ZARZADZENIE NR A 2 /09 DYREKTOR - Sąd Okręgowy w Warszawie

4. Dostawy środków transportowych, wyposażenia, maszyn i urządzeń przekazanych do
użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być udokumentowane fakturami
dostawców zgodnie z zamówieniami oraz dołączonymi do faktur dowodami "OT" -
przyjęcia środka trwałego względnie, jeżeli w ramach pierwszego wyposażenia nabyto
środki obrotowe, zamiast dowodu "OT" wystawia się dowód "PZ", na którym trzeba
zaznaczyć słowo "inwestycja".
5. W omawianym przypadku dowody "OT" i "PZ" stanowią również podstawę do
zaewidencjonowania operacji w zakresie inwestycji zakończonych oraz przychodu
środków trwałych obrotowych.
6. Przy pracach projektowo – kosztorysowych do faktur wykonawcy powinien być
dołączony protokół przyjęcia wykonanej dokumentacji. W protokole tym należy umieścić
dane dotyczące komórki (osoby), której powierzono określone zadania w zakresie
czynności.
7. Następnie w przypadku zadań inwestycyjnych po opracowaniu dokumentacji projektowo
– kosztorysowej, winna ona być sprawdzona pod kątem zgodności z obowiązującymi
przepisami, normami oraz kompletności z punktu widzenia celu, któremu ma służyć.
8. Końcową fazą tego etapu jest odbycie posiedzenia Komisji Techniczno – Ekonomicznej,
która wnioskuje w protokole przyjęcie i akceptację zadania inwestycyjnego.
9. W zakresie robót budowlano – montażowych oraz nakładów na remonty, do faktur
wykonawcy powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót,
elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys powykonawczy / w przypadku
ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu powykonawczego /.
10. Fakturę z tytułu wykonanych robót i usług budowlano – montażowych, projektowych,
nadzoru, zastępstwa itp. otrzymuje i prowadzi rejestr faktur upoważniony pracownik
Oddziału Inwestycji i Remontów.
11. Po przyjęciu faktury przez Oddział Inwestycji i Remontów, Kierownik Oddziału
Inwestycji i Remontów / lub upoważniony pracownik / sprawdza dokument pod
względem merytorycznym, co obejmuje również prawidłowość obmiarów, wyceny robót i
usług, oraz rozliczenie materiałów (w przypadku ustanowienia Inwestora zastępczego
prawidłowość obmiarów, wyceny robót, usług i materiałów dokonuje inspektor nadzoru z
ramienia Inwestora zstępczego a pracownik Oddziału Inwestycji i Remontów potwierdza
wykonanie tych czynności) i odnotowuje wartość robót i usług na kontach prowadzonych
dla poszczególnych obiektów.
12. Faktura następnie przekazywana jest do Oddziału Finansowego, gdzie jest sprawdzana
pod względem formalnym i rachunkowym oraz przedstawiana do podpisu Dyrektorowi
Sądu Okręgowego i Głównemu Księgowemu .
13. Po zatwierdzeniu dowodu do wypłaty upoważniony pracownik Oddziału Finansowego
przygotowuje realizację należności.
14. Dowód dostawy (faktura zakupu materiałów budowlanych, elementów pierwszego i
całkowitego wyposażenia otrzymuje Oddział Inwestycji i Remontów oraz magazynier.
15. Po przyjęciu materiałów magazynier sporządza w trzech egzemplarzach dowód przyjęcia
materiałów "Pz" , który stanowi podstawę zaksięgowania materiałów w kartotece
magazynowej. Oryginał i kopię dowodu "Pz" magazynier przekazuje niezwłocznie do
Oddziału Inwestycji i Remontów, zaś trzeci egzemplarz pozostaje w aktach magazynu.
16. Po otrzymaniu faktury za dostarczone materiały, Kierownik Oddziału Inwestycji i
Remontów lub upoważniony pracownik sprawdza dokument pod względem
merytorycznym i po dołączeniu do oryginału "Pz" przekazuje niezwłocznie do Oddziału
Finansowego, po uprzednim zarejestrowaniu.
25