Podstawa naliczenia odsetek ................................. zł
Liczba dni od ............................... do ……...........................- ............ dni
%* x dni
.................................... x --------------------------------- = ..............................................
365
Odszkodowanie z odsetkami wynosi zł ....................................................................
Podstawa naliczenia p.d o.f. ………………………………
p.d.o.f…………………………………………………………
Do wypłaty……………………………………………………….
Sporządził: ……………………….
Sprawdził pod względem formalnym i rachunkowym…………………………..
Zatwierdzono na sumę zł………………………………. słownie:………………….
……………………………….
…………………………………………………………..
Do wypłaty z sum budżetowych Cz. 15 dz. 755 rozdz. 75595 § 4590
Dnia.…………………………………………………….
Główny Księgowy Dyrektor Sądu

Zapłacono czekiem – przelewem Nr ………………….. z dn. …………………………….
Załączniki:
Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie, ..….. Wydziału …………. z dnia……………………Sygn. akt
….………………………………..
_________________________________________________________________________________
________
Dekretacja
400 – 1 - 5- - 4 – 4590 - ….. - ….. 201 – 5 – 10
400 – 1 – 5 – 4-- - 4590 - …. - ….. 201 – 5 – 10
Do ujęcia w księgach w miesiącu…………………………………
Zatwierdził:
Sporządził:
*wysokość odsetek ustawowych podawana jest w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie określenia
wysokości odsetek ustawowych i publikowana w Dzienniku Ustaw.
Od 15 grudnia 2008 r. wysokość odsetek ustawowych wynosi 13% w stosunku rocznym
( Dz. U. Nr 220, poz. 1434 ).

Sąd Okręgowy w Warszawie
Oddział Finansowy
Al. Solidarności 127
00 –898 Warszawa
OF -
Załącznik nr 11 do Instrukcji obiegu dowodów finansowo –
księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym
w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu
Okręgowego w Warszawie Nr …/09 …/09 z dnia …maja …maja 2009 r.
Fax
Tel.
Pan/ Pani
………………..
………….…….
………………..
Oddział Finansowy Sądu Okręgowego w Warszawie uprzejmie przesyła formularz –
oświadczenie podatkowe z prośbą o wypełnienie i odesłanie na nasz adres.
Powyższe dane są niezbędne do przygotowania stosownej wypłaty i informacji PIT……..
za rok ……..
OŚWIADCZENIE PODATKOWE
……………………………………….
.
Podpis osoby sporządzającej
Nr NIP ........................................................PESEL…………….................................
Nazwisko.................................................... Imię .....................................................
Data urodzenia ..............................................
Województwo ..................................... Powiat ..............................................
Gmina:………………………
Kod ....................................... Miejscowość ...............................................
ul. .................................................... nr domu.................... nr lokalu..................
Aktualny nr rachunku bankowego ............................................................................
Urząd Skarbowy .........................................................................................................
Data ............................ Podpis .......................................tel. kontaktowy ………………….

...................................................
(nazwa jednostki – pieczęć)
Załącznik nr 12 do Instrukcji obiegu dowodów finansowo –
księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym
w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu
Okręgowego w Warszawie Nr …/09 z dnia …maja 2009 r.
Wykaz akt finansowo-księgowych
według grup tematycznych
i archiwizowania dokumentów księgowych
w Sądzie Okręgowym w Warszawie
Symbole
Klasyfikacji Hasła klasyfikacyjne
Kategoria
Archiwalna
III IV
1. 2. 3. 4.