Leitfaden Inventarisierung - Zentrale Universitätsverwaltung ...

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg 

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Leitfaden 

Inventarisierung und 

Anlagenbuchhaltung 

1.4 Hochschulcontrolling u. Revision / Anlagenbuchhaltung 

~ 

Programmbeschreibung 

FSV GX Modul IVS Version 9.0 

auf Universität Freiburg bezogen 

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Inhaltsverzeichnis 

1. RECHTSGRUNDLAGE 3 

1.1 ZIELE UND ORGANISATIONSABLAUF DER ANLAGENBUCHHALTUNG 4 

1.1.1 Ziele der Anlagenbuchhaltung 4 

1.1.2 Organisation der Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung 4 

2. VORGEHENSWEISE BEI DER BUCHUNG UND INVENTARISIERUNG VON 

NEUANSCHAFFUNGEN 6 

2.1 ABGRENZUNG ÜBER DIE NUTZUNGSDAUER 6 

2.2 ABGRENZUNG ÜBER DEN WERT DES ANLAGEGUTES 7 

2.2.1 ABGRENZUNGSÜBERSICHT / ANLAGEGÜTER 10 

2.3 DFG-GERÄTESCHLÜSSELKATALOG 10 

2.4 GRUNDSATZ DER EINZELERFASSUNG 11 

3. VERWENDUNG UND ABGRENZUNG DER KOSTENARTEN 13 

3.1 ABGRENZUNG DER KONTENKLASSEN 07 UND 08 13 

3.2 AUFSPLITTEN DER RECHNUNG / KOSTENARTEN 14 

3.3 SONDERFÄLLE 15 

3.3.1 Software 15 

3.3.2 Bücher und Medien 17 

3.3.3 Selbsterstellte Anlagen; Kontenklasse 09 18 

3.3.4 Leasinganlagen 18 

3.3.5 DFG-Geräte 18 

3.3.6 Gerätespenden und Schenkungen 19 

4 ÄNDERUNGEN UND AUSSONDERUNGEN 19 

4.1 ÄNDERUNGSMELDUNG 20 

4.2 AUSSONDERUNG 21 

5. INVENTARVERWALTUNG MIT HIS – FSV – GX MODUL IVS 22 

5.1 EINGABEMASKEN, FELDER 22 

5.1.1 Pflicht- und Kannfelder in den Eingabemasken 22 

5.2 EINGABEMASKEN 23 

5.2.01 Hauptdialog 23 

5.2.02 Gerät 25 

5.2.03 Lieferung 27 

5.2.04 Standort 29 

5.2.05 Garantie 31 

5.2.06 Kosten 33 

5.2.07 Konto 37 

5.2.08 AfA (BgA) 39 

5.2.09 Text 40 

5.2.10 Zubehör 41 

5.2.11 Reparaturen 42 

5.3 ERLÄUTERUNG DER WICHTIGSTEN BUTTONS UND FELDTYPEN 43 

5.3.1 Erläuterung der Buttons 43 

5.3.2 Erläuterung der Textfeldtypen 45 

6. ANSPRECHPARTNER 47 

7. BEISPIELE 48 

7.1 NEUERFASSUNG 48 

7.2 ÄNDERUNGSMELDUNG 49 

7.3 AUSSONDERUNGSMELDUNG 49 

8. ANHÄNGE 49 


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1. Rechtsgrundlage 

Die Rechtsgrundlage zur Einführung der Anlagenbuchhaltung zum 01.01.2003 bil- 

det die Verwaltungsvorschrift (VwV) zur Einführung einer Anlagenbuchhaltung in 

der Landesverwaltung Baden-Württemberg vom 13. März 2002 (Az.: 2-0461.2/1). 

Der genaue Wortlaut der Verwaltungsvorschrift ist im Internet unter der Adresse 

http://www.zuv.uni-freiburg.de/wiegehtdas/wiegehtdas_a-z.php 

dann unter Anlagenbuchhaltung zu finden. 

Mit Einführung der Anlagenbuchhaltung zum 01.01.2003 werden die bisher gülti- 

gen Inventarisierungsrichtlinien für Bestandsverzeichnisse außer Kraft gesetzt. 

Dieser Leitfaden beschreibt die Aufgaben der Inventarisierung, von der Neuanlage 

bis zur Aussonderung. Außerdem wird auf den Arbeitsablauf mit dem neuen In- 

ventarisierungsmodul HIS-FSV-Modul IVS ; Version 9.0 eingegangen. 


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1.1 Ziele und Organisationsablauf der Anlagenbuchhaltung 

1.1.1 Ziele der Anlagenbuchhaltung 

Die Ziele der Anlagenbuchhaltung können wie folgt zusammengefasst werden: 

� Aufbau eines Nachweises über den Bestand und die Entwicklung des 

Anlagevermögens des Landes Baden-Württemberg 

� Erfassung der gebrauchsbedingten Abnutzung an Vermögensgegenständen in 

Form von planmäßigen Abschreibungen sowie die Verteilung der Abschreibungen 

auf die Nutzungsdauer der Anlagegüter 

� Bereitstellung der Abschreibungen für die Kosten-, Leistungsrechnung 

� Ermittlung des Werteverzehrs des betrieblichen Vermögens der Universität Freiburg 

� Ermittlung des Reinvestitionsbedarfs des Anlagevermögens 

� Aufbau eines universitätsweiten Anlagenspiegels. 

1.1.2 Organisation der Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung 

An der Universität Freiburg sind die Universitätseinrichtungen - wie bisher - für die Inventarisierung 

verantwortlich. Dies beinhaltet sowohl die Erfassung der Daten für neu 

beschaffte Geräte und Anlagen als auch die Mitteilung von Änderungs- und Aussonderungsmeldungen 

und Wertänderungen an die zentrale Anlagenbuchhaltung. 

Die Daten der Inventarisierung werden dezentral mit dem Inventarisierungsprogramm 

HIS-FSV Modul IVS oder dem IVS-Erfassblatt erfasst und in einer zentralen Datenbank 

abgespeichert. Die eigentliche Anlagenbuchhaltung erfolgt in der Universitätsverwaltung, 

wo das gesamte Anlagevermögen bearbeitet wird, und die Abschreibungen generiert werden. 

Aus der zentralen Anlagenbuchhaltung werden sowohl die Abschreibungen für die 

Kosten- und Leistungsrechnung generiert als auch die Berichtspflichten gegenüber dem 

Ministerium bedient (Anlagenspiegel, Berichte aus der Kosten- und Leistungsrechnung). 


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1.1.3 Organisation der Anlagenbuchhaltung / Inventarisierung 

dezentrale 

Einrichtungen 

Dezentrale 

Inventarisierung 

Neuerfassung 

der 

Anlagegüter 

Manuelle Erfassung von Ände- 

rungs- und Aussonderungsmeldungen 

über Formblatt 


Übertragung der Daten mittels 

Direkteingabe oder per Datenblatt 

Änderungs- u. Aus- 

sonderungsmitteilungen 

Interne Berichte / 

Listen an 

Einrichtungen 

Berichtswesen 

Externe Berichtspflicht 

an Ministerien ... 

