Helhedsplan for Fredensborg Boligselskabs afdelinger ... - Vibo

kontaktpersonerne for ”unge som ejendomsfunktionærer”
Opgaver, ansvar og kompetencer
Følgegrupperne er centrale for at sikre en levende og tværgående dialog mellem beboerne,
ansatte og andre, der er aktive i de enkelte indsatsområder. Følgegrupperne kan foreslå
og konkret varetage igangsættelsen af nye delprojekter indenfor en, af styregruppen,
nærmere fastsat temamæssig og økonomisk ramme. Hvis forslagene ligger udenfor denne
ramme, skal de godkendes i Styregruppen.
Mødeaktivitet
De faglige følgegrupper mødes én gang månedligt eller efter behov. Desuden deltager de i
den årlige netværkskonference (se nedenfor)
Projektsekretariatet
Projektsekretariatet er det daglige omdrejningspunkt for Helhedsplanens aktiviteter med
ansvaret for fremdrift, administration og koordinering af den samlede indsats. Sekretariatet
får kontor- og mødefaciliteter i Basen for helhedsplanen.
Medlemmer
I sekretariatet er ansat en sekretariatsleder på fuld tid samt en administrativ medarbejder
på deltid.
Opgaver, ansvar og kompetencer
Projektsekretariatet får ansvaret for projekt- og procesledelsen, hvilket overordnet består i
dels sekretariatsbistand til styregruppen og dels løbende opfølgning, hvor det sikres, at
tidsplanen overholdes, og at der følges op på helhedsplanens succeskriterier. Samtidig er
det sekretariatslederens opgave at sørge for, at parterne i de respektive delprojekter er
informeret om styregruppens beslutninger, og at styregruppen løbende orienteres om status
på de enkelte delprojekter. Herudover har sekretariatslederen det daglige personalemæssige
ansvar for medarbejdere ansat under helhedsplanen.
Sekretariatslederen afholder løbende møder efter en fast plan med de faglige følgegrupper
samt repræsentanter fra de forskellige delprojekter med henblik på at støtte aktiviteterne
og afklare eventuelle spørgsmål og problemer. På den måde er sekretariatslederen inddraget
i og ansvarlig for den daglige drift af delprojekterne.
Sekretariatslederen er endvidere i samarbejde med de faglige følgegrupper ansvarlig for at
igangsætte nye projekter og fastholde den løbende udvikling af Helhedsplanens vision og
formål.
Hvert kvartal udarbejdes et statusnotat, som skal danne udgangspunkt for debat m.m. i
styregruppen. Det overordnede ansvar for udarbejdelsen af statusnotaterne ligger hos
sekretariatslederen.
66