Aufgabenstellung und Szenario

Stammdaten-Fallstudie
Projekt- und
Dienstleistungsabwicklung
(PS-HR-SD-CO-FI)
(Release 4.6B)
© Martin Voß, August 2001 Seite 1 / 37

Inhaltsverzeichnis
AUFGABENSTELLUNG UND SZENARIO ............................................................................................ 3
VORBEREITUNG DER STAMMDATEN ................................................................................................ 3
SD-STAMMDATEN................................................................................................................................. 3
Anlegen eines Kundenstammsatzes............................................................................................. 3
Anlegen eines Dummy-Materialstammsatzes für die Projektabwicklung...................................... 4
CO-STAMMDATEN ................................................................................................................................5
Leistungsart für Senior-Berater-Stunden anlegen......................................................................... 5
Leistungsart für Junior-Berater-Stunden anlegen ......................................................................... 6
Stundensätze für die Leistungsarten auf der EDV-Kostenstelle planen ....................................... 6
Zuordnung der Leistungsarten zu Leistungsartengruppen ........................................................... 7
PS-STAMMDATEN................................................................................................................................. 8
Anlegen der Projektstruktur........................................................................................................... 8
Anlegen der Projektdefinition .................................................................................................................. 8
Anlegen eines Projektstrukturplanelementes für die Meilensteinfaktura ................................................. 9
Anlegen eines PSP-Elementes für Projektphase Blueprint..................................................................... 9
Anlegen eines PSP-Elementes für Projektphase Realisierung ............................................................... 9
Anlegen eines Meilensteins für Phase Blueprint................................................................................... 10
Anlegen eines Meilensteins für Phase Realisierung ............................................................................. 10
Anlegen eines PSP-Elementes für Sonderaufwendungen.................................................................... 11
HR-STAMMDATEN............................................................................................................................... 11
Anlegen eines Personalstammsatzes für einen neuen Berater .................................................. 11
Erweitern des Personalstammsatzes für die Verwendung von Arbeitszeitblättern..................... 13
TESTEN DES GESCHÄFTSPROZESSES........................................................................................... 13
FREIGEBEN DES PROJEKTES ............................................................................................................... 13
KUNDENAUFTRÄGE MIT BEZUG ZUM PROJEKT ERFASSEN ...................................................................... 14
Auftrag für Meilensteinfakturierung anlegen ............................................................................... 14
Auftrag für aufwandsbezogene Fakturierung anlegen ................................................................ 17
PROJEKT-STUNDEN UND URLAUBSTAGE ERFASSEN.............................................................................. 18
ÜBERPRÜFEN DER AUSWIRKUNGEN DER ZEITDATEN IN DEN ZIELAPPLIKATIONEN.................................... 20
Weiterverarbeitung der Zeitdaten im HR..................................................................................... 20
Weiterverarbeitung der Zeitdaten im PS/CO............................................................................... 21
Tip zur Vereinfachung der Navigation......................................................................................... 23
ERFASSUNG VON KOSTEN EINER EXTERNEN DIENSTLEISTUNG ZUM PROJEKT......................................... 24
Erfassen der Kreditoren-Rechnung............................................................................................. 24
Auswertung der Ist-Kosten im Projektinfosystem........................................................................ 25
ABSCHLIEßEN DER ERSTEN PROJEKTPHASE ......................................................................................... 25
FAKTURIERUNG DES PROJEKTES ......................................................................................................... 26
Erstellung der Faktura für die abgeschlossene Phase ‚Blueprint’............................................... 26
Erstellung der aufwandsbezogenen Faktura für die Sonderaufwendungen ............................... 28
Ermittlung der zu fakturierenden Leistungen ........................................................................................ 28
Erstellen der Lastschriftsanforderung ................................................................................................... 29
Erstellen der Faktura für den Kunden ................................................................................................... 30
PERIODENABSCHLUß IM PROJEKT-CONTROLLING ................................................................................. 31
Analyse der Projektwerte ............................................................................................................ 31
Erfassung von Abrechnungsvorschriften für die PSP-Elemente................................................. 33
Abrechnungsvorschrift für das erste Fakturierungselement.................................................................. 33
Anpassung der Abrechnungsvorschriften der PSP-Elemente............................................................... 34
Ergebnisermittlung zum Festpreisprojektteil durchführen ..................................................................... 35
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Aufgabenstellung und Szenario
Im Rahmen der Fallstudie soll die Abwicklung zweier Geschäftsvorfälle
aus dem Dienstleistungsbereich verdeutlicht werden. Als konkretes
Beispiel wird hierzu ein IT-Projekt gewählt, bei dem es sich um ein SAP
R/3-Einführungsprojekt handeln soll.
Ein Teil der zu erbringenden Leistungen wird dem Kunden als Festpreis
pro Projektphase in Rechnung gestellt (Meilensteinfakturierung),
während bestimmte Zusatzaufwendungen nach Aufwand (stundenweise)
mit dem Kunden abgerechnet werden.
Der inhaltliche Schwerpunkt der vorliegenden Fallstudie liegt im Bereich
der Module PS (Projektsystem), HR (Personalwirtschaft), SD (Vertrieb)
und CO (Controlling) und teilweise auch im Modul FI (Finanzwesen).
Dabei werden in dieser neu zu Release 4.6B entwickelten Fallstudie
einige Neuerungen in der SAP-Software vorgestellt, insbesondere durch
die Verwendung neu gestalteter Transaktionen (‚Enjoy-Transaktionen’).
Vorbereitung der Stammdaten
SD-Stammdaten
Anlegen eines Kundenstammsatzes
Wählen Sie vom R/3-Startbildschirm aus den Pfad Logistik Vertrieb
Stammdaten Geschäftspartner Kunde Anlegen Gesamt
(Transaktion: XD01).
Das neu anzulegende Debitorenkonto soll ‚Client-##‘ heißen, wobei die
Zeichenkette ‚##‘ für Ihre Rechnernummer steht. Der neue Kunde gehört
zur Kontengruppe ‚Debitor allgemein‘. Er soll dem Buchungskreis 1000,
der Verkaufsorganisation 1000, dem Vertriebsweg 10 und der Sparte 00
zugeordnet werden. Als Vorlage dient der Debitor 1000 aus dem
Buchungskreis 1000, der Verkaufsorganisation 1000, dem Vertriebsweg
10 und der Sparte 00.
Nach Eingabe der Daten bestätigen Sie mit ENTER. Das System weist
Sie darauf hin, daß der Vorlage-Debitor einer anderen Kontengruppe
angehört. Übergehen Sie diese Warnung mit ENTER.
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Geben Sie im folgenden Bildschirm (Debitor anlegen: Allgemeine Daten)
einen Namen, einen Suchbegriff, einen Ort sowie eine Postleitzahl Ihrer
Wahl an. Zu beachten ist hierbei, daß die Postleitzahl 5-stellig numerisch
sein muß, da das Land DE aus der Vorlage übernommen wurde.
Klicken Sie dann auf Vertriebsbereichsdaten. Klicken Sie dort auf die
Registerkarte ‚Faktura’ und hinterlegen Sie als Steuerklassifikation
‚steuerpflichtig’.
Sichern Sie dann . Übergehen Sie etwaige Warnungen des Systems
durch Drücken auf ENTER.
Anlegen eines Dummy-Materialstammsatzes für die Projektabwicklung
Es ist ein Materialstammsatz anzulegen, der später im Verkaufsbeleg als
‚Dummy’ stellvertretend für das dem Kunden zu verkaufende Projekt
verwendet wird.