Zentrale 

Verwaltung 

Anlagenbuchhaltung 

Aufbereitung der Daten, 

Generierung der Ab- 

schreibungen, Erstellung 

von Berichten 

Bearbeiten von Zuschreibungen 

und Sonderabschreibungen, 

Aussonderungen 

Seite 5 von 51 Stand: 01.06.07

Albert – Ludwigs‐ Universität Freiburg 

2. Vorgehensweise bei der Buchung und Inventarisierung von Neuanschaffungen 

Im Folgenden wird das Vorgehen bei der Inventarisierung von neu angeschafften Anlagegütern 

erläutert. 

Inventarisiert werden müssen alle selbständig nutzbaren und beweglichen Anla- 

gegüter (Gebrauchsgegenstände), deren Nutzungsdauer länger als 1 Jahr ist und 

deren Nettowert 200 Euro übersteigt. 

Als bewegliche Anlagegüter gelten auch mit dem Boden fest verankerte Gegenstände, wie 

verankerte Prüfstände, Windkanäle, Drehbänke, etc. 

2.1 Abgrenzung über die Nutzungsdauer 

Das erste Kriterium bei der Entscheidung, ob das beschaffte Anlagegut inventarisiert 

werden muss, ist die Nutzungsdauer. 

� Nutzungsdauer ≤ 1 Jahr = Verbrauchsgegenstand → Keine Inventarisierung 

Verbrauchsgegenstände werden durch den Gebrauchsakt vernichtet. Die Nutzungsdauer 

liegt unter einem Jahr. Verbrauchsgegenstände dürfen unabhängig vom Anschaffungspreis 

nicht inventarisiert werden. (Es wird in 

MBS unabhängig vom Anschaffungspreis immer auf die Kostenarten (KOA) 6xxxx 

gebucht). 

Beispiele: Ein PKW wird für einen Crash-Test gekauft. Verbrauchsmaterialien wie 

Druckerpapier, Heizöl, Toner, CD-Rohlingen, usw. 

1.4 Hochschulcontrolling und Revision Seite 6 von 51


� Nutzungsdauer > 1 Jahr = Gebrauchsgegenstand → Weitere Abgrenzung über 

den Wert (siehe Punkt 2.2) 

Gebrauchsgegenstände sind selbständig nutzbare und bewegliche Anlagegüter deren 

Nutzungsdauer länger als 1 Jahr ist. 

Die Inventarisierung erfolgt immer über die Kontenklasse „0*“ nicht über „6*“ 

Beispiel: Ein PKW wird zur Nutzung über mehrere Jahre beschafft. 

2.2 Abgrenzung über den Wert des Anlagegutes 

Ob ein Anlagegut (Gebrauchsgegenstand) inventarisiert werden muss, hängt auch von 

seinen Anschaffungskosten, netto (AKn) ab. Nach Berechnung der AKn muss die Zuordnung 

in die entsprechende Wertgrenze (Kategorie) vorgenommen werden. Die Wertgrenzen 

entscheiden, ob eine Inventarisierung vorgenommen werden muss oder nicht 

und in welcher Kategorie. 

Die Anschaffungskosten werden wie folgt berechnet: 

Beispiel: 

598,00 

Kaufpreis (Warenwert) 

+ 12,95 Porto, Transport- u. Frachtkosten, Montagekosten, Einfuhrzölle, 

Einfuhrumsatzsteuer, Zulassungskosten usw. 

- 29,90 Preisnachlässe (Rabatte, Boni, Skonti) 

= 581,05 Anschaffungskosten netto (AKn) 

+ 110,40 19 % Mehrwertsteuer 

691,45 Anschaffungskosten brutto (AKb) 

Gebucht werden aber die Anschaffungskosten brutto pro Einheit. 

Die folgenden Wertgrenzen beziehen sich auf die Nettorechnungsbeträge, d. h. ohne 

Berücksichtigung der Umsatzsteuer. 



� AKn ≤ € 200 (netto) → Keine Inventarisierung 

Es erfolgt die MBS-Buchung in die Kontenklasse 6xxxx als Aufwand. Eine Inventarisierung 

muss nicht vorgenommen werden. 

Beispiel: Kauf eines Telefons € 45,- netto wird mit Kostenart 60123 verbucht 

� AKn von < 200€ bis ≤ € 410 netto → Weitere Abgrenzung 

Bei Anlagegütern innerhalb dieser Wertgrenzen spricht man von 

Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG). 

Die Buchung erfolgt immer in die Kontenklasse 0xxxx. 

Für diese GWG bestehen besondere Bestandskonten (Kostenarten); 

GwG’s sind auf speziellen Bestandskonten zu inventarisieren. 

Kostenarten für GwG’s ab 01.01.2003 

07 Technische Anlagen und Maschinen 

079 07900 Geringwertige Techn. Anlagen und Maschinen ( 200,- € < 

AK ≤ 410,-€ netto ) 

08 Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung 

089 08900 Geringwertige andere Anlagen, Betriebs- u. Geschäftsausstattung 

(200,- € < AK ≤ 410,- € netto) 

(Abgrenzung zwischen Kontenklasse 07 und 08 siehe Kapitel 3.1) 

� AKn > € 410 netto → Inventarisierung ist vorzunehmen 

Die Buchung erfolgt immer in der Kontenklasse 0xxxx. 

Folgende Bestandskontengruppen (Kostenarten) bzw. die Unterteilungen der Bestandskonten 

stehen zur Verfügung: 



Kostenart Kontengruppenbezeichnung 

02*** Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte, Lizenzen 

05*** Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte u. Bauten 

071** Betriebstechnik, Betriebliche Einbauten u. Betriebsvorrichtungen 

072** Technische Anlagen, Maschinen, Werkzeuge und Geräte (außer EDV) 

077* Geräte der Datenverarbeitung 

078** Sonstige technische Anlagen 

081** - 

085** 

Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung 

086** Büromaschinen, Organisationsmittel und Kommunikationsanlagen 

087** Möbel und sonstige Geschäftsausstattung 

Diese Grobeinteilung soll Ihnen helfen das richtige Bestandskonto schnell zu ermitteln. 

(Abgrenzung Kontenklasse 07 und 08 siehe Kapitel 3.1) 



2.2.1 Abgrenzungsübersicht / Anlagegüter 

Vorgehensweise bei der Verbuchung und Inventarisierung von Anlagegütern 

Verbrauchs - 

güter 

Nutzungsdauer < 1 Jahr Nutzungsdauer > 1 Jahr 

< 200 

netto 

Buchung als Sachaufwand 

Nicht selbständig nutzbar 

2.3 DFG-Geräteschlüsselkatalog 

Gebrauchsgüter 

Selbständig nutzbar 

> 200 < 410 

Netto GWG 

Keine Inventarisierung Inventarisierung 

> 410 

netto 

Investitionen 

Buchung auf Bestandskonten 

Zur Klassifikation der Geräte und Anlagen haben sich die Hochschulen mit dem Ministerium 

für Wissenschaft, Forschung und Kunst auf den DFG-Geräteschlüssel geeinigt. Jedem 

Inventargut muss der entsprechende DFG-Geräteschlüssel zugeordnet werden. Sie 

finden die jeweils neuste Fassung unter 

http://www.zuv.uni-freiburg.de/wiegehtdas/wiegehtdas_a-z.php 

(Anlagenbuchhaltung -> Buchungstabelle) 

Bitte verwenden Sie stets die aktuellste verfügbare Fassung um Fehler und unnötige 

Nachbearbeitung der erfassten Datensätze zu vermeiden. 



