ZARZADZENIE NR A 2 /09 DYREKTOR - Sąd Okręgowy w Warszawie

1) dowód KW wystawiany jest przez kasjera bądź pracownika Oddziału Finansowego w
systemie komputerowym jako dowód zastępczy w przypadku nie podjętych należności
na podstawie dowodów źródłowych, zatwierdzonych przez upoważnione osoby;
2) dowód wystawia się w trzech egzemplarzach:
− oryginał dołączony jest do raportu kasowego,
− pierwsza kopia wręczana jest osobie, której wypłaca się należność,
− druga kopia pozostaje pod kopią raportu kasowego;
3) osoba wystawiająca dowód „KW” wpisuje następujące dane:
− datę wypłaty,
− nazwisko i imię (nazwę) oraz adres osoby, na rzecz której dokonuje się wypłaty,
− tytuł wypłaty,
− kwotę wypłaty cyframi i słownie;
4) oryginał zastępczego dowodu KW podpisują: kasjer jako osoba wypłacająca oraz
osoba, która należność pobiera.
4. Raport kasowy
1) raport kasowy jest znormalizowanym drukiem powszechnego użytku, prowadzonym z
podziałem dla poszczególnych obrotów kasowych, o którym mowa w Instrukcji
Kasowej wprowadzonej zarządzeniem Nr 17/09 Dyrektora Sądu Okręgowego w
Warszawie z dnia 6 maja 2009r. w sprawie Instrukcji gospodarki kasowej w Sądzie
Okręgowym w Warszawie;
2) raport kasowy generowany jest przez kasjera w systemie komputerowym, drukowany
jest w dwóch egzemplarzach:
− oryginał przekazywany wraz z dowodami wpłat i wypłat do Oddziału Finansowego
za pokwitowaniem;
− kopia przechowywana jest w teczkach w układzie chronologicznym dla danego
rodzaju obrotów kasowych;
3) szczegółowe zasady sporządzania raportów kasowych nie omówione w niniejszej
Instrukcji, zawarte są w Instrukcji Kasowej.
5. Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek
1) udzielanie zaliczek pracownikom powinno następować w sposób celowy i oszczędny,
z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z poczynionych nakładów.
Zaliczki mogą być udzielane na dokonanie bieżących zakupów materiałów przez
pracowników Sądu, w ramach powierzonych obowiązków;
2) zakupy dokonywane z zaliczek powinny być ograniczone do niezbędnego minimum,
jedynie w nagłych przypadkach lub w sytuacji gdy należność musi być dokonana w
formie gotówkowej;
3) zaliczki wypłacane są na podstawie prawidłowo wypełnionego, sprawdzonego
i zaakceptowanego wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj
zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Druk wniosku o zaliczkę stanowi
załącznik Nr 6 do niniejszej Instrukcji;
4) zaliczki jednorazowe podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie 14 dni od daty
pobrania, natomiast zaliczki stałe nie później niż do 20 grudnia danego roku
budżetowego. Druk rozliczenia zaliczki stanowi załącznik Nr 7 do niniejszej
Instrukcji;
5) zaliczki stałe są wypłacane:
− na realizowanie opłat pocztowych przez pracowników Biura Podawczego Sądu,
− na zakupy realizowane przez pracowników sekretariatów Prezesów Sądu,
6) wniosek o zaliczkę oraz rozliczenie zaliczki jest sprawdzane i zatwierdzane zgodnie z
wymogami dla innych dowodów księgowych, a dokonane czynności są potwierdzone
podpisami upoważnionych osób wraz ze wskazaniem daty dokonania czynności;
12