Wählen Sie hierzu den Pfad: Logistik Materialwirtschaft Materialstamm
Material Anlegen allgemein Sofort (Transaktion: MM01).
Geben Sie folgendes ein:
Material: PROJECT-## (## = Ihre Rechnernummer)
Branche: Service Provider
Materialart: Dienstleistung
Drücken Sie ENTER. Das System zeigt Ihnen nun die Sichtenauswahl
an. Wählen Sie hier die folgenden Sichten aus, indem Sie diese mit der
Maus links markieren, so daß diese farbig hinterlegt sind:
Grunddaten 1 und 2
Alle 3 Vertriebssichten
Alle 4 Disposichten
Wählen Sie dann ENTER .
Das System fragt Sie nun nach den zugehörigen Organisationseinheiten,
für die Sie das Material anlegen möchten. Geben Sie an:
Werk: 1000
Lagerort: (leer)
Verkaufsorganisation: 1000
Vertriebsweg: 10
Lassen Sie die übrigen Felder leer und wählen Sie ENTER .
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Geben Sie in der Sicht ‚Grunddaten 1’ bitte als Langtext für das Material
‚IT-Project-##’ an, wobei ## natürlich Ihrer Rechnernummer entspricht.
Die Basismengeneinheit ist Stück und das Material soll spartenübergreifend
verwendet werden. Ändern Sie die allgemeine Positionstypengruppe
bitte auf ‚0005’ (Meilenstein-Faktura) ab.
In der Sicht ‚Vertrieb: VerkOrg1’ geben Sie als Auslieferungswerk bitte
das Werk 1000 und als Steuerklassifikation bitte ‚volle Steuer’ an.
In der Sicht ‚Vertrieb: VerkOrg2’ kennzeichnen Sie das Material bitte als
statistik-relevant und ändern Sie auch in dieser Sicht die Positionstypengruppe
auf ‚0005’. Achtung! Links ist bereits das Feld allg. Positionstypengruppe
auf ‚0005’ eingestellt. Gemeint ist hier das rechte Feld
Positionstypengruppe.
Legen Sie in der Sicht ‚Vertrieb: allg./Werk’ fest, daß bei diesem Material
keine Prüfung (KP) der Verfügbarkeit vorgenommen wird.
In der Sicht ‚Disposition1’ geben Sie als Dispomerkmal bitte ND (keine
Disposition) ein.
Hinterlegen Sie in der Sicht ‚Disposition3’ bitte die Strategiegruppe 21
(Kundeneinzelfertig./Projektabrechnung). Hierdurch können Sie später in
der Fallstudie dieses Material im Verkaufsbeleg mit einem Projektstrukturplanelement
aus dem Modul PS verknüpfen.
Sichern Sie dann das neue Material .
CO-Stammdaten
Die von den IT-Beratern geleisteten Stunden sollen unter zwei verschiedenen
Leistungsarten erfasst werden: Senior- und Junior-Berater-
Stunden.
Leistungsart für Senior-Berater-Stunden anlegen
Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung
Stammdaten Leistungsart Einzelbearbeitung
Anlegen (Transaktion: KL01).
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Falls das System Sie nach der Angabe eines Kostenrechnungskreises
fragt, wählen Sie bitte 1000.
Nennen Sie die Leistungsart ‚SC##’ (##=Rechnernummer) und legen Sie
die Gültigkeit ab dem 01.01. des aktuellen Jahres fest. Drücken Sie dann
ENTER .
Geben Sie als Bezeichnung Senior-Stunden-## an. Die Leistungsart wird
in Stunden gemessen und ist für alle Kostenstellenarten gültig. Über den
Leistungsartentyp steuern Sie bitte, daß die Leistungen manuell erfasst
und manuell verrechnet werden sollen. Ordnen Sie als Verrechnungskostenart
bitte die Kostenart 626200 (DILV Senior Berater) zu.
Sichern Sie anschließend .
Leistungsart für Junior-Berater-Stunden anlegen
Legen Sie nun eine weitere Leistungsart für Junior-Berater-Stunden an.
Diese soll ‚JC##’ (## = ihre Rechnernummer). Am besten wählen die
zuvor angelegte Leistungsart ‚SC##’ als Vorlage.
Ändern Sie nach Drücken von ENTER dann die Bezeichnung ab auf
‚Junior-Stunden’ und wählen Sie als Verrechnungskostenart diesmal
626100 (DILV Junior Berater).
Sichern Sie anschließend .
Stundensätze für die Leistungsarten auf der EDV-Kostenstelle planen
Es soll ein interner Stundensatz für die Bewertung der Beraterstunden
geplant werden. Zuständig hierfür ist die EDV-Kostenstelle 4120 im
Kostenrechnungskreis 1000.
Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung
Planung Leistungserbringung/Tarife Ändern
(Transaktion: KP26).
Wählen Sie als Version 0, die Perioden 1-12 des aktuellen Geschäftsjahres,
die Kostenstelle 4120 (EDV-Abteilung) und die Leistungsart
SC##.
Wählen Sie (unten) formularbasiert und klicken Sie dann auf Übersichts-
bild .
Hinterlegen Sie in der Spalte ‚Tarif Fix’ einen Stundensatz von 100 DEM
für den Senior Consultant.
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Wählen Sie dann Sichern .
Wiederholen Sie diesen Planungsschritt nun für die Leistungsart JC##,
wobei Sie hier aber einen niedrigeren Stundensatz von 50 DEM
angeben. Sichern Sie auch diesen Tarif .
Zuordnung der Leistungsarten zu Leistungsartengruppen
Im folgenden sollen die zuvor angelegten Leistungsarten in Leistungsartengruppen
zusammengefaßt werden. Diese Zuordnung dient später
im Geschäftsprozeß als Grundlage für die aufwandsbezogene Fakturierung,
da der Kunde die verschiedenen Aufwendungen differenziert
nach Senior- bzw. Junior-Berater auf der Rechnung ausgewiesen
bekommen soll.
Hinweis: Da alle Teilnehmer der Fallstudie ihre Leistungsarten den
selben Leistungsartengruppen zuordnen, kann es an dieser Stelle kurzfristig
zu Sperrproblemen kommen, da unter Umständen gerade ein
andere Fallstudien-Bearbeiter die Zuordnung vornimmt und damit den
Datenzugriff sperrt. Warten Sie in diesem Fall kurz und probieren das im
folgenden beschriebene Ändern der Leistungsartengruppen erneut!
Wählen Sie hierzu den Menüpfad Rechnungswesen Controlling
Kostenstellenrechnung Stammdaten Leistungsartengruppe
Ändern (Transaktion: KLH2).
Geben Sie als Leistungsartengruppe ‚Senior’ an und wählen Sie dann
ENTER . (Hinweis: Diese Leistungsartengruppe ist zuvor vom
Dozenten angelegt worden).
Ordnen Sie die Leistungsart SC## der Gruppe zu, indem Sie den
obersten Knoten (‚Senior’) markieren und dann auf klicken.
Geben Sie in der nun erscheinenden ersten Spalte die Leistungsart
SC## an und wählen ENTER. Sichern Sie anschließend . Wählen Sie
dann zurück .
Bleiben Sie im Bild ‚Leistungsartengruppe ändern: Einstiegsbild’ und
geben Sie nun als Leistungsartengruppe ‚JUNIOR’ an. Wählen Sie dann
‚Enter‘.
