Innovative Bürolösungen vom Fachmann

kritische Prozesse haben nicht nur direkten
Einfluss auf alle Beziehungen zu den Kunden
und Mitarbeitern, sondern wirken sich
auch deutlich auf die Betriebskosten des gesamten
Unternehmens aus.
Allein in europäischen Organisationen
könnte eine Prozessoptimierung zu beträchtlichen
Gewinnsteigerungen führen: Die Befragten
der von Ricoh initiierten Studie
schätzten, dass eine Verbesserung ihrer bestehenden
Prozesse mit rund 5 Prozent zum
Gewinnwachstum beitragen würde. Über alle
europäischen Organisationen hinweg entspricht
dies einer Gewinnsteigerung von
rund 46 Milliarden Euro. Folgende Faktoren
spielen beim Wunsch nach Verbesserung des
geschäftskritischen Dokumentenmanagements
die größte Rolle: intensiverer Wissensaustausch
(67 Prozent), besserer Datenschutz
(67 Prozent) und steigende Effektivität
der Mitarbeiter (65 Prozent).
VerALtete VerFAHren
Weniger erfreulich: Den Befragten ist
zwar bewusst, dass effiziente Arbeitsabläufe
die Leistungsfähigkeit der Belegschaft steigern,
für eine bessere Zusammenarbeit und
einen nahtlosen Informationsaustausch unter
den Mitarbeitern sorgen und nicht zuletzt
eine schnellere Reaktion auf veränderte
BEACHTLICH: Die Befragten der von
Ricoh initiierten Studie schätzten, dass
eine Verbesserung ihrer bestehenden
Prozesse mit rund 5 Prozent zum
Gewinnwachstum beitragen würde.
INFO
Für die Erarbeitung der vom
Marktforschungsunternehmen
Coleman Parkes
Research im Auftrag von
Ricoh Europe durchgeführten
Studie wurden
wichtige Entscheidungsträger
befragt, die in ihren
Unternehmen für das
Management geschäftskritischer
Dokumente verantwortlich
und in den folgenden
Bereichen angesiedelt sind:
Finanzdienstleistungen/Wirtschaftsprüfung,
Vertrieb, HR/
Lohnbuchhaltung, Kunden-/
Klienteninformationen,
Recht, Lagerhaltung und
Lieferkettenmanagement.
Insgesamt wurden 458 Telefoninterviews
mit großen Organisationen
(mehr als 1.000 Mitarbeiter) geführt,
deren Hauptsitz sich in Belgien, Frankreich,
Deutschland, Italien, den Niederlanden,
Skandinavien (Schweden,
Markt- und Kundenanforderungen erlauben.
Doch immer noch verlassen sich die
meisten auf manuelle Verfahren, die das Informationsmanagement
unnötig arbeitsintensiv
und fehleranfällig gestalten. Immer-
Finnland, Norwegen und Dänemark),
Spanien, der Schweiz oder Großbritannien/Nordirland
befindet. Alle Befragten
arbeiten in den Bereichen Erziehung,
Recht, Versorgung, Gesundheitswesen,
Fertigung oder Finanzdienstleistungen.
hin verfügen laut der Untersuchung nur 22
Prozent der europäischen Unternehmen
über ein voll automatisiertes Management
ihrer geschäftskritischen Dokumente. Im
Schnitt lägen 42,5 Prozent aller geschäftskritischen
Informationen auch weiterhin nur
im Papierformat vor.
Diese veralteten Verfahren bergen vielfältige
Risiken. Nicht nur, dass sie viel Zeit kosten
und gefährliche Engpässe verursachen
können. Auch stellen geschäftskritische Dokumente,
die ausschließlich im Papierformat
und ohne Sicherheitskopie vorliegen, gravierende
Sicherheitslücken und Geschäftsrisiken
dar: 36 Prozent aller Befragten mussten
zugeben, dass sie schon einmal wichtige Geschäftsinformationen
verloren haben. Darüber
hinaus wird eine bereichsübergreifende
Zusammenarbeit im Unternehmen zu einem
Ding der Unmöglichkeit, was sich besonders
auf die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter mit
Fernzugriff auswirkt, warnen die Experten.
Und wenn sich die Mitarbeiter auf zeitraubende
Verfahren konzentrieren müssen, leidet
schließlich der Dienst am Kunden, dessen
Anforderungen zu kurz kommen.
Graziella Mimic �
12/2011 Sonderveröffentlichung 12/2011 fActS FACTS 253