ZARZADZENIE NR A 2 /09 DYREKTOR - Sąd Okręgowy w Warszawie

§ 13
1. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony
w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie
przepisami, czy operacja gospodarcza została poddana kontroli merytorycznej oraz czy
dowód jest wolny od błędów rachunkowych.
2. Kontrola, o której mowa w ust. 1 polega w szczególności na sprawdzeniu:
1) czy dowód posiada cechy wymagane ustawą o rachunkowości (art. 21);
2) czy dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami stron biorących udział w
zdarzeniu;
3) czy dokonano kontroli pod względem merytorycznym;
4) czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych.
3. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania
dokumentu posiadającego wady formalne i merytoryczne.
4. Kontrolujący, na dowód dokonania kontroli formalno-rachunkowej, zamieszcza na
odwrocie dokumentu klauzulę – Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym
oraz datę i własnoręczny podpis.
5. Do kontrolującego należy również przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia,
poprzez wprowadzenie do klauzuli zatwierdzającej, kwoty (na którą opiewa dowód)
wyrażonej liczbowo i słownie oraz zadbanie o to, żeby dowód księgowy został
zakwalifikowany i zatwierdzony (przed zaksięgowaniem) do ujęcia w księgach
rachunkowych przez Głównego Księgowego lub osobę przez niego upoważnioną.
6. Osoba przeprowadzająca kontrolę formalną ustala także, jakiej podziałki klasyfikacji
budżetowej dana operacja dotyczy. W przypadku trudności z jednoznacznym
przypisaniem danej operacji gospodarczej lub finansowej do konkretnej części, działu,
rozdziału czy paragrafu, pracownik dokonujący klasyfikacji jest zobowiązany do
skonsultowania się z Głównym Księgowym, który winien jest wskazać podziałkę
klasyfikacji i potwierdzić to swoim podpisem. W przypadku nieobecności Głównego
Księgowego zatwierdzenia mogą dokonać osoby przez niego upoważnione, zgodnie z
zakresem czynności lub na podstawie upoważnienia na piśmie.
§ 14
1. Po sprawdzeniu merytorycznym i formalno - rachunkowym dowód podlega kontroli
wstępnej, którą przeprowadza Główny Księgowy w ramach obowiązków wynikających z
odrębnych przepisów. Kontrola ta obejmuje kontrolę w zakresie zgodności operacji
gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kontrolę kompletności i
rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
2. Złożenie podpisu przez Głównego Księgowego na dowodach księgowych, obok podpisu
pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:
1) nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników
oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem;
2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno – rachunkowej rzetelności
i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;
3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz
harmonogramie wydatków, a Sąd posiada środki finansowe na ich pokrycie.
3. Główny Księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości podczas dokonywania oceny
dokumentu, przed złożeniem podpisu, zwraca dokument właściwemu rzeczowo
pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.
O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach Główny Księgowy zawiadamia na
piśmie Dyrektora Sądu, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo
wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.
6