Hinterlegen Sie nun nur die Leistungsart JC## in dieser Gruppe (gleiche
Vorgehensweise wie oben).
Sichern Sie nach erfolgter Zuordnung .
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PS-Stammdaten
Anlegen der Projektstruktur
Anlegen der Projektdefinition
Nun soll die Projektstrukturierung vorgenommen werden. Wählen Sie
hierzu den Menüpfad Logistik Projektsystem Grunddaten Projekt
Project Builder (Transaktion CJ20N).
Wenn Sie diese Transaktion zum ersten mal aufrufen, erhalten Sie eine
freundliche Meldung ‚Willkommen im Project Builder....’. Da der Inhalt
dieses Fensters nicht übermäßig spannend ist, selektieren Sie ‚Nicht
mehr anzeigen’ und dann ENTER.
Klicken Sie das folgende Fenster ebenfalls durch ENTER weg. Sie
gelangen nun in das Hauptfenster des Project-Builders.
Klicken Sie zum Anlegen eines neuen Projektes bitte auf das Symbol
eines Papierblattes und wählen Sie ‚Projekt‘ oder alternativ im Menü
ProjektNeuProjekt.
Der Cursor blinkt nun im Feld ‚Projektdef.’. Geben Sie als Projektdefinition
(=Projektnummer) bitte ‚W-##’ an (## = Ihre Rechnernummer).
Geben Sie im folgenden Feld (rechts daneben) als Langtext ‚SAP-Einführung-##’
ein.
Selektieren Sie weiter unten als Projektprofil ‚ISP: Serviceprojekte’
(1000) und drücken Sie dann ENTER.
Danach sehen Sie im linken oberen Fenster das soeben angelegte
Projektkopfelement. Im rechten Bildschirmfenster sehen Sie die
Registerkarte ‚Grunddaten’. Ändern Sie auf dieser Registerkarte unten
rechts bitte die zugeordneten Organisationseinheiten in:
KostRechKreis: 1000
Buchungskreis: 1000
Gesch.bereich: 9900
Werk: 1000
Projektwährung: UNI
Ändern Sie im Bereich ‚Termine’ den Fabrikkalender ab auf ‚Fabrikkalender
Deutschland Standard’. Tragen Sie als Starttermin bitte den
ersten Werktag des laufenden Monats und als Endtermin bitte den
letzten Werktag des laufenden Monats ein.
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Anlegen eines Projektstrukturplanelementes für die Meilensteinfaktura
Im Fenster unten links (Vorlagen: Bezeichnung) finden Sie unter
‚Einzelne Objekte’ unterschiedliche Vorlagestrukturen zum ‚Bauen’ von
Projektstrukturen.
Selektieren Sie mit der Maus ein PSP-Element
und ziehen Sie dieses durch gedrückt halten der linken Maustaste hoch
zur zuvor angelegten Projektdefinition im Fenster oben links. Wenn Sie
mit dem Mauszeiger über der Projektdefinition sind, lassen Sie die Taste
wieder los und das PSP-Element wird an das Projekt angefügt.
Im rechten Bildschirmbild legt das System als Kurzschlüssel für das
neue PSP-Element W-##1 fest. Geben Sie im Feld rechts davon als
Bezeichnung bitte ‚SAP-Einführung-Festpreis’ ein. Drücken Sie ENTER
und das System zeigt im linken oberen Fenster die nun um das PSP-
Element erweiterte Projektstruktur an.
Setzen Sie für das soeben hinzugefügte PSP-Element W-##1 in der
Registerkarte ‚Grunddaten’ (rechts) auch noch das Flag ‚Fakturierungselement’,
so daß dieses PSP-Element sowohl Kontierungs- als auch
Fakturierungselement ist.
Anlegen eines PSP-Elementes für Projektphase Blueprint
Ziehen Sie erneut ein PSP-Element aus dem Vorlagenfenster nach
oben, aber hängen Sie dieses neue PSP bitte unterhalb des zuvor
angelegten PSP-Elementes ‚W-##1’ auf.
Das System vergibt im rechten Bildschirmteil hierfür den Schlüssel ‚W-
##11’. Tragen Sie im Feld rechts davon als Langtext bitte ‚Phase
Business Blueprint’ ein und bestätigen Sie mit ENTER. Sie sehen links
erneut die Erweiterung der Projektstruktur.
Dieses Element soll nur als Kontierungselement dienen.
Anlegen eines PSP-Elementes für Projektphase Realisierung
Ziehen Sie erneut ein PSP-Element aus dem Vorlagenfenster nach oben
und hängen Sie dieses neue PSP bitte erneut unterhalb des zuerst
angelegten PSP-Elementes ‚W-##1’ auf.
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Das System vergibt im rechten Bildschirmteil hierfür den Schlüssel ‚W-
##12’. Tragen Sie im Feld rechts davon als Langtext bitte ‚Phase
Realisierung’ ein und bestätigen Sie mit ENTER. Sie sehen links erneut
die Erweiterung der Projektstruktur.
Dieses Element soll nur als Kontierungselement dienen.
Anlegen eines Meilensteins für Phase Blueprint
‚Greifen’ Sie sich mit der Maus aus dem Fenster Vorlagen einen Meilenstein
und ziehen Sie diesen unterhalb des PSP-Elementes für
die Blueprint-Phase (W-##11).
Da die Meilensteinnummer vom System automatisch vergeben wird,
geben Sie nur einen Langtext ein: ‚Milestone Blueprint’.
Drücken Sie dann ‚Enter‘, um diesen links in der Projektstruktur zu
sehen.
Im Bereich ‚Verwendung’ markieren Sie auf der rechten Bildschirmseite
bitte das Flag ‚Termin VerkBelg’. Hinterlegen Sie im Bereich ‚Erfüllungsgrad’
bitte einen Fakturierungsprozentsatz von 40%.
Setzen Sie als Eck-Fixtermin für den Meilenstein bitte den 15. des
laufenden Monats. Übergehen Sie die eventuell erscheinende Meldung
des Systems ‚Datum 15. ist kein Arbeitstag. Vorheriger Arbeitstag: 13.’
mit ‚Enter‘.
Anlegen eines Meilensteins für Phase Realisierung
‚Greifen’ Sie sich mit der Maus aus dem Fenster Vorlagen einen
weiteren Meilenstein und ziehen Sie diesen unterhalb des
PSP-Elementes für die Realisierungs-Phase (W-##12).
Da die Meilensteinnummer vom System automatisch vergeben wird,
geben Sie nur einen Langtext ein: ‚Milestone Realisierung’.
Drücken Sie dann ‚Enter‘, um diesen links in der Projektstruktur zu
sehen.
Im Bereich ‚Verwendung’ markieren Sie auf der rechten Bildschirmseite
bitte das Flag ‚Termin VerkBelg’. Hinterlegen Sie im Bereich ‚Erfüllungsgrad’
bitte einen Fakturierungsprozentsatz von 60%.
Setzen Sie als Eck-Fixtermin für den Meilenstein bitte den letzten Werktag
des laufenden Monats.
