Innovative Bürolösungen vom Fachmann

Branche Interview
DrUckinfrastrUktUr: Es gilt, sie so zu verwalten, dass während der
Betriebsphase die bestmögliche auslastung und Verfügbarkeit der systeme
gewährleistet ist.
so weit gehen, dass dieser Punkt vollstän-
dig von einem Anbieter übernommen wird.
Darüber hinaus sollten regelmäßige Entwicklungsgespräche
und Reviews stattfinden, um
die Performance in Sachen Service und Wirtschaftlichkeit
kontinuierlich zu verbessern.
FacTS: Was bieten die Managed Document Services
von Ricoh zusätzlich zu dem, was andere
Hersteller auch bieten?
Jungk: Ricohs MDS erweitern wie gesagt den
Ansatz der reinen Managed Print Services. Sie
beinhalten das gesamte, unternehmensweite
Dokumentenmanagement von der Eingabe
über die Verarbeitung bis zur Ausgabe. Neben
Beratung und Projektbegleitung decken wir
mit unserem Angebot auch die Bereiche Business
Solutions und Produktionsdruck ab. Unter
dem Schirm von MDS erhalten unsere
Kunden zudem auch im IT-Bereich Beratung,
Dienstleistungen und Support. Mit Ricoh haben
sie dann einen Ansprechpartner, der ihnen
alles aus einer Hand liefern kann, was
Büroinfrastruktur, Sicherheit, Server, Storage,
Voice over IP, Netzwerke und Telekommunikation
angeht.
FacTS: Also setzen MPS- und MDS-Konzepte
unterschiedliche Schwerpunkte?
Jungk: Bei dem MDS-Konzept von Ricoh
kommt nicht ausschließlich der Optimierung
des Druckvolumens eine zentrale Bedeutung
zu, sondern vor allem der Optimierung der
Dokumentenprozesse. Das heißt, dass wir
neben der Verbesserung der Druckumgebung
als Bestandteil der Dokumentenprozesse unseren
Kunden maßgeschneiderte Lösungen
für das Management von Informationen und
Dokumenten bieten. Hierzu gehören unter
anderem Lösungen zur Digitalisierung und
Weiterverarbeitung von Dokumenten, Archivierungslösungen
oder Lösungen für die Verbesserung
der Informationssicherheit. Kurz
gesagt: Bei MPS stehen meist Multifunktionssysteme
und Drucker im Mittelpunkt, bei
MDS sind es die Dokumentenprozesse.
FacTS: Was wünschen sich die Unternehmen in
Sachen Dokumentenmanagement überhaupt?
Jungk: In erster Linie ist es unsere Aufgabe,
Dokumentenprozesse effizienter und gleichzeitig
einfacher zu machen. In Unternehmen
ist es heute immer wichtiger, die Flut an un-
terschiedlichen Papierdokumenten so schnell
wie möglich in die richtigen Kanäle zu leiten,
um sie bei Bedarf sofort wiederfinden zu können.
Obwohl sehr viele Geschäftsprozesse
noch durch Papierdokumente beherrscht werden,
zeichnet sich der Trend zur Digitalisierung
von Arbeitsabläufen ab, um diese zu
beschleunigen und Informationen besser verfügbar
zu machen. Zum Beispiel ermöglicht
die digitale Archivierung einen schnelleren
Zugriff durch einen größeren Mitarbeiterkreis
auf archivierte Dokumente und verkürzt so
die Suchzeiten der Mitarbeiter. Vertrauliche
und sensible Dokumente digitalisieren Unternehmen
mit einem erheblich höheren Maß
an Sicherheit. Diese Informationen können
nach Bedarf nur einem festgelegten Mitarbeiterkreis
zur Verfügung stehen. Kurz gesagt:
Durch die Vereinfachung der Verarbeitungsschritte
für den einzelnen Nutzer entsteht
eine schlanke Informationslogistik, die Zeit
und Kosten spart. Wenn sich die richtige Information
immer zur richtigen Zeit am richtigen
Ort befindet, können Unternehmen sich
verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
So wird das unternehmensweite Dokumentenmanagement
für sie zu einem wesentlichen
Erfolgsfaktor.
FacTS: Mit wem sprechen Sie in den Unternehmen,
wenn es um die Einführung eines MDS-
Konzepts geht?
Jungk: Die Entscheidung, in MDS zu investieren,
kann am besten auf Top-Management-
Ebene getroffen werden. Unsere Ansprechpartner
auf Kundenseite sind daher in der
Regel Manager in C-Level-Positionen, da MDS
umfassende, bereichsübergreifende Verbesserungen
und damit auch Veränderungen mit
sich bringen.
FacTS: Wie gestaltet sich die Realisierung eines
MDS-Projekts? Wie verfahren die Ricoh-Spezialisten
oder -Partner dabei?
Jungk: Analysiert wird zunächst die Istsituation
im Unternehmen. Dazu gehören unter
anderem die Kostenfaktoren und individuelle
Prozessabläufe rund um das digitale und
gedruckte Dokument, inklusive Arbeits- und
Dokumentenabläufen, Rechnungen und Verträgen
sowie des Anwenderverhaltens. Im
nächsten Schritt entwickelt Ricoh gemeinsam
mit dem Unternehmen eine maßgeschnei-
14 54 fActS FACTS SPECIAL Sonderveröffentlichung 12/2011
9/2011 fActS