Das aktuelle Stichwortverzeichnis für Ausgaben vereint in einer Tabelle Kostenart/en 

und DFG-Schlüssel. Auch dieses Suchverzeichnis kann zur Klassifizierung verwendet 

werden. 

Der DFG-Geräteschlüsselkatalog (Buchungstabelle) steht Ihnen nach DFG-Nummern 

sortiert zur Verfügung. Die entsprechende Bestandskonten, (Kostenarten) Abschreibungskonten 

und Nutzungsdauern sind den DFG-Schlüsseln zugeordnet und können 

direkt aus diesem Verzeichnis abgelesen werden. Dabei sind die Wertgrenzen Anschaf- 

fungskosten (AKn) über 410 € netto und Anschaffungskosten von 200 bis 410 € netto zu 

beachten. Innerhalb dieser Wertgrenzen muss in einigen Fällen zwischen zwei Kostenarten 

ausgewählt werden, je nachdem ob das Inventar für wissenschaftliche Zwecke oder 

Verwaltungszwecke beschafft worden ist (siehe Kapitel 3.1). 

Dieser DFG-Geräteschlüsselkatalog ist auch in HIS-FSV-IVS als Klassifikationsschlüssel 

hinterlegt. Hier kann mit den bekannten Suchmodi eine Suche nach der passenden 

Nummer durchgeführt werden. Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Suche um 

schnell zum Ergebnis zu kommen. 

2.4 Grundsatz der Einzelerfassung 

Grundsätzlich müssen alle Anlagegüter einzeln inventarisiert werden. Somit erhält jedes 

Anlagegut seine eigene Inventarnummer. Dieser Grundsatz der Einzelerfassung gilt auch 

für folgende beispielhafte Geschäftsvorfälle: 

- Eine Universitätseinrichtung kauft 5 Stühle für je 210 € netto. 

Jeder Stuhl muss einzeln inventarisiert werden. 

- Drei Institute kaufen 3 Computer für je 1000 € netto, die auf einer Rechnung er- 

scheinen, um einen günstigeren Preis zu erzielen. 

Jeder Computer muss auf der Kostenstelle des jeweiligen Instituts einzeln inven- 

tarisiert werden. 



Tipp: In HIS-FSV-IVS muss nur ein Datensatz erfasst werden. Durch die 

Kopierfunktion lassen sich die weiteren einfach und schnell erfassen. 

Nutzen Sie bei der täglichen Erfassung diese Vereinfachung 



3. Verwendung und Abgrenzung der Kostenarten 

3.1 Abgrenzung der Kontenklassen 07 und 08 

Kontenklasse 07 Kontenklasse 08 

Investitionen: 

07* Technische Anlagen u. Maschinen 

071* Betriebstechnik, Betriebl. Einbauten 

u. Betriebsvorrichtungen 

072* Techn. Anlagen, Maschinen, Werkzeuge 

u. Geräte (außer EDV) 

077* Geräte der Datenverarbeitung (soweit 

nicht Betriebstechnik) 

078* Sonstige technische Anlagen 

GWG: 

079* Geringwertige Techn. Anlagen und 

Maschinen 

Wissenschaftlicher (Lehre) Zweck: 

In die Kontenklasse 07 werden nur 

Gebrauchsgegenstände gebucht, die für 

einen wissenschaftlichen Zweck eingesetzt 

werden 

Investitionen: 

08* Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung 

081* Werkstätteneinrichtung 

082* Selbsterstellte Anlagen 

083* Lebewesen und Pflanzen 

084* Fuhrpark 

085* Sonstige Betriebsausstattung 

086* Büromaschinen, Organisationsmittel 

und Kommunikationsanlagen 

087* Möbel u. sonst. Geschäftsausstattung 

088* Medien / Bücher 

GWG: 

089* Geringwertige Andere Anlage, Betriebs- 

und Geschäftsausstattung 

Verwaltungszweck: 

In die Kontenklasse 08 werden nur 

Gebrauchsgegenstände gebucht, die in 

der Verwaltung der Universitätseinrichtung 

eingesetzt werden 

Falls eine Trennung nicht klar vollzogen werden kann, sollte der überwiegende 

Zweck in Betracht gezogen werden. 

Beispiel: Wissenschaftlicher Mitarbeiter wird den neuen PC zu 80% zu wissenschaftlichen 

Zwecken benötigen, also ist die Buchung in Kontenklasse 07 (Kostenart 

07720) vorzunehmen. Eine Sekretärin dagegen benötigt Ihren PC für Verwaltungszwecke, 

also erfolgt die Buchung in Kontenklasse 08 (Kostenart 08610). 



3.2 Aufsplitten der Rechnung / Kostenarten 

Sind auf einer Rechnung mehrere Positionen enthalten, die verschiedenen Kostenarten 

zuzuordnen sind, gilt der Grundsatz, dass die gesamte Rechnung mit der Kostenart mit 

dem höchsten Wert gebucht werden kann. 

In der Anlagenbuchhaltung werden Gebrauchsgegenstände über 410 € netto über die 

Nutzungsdauer abgeschrieben und die daraus resultierenden Kosten auf die Nutzungs- 

dauer verteilt. Währenddessen werden Gebrauchsgegenstände von 200 bis zu 410 € netto 

sofort abgeschrieben. 

Die oben beschriebene Zuordnung der gesamten Rechnungspositionen zu einer Kostenart 

führt zu falschen Ergebnissen in der Kostenrechnung und der Anlagenbuchhaltung. 

Sollen exakte Resultate und aussagekräftige Werte geliefert werden müssen wir hier abweichend 

von der Kasse buchen. 



Beispiel für MBS-Buchungen: 

Rechnung: 

Rechnungs- 

Positionen 

Stück Einzelpreis 

(netto) 

Gesamtpreis 

(netto) 

Verwendung 

der Kostenart 

entsprechend 

dem höchsten 

Wert (eine 

Auszahlungsanordnung) 

Kostenart 

bei 

Splittbuchung 

Arbeitsplatzrechner 

(Wissenschaftlicher 

1 850 € 850 € 07720 

Zweck) 

08710 

Druckerpapier 10 5 € 50 € 

60320 

Tische (Verwaltungszweck) 

5 200 € 1000 € 

08900 

In der Anlagenbuchhaltung buchen wir den Arbeitsplatzrechner und die Tische als jeweils 

selbständiges Wirtschaftsgut separat. Das Papier würde als Verbrauchsmaterial in der Anlagenbuchhaltung 

nicht gebucht. 

3.3 Sonderfälle 

3.3.1 Software 

Die Behandlung von Software stellt eine Ausnahme bei der Anlagenbuchhaltung dar. Die 

Wertabgrenzungen in Kapitel 2 gelten hier nicht. Gekaufte Software muss prinzipiell inventarisiert 

werden. 

Im Folgenden sind mögliche Geschäftsvorfälle als Beispiele dargelegt, wie bei der Buchung 

von Software in MBS, und bei der Inventarisierung vorgegangen werden muss. 



Grundsätzliche Vorgänge 

Kauf Software 

(wertunabhängig) 

Jährliche Lizenzzahlungen 

(wertunabhängig!) 

Kauf Software- 

Updates 

(völlig neues Programm) 


Kauf Software- 

Updates 

(nur Programm- 

Verbesserung) 


Kauf Computer + 

Software 

(Auf der Rechnung ist 

nur ein Betrag ausge- 

wiesen) 

Kauf Computer + 

Software 

(Auf der Rechnung 

sind Computer u. 