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Anlegen eines PSP-Elementes für Sonderaufwendungen
Ziehen Sie erneut ein PSP-Element aus dem Vorlagenfenster nach
oben. Positionieren Sie dieses Element bitte direkt unterhalb der
Projektdefinition (W-##). Das System vergibt rechts automatisch die Vorschlagsnummer
(W-##2). Geben Sie rechts daneben im Feld ‚Langtext’
bitte ‚Sonderaufwendungen’. Drücken Sie ‚Enter‘, um die erweiterte
Struktur links zu sehen. Markieren Sie das PSP-Element W-##2 bitte
zusätzlich auch als Fakturierungselement, so daß dieses PSP-Element
sowohl Kontierungs- als auch Fakturierungselement ist.
Ihre Projektstruktur sollte nun so aussehen (Hier mit Beispielbezeichnungen
für Rechnernummer 8888):
Sichern Sie anschließend das Projekt .
Hinweis: Die Transaktion Project Builder (CJ20N) ist eine zu Release 4.6
neu hinzugekommene ‚Enjoy-Transaktion’. Erst diese neue Transaktion
erlaubt eine solch komfortable graphisch gestützte Bearbeitung der
Projektstruktur.
HR-Stammdaten
Anlegen eines Personalstammsatzes für einen neuen Berater
Wählen Sie den Menüpfad Personal Personalmanagement
Administration Personalstamm Personalmaßnahmen (Transaktion:
PA40).
Wählen Sie als Personalnummer für den neuen Mitarbeiter bitte 1000##
(## = Ihre Rechnernummer) und als Beginndatum den 01.01. des
aktuellen Jahres.
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Selektieren Sie im unteren Fenster die Maßnahme ‚Zeiterfassung (Ministamm)’
durch anklicken der Zeile, so daß diese komplett farbig hinterlegt
ist:
Wählen Sie dann Ausführen .
Sie gelangen in das Bild ‚Maßnahmen anlegen’. Ordnen Sie den neuen
Mitarbeiter dem Personalbereich ‚Hamburg’, der Mitarbeitergruppe
‚Aktive’ und dem Mitarbeiterkreis ‚Angestellte’ zu.
Sichern Sie dann .
Sie gelangen nun in das Bild ‚Daten zur Person’. Vervollständigen Sie
hier alle Muß-Felder (Name, Vorname, etc.), indem Sie sich selbst als
neuen Mitarbeiter eingeben. Sichern Sie anschließend .
Im Bild ‚Organisatorische Zuordnung anlegen’ hinterlegen Sie als
Geschäftsbereich bitte ‚9900’ und Sichern . Im nun erscheinenden
Fenster ändern Sie nichts, sondern klicken direkt auf .
Übergehen Sie die eventuell folgende Warnung (‚Erfassung für
Abrechnungsvergangenheit...’) mit ENTER.
Im folgenden Bild ‚Soll-Arbeitszeit’ müssen Sie nur Sichern . (Übergehen
Sie auch hier die eventuelle Warnung mit ENTER.)
Im folgenden Bild ‚Abwesenheitskontingente anlegen‘ schlägt das
System den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters vor. Sichern Sie einfach
.
Im Bild ‚Zeiterfassungsinformationen anlegen’ hinterlegen Sie als
Zeitausweisnummer Ihre Personalnummer (1000##). Ferner tragen Sie
in den übrigen Muß-Feldern folgende Werte ein:
ArbeitszeitereignGrp: 01
Grupp. Subsystem: 001
Grupp. An-/Abwesen.: 001
Grupp. Mitarb.Ausg.: 001
Sichern Sie dann .
Das System meldet nun, daß ein neuer Satz hinzugefügt wurde.
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Erweitern des Personalstammsatzes für die Verwendung von Arbeitszeitblättern
Wählen Sie den Menüpfad Personal Personalmanagement
Administration Personalstamm Pflegen (Transaktion: PA30).
Geben Sie im Feld Personalnummer Ihre Personalnummer (1000##) an
und im Feld Informationstyp (unten) ‚315’ an. Wählen Sie ‚Enter‘, um die
Textbezeichnung des Infotypen 315 zu sehen; hier sollte nun ‚Vorschlagswerte
Arbeitszeitblatt’ stehen. Wählen Sie dann ‚Anlegen‘ durch
Klicken auf das Papiersymbol .
Hinterlegen Sie als Senderkostenstelle 4120, als Leistungsart SC## und
als Werk 1000. Sichern Sie dann .
Testen des Geschäftsprozesses
Freigeben des Projektes
Wählen Sie zum Freigeben des Projektes den Menüpfad Logistik
Projektsystem Grunddaten Projekt Project Builder (Transaktion
CJ20N).
Im unteren linken Bild sollte das System Ihnen im Arbeitsvorrat unter
‚zuletzt bearbeitete Projekte’ bereits Ihr Projekt ‚W-##’ anzeigen. Öffnen
Sie dieses Projekt durch Doppelklicken auf das angezeigte Projekt im
Arbeitsvorrat.
Das System zeigt nun im oberen linken Bild die Projektstruktur an. Im
großen rechten Fenster sehen Sie die Detaildaten zum markierten Top-
Element (W-##). Im Bereich ‚Status’ auf der Registerkarte ‚Grunddaten’
sollte als Systemstatus ‚EROF’ (=eröffnet) stehen. Diesen Status haben
Projekte im Modul PS standardmäßig nach dem Anlegen. Um damit
operativ arbeiten zu können (z.B. Zeiten erfassen, Kosten buchen), muß
ein Projekt zunächst freigegeben werden. Tun Sie dies über Bearbeiten
Status Freigeben.
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Im Feld Systemstatus sollte nun ‚FREI’ stehen. Um weitere Informationen
zum Status zu erhalten, können Sie auf das Info-Symbol rechts
vom Feld ‚Status’ klicken . Sie sehen die Langtextbezeichnung. Wenn
Sie nun auf die Registerkarte ‚Betriebsw. Vorgänge’ klicken, sehen Sie,
welche Vorgänge im jetzigen Status erlaubt bzw. verboten sind. Um alle
möglichen Vorgänge zu sehen, können Sie durch Klicken auf
herunterscrollen.
Durch Klicken auf ‚Zurück’ gelangen Sie zurück in die Projektübersicht.
Sichern Sie nun das freigegebene Projekt .
Wählen Sie dann Beenden .
Kundenaufträge mit Bezug zum Projekt erfassen
Für die Vertriebsabwicklung und spätere Fakturierung sind nun Kundenaufträge
zum Projekt zu erfassen. Insgesamt sind zwei Verkaufsbelege
anzulegen: Einer für den Projektteil, der zu fest vereinbarten Preisen
nach Projektmeilensteinen berechnet wird und ein Auftrag, der abhängig
vom tatsächlichen Zeitaufwand der Berater aufwandsbezogen fakturiert
wird.
Auftrag für Meilensteinfakturierung anlegen
Wählen Sie den Menüpfad Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag
Anlegen (Transaktion: VA01).
Wählen Sie im folgenden Bildschirm als Verkaufsbelegart ‚TA’ (Terminauftrag)
und als Organisationseinheiten:
Verkaufsorganisation: 1000
Vertriebsweg: 10
Sparte: 00
Wählen Sie dann ENTER .
Der Cursor sollte eingabebereit im Feld ‚Auftraggeber’ blinken. Geben
Sie hier die Nummer des zuvor von Ihnen angelegten Kunden ein
(CLIENT-##) und als Bestellnummer Ihre Rechnernummer (##).
Bestätigen Sie die Eingabe mit ENTER.
Geben Sie im Feld ‚Material’ die Nummer des zuvor angelegten
Materials an (PROJECT-##) und als Auftragsmenge ‚1’. Bestätigen Sie
mit ENTER.
