Dokument - Blankt DK - Frederikshavn Kommune

Indkomne spørgsmål og svar
Ref.: Offentligt EU-udbud på levering af Lovinformationssystem, nr. 2012/S 157-262490.
Udbudsbetingelserne,
afsnit 9. Vurdering af
tilbud.
Spørgsmål
I Udbudsbetingelserne, afsnit 9. Vurdering af tilbud, 9.4 Tildelingskriterier, ad 1)
– Økonomi (35%), står der i afsnittet "Tillæg":
"… Hvis et tilbud indebærer, at der skal ske konvertering af kommunens selvstændige
drev på arbejdsmarkedsområdet, herunder overførsel af indhold og
indsættelse af links m.v., vil optionen på konvertering derfor blive tillagt tilbuddets
samlede udgifter i kontraktperioden …".
Samtidig står der angivet i Bilag 3 – Tilbudsliste, afsnit 3. Optioner på ydelser:
"Obligatoriske optioner på ydelser
(Tilbudsgiver skal afgive tilbud på disse)
Konvertering af kommunens selvstændige drev på arbejdsmarkedsområdet til
CMS. Angiv samlet pris inkl. bl.a. evt. tillæg for arbejde uden for almindelig arbejdstid,
transporttid og transportomkostninger. […] kr."
Leverandøren vil gerne have uddybet sammenhængen imellem disse to forhold,
som virker modstridende?
Svar: I bilag 3 skal pris for obligatoriske optioner udfyldes – det kan udfyldes
med beløb kr. 0,00, hvis man ikke har en selvstændig pris for ydelsen. Beløbet
vil efterfølgende blive tillagt tilbuddets samlede udgifter i kontraktperioden jf.
Udbudsbetingelserne, afsnit 9.4.
Bilag 3 - Tilbudsliste Bilag 3 - Tilbudsliste, 1. Initialomkostninger: Under Systemvederlag ønskes angivet
pris på "Systemvederlag i alt". "Systemvederlag i alt" vil være forskelligt
alt efter hvilke pakker (jf. "Bilag 1 – Tilbudshæfte. Pakker"), der bydes ind på.
For at sikre fuld sammenlignelighed i tilbudsvurderingen, ønskes vejledning til,
hvorledes leverandøren skal udfylde dette felt, såfremt leverandøren byder ind
på alle tre pakker?
Samme problematik og ønske om vejledning er også gældende for feltet "Initialomkostninger
i alt" i samme afsnit samt for feltet "Løbende ydelser i alt" i afsnit
"2. Løbende ydelser".
Leverandøren foreslår, at der tilføjes to kolonner i de relevante skemaer, således
at priserne på de tre pakker angives i hver sin kolonne i samme skema?
Svar: I det reviderede udbudsmateriale er pris på ”systemvederlag i alt”
- 1 -

