Im Fokus: Unabhängigkeit - PwC

Beide Arten der Aufbewahrung
werden in der Schweiz angewandt.
Da veränderbare
Datenträger komplexe technische
Verfahren zur Sicherstellung
der Integrität erfordern,
werden in der Praxis heutzutage
grösstenteils WORM-Medien
verwendet.
Welche technischen Möglichkeiten
haben Sie?
Für die richtige Wahl der Archiv-
lösung ist die Datenmenge das
ausschlaggebende Kriterium.
Will etwa ein KMU lediglich
bestimmte Informationen statt
in Papierform auf Datenträgern
archivieren, kann es ausreichend
sein, diese Daten auf einmal
beschreibbaren CDs (WORM-
Medium) zu speichern. Handelt
es sich jedoch um grössere
Datenmengen, die üblicherweise
von Systemen erzeugt werden,
müssen spezifizierte Systemumgebungen
für die Archivierung
von Daten aufgebaut werden.
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Disclose Juni 2011
Zeichnung einer Systemsteuerung
Die hohen Kosten für die
Implementierung und den
Unterhalt machen es teilweise
unwirtschaftlich, komplexe
Systemumgebungen zu
errichten, die nur den gesetzlichen
Anforderungen an die
Archivierung Rechnung tragen.
Zudem lassen sich die Kosten
eventuell nicht mit dem Risiko
des Verlustes von Daten
begründen. Sinnvoller ist es,
neue Archivlösungen in die
Geschäftsprozesse einzugliedern.
Moderne Archivsysteme
erfüllen so nicht nur die
Anforderungen der gesetzlichen
Bestimmungen, sondern leisten
auch einen Beitrag zur Optimierung
der Geschäftsprozesse.
Wie kann eine Systemumgebung
aufgebaut sein?
Die Geschäftsbücherverordnung
schreibt vor, archivierte und
aktuelle Informationen strikt
zu trennen oder zumindest
so zu kennzeichnen, dass eine
Unterscheidung möglich ist
(Art. 7 GeBüV). Die Archivierung
von Daten kann daher nie
Produktiv-
system
Archivapplikation
Archivmedium
direkt in produktiven Systemen
(z.B. im Finanzbuchhaltungs-,
ERP- oder Bankensystem)
erfolgen.
Weshalb sind Reviews von
Archivumgebungen sinnvoll?
Die technische Implementierung
von Archivsystemen ist komplex.
Sie ist stets mit der Schwierigkeit
verbunden, die Prozesse und
technischen Einrichtungen so zu
gestalten, dass die gesetzlichen
Anforderungen erfüllt werden
können. Dies betrifft nicht nur
den Neuaufbau einer Umgebung,
sondern auch den Wechsel
(Migration) zu einem neuen
Archivsystem. Hinzu kommt der
wirtschaftliche Faktor: In vielen
Fällen ist die einfachste und –
unter dem Aspekt der Archivierung
– sinnvollste Lösung nicht
die wirtschaftlichste. Für
Unternehmen, die ein Projekt
zur Archivierung von Geschäftsunterlagen
angehen, kann
es sich auszahlen, bereits in der
Planungsphase eine externe
Review vorzusehen.
Auslagerung
von Daten aus
Performancegründen