© Martin Voß, August 2001 Seite 14 / 37

Das System meldet Ihnen einen Preisfindungsfehler. Dies ist in diesem
Fall Absicht. Im Gegensatz zu den anderen Fallstudien, in denen mit
festen Preisen und Konditionen pro Material gearbeitet wird, ist der Preis
für ein Projekt immer Gegenstand konkreter Verhandlungen für das
spezifische Projektvorhaben. Aus diesem Grund ist der Preis hier
manuell im Auftrag zu hinterlegen.
Sie tun dies, indem Sie die Position mit dem Material PROJECT-## so
markieren, daß diese komplett farbig hinterlegt ist.
Wählen Sie dann Springen Position Konditionen oder Klicken Sie
auf das Geldstücksymbol weiter unten .
Sie gelangen in die Registerkarte ‚Konditionen’ zur Position 10. Tragen
Sie hier weiter unten in der ersten weiß hinterlegten Zeile (dort sollte der
Cursor jetzt blinken) in der Spalte ‚KArt’ (Konditionsart) ‚PR00’ ein und in
der Spalte ‚Betrag’ 100.000. Bestätigen Sie diese Preisangabe mit
ENTER. Das System kalkuliert nun aufgrund dieser Eingabe neu und
sollte die soeben eingegebene Zeile mit der Konditionsart PR00 ganz
nach oben verschoben haben und incl. Mehrwertsteuer nun auf einen
Endbetrag von 116.000 DEM kommen.
Klicken Sie nun auf die Registerkarte ‚Kontierung’ (direkt rechts neben
der Registerkarte Konditionen):
Geben Sie hier bitte im Feld ‚PSP-Element’ das zuvor von Ihnen in der
Projektstruktur angelegte Fakturierungselement des Festpreis-Teils des
Projektes an (W-##1). Bestätigen Sie diese Eingabe mit ENTER.
Hierdurch wird nun der Auftrag (bzw. genauer: die Auftragsposition 10)
mit der zuvor angelegten Projektstruktur verknüpft. Die Auswirkungen
werden Sie später noch häufiger feststellen.
Wählen Sie als nächstes die Registerkarte ‚Faktur.plan’ (zwei Karten
weiter links):
© Martin Voß, August 2001 Seite 15 / 37

Das System zeigt Ihnen einige Fakturierungstermine an, die aber aus
einer IDES-Vorlage stammen und die für diese Fallstudie nicht benötigt
werden. In der vorliegenden Fallstudie sollen die Fakturierungstermine ja
den Projektmeilensteinen entsprechen, so daß nach Fertigstellung einer
Projektphase die Rechnung an den Kunden verschickt werden kann.
Löschen Sie daher alle zunächst angezeigten Fakturierungstermine.
Klicken Sie hierzu auf , um alle zu markieren. Klicken Sie dann auf
weiter unten, um die markierten Termine zu löschen. Danach sollten alle
Zeilen des Fakturierungsplanes leer sein.
Um nun die Termine entsprechend der Projektmeilensteine zu
generieren, klicken Sie bitte auf . Das System schlägt als
Selektion für die Meilensteine das PSP-Element W-##1 vor, daß Sie
zuvor in der Sicht ‚Kontierung’ mit dem Auftrag verknüpft haben.
Bestätigen Sie diesen Vorschlag mit ENTER .
Im folgenden Fenster schlägt Ihnen das System nun die beiden Meilensteine
Ihres Projektes vor. Markieren Sie beide Meilensteine (Zeilen
müssen komplett farbig hinterlegt sein) und klicken Sie dann auf ‚Über-
nehmen’ .
Das System übernimmt nun die beiden Meilensteine, wobei sowohl die
Plandaten für die Fakturierung, als auch die Fakturierungsprozentsätze
aus der Projektstruktur übernommen werden. In der Spalte ‚Sperre’ sollte
jeweils der Wert ‚02’ stehen (‚Rückmeldung fehlt’). Dadurch ist sichergestellt,
daß die Rechnungen erst dann gestellt werden, wenn der
Meilenstein auch tatsächlich erreicht ist. Durch Setzen des Ist-Termins
im zugehörigen Projektmeilenstein werden diese Sperren dann automatisch
entfernt (hierzu kommen wir später in der Fallstudie).
Wählen Sie nun zurück , um zum Übersichtsbild des Auftrages zurückzukehren.
Übergehen Sie die eventuelle Information, daß es nicht
fakturierte Termine in der Vergangenheit gibt mit ENTER.
Wählen Sie dann Sichern und notieren Sie sich bitte die vom System
vergebene Auftragsnummer (unten links in der Statuszeile):
Auftragsnummer 1 (Meilensteinfakturierung): __________________
© Martin Voß, August 2001 Seite 16 / 37

Auftrag für aufwandsbezogene Fakturierung anlegen
Wählen Sie erneut den Menüpfad Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag
Anlegen (Transaktion: VA01).
Wählen Sie im folgenden Bildschirm als Verkaufsbelegart ‚TA’ (Terminauftrag)
und als Organisationseinheiten:
Verkaufsorganisation: 1000
Vertriebsweg: 10
Sparte: 00
Wählen Sie dann ENTER .
Der Cursor sollte eingabebereit im Feld ‚Auftraggeber’ blinken. Geben
Sie hier die Nummer des zuvor von Ihnen angelegten Kunden ein
(CLIENT-##) und als Bestellnummer Ihre Rechnernummer (##).
Bestätigen Sie die Eingabe mit ENTER.
Geben Sie nun im Feld ‚Material’ SENIOR1 und als Auftragsmenge ‚1’
an. Wählen Sie dann ENTER.
Das System sollte als Mengeneinheit ‚Stunden’ und als Preis 200 DEM
ermitteln. Diese hier zunächst eingegebene Senior-Beratungsstunde ist
aber nur ein ‚Dummy-Wert’, da die Rechnungserstellung später nicht mit
Bezug zur Auftragsmenge (hier: 1 Stunde) sondern bezogen auf die tatsächlich
erbrachten Zeiten erfolgen wird.
Um diesen Auftrag mit der entsprechenden Projektstruktur zu verknüpfen,
markieren Sie erneut die Position 10, so daß diese komplett
farbig hinterlegt ist. Wählen Sie dann Springen Position Kontierung.
In der Registerkarte ‚Kontierung’ tragen Sie im Feld ‚PSP-Element’ bitte
nun das zuvor angelegte PSP-Element für Extra-Aufwendungen ein
(W-##2).
Damit das System auch weiß, daß eine aufwandsbezogene Faktura
erfolgen soll, muß noch ein Eintrag in der Registerkarte ‚Verkauf B’
erfolgen:
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Klicken Sie diese an und hinterlegen Sie dann im Bereich ‚Steuerung
aufwandsbezogener Fakturierung’ im Feld ‚DPP-Profil’ ‚HCC’ (Dieses
Profil wurde vom Dozenten zuvor angelegt).
Bestätigen Sie mit ENTER und Sichern Sie dann Ihren Auftrag .
Notieren Sie sich auch diese Auftragsnummer:
Auftragsnummer 2 (aufwandsbezogene Faktura): _______________
Wählen Sie dann Beenden .
Projekt-Stunden und Urlaubstage erfassen
Im folgenden überspringen wir an dieser Stelle einige Tage und unterstellen,
daß der Berater inzwischen einige Tage am Projekt gearbeitet
und auch einige Tage Urlaub gehabt hat.