Software getrennt 

ausgewiesen) 

Selbsterstellte Software 

MBS 

Kostenart 02400 od. 02410 

Kostenart 67910 



Kostenart: 

07720 (Zweck wissenschaftl.) 

oder 

08610 (Zweck: administrativ) 

Aufsplittung der Rechnung möglich, 

da die einzelnen Rechnungspositionen 

verschiedene 

Bestandskonten betreffen (siehe 

Kapitel 3.2) 

Nein 

Inventarisierung 

Ja 

Kostenart 02400 od. 

02400 

Nein 

Ja 


02410 

(Altes Programm 

aussondern) 

Ja 


02410 

Zuschreibung 

zu Hauptgeräte-Inv.-Nr. 

1.4 Hochschulcontrolling und Revision Seite 16 von 51 

Ja 

Kostenart: 

07720 oder 08610 

Ja 

Computer Kostenart 

07720 oder 08610 

Software Kostenart (analog 

zu Kauf Software, s.o.) 

Nein


Zuordnung Software DFG-Schlüssel – Bestandskonto 

DFG-Schlüssel Bezeichnung Bestandskonto 

7600 Betriebssysteme 02400 

7610 Compiler-, Interpreter-Software 02400 

7620 Netzwerk-Software 02400 

7700 Datenbanksysteme 02400 

7710 Textverarbeitungssoftware 02400 

7720 Wissenschaftliche Programme 02400 

7730 Graphik-Programme 02400 

7790 Anwendersoftware (außer7700-7730) 02410 

3.3.2 Bücher und Medien 

Da Bücher und Medien über die Erfassungsmöglichkeiten in den einzelnen Bibliotheken 

bereits erfasst und dokumentiert sind, müssen wir diese in der Anlagenbuchhaltung nicht 

nochmals erfassen. Die eigentliche Erfassung erfolgt über die Bewirtschaftungssysteme 

und der Kasse im Bereich der Kontenklasse 600xy. 

In der Anlagenbuchhaltung werden dann periodisch, die Summen der Beschaffungen auf 

die Bestandskonten088xy in einer Buchung übertragen. 

Die dann ermittelten Abschreibungswerte werden , wie bei den anderen Wirtschaftsgütern 

auch, nach HIS-COB exportiert und dort weiter ver- oder bearbeitet. 

In der Anlagenbuchhaltung unterscheiden wir drei Kategorien für Bücher und Medien: 

08860 Lehrbücher 4 Jahre Nutzungsdauer 

08880 Bücher und Medien 10 Jahre Nutzungsdauer 

08890 Wertbeständige Bücher und Medien 0 Jahre Nutzungsdauer 



3.3.3 Selbsterstellte Anlagen; Kontenklasse 09 

Selbsterstellte Anlagen, also Anlagegegenstände, die z. B. in einer Werkstatt selbst hergestellt 

werden, sind ein Sonderfall. Hier muss festgelegt werden, wie die Herstellungskosten 

ermittelt werden und wie die Inventarisierung erfolgt (eine Anlage oder in Teilen). Wir 

bitten Sie in diesen Fällen Kontakt mit der Abteilung Beschaffung - Anlagenbuchhaltung 

aufzunehmen. 

3.3.4 Leasinganlagen 

Um einen kompletten Anlagenspiegel für die Universität Freiburg aufbauen zu können, 

müssen Leasinganlagen unter Beachtung der Wertgrenzen von Kapitel 2 und der Abgrenzung 

von Kapitel 3.1 inventarisiert werden. Da die Leasingraten bereits als Kosten erfasst 

werden, erfolgt keine Abschreibung auf Leasinganlagen um eine Doppelerfassung zu 

vermeiden. 

Im Inventarisierungsmodul HIS-FSV-GX-IVS müssen deshalb im Feld „Erwerbsart“ 

Leasinganlagen mit „6 = Leasing“ gekennzeichnet werden. (Im Menü ‚Kosten‘ muss das 

Feld ‚Abschreibung‘ deaktiviert bleiben!) 

3.3.5 DFG-Geräte 

Geräte die von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) finanziert worden sind, 

müssen ebenfalls inventarisiert werden. Bei der Inventarisierung von DFG-Geräten ist 

folgendes zu beachten: 

� Geräte über 10.000,- € inklusive Umsatzsteuer werden von der DFG beschafft, 

und bleiben in deren Eigentum. Um einen kompletten Anlagenspiegel für die Universität 

Freiburg aufbauen zu können, müssen diese DFG-Geräte unter Beachtung der 

Wertgrenzen von Kapitel 2 und der Abgrenzung von Kapitel 3.1 inventarisiert werden. 




diese DFG-Geräte mit „4 = Leihe“ gekennzeichnet werden. (Im Menü ‚Kosten‘ muss 

das Feld ‚Abschreibung‘ deaktiviert bleiben!) 

� Geräte ≤ 10.000,- € inklusive Umsatzsteuer werden von der Hochschule beschafft 

und gehen in das Eigentum des Landes über. In diesen Fällen müssen die Anlagegüter 

inventarisiert werden. 


diese DFG-Geräte mit „1 = Kauf“ gekennzeichnet werden. (Im Menü ‚Kosten‘ muss 

das Feld ‚Abschreibung‘ aktiviert werden!) 

3.3.6 Gerätespenden und Schenkungen 

Gerätespenden und Schenkungen müssen unter Beachtung der Wertgrenzen von Kapitel 

2 und der Abgrenzung von Kapitel 3.1 inventarisiert werden. 


Spenden und Schenkungen mit „2 = Schenkung“ gekennzeichnet werden. Die Anschaffungskosten 

entsprechen grundsätzlich dem Wert der Spendenbescheinigung. 

4 Änderungen und Aussonderungen 

Für Änderungen und Aussonderungen steht den Universitätseinrichtungen zwei Formulare 

- Änderungs- und Aussonderungsantrag - zur Verfügung, die je nach Geschäftsvorfall 

ausgefüllt werden sollen. Diese Formulare stehen Ihnen auch zur Online-Bearbeitung zur 

Verfügung. 

http://www.zuv.uni-freiburg.de/formulare/kasse_haushalt.php 

Dort als Formulare Aussonderungs- oder Änderungsmeldung 



4.1 Änderungsmeldung 

� Abgabe an andere Kostenstelle 

Bei Abgabe des Anlagegutes an eine andere Kostenstelle, muss die Kostenstelle der 

empfangenden Einrichtung angegeben werden. Sonst werden in internen und externen 

Berichten die Kostenstellen mit falschen Abschreibungswerten belastet. 

� Werterhöhungen/Zuschreibungen 

Der Wert eines bereits inventarisierten Anlagegutes, kann sich durch eine Vergrößerung 

der Anlage oder einen Zukauf von Zubehör erhöhen. Die Wertgrenzen (siehe 

Punkt 2.2) sind bei Zuschreibungen nicht zu beachten. 

Beispiele: Zukauf eines zusätzlichen Laufwerks zu einem PC. Ein neues Autoradio erhöht 

den Wert eines PKW. 

Bei Reparaturen und Instandhaltungen, wie beispielsweise der Austausch einer Glühbirne 

eines Diaprojektors oder der Austausch einer Grafikkarte eines PCs, handelt es 

sich um eine Werterhaltung und keine Werterhöhung und muss deshalb nicht inventarisiert 

und nicht zugeschrieben werden. 

