ZARZADZENIE NR A 2 /09 DYREKTOR - Sąd Okręgowy w Warszawie

Finansowego, w celu realizacji w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze od daty
wpływu do Sądu;
2) pracownicy merytoryczni zobowiązani są do sprawdzenia faktur pod względem
merytorycznym (sposób i zakres kontroli merytorycznej opisany został w § 12);
3) na odwrocie dowodów zakupu umieszcza się:
− dokładny opis operacji gospodarczej, czego dotyczy zakup i ewentualne
przeznaczenie (opis : zakup zgodny z zamówieniem lub potwierdzam zakup wg
drugostronnie wymienionej specyfikacji jest niewystarczający),
− z jakich środków będzie dokonywany wydatek (bieżące czy inwestycyjne), a w
przypadku faktur dotyczących wydatków inwestycyjnych wskazanie zadania
inwestycyjnego,
− wskazanie paragrafu, z którego wydatek ma być dokonany,
− wskazanie umowy, zgodnie z którą zakup został dokonany,
− zarejestrowanie zakupu przez Samodzielną Sekcję ds. Zamówień Publicznych, w
przypadku zakupu dokonanego bezumownie;
4) na dowód potwierdzenia prawidłowości danych umieszczonych na fakturze,
pracownicy merytoryczni składają swój podpis i wpisują datę dokonania
w/w czynności. Następnie tak zatwierdzoną fakturę wraz z dowodem „OT” – w
przypadku faktur zakupowych - przekazuje się do Oddziału Finansowego
za pokwitowaniem odbioru (data i podpis) celem zaksięgowania i zapłaty;
5) w przypadku środków trwałych przyjętych do magazynu faktura opisana powinna być
przekazana do Oddziału Finansowego wraz z oryginałem dowodu przyjęcia do
magazynu;
6) osoby odpowiedzialne za sprawdzanie dokumentów są obowiązane niezwłocznie
dokonać wszelkich czynności związanych z rejestracją i sprawdzaniem dowodów
zakupu (faktur, rachunków), w celu uniknięcia opóźnienia i niedotrzymania terminów
płatności;
7) pracownicy księgowości, odpowiedzialni za ewidencjonowanie faktur w odpowiednich
urządzeniach księgowych, zobowiązani są do ich ujęcia w zbiorach w porządku
chronologicznym tak, aby spełniały wymogi określone w art. 24 ustawy o
rachunkowości.
Rozdział XIII
Ewidencja zakupów inwestycyjnych
§ 33
1. Zasady stosowane przy opracowywaniu i obiegu dokumentów dotyczące działalności
inwestycyjnej i remontów / np. w zakresie środków pieniężnych, rozrachunków / nie
odbiegają od ogólnie obowiązujących zasad, które należy stosować podobnie jak w
zakresie działalności eksploatacyjnej.
2. Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących
rozpoczętych inwestycji i remontów są :
1) zawarte umowy, wraz z ewentualnymi aneksami,
2) zawarte porozumienia, wraz z ewentualnymi aneksami,
3) faktury zewnętrzne dostawców oraz wykonawców,
4) dowody wydania materiałów.
3. Oddział Finansowy prowadzi ewidencję analityczną dla każdego rozpoczętego zadania
inwestycyjnego. Po zakończeniu zadania inwestycyjnego dokonuje całkowitego
rozliczenia inwestycji w uzgodnieniu z Kierownikiem Oddziału Inwestycji i Remontów
lub upoważnioną osobą, przy akceptacji Dyrektora Sądu lub jego Zastępcy.
24