Zur Zeiterfassung dient die SAP-Komponente CATS (Abkürzung für
Cross Application Time Sheet). In dieser anwendungsübergreifenden
Komponente können alle Arten von Zeitdaten gesammelt werden und
später den einzelnen Zielapplikationen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung
gestellt werden.
Erfassen Sie nun für Ihren Mitarbeiter die Zeitdaten, indem Sie folgenden
Menüpfad wählen:
Personal Personalzeitwirtschaft Arbeitszeitblatt Zeitdaten
Erfassen (Transaktion: CAT2).
Geben Sie als Erfassungsprofil ‚1303’ an und wählen Sie ENTER.
Geben Sie als Personalnummer die Nummer Ihres zuvor angelegten
Mitarbeiters (1000##) ein.
Wählen Sie dann ‚Zeiten erfassen’ (F5).
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Sie gelangen nun in die Erfassungssicht des Arbeitszeitblatts für den
aktuellen Monat. Zum Erfassen der Zeiten tragen Sie in der ersten weiß
hinterlegten Zeile bitte die Nummer des PSP-Elementes der Phase
‚Blueprint’ (W-##11) in der Spalte ‚Empfänger-PSP-Element’ ein. Tragen
Sie an den ersten beiden Werktagen des Monats in dieser jeweils 5
Stunden ein und bestätigen Sie mit ENTER. Das System füllt nun die
beiden vorderen Felder (Sender-Kostenstelle und Leistungsart) mit den
Vorgabewerten, die Sie zuvor im Personalstamm für Ihren Mitarbeiter
hinterlegt haben.
Tragen Sie nun in der zweiten Zeile im Feld ‚Empfänger-PSP-Element’
das PSP-Element für Sonderaufwendungen (W-##2) ein. Erfassen Sie
hier für den dritten Werktag des Monats 7 Stunden ein und bestätigen
Sie mit ENTER. Wir gehen hierbei davon aus, daß Ihr Berater an diesem
Tag 7 Stunden Sonderleistungen für den Kunden erbracht hat, die nicht
vom Festpreisangebot gedeckt waren.
Tragen Sie in der dritten Zeile erneut im Feld ‚Empfänger-PSP-Element’
das PSP-Element für Sonderaufwendungen (W-##2) ein. Hinterlegen Sie
hier für den vierten Werktag des Monats 4 Stunden und bestätigen Sie
mit ENTER. Da Ihr Berater aber an diesem Tag in einem Modul zu tun
hatte, in dem er sich noch nicht richtig auskannte, wäre es vermessen,
hier den vollen Senior-Berater-Stundensatz anzugeben.
Aus diesem Grund überschreiben Sie bitte in der Spalte ‚LstArt’ den
Vorschlag ‚SC##’ mit der Leistungsart für Junior-Berater-Stunden ‚JC##’.
Bestätigen Sie dann mit ENTER.
In der nächsten freien Zeile tragen Sie bitte im Feld ‚AbAnArt’ als
Abwesenheitsart ‚0101’ (Urlaub gegen Kontingent); das PSP-Elelement-
Feld lassen Sie frei, da Ihr Mitarbeiter Urlaub hatte/haben wird. Geben
Sie daher in dieser Zeile für den 5. und 6. Werktag des Monats jeweils 8
Stunden ein und bestätigen Sie mit ENTER.
Die hier zunächst erfaßten Zeiten stehen den Zielapplikationen
(HR/PS/CO) erst zur Verfügung, wenn der Mitarbeiter die eingetragenen
Zeiten zur Weiterverarbeitung freigibt. Tun Sie dies bitte durch Klicken
auf (unten).
Sie gelangen nun in die Freigabesicht. Um die erfaßten Zeiten freizugeben,
markieren Sie bitte die zuvor erfaßten Zeilen, so daß diese
komplett farbig hinterlegt sind. Wählen Sie dann ‚Freigeben’, indem Sie
auf das Symbol eines Schlosses (oben in der Symbolleiste) klicken .
Das System sollte Ihnen mitteilen, daß 6 Zeiten freigegeben wurden:
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Wählen Sie Sichern .
Wählen Sie dann Beenden .
Hinweis: Die hier demonstrierte Funktionalität der Arbeitszeitblatterfassung
steht auch als von der SAP angebotene Standard-Internet-
Komponente (IAC = Internet Application Component) zur Verfügung. Mit
dieser Zusatzfunktion ist es möglich, daß Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten
über einen Web-Browser erfassen können. Diese Funktionalität wird von
vielen Firmen für Außendienstmitarbeiter oder Berater genutzt. Die so im
Browser erfaßten Zeiten werden dann direkt über einen SAP-Internet-
Transaction-Server (ITS) an das R/3-System weitergeleitet.
Überprüfen der Auswirkungen der Zeitdaten in den Zielapplikationen
Weiterverarbeitung der Zeitdaten im HR
Wählen Sie den Menüpfad Personal Personalzeitwirtschaft
Administration Infosystem Berichtsauswahl Zeitkonten
Anzeige von Abwesenheitskontingentinformationen.
Selektieren Sie als Zeitraum ‚laufendes Jahr’ und hinterlegen Sie im Feld
Personalnummer Ihre Personalnummer (1000##). Wählen Sie dann
Ausführen .
Das System informiert Sie über den Urlaubsanspruch Ihres Mitarbeiters,
den bisher genommenen Urlaub und den verbleibenden Restanspruch
(evtl. nach rechts scrollen erforderlich).
Falls Sie sich den Bearbeitungsstand der Fallstudien der anderen Teilnehmer
anschauen möchten, gehen Sie zurück zum Selektionsbild
und hinterlegen Sie als Personalnummer 100000 bis 100099. Führen Sie
den Bericht erneut aus und Sie sehen alle bisher erfaßten Daten zu
Urlaubsansprüchen und genommenen Urlaubstagen der Mitarbeiter der
anderen Fallstudienteilnehmer.
HINWEIS: Dieser Bericht zu Abwesenheitskontingenten ist ein so
genannter ‚ABAP-List-Viewer’-Bericht. Berichte, die in dieser Technik
erstellt sind, erlauben zahlreiche flexible Operationen während der Auswertung
durch den Anwender. Die ABAP-List-Viewer-Funktionalität hat
zu Release 4.6 eine starke Überarbeitung erfahren und stellt ein sehr
komfortables und mächtiges Instrument zur Listenaufbereitung dar.
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So können Sie z.B. weitere Felder zur Laufzeit ein- oder ausblenden,
indem Sie die aktuelle Anzeigevariante modifizieren (Klicken auf ),
Sie können Summierungen durchführen, Zwischensummen bilden,
persönliche Anzeigevarianten erstellen und fest hinterlegen und vieles
mehr. Hierauf wird der Dozent nach der Fallstudie noch näher eingehen.
Wählen Sie dann Beenden .
Weiterverarbeitung der Zeitdaten im PS/CO
Im Gegensatz zum zuvor gesehenen Beispiel am Modul HR werden die
erfaßten Projektstunden nicht automatisch in die Module CO oder PS
weitergeleitet. Diese Überleitung und Verbuchung muß zunächst
angestoßen werden. Normalerweise tut dies ein Controller in
periodischen Intervallen (z.B. zur Vorbereitung des Monatsabschluß). In
der Fallstudie tun Sie dies selbst für die Zeiten Ihres Mitarbeiters.