� Wertminderung 

Bei Wertminderungen handelt es sich um außerordentliche Ereignisse, die den Wert 

eines Anlagegutes dauerhaft mindern. 

Beispiele: Ein PKW erleidet einen Schaden, der nicht repariert wird. Bei einem PC ist 

der CD-Brenner defekt, der nicht ersetzt wird. 

Da Werterhöhungen und Wertminderungen nicht immer eindeutig erkennbar sind, empfehlen 

wir Ihnen vorab bei der beschaffenden Stelle nachzufragen. 


4.2 Aussonderung 


Wenn ein Anlage- Wirtschaftsgut nicht mehr benötigt wird, soll dies über die Gebrauchtwarenböse 

zur Weitergabe/ Verkauf angeboten werden, soweit dieses noch funktionsfähig 

ist. 

Der Vorteil für Ihr Institut: 

� Sie erhalten noch einen Betrag X 

� Gleichzeitig wird mit der Abgabe über die Gebrauchtwarenbörse automatisch eine 

Umbuchung bzw. Deinventarisierung angestoßen. Der zusätzliche Aussonderungsantrag 

entfällt. 

Bitte beachten Sie die Bedingungen zur Aussonderung und die Regeln der Gebrauchtwarenbörse. 



5. INVENTARVERWALTUNG MIT – FSV – GX Modul IVS 

Die Inventarisierung erfolgt an der Universität Freiburg durch den Einsatz der Software 

HIS – FSV – GX Modul IVS. Um ein effektives, fehlerfreies Arbeiten mit der 

Software zu ermöglichen, sollte der Bediener sowohl mit der Software vertraut sein, 

als auch die Grundlagen zur Anlagenbuchhaltung kennen. 

Zum Gesamtkomplex der Inventarisierung fanden von der Zentralen Verwaltung abgehaltene 

Informations- und Schulungsveranstaltungen statt. Die aktuellen Änderungen 

werden über das Internet unter „Wie geht das? „Anlagenbuchhaltung“ ständig 

vorgehalten und ergänzt. Einmal jährlich finden Seminare zum Thema Anlagenbuchhaltung 

im Rahmen des Fort- und Weiterbildungsprogrammes der Universität statt. 

5.1 Eingabemasken, Felder 

5.1.1 Pflicht- und Kannfelder in den Eingabemasken 

Die Anlagegüter sind im Dialog IVS-Stamm zu erfassen. Die Eingabefelder sind entweder 

als Pflicht- oder als Kannfelder vorgegeben. Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden, 

sonst wird der Datensatz vom System nicht akzeptiert. 


5.2 Eingabemasken 

5.2.01 Hauptdialog 

Inventarnummer 

Anzahl 

Status 

Klassifikation 

Bezeichnung 


Pflichtfeld 

Pflichtfeld 

Pflichtfeld 

Pflichtfeld 

Pflichtfeld 

Wird automatisch vom System vergeben, eine 

manuelle Eingabe ist nicht möglich. Die Inventarnummer 

besteht aus zwei Teilen. 

1. der Fakultätsnummer (kann durch 

„Vorbelegen“ automatisiert werden) 

2. dem Zähler, einer fortlaufenden Nummer( 

universitätsweit) 

Die Inventarnummer ist ein eindeutiger Schlüs- 

sel des Gerätes. 

Nach dem Grundsatz der Einzelinventarisierung 

ist dieses Feld mit „1“ vorbelegt. Nur in 

Ausnahmefällen kann die Anzahl manuell ver- 

ändert werden 

Vorbelegt mit 90 = gültig, kann nicht verändert 

werden. 

92 = ausgemustert 

Eingabe der 4-stelligen Klassifikationsnummer. 

Falls nicht vorhanden ist eine Suche möglich 

oder die Auswahl über die „Buchungstabelle“ 

oder das Stichwortverzeichnis auf der KLR Seite 

der Verwaltung. 

In Verbindung mit dem Bestandskonto werden 

die Nutzungsdauer und das Kostenartenkonto 

(Abschreibungskonto) vorbelegt. 

Eingabe einer allgemein verständlichen Beschreibung 

für das Inventargut. 

z.B. Dell Personalcomputer P4, 2,6GHZ, 80GB 

Festplatte; Nicht nur „PC“ ! Bitte die Vorbelegung 

überschreiben! 



Inventarisierungsdatum Pflichtfeld Datum der Inventarisierung, wird mit dem aktuellen 

Tagesdatum vorbelegt. 

Eine Eingabe kann hier nicht mehr erfolgen! 

Hauptgerät Pflichtfeld Ist vorbelegt, da i.d.R. Hauptgeräte inventarisiert 

werden. 

Zubehör Wenn Zubehör angeklickt ist, wird das Schlüsselfeld 

zur Auswahl des zugehörigen Hauptgerätes 

geöffnet. 

Sie können die bekannten Suchmodi anwenden, 

wenn Sie die Nummer des Hauptgerätes nicht 

kennen. 

Nach Auswahl des Hauptgerätes erscheint ein 

Hinweisfenster, in welchem bestimmte Daten 

des Hauptgerätes angezeigt werden. In diesem 

Hinweisfenster kann bestimmt werden, ob die 

angezeigten Daten des Hauptgerätes in den aktuellen 

Datensatz des Zubehörs übernommen 

werden sollen oder nicht. 

Bemerkung Kannfeld Feld steht zur freien Verfügung um z.B. weiterreichende 

Spezifikationen einzutragen 


5.2.02 Gerät 


Hersteller Kannfeld Eingabe des Herstellers des Anlagegutes. 

Es kann in der Datenbank gesucht werden, z.B. 

*Siem*; Selbstverständlich können Sie die 

Nummer auch direkt eintragen, falls Ihnen diese 

bekannt ist. 

Komfortable Suche über das „?“. 

Hier sind dann auch weitere Informationen zum 

Hersteller sichtbar. 

Name Kannfeld War die Suche nach dem Hersteller nicht erfolgreich, 

können Sie hier den Namen hinterlegen. 

Er wird dann mitgeführt, ohne dass er in der 

Datenbank vorhanden ist. 

Seriennummer Pflichtfeld/ Eingabe der Seriennummer des Anlagegutes, falls 



Kannfeld vorhanden; Bitte bei technischen Geräten und 

EDV- Ausstattung unbedingt angeben. 

Typ Kannfeld Eingabe der Typenbezeichnung falls vorhanden 

Baujahr Kannfeld Eingabe des Baujahres des Wirtschaftsgutes 

Inventurdatum 1 

Inventurdatum 2 

Bei einer Inventur über mobile Erfassungsgeräte 

(Scanner) erfolgt an dieser Stelle automatisch der 

Eintrag der Scannung (Inventur) 

Anzahl Etiketten Dieses Feld wird bei uns nicht ausgewertet. 

Elektrogeräteprüfung 

Erforderlich Option Gesetzter Haken zeigt an, dass für das Gerät die 

regelmäßige Prüfung vorgeschrieben ist. 