Bilag 4b, AFSNIT II,
3.1 Fagligt indhold
Bilag 4a AFSNIT II,
3.9, punkt 64
Bilag 4a, AFSNIT III
– KRAV TIL
OBLIGATORISKE
OPTIONER, 2. Konvertering
af Arbejdsmarkedetsdokumenter
på selvstændigt
drev
samt ”Initialomkostninger i alt” slettet. Frederikshavn Kommune vil ligeledes
slette feltet ”Løbende ydelser i alt”. Efter ovenstående rettelser findes
det ikke relevant at tilføje yderligere kolonner i bilaget. Bilag 3, rev. 1., kan hentes
på Frederikshavn Kommunes hjemmeside.
Bilag 4b, AFSNIT II, 3.1 Fagligt indhold: Arbejdsløshedsforsikringslovgivningen
ligger normalt uden for de kommunale forvaltningsområder. Dog stilles der under
"Fagområde: Social og jobcenter" krav om fortolkningshjælp vedr. emnet
"Arbejdsløshedsforsikring". Ønsker Frederikshavn Kommune at fastholde dette
krav?
Svar: Frederikshavn Kommune fastholder kravet.
Bilag 4a AFSNIT II, 3.9, punkt 64 – i kravformuleringen står:
"Hvis leverandøren har redigeret en af sine egne tekster, skal brugeren kunne
se, hvilke ændringer der er sket, uden at skulle gennemlæse begge tekster.
Dette i hvert fald i en periode efter ændringen."
Hvordan skal begrebet "egne tekster" forstås?
Er dette SagsHjælp og fortolkningshjælp udarbejdet af leverandøren?
Eller inkluderer "egne tekster" også lov- og regeltekst hvori leverandøren
indarbejder lovgivernes ændringer løbende?
Svar: Med ”Egne tekster” forstås Sagshjælp og fortolkningshjælp udarbejdet af
leverandøren.
Bilag 4a, AFSNIT III – KRAV TIL OBLIGATORISKE OPTIONER, 2. Konvertering
af Arbejdsmarkedets dokumenter på selvstændigt drev. Leverandøren ønsker,
som nævnt i listepunkterne 2 og 3, at få tilsendt oversigt og eksempler på henholdsvis
strukturer og skabeloner.
Svar: Se svar på næste spørgsmål.
Bilag 4a Bilag 4a – Kravspecifikation og skema til besvarelse af kvalitet
Afsnit III – Krav til obligatoriske optioner
Punkt 2. Konvertering af Arbejdsmarkedscentrets dokumenter på selvstændigt
drev.
Vores firma har stor erfaring med konvertering af dokumenter, men for at kunne
give et kvalificeret estimat på konverteringsopgaven, har vi behov for en
specifikation af de 3.300 dokumenter, som I forventer skal konverteres.
Specifikationen skal indeholde:
Antal dokumenter af hver enkelt dokumenttype
Overslag på hvor mange af dokumenterne som er gældende og historiske
Størrelse på dokumenterne (gennemsnitligt antal A4-sider)
- 2 -

Bilag 4a, AFSNIT III
– KRAV TIL
OBLIGATORISKE
OPTIONER, 3. Kontraktexit
Indhold i dokumenter (ren tekst/tabeller/ grafik)
Hvilke forventninger er der til nødvendige metadata
Der ønskes derudover:
Oversigt over nuværende indholdsmæssige struktur
Eksempler på dokumenter af de enkelte dokumenttyper
Eksempler på skabeloner, samt ca. antal af disse
Svar: Frederikshavn Kommune anvender ikke nogen skabelon til oprettelse af
de nævnte dokumenter.
Dokumenterne findes som word-, Excel- og PDF-filer, og varierer typisk fra 1-10
A4 sider indeholdernde ren tekst/tabeller/grafik.
Det forventes, at metadata som minimum indeholder følgende oplysninger: oprettelsesdato,
redigeret dato, hvem har oprettet dokumentet, hvem har redigeret
dokumentet.
For nuværende er dokumenterne gemt på Frederikshavn Kommunes fællesdrev
ud fra helt almindelig fil- og mappestruktur.
Eksempel på nuværende indholdsmæssige struktur samt dokumenter er vedlagt.
Bilag 4a, AFSNIT III – KRAV TIL OBLIGATORISKE OPTIONER, 3. Kontraktexit –
her står angivet som krav i stk. 3:
"Derudover følger dokumentation (elektronisk eller i hard copy) af, hvor der har
været indsat links / noter m.v. i teksterne."
Vi ønsker at få udspecificeret følgende:
Ønskes der dokumentation for historikken over links / noter, der har været
indsat i teksterne (historik) eller menes der dokumentation for eksisterende
links / noter m.v. i teksterne?
Svar: Frederikshavn Kommune mener dokumentation for eksisterende links /
noter m.v. i teksterne.
Bilag 4b Bilag 4b – Skemaer til besvarelse af kvalitet
Faneblad/ark Personale
Der er under punktet ”Lønoversigter/Lønkort” i kolonnen vedrørende ”Leverandørens
fortolkningshjælp og lign. uofficiel hjælp” angivet at dette er et minimumskrav.
Det er i jeres ordforklaring angivet, at leverandørens fortolkningshjælp kan være:
Leverandørens egne fortolkede tekster
Kommenterede love i elektronisk form
Vejledninger eller lign. fra KL eller andre interesseorganisationer
Vi har behov for en uddybende forklaring og eksempler på hvad der menes med
- 3 -

dette i forhold til Lønoversigter og Lønkort
Svar: I forhold til Lønoversigter og Lønkort, er fortolkningshjælp ikke relevant.
- 4 -