Wählen Sie hierzu den Menüpfad Personal Personalzeitwirtschaft
Arbeitszeitblatt Überleitung Rechnungswesen (Transaktion: CAT7).
Geben Sie im folgenden Bildschirm bitte Ihre Personalnummer (1000##)
als Selektionskriterium an. Achten Sie bitte darauf, daß Sie Ihre (und
NUR IHRE!) Personalnummer selektieren, da Sie sonst die Zeiten der
anderen Teilnehmer auch bereits in das CO-Modul überleiten.
Wählen Sie dann ‚Ausführen’ .
Falls Sie die Zeiten zuvor so erfaßt hatten wie in der Fallstudie angegeben,
sollten 4 Belege gebucht werden und das System meldet ‚Alle
Daten wurden in das CO übernommen’.
Wählen Sie Beenden .
Um die Auswirkungen dieser Überleitung ansehen zu können, müssen
Sie in das Projektinformationssystem wechseln. Dies tun Sie über den
Menüpfad Logistik Projektsystem Infosystem Controlling.
Selektieren Sie den Bericht Kosten/Erlöse/Ausgaben/Einnahmen. Wenn
Sie das System nach einem DB-Profil fragt, geben Sie bitte das Profil
‚Standardselektion (Struktur)’ an. In der folgenden Selektionsmaske
tragen Sie bitte im Feld ‚Projekt’ den Namen Ihrer Projektdefinition ein
(W-##). Lassen Sie bitte alle anderen Felder frei (oder löschen den hier
zunächst angezeigten Feldinhalt) und hinterlegen im Feld ‚Planversion’
den Wert ‚0’. Wählen Sie als Ausgabeart ‚klassischer Recherchebericht’
und dann Ausführen .
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Im Bericht sollten Sie für das aktuelle Geschäftsjahr Planerlöse in Höhe
von 100.200 DEM und Ist-Kosten in Höhe von 1.900 DEM angezeigt
bekommen. Die Planerlöse basieren auf dem (vorläufigen) Wert der
beiden erfaßten Kundenaufträge zum Projekt, während die Ist-Kosten
das Ergebnis der Überleitung der erfaßten Beraterstunden sind. Diese
Stunden wurden dabei mit dem Tarif der Leistungsarten bewertet (17
Senior-Berater-Stunden zum internen Stundensatz von 100 DEM und 4
Junior-Berater-Stunden zum internen Stundensatz von 50 DEM, also
insgesamt 1.900 DEM).
Wählen Sie zurück , um erneut zur Selektionsmaske des Berichts zu
gelangen. Bestätigen Sie hierbei die Frage nach dem Verlassen des
Berichtes mit JA und klicken Sie den Bericht im Menübaum nochmals
an. Wählen Sie diesmal als Ausgabeart ‚grafische Berichtsausgabe’ und
führen Sie den Bericht erneut aus . Die jetzt auf dem Bildschirm sichtbare
graphische Darstellung ist ebenfalls eine Innovation zu Release 4.6.
Sie können nun die einzelnen Teil-Objekte des Projektes genauer analysieren,
indem Sie durch Klicken auf das ‚Plus-Symbol’ die Struktur des
Projektes aufklappen:
Sie sehen, daß 1.000 DEM an Kosten für den Festpreisteil des Projektes
angefallen sind und 900 DEM unter die Kategorie Sonderaufwendungen
fallen.
Wenn Sie noch genauere Informationen über die Kostenherkunft sehen
möchten, wählen Sie besser einen Detailbericht. Kehren Sie in den
Menübaum zurück und wählen Sie dort den Menüpfad Logistik
Projektsystem Infosystem Controlling Kosten Planbezogen
Nach Kostenarten Ist/Plan/Abweichung absolut/Abw. %.
Führen Sie diesen Bericht für Ihr Projekt (W-##), Kostenrechnungskreis
1000, Planversion 0 und das komplette laufende Geschäftsjahr in den
Perioden 1 bis 12 aus .
Hier sehen Sie die Herkunft der Kostenarten differenzierter. Zudem
können Sie durch Klicken auf eine dynamische Eingrenzung der
Berichtsdaten auf Teile der Projekthierarchie erreichen.
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Wenn das linke Fenster (‚Variation: Objekt’) eingeblendet ist, können Sie
durch Doppelklicken auf Teile der Projektstruktur nur die Daten im
Bericht sehen, die zum ausgewählten Teil gehören. Klicken Sie z.B.
doppelt auf das unterste PSP-Element für die Sonderleistungen und Sie
sehen nur die Kosten (und Erlöse) für diesen Projektteil.
Auch diese komfortable Navigationstechnik ist eine Neuheit zu Release
4.6. Zwar gab es diese Funktionalität der Variation auch schon früher,
allerdings nicht so komfortabel durch grafisches Anklicken mit der Maus.
Kehren Sie nun zurück zum Menübaum.
Tip zur Vereinfachung der Navigation
Den Bericht Kosten/Erlöse/Ausgaben/Einnahmen, den Sie zuvor bereits
aufgerufen haben, werden Sie noch häufiger benötigen.
Fügen Sie deshalb diesen Bericht zu Ihren persönlichen Favoriten hinzu,
indem Sie den Bericht im Berichtsbaum markieren und dann mit der
rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen und dort ‚Zu den Favoriten
hinzufügen’ wählen:
Der Bericht erscheint nun ganz oben im Ordner Favoriten und ist somit
demnächst leicht zugänglich:
Nehmen Sie ebenfalls den zweiten zuvor aufgerufenen Bericht
(Ist/Plan/Abweichung absolut/Abw. %) in Ihren Favoriten-Ordner auf.
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Hinweis: Auch diese Funktionalität ist in dieser Form eine Neuheit zu
Release 4.6. Im Prinzip gab es eine solche Favoritenliste auch schon
vorher in Form des dynamischen Menüs, allerdings war dies nicht das
Hauptnavigationsinstrument.
Erfassung von Kosten einer externen Dienstleistung zum Projekt
Erfassen der Kreditoren-Rechnung
Für die Phase Business Blueprint wird ein Subunternehmer hinzugezogen,
der Leistungen für das Projekt erbringt. Sie übernehmen jetzt
die Rolle eines Kreditorenbuchhalters, der die Rechnung des Subunternehmers
erfaßt und auf das Projekt kontiert.
Wählen Sie hierzu im Menübaum den Pfad Rechnungswesen
Finanzwesen Kreditoren Buchung Rechnung (Transaktion:
FB60).
Selektieren Sie den Buchungskreis 1000. Sie gelangen die Maske
‚Kreditorenrechnung erfassen’.
Geben Sie im Feld ‚Kreditor’ den Kreditor 1000 an, das heutige
Tagesdatum als ‚Rechnungsdatum’ und als Betrag 11.600 DEM.
Aktivieren Sie das Flag ‚Steuer rechnen’ und bestätigen Sie mit ENTER.
Geben Sie im unteren Bildschirmbereich (Positionen) als Sachkonto in
der ersten Zeile 417000 (bezogene Leistungen) an und im Feld ‚Betrag
Belegwährung’ einen ‚*’ (Die Gegenbuchung erfolgt wie voreingestellt im
Soll).