Prüfer Die durchführende Person 

Prüfungsdatum 1 

Prüfungsdatum 2 

Hier können die Daten der letzten bzw. vorletzten 

Prüfung hinterlegt werden 


5.2.03 Lieferung 


Lieferant Pflichtfeld Sonst wie bei Hersteller 

Name Pflichtfeld Sonst wie bei Hersteller 

- nur ausfüllen, wenn der Lieferant nicht über das 

nebenstehende Feld gefunden worden ist- 

Auftragsnummer Kannfeld Eingabe der Auftragsnummer 

Auftragsdatum Kannfeld Eingabe des Datums des Auftrages 

Rechnungsnummer Pflichtfeld Eingabe der Rechnungsnummer 

Rechnungsdatum Pflichtfeld Eingabe des Rechnungsdatums 



Geldgeber Pflichtfeld Eingabe des Geldgeber, Auswahl über die nebenstehenden 

Button 

Erwerbsart Pflichtfeld Eingabe der Erwerbsart, Auswahl über die neben- 

Eigene Kundennummer 

stehenden Button 

Kannfeld Eingabe der Eigenen Kundennummer beim Lieferanten 

Ist diese beim Zahlungspartner-Stamm hinterlegt, 

erfolgt eine Vorbelegung 


5.2.04 Standort 


Organisationseinheit Pflichtfeld Eingabe der aktuellen Institutsnummer 

Gebäude Pflichtfeld Eingabe einer Gebäudebezeichnung; Wegen der 

Eindeutigkeit wäre es sinnvoll hier die Nummern 

der Bauverwaltungen zu verwenden. Es ist beabsichtigt, 

hier ein Schlüsselfeld 

Geschoss Pflichtfeld Eingabe des Gebäudegeschosses, analog wie Gebäude 

Raum Kannfeld Eingabe der Raumbezeichnungsnummer, analog 

wie vor 

Auswertungs- Kannfeld Steht Ihnen zur freien Verfügung , z.B. um eigene 



Kennzeichen Unterteilungen für Auswertungen anzulegen 

Nutzer Kannfeld Freies Feld für Nutzer oder weiteres Unterteilungskriterium 


5.2.05 Garantie 

Inbetriebnahme- 

Datum 


Pflichtfeld Eingabe des Datums der Inbetriebnahme des 

Wirtschaftsgutes. Ab diesem Datum wird mit 

dem Werteverzehr / Abschreibung begonnen. 

Dieses Feld wird automatisch mit dem Rechnungsdatum 

vorbelegt. kann jedoch überschrieben 

werden, wenn die Inbetriebnahme vom 

Rechnungsdatum abweicht. 

Garantiebeginn Kannfeld Datum, ab dem die Garantiezeit beginnt 

Garantie in 

Monaten 

Kannfeld Eingabe der Garantiedauer in Monaten; 

Kann später bei evtl. Reparaturen wichtig sein. 



Garantieende Autofeld Wird automatisch aus Garantiebeginn und der 

angegebenen Garantiezeit errechnet. Änderungen 

sind nur möglich über die Änderung der 

Garantie in Monaten. 

Gewährleistungsbeginn Kannfeld Datum ab dem die Gewährleistungszeit beginnt 

Gewährleistungsdauer Kannfeld Anzahl der Monate der Gewährleistung 

Gewährleistungsende Kannfeld Wird automatisch errechnet 

(Gewährleistungsbeginn + Anzahl der Monate 

der Gewährleistungsdauer): Änderungen sind 

nur über die Änderung der Gewährleistungsdauer 

möglich. 

Zusätzliche Infos auf 

dieser Seite: 

Sachbearbeiter Infofeld Zeigt den Sachbearbeiter, der diesen Datensatz 

angelegt bzw. zuletzt geändert hat. 

Änderungsdatum Infofeld Datum der letzten Änderung 


5.2.06 Kosten 


Anschaffungskosten Autofeld Hier wird Ihnen der Wert pro Wirtschaftsgut angezeigt. 

Als Währung ist Euro voreingestellt und 

sollte auch nicht verändert werden. 

Änderungen des Wertes können Sie nur über das 

Feld „Nettoeinzelpreis“ eingeben, dies aber auch 

nur so lange, bis ein erster Abschreibungslauf 

dieses Inventargut erfasst hat. 

Restbuchwert Autofeld Hier erscheint der aktuelle Restbuchwert, sobald 

ein Abschreibungslauf dieses Datensatz erfasst 

hat. Zuvor steht hier „0,00“. Dieses Feld dient 



Ihnen zur Information und kann von Ihnen nicht 

geändert werden. 

Nettoeinzelpreis Pflichtfeld Dieses Feld bietet Ihnen zwei Möglichkeiten zur 

Eingabe des Wertes des Inventargutes 

1. Sie geben einfach an dieser Stelle den 

Bruttowert, also incl. Nebenkosten und 

MWST, abzüglich der erhaltenen Rabatte 

und Skonti ein. 

2. Sie geben an dieser Stelle nur den Nettopreis 

an und errechnen den Bruttowert 

mit Hilfe der nachstehenden Felder Rabatt, 

Skonto und MwSt-Satz. 

Fremdwährungsumrechnung wird an dieser 

Stelle nicht unterstützt. Geben Sie deshalb 

stets den Wert in Euro ein. 

Rabatt Optional Eingabe des Rabattsatzes in Prozent, der für dieses 

Inventargut gewährt worden ist. Die Eingabe 

macht nur Sinn, wenn das Feld „Nettoeinzelpreis“ 

mit einem Wert gefüllt ist. Dann rechnet 

die Anlage den Prozentwert vom Nettopreis ab. 

Bitte keine Vorzeichen verwenden. Bei -2% rechnet 

die Anlage den Wert von 2 % dazu! 

Skonto Optional Im Grunde genau wie beim Rabatt, nur auf Skonto 

bezogen 

MwSt-satz Optional Wie bei Rabatt beschrieben, nur in Verbindung 

mit MWST und der Betrag wird dem Nettobetrag 

hinzugerechnet. 

Die Felder „Nettoeinzelpreis, Rabatt, Skonto und MwSt-Satz“ erfüllen die Funktion eines 

kleinen Taschenrechners. Dieser kann aber nur funktionieren, wenn das Feld Nettopreis 

gefüllt ist, das Ausgangsbasis für alle Berechnungen ist. 

Abschreiben Pflichtfeld Aktivieren Sie dieses Feld bei allen Inventarisierungen. 

Nur bei freiwilligen Inventarisierungen 

unterhalb der Wertgrenze von z. B. 200 Euro 

netto müssen Sie dieses Feld durch anklicken 

deaktivieren. 

Weitere Ausnahmen sind z.B. DFG-Leihgeräte, 

Schenkungen etc. 

AfA-Art Autofeld Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt. 

Zurzeit buchen wir nur nach der linearen Abschreibungsmethode, 

d.h. es werden über den 

gesamten Abschreibungszeitraum immer die gleichen 

Werte pro Abschreibungszyklus abgeschrieben. 

AfA-Datum Autofeld Hier wird Ihnen angezeigt, wann der letzte Abschreibungslauf 

für dieses Wirtschaftsgut durchgeführt 

worden ist. 



Bestandskonto 

(=Kostenart in MBS) 

Nutzungsdauer in 

Monaten 

Kostenart 

(Abschreibungskonto) 

Pflichtfeld Bei der richtigen Kombination aus Klassifikationsnummer 

und Bestandskonto (gleichzusetzen 

mit der bisherigen Kostenart für MBS) wird Ihnen 

automatisch die richtige Nutzungsdauer und 

das dazugehörige Kostenartenkonto (Konto für 

die Abschreibungswerte), - nicht mit Kostenartkonto 

im bisherigen Sinne verwechseln -, vorbelegt. 

