Pulsen januar 2013 som PDF - Aarhus Universitetshospital

– Det er en succeshistorie. Helt bestemt,
siger sekretær Britta Eriksen med et stort
smil.
Langt mellem klagerne
I starten var modtagelsen nok lidt lunken
her og der, men ledelsen har bakket op hele
vejen og klart meldt ud på personalemøder,
at det forventes, at alle medarbejdere er på
afdelingens intranetsider mindst to gange
om ugen for at orientere sig om nyheder fra
afdelingen.
I dag oplever de tre samstemmende,
at der er langt mellem klagerne. De fleste
gruppe-mails er døde og ligger kun online.
Det samme gælder nyheder, nyt fra
afdelingsledelsen osv. På en måde fungerer
Fysioterapi- og Ergoterapiafdelingens
intranetsider som et slags fælles drev for
afdelingen. Det er stedet, som alle matrikler
har adgang til.
– Der er da stadig terapeuter, som siger:
’Kan vi ikke bare få det på en mail’. Men det
kan de ikke. Det er jo meget en vanesag,
alle er vant til at tjekke deres mails og få
informationerne den vej. Men nu skal stillingsopslag
mv. også ligge på intranettet,
og på den måde bliver det også nødvendigt
at gå derind, siger sekretær Louise Grubbe
Møller.
Faktisk begynder folk selv at henvende sig
og spørge om, hvor de kan lægge information
om dette og hint, som måske ikke har
været tænkt ind i strukturen fra starten. Det
betyder, at Fysioterapi- og Ergoterapiafdelingens
intranetsider udvider og udvikler
sig organisk. Og vokseværket har nogle
konsekvenser.
– Vi er nok nået dertil, hvor vi nu er nødt
til at få udarbejdet nogle retningslinjer. Det
lavede vi ikke fra starten, for vi ville se hvor
tingene bevægede sig hen, før vi begyndte
at skrive på dem. Nu skal vi have dem lavet,
for ellers ender det med, at folk ikke ved,
hvad de forskellige sider skal bruges til,
siger Britta Eriksen.
Intranettet er ikke venstrehåndsarbejde
Et punkt krævede dog lidt ekstra indsats
at overbevise omgivelserne om:
– Intranettet er IKKE venstrehåndsarbejde,
det kræver, at man sætter nogle
ressourcer af til det, for hvis man ikke holder
siderne opdateret, så dør de. De bliver
forældede, og så kan man lige så godt lade
være. Dét krævede lidt overbevisning, siger
Inge-Lise Bundgaard.
Og de tre forklarer, at det også er vigtigt, at
intranettet ikke bare er sort skrift på hvid
baggrund. Der skal også tænkes navigation,
hvordan folk skal finde informationerne,
og det skal også se lidt professionelt ud,
for ellers gider folk jo heller ikke at bruge
siderne.
I år går tovholderne i gang med
at kigge nærmere på statistikkerne
over, hvor meget/lidt de
enkelte sider bliver brugt. For
som Britta Eriksen konstaterer:
– En side skal jo ikke
bare være der for at
være der. Hvis der ikke
er nogen som bruger
den, kan den jo lige
så godt blive fjernet
og erstattet af nogle
sider som giver
bedre mening i
hverdagen.
Gode råd
fra Fysioterapi- og
Ergoterapiafdelingen
til andre der vil i gang
• Hold det enkelt i opstartsfasen
• Udvid løbende som behov viser sig
• Få afsat ressourcer (alfa og omega)
for hvis ikke intranetsiderne bliver
vedligeholdt så er de intet værd
• Få opbakning fra ledelsen
• Det må også gerne se godt ud
Aarhus Universitetshospital | Pulsen 01 | 2013 | 11