Falls die Kombination aus Klassifikation und 

Bestandskonto nicht richtig gewählt worden ist, 

erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. 

In diesem Fall können Sie die Klassifikation oder 

das Bestandskonto gemäß Buchungstabelle ver- 

ändern. 

Pflichtfeld s.h. oben 

Eingabe der Nutzungsdauer lt. Buchungstabelle 

für das zu erfassende Wirtschaftsgut. 

Bitte achten Sie hier besonders bei Geringwertigen 

Wirtschaftsgütern (GwG) auf eine korrekte 

Eingabe. 

Pflichtfeld Hier ist nicht das Kostenartenkonto im bisherigen 

Sinne gemeint, sondern das Abschreibungskonto, 

das zum Bestandskonto gehört. I.d.R. wird 

Ihnen dieses bei Neuanlage vorbelegt, ansonsten 

steht dieses in der aktuellen Buchungstabelle zur 

Verfügung. 

Kostenstelle Pflichtfeld Eingabe der aktuellen Institutsnummer die mit 

den Kosten für die Abschreibung belastet werden 

soll, i.d.R. identisch mit der Institutsnummer aus 

der Kategorie „Organisationseinheit“ 

Kostenträger FREI Wird zurzeit noch nicht benutzt, bitte hier nichts 

eintragen. 

Splitbuchung 

Kostenstelle – Split Wird eine Geräteanschaffung z.B. von zwei oder 

mehreren Kostenstellen gemeinsam getragen, 

können die Abschreibungswerte für die Zukunft 

durch eine Splitbuchung getrennt berechnet werden. 

Sie lassen bei der Eingabe das Feld „Kostenstelle“ 

leer, dafür setzen Sie im nebenstehenden Optionsfeld 

den HAKEN. Dadurch wird ein weiteres 

Fenster geöffnet. Jetzt können Sie die verschiedenen 

Kostenstellen mit Ihren prozentualen 

Anteilen erfassen. Die Summe der Anteile muss 

immer 100 ergeben. 



Nach der ersten durchgeführten Abschreibung können die Merkmale „Abschreiben „ 

(Optionskästchen und Inbetriebnahmedatum nicht mehr geändert werden. Die abschreibungsrelevanten 

Merkmale „Anschaffungskosten“ und „Nutzungsdauer „sowie „Kostenart“ 

können jetzt nicht mehr in dem Dialog „IVS-Stammdaten“ geändert werden. In diesem 

Falle wäre jetzt ein Änderungsantrag erforderlich. 


5.2.07 Konto 


Kontoprüfung Kannfeld Nach anklicken dieser Option wird der nachfolgend 

einzugebende Kontoident gegen die Kontodatei 

geprüft und die Kontenbezeichnungen werden angezeigt 

HÜL-Nr. Pflichtfeld Bitte hier die Hül-Nummer eintragen, über die die 

Investition abgewickelt worden ist. 

HÜL-U-Nr. Frei Bitte kein Eintrag, da für die Universität Freiburg 

nicht von Bedeutung. 

Haushaltsjahr Pflichtfeld Eintragung des Haushaltsjahres in dem die Investition 

gebucht worden ist, z.B. 2007 

Kapitel Pflichtfeld Eingabe der 4-stelligen Kapitel-Nummer, z.B. 1410 

Titel Pflichtfeld Eingabe der 5-stelligen Titel-Nummer, z.B. 81250 

Untertitel Pflichtfeld Kein Eintrag 

Fb./ Proj. Pflichtfeld Eingabe des 6-stelligen Buchungsabschnittes, 

z.B. 002326 



Ins./ A.art Frei Kein Eintrag 

3. Ebene Frei Kein Eintrag 

4. Ebene Frei Kein Eintrag 


5.2.08 AfA (BgA) 


Diese Funktion ist noch nicht freigegeben, erfolgt im Laufe des Jahres 


5.2.09 Text 


Text Kannfeld Freies Textfeld zur Eingabe weiterer Beschreibungen 

etc. . Beachten Sie aber, dass nach diesem Text 

nicht ohne weiteres gesucht werden kann. 

Zeilenumbrüche erfolgen mit 


5.2.10 Zubehör 


Zubehör Autofeld Hier können Sie sich durch drücken des Schalters 

„Zubehör anzeigen“ temporär anzeigen lassen, welches 

Zubehör zu diesem Datensatz erfasst worden 

ist. Diese Funktion geht selbstverständlich nur, 

wenn es sich um ein Hauptgerät handelt und auch 

Zubehör erfasst worden ist. 


5.2.11 Reparaturen 


Reparaturen Autofeld Analog zum Dialog Zubehör, hier nur auf Reparaturen 

bezogen 



5.3 Erläuterung der wichtigsten Buttons und Feldtypen 

5.3.1 Erläuterung der Buttons 

SUCHEN (Fernglas) 

Mit dem Button 'Suchen' wird der Inhalt der Eingabefelder im Dialog gelöscht, es werden 

alle Buttons bis auf die Buttons 'Abbruch' und 'Ok' deaktiviert, und die Eingabefelder 

werden zum Editieren freigegeben. Die Eingaben werden als Suchkriterien genutzt. Keine 

Eingabe in einem Feld führt dazu, dass der Inhalt nicht als Suchkriterium benutzt wird. 

Durch die Eingabe von ‚Suchen‘ und danach ‚OK‘ werden alle erfassten Datensätze angezeigt. 

OK 

Mit dem Button 'Ok' wird die vorher eingeleitete Aktion beendet und die Inhalte der 

editierbaren Felder als gültige Eingabe übernommen. Der aktuelle Stand des Eingabefeldes 

wird angezeigt. 

NEU 

Mit dem Button 'Neu' werden die Eingabefelder zur Eingabe freigegeben. Abgeschlossen 

wird die Neuanlage durch den Button 'Ok'. 

KOPIEREN 

Daten aus einem bereits vorhandenen Datensatz werden übernommen. 



Der zu kopierende Datensatz muss zuvor evtl. über suchen ausfindig gemacht und auf 

dem Bildschirm sichtbar sein. 

BEARBEITEN 

Mit dem Button 'Bearbeiten' werden die Eingabefelder des Dialogs zum editieren 

freigeschaltet. Inhalte können bearbeitet werden. Alle Felder die zur Bearbeitung freigegeben 

sind, werden weiß unterlegt. Alle anderen sind hellgrau unterlegt und können nicht 

verändert werden. Sie dienen lediglich zu Anzeige. 

LÖSCHEN 

Mit dem Button 'Löschen' wird der aktuell angezeigte Datensatz gelöscht. Die Eingabefelder 

werden geleert und das 'Bearbeiten-Menü' in seinen Ursprungszustand versetzt. 

Diese Funktion ist aus Sicherheitsgründen deaktiviert. 

ABBRUCH 

Mit dem Button 'Abbruch' wird die aktuelle Aktion beendet. Die Eingabefelder werden 

deaktiviert und das Bearbeiten-Menü wird wieder in seinen Grundzustand gebracht. Alle 

angezeigten Feldinhalte bleiben erhalten für weitere Aktionen. Evtl. bereits vorgenommene 

Änderungen werden wieder rückgängig gemacht. 

→ DRUCKEN 

Zuvor erstellte Trefferliste lassen sich über das Menü „Auswertungen“ nach vorher festzulegenden 

Auswahlkriterien ausdrucken. 

Der Ausdruck einzelner Stammdatenblätter erfolgt über den Button „IVS- 

Stammblatt(FR). 



? HILFE 

Weitere Erläuterungen stehen zur Verfügung. 

5.3.2 Erläuterung der Textfeldtypen 

In HIS-FSV Modul IVS werden 3 Arten von Textfeldern unterschieden. Die Unterschiede 

bestehen darin, dass an dem Textfeld bis zu zwei Buttons angebracht sein können. 

Wenn sich an dem Textfeld ein 'Suchen-Button' befindet, kann ein Auswahlfenster für 

dieses Textfeld geöffnet werden. 

Die drei Textfeldtypen sind: 

Dies ist ein Textfeld ohne jegliche weitere Funktion. Vor den Textfeldern steht eine Spezifikation, 

die in das Feld eingetragen werden muss. 



Dies ist ein Textfeld mit einem 'Suchen-Button' an der rechten Seite. Durch Drücken dieses 

Buttons wird ein Auswahlfenster eingeblendet, über welches ein Wert für dieses Feld 

gewählt werden kann. 

Dieses Textfeld besitzt zwei Buttons. Erster Button wie vor, mit dem 2. Button wird zwischen 

Schlüssel und Text-Darstellung umgeschaltet. 

Außerdem besteht bei diesem Textfeld die Möglichkeit einer Suche durch die Eingabe 

des/der ersten Buchstaben(s) oder Ziffer(n). Bsp. Durch die Eingabe von ‚A*‘ und das 

Betätigen des linken Buttons werden alle Möglichkeiten mit dem Anfangsbuchstaben ‚A‘ 

im Auswahlfenster aufgelistet. 

Das gleiche Ergebnis erzielen Sie, wenn Sie anstelle der Buttonbetätigung die Tab-Taste 

drücken. 



6. Ansprechpartner 

Bei Problemen und Rückfragen wenden Sie sich bitte an: 

Helmut Burger 

Abteilung:. 1.4 Hochschulcontrolling und Revision 

Rektorat 

Fahnenbergplatz 

79085 Freiburg 

Telefon: 0761 203 4338 

Telefax: 0761 203 4369 

E-Mail: burgerh@mail.verwaltung.uni-freiburg.de 


7. Beispiele 

7.1 Neuerfassung 


Kauf eines Computers über 2000,- € netto. 

Der Arbeitsablauf sieht wie folgt aus: 

1. Rechnungseingang abwarten. 

2. Auszahlungsanordnung in MBS/ manuell erstellen. 

3. Erfassung der Inventarisierungsdaten in HIS-FSV-IVS. Unter anderem Eingabe des 

DFG-Schlüssels, der evtl. von einem wiss. Mitarbeiter angegeben werden muss. 

4. Die von HIS-FSV-IVS automatisch vergebene Inventar-Nr. auf der Eingangsrechnung 

vermerken. 

5. Kopien der Auszahlungsanordnung und der Eingangsrechnung anfertigen (Empfehlung). 

6. Originalbelege (Auszahlungsanordnung / Eingangsrechnung) an die Kasse weiterleiten. 



7.2 Änderungsmeldung 

- Der oben genannte Computer wird an ein anderes Institut weitergegeben. 

Arbeitsablauf: 

1. Ausfüllen der „Änderungsmeldung“ – Abgabe an andere Kostenstelle 

2. Weiterleiten der Änderungsmeldung an die Abt. 1.4 Hochschulcontrolling und 

Revision 

- In den Computer wird ein CD-Brenner eingebaut. 


1. Ausfüllen der „Änderungsmeldung“ - Werterhöhung des Computers 

2. Weiterleitung der Änderungsmeldung an die Abt. 1.4 Hochschulcontrolling 

und Revision 

- Eine Festplatte des Computers ist defekt und wird nicht erneuert. 


1. Ausfüllen der „Änderungsmeldung“ - Wertminderung des Computers 

2. Weiterleitung der Änderungsmeldung an die Abt. 1.4 Hochschulcontrolling 

und Revision 

7.3 Aussonderungsmeldung 

- Der Computer wird verschrottet. 


1. Ausfüllen der „Aussonderungsmeldung“ (Unterschrift des/der Leiters(in) der 

Einrichtung). 

2. Weiterleitung der Aussonderungsmeldung an die Abt. 2.1 Beschaffung 

Gerät wird nicht mehr benötigt, ist aber noch funktionsfähig: 

Einstellen des Gerätes in die Gebrauchtwarenbörse der Universität 

Im Veräußerungsfalle wird automatisch die erforderliche Deinventarisierung oder Änderungsumbuchung 

vorgenommen. 

8. Anhänge 


Absender 

Rektorat 

Abteilung 1.4 

Hochschulcontrolling und Revision 

H A U S P O S T 

Inventar-Nr.: ....................................................................... 

Kostenstellen-Nr.:............................................................... 

Ä n d e r u n g s m e l d u n g 

zur 

� Abgabe an eine andere Kostenstelle innerhalb der Universität 

zum ............................................ 

(Datum der Übergabe) 

Empfangende, neue Kostenstellen-Nr.: ....................................... 

� Werterhöhung bei einem bereits inventarisierten Anlagegut 

(Inventarnummer sh. oben) 

Wert erhöhen um ........................................ Euro. 

(Bitte Rechnungs- und Auszahlungsanordnungskopie beilegen) 

� Wertminderung bei einem bereits inventarisierten Anlagegut 

(Inventarnummer sh. oben) 

Wert mindern um ........................................ Euro. 

.................................................................................................................... 

(Kurze Begründung der Wertminderung) 

.................................................................................................................... 

Ansprechpartner für Rückfragen: 

Name 

Telefon: Email: 

----------------------------- -------------------------------------- 

(Datum) (Unterschrift) 


Absender Ansprechpartner für Rückfragen: 

Rektorat 

Abteilung 2.1 

Beschaffung 

H A U S P O S T 

A u s s o n d e r u n g s a n t r a g 

>nur wenn nicht über die Gebrauchtwarenbörse angeboten< 

zur 

Inventar-Nr.: .............................................................................................................. 

Inventar-Bezeichnung:............................................................................................... 

Kostenstellen-Nr.:....................................................................................................... 

Grund der Abgabe: 

� Gerät/ Gegenstand noch funktionsfähig, wird aber nicht mehr benötigt 

- in der Gebrauchwarenbörse nicht angeboten - 

� Geräte/ Gegenstand defekt, Reparatur unwirtschaftlich 

� Diebstahl 

Meldung an Polizei / D, Herr Weis erfolgt am ......................................... 

� Schenkung an ..................................................................................................... 

� Abholung erwünscht 

Name 

Telefon: Email: 

� Gerät/ Gegenstand wird anderweitig fachgerecht entsorgt 

----------------------------- -------------------------------------- 

(Datum) (Unterschrift) 

Gerät / Gegenstand darf erst mit Genehmigung der Abteilung 2.1 Beschaffung weitergegeben oder der Entsorgung zugeführt 

werden

Leitfaden Inventarisierung - Zentrale Universitätsverwaltung ...

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