Klicken Sie dann in der Symbolleiste auf . Sie sehen im
nun erscheinenden linken Bildschirmteil ‚Arbeitsvorlagen’ mehrere
Erfassungsvarianten. Doppelklicken Sie hier auf die Variante ‚mit
Projekt’. Hierdurch ändert sich der Zeilenaufbau der Positionen, so daß
als erstes Kontierungsfeld (rechts neben dem Steuerkennzeichen VN)
das Feld PSP-Element erscheint. Geben Sie in dieses Feld das PSP-
Element für die Blueprint-Phase (W-##11) ein. Bestätigen Sie mit
ENTER und übergehen Sie etwaige Meldungen des Systems ebenfalls
mit ENTER. Blenden Sie dann die Arbeitsvorlagen wieder aus, indem
Sie auf klicken. Oben rechts sollte als Saldo ‚0,00’
stehen, was so viel bedeutet, daß die Summe der Haben-Beträge gleich
der Summe der Soll-Beträge ist. Daher ist dieser Beleg formal in
Ordnung und kann daher gebucht werden. Dies wird auch durch die
grüne Ampel daneben symbolisiert:
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Lassen Sie sich den Beleg noch vor dem buchen simulieren, indem Sie
BelegSimulieren wählen. Sie sehen nun die vom System geplanten
Buchungen (incl. der automatisch generierten Vorsteuerbuchung).
Wählen Sie sichern .
Das System teilt Ihnen die Nummer des soeben gebuchten Beleges mit.
Notieren Sie diese:
Belegnummer Kreditorenrechnung: _______________________
HINWEIS: Auch die Transaktion zur Erfassung von Kreditorenrechnung
(FB60) ist eine zu Release 4.6 komplett überarbeitete Transaktion. In
früheren Releases gab es weder die grüne Ampel, noch konnte man so
komfortabel die Erfassungsvariante auswählen. Zudem mußte man
früher für die Erfassung einer einzigen Rechnung durch über drei
Bildschirmseiten navigieren, während seit 4.6 alles auf einer Seite ergonomisch
dargestellt wird.
Auswertung der Ist-Kosten im Projektinfosystem
Sehen Sie sich die Auswirkungen dieser Kreditorenrechnung im Projektinfosystem
an, indem Sie den zuvor unter ‚Favoriten’ hinterlegten Bericht
Kosten/Erlöse/Ausgaben/Einnahmen für Ihr Projekt aufrufen .
Ein genaueres Bild liefert erneut der zweite Bericht, der sich inzwischen
in Ihrem Favoriten-Ordner befindet (Ist/Plan/Abweichung absolut/Abw.
%.). Rufen Sie auch diesen erneut für Ihr Projekt auf.
Abschließen der ersten Projektphase
Die Berater waren unglaublich schnell und effizient: Die erste Projektphase
wurde erfolgreich abgeschlossen. Setzen Sie daher den Ist-
Termin für den Meilenstein zu Projektphase 1, indem Sie in den Project
Builder wechseln: Logistik Projektsystem Grunddaten Projekt
Project Builder (Transaktion: CJ20N).
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Da Sie diese Transaktion ebenfalls noch häufiger benötigen werden,
sollten Sie auch den Project Builder zu Ihren Favoriten hinzufügen.
Öffnen Sie dann Ihr Projekt W-## im Project Builder durch Doppelklick
auf dieses Projekt im Arbeitsvorrat der zuletzt bearbeiteten Projekte.
Ihr Projekt wird im linken oberen Fenster angezeigt. Klappen Sie die
Struktur durch Klicken auf so weit auf, bis Sie den Meilenstein
‚Milestone Blueprint’ erreichen. Markieren Sie diesen, so daß dieser
farbig hinterlegt ist:
Im rechten Fenster sehen Sie nun die Detaildaten zum Meilenstein.
Tragen Sie hier als Ist-Termin den 15. des aktuellen Monats ein und
wählen Sie dann Sichern .
Durch die Hinterlegung des Ist-Termins gilt die Phase als abgeschlossen
und die zuvor im Fakturierungsplan Ihres ersten Kundenauftrags
gesetzte Faktura-Sperre 02 (‚Rückmeldung fehlt’) wird gelöst. Somit
kann für die erste Projektphase eine Rechnung erstellt werden.
Wählen Sie dann Beenden .
Fakturierung des Projektes
Erstellung der Faktura für die abgeschlossene Phase ‚Blueprint’
Gemäß Fakturierungsplan zum ersten Kundenauftrag sind 40% des
Auftragswertes nach Abschluß der Phase 1 fällig. Zum Erstellen dieser
Rechnung wählen Sie den Menüpfad Logistik Vertrieb Fakturierung
Faktura Fakturavorrat bearbeiten (Transaktion: VF04)
Setzen Sie das Feld ‚Fakturadatum bis’ auf den 15. des aktuellen
Monats und hinterlegen Sie im Feld Auftraggeber die Nummer Ihres
Kunden (CLIENT-##). Setzen Sie zudem unbedingt weiter unten im
Bereich ‚zu selektierende Belege’ das Flag ‚Auftragsbezogene’.
Hinweis: Im Fakturavorrat zeigt das System normalerweise alle zum
gewählten Stichtag fakturierbaren Vorgänge des Unternehmens an.
Damit Sie aber nun nicht die Aufträge der anderen Fallstudienbearbeiter
fakturieren, ist die Eingrenzung auf Ihren Kunden erforderlich.
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Da zudem ein Projekt eine Dienstleistung darstellt (die im Gegensatz zu
Waren nicht ausgeliefert wird) erfolgt die Fakturierung in diesem Fall mit
Bezug zum Auftrag und nicht mit Bezug zur Lieferung (wie etwa in der
Logistik-Integrations-Fallstudie).
Wählen Sie nun Ausführen um sich den Fakturavorrat anzeigen zu
lassen. Das System zeigt Ihnen nun alle fakturierbaren Belege entsprechend
der zuvor von Ihnen festgelegten Kriterien an. Es sollte nur
eine Zeile erscheinen, in der die Nummer Ihres ersten Kundenauftrags in
der Spalte ‚Vertr.Bel.’ steht. Markieren Sie diese Zeile ganz links, so daß
diese komplett farbig hinterlegt ist. Klicken Sie dann auf oben in
der Symbolleiste. Das System generiert nun die entsprechende Faktura.
Wenn alles funktioniert hat, sollte diese einen Nettowert in Höhe von
40.000 DEM aufweisen. Wählen Sie Sichern .
Das System meldet Ihnen, daß der Beleg gesichert wurde. Notieren Sie
sich bitte die Nummer der soeben erstellten Faktura:
Faktura-Nr. 1 (zu Meilenstein 1): ______________________
Kehren Sie durch mehrfaches Klicken auf zurück wieder in den Menübaum
zurück. Wählen Sie dort den Punkt FakturaAnzeigen
(Transaktion: VF03) Die Nummer der gerade erstellten Faktura sollte
bereits im Feld ‚Faktura’ stehen (sonst geben Sie diese bitte dort ein).
Wählen Sie dann , um sich die erzeugten Rechnungswesenbelege
zur Faktura anzuschauen. Klicken Sie im erscheinenden
Fenster bitte doppelt auf ‚Buchhaltungsbeleg’. Sie sehen nun den Beleg
aus der Buchhaltung, durch den die Debitorenforderung gegenüber
Debitor CLIENT-## eingebucht wurde. Klicken Sie nun doppelt auf die
Buchungszeile mit Erlöskonto 800.000, in der der Nettoumsatz verbucht
wurde. Sie sehen hier die Details zur Buchungsposition. Im Bereich
‚Zusatzkontierungen’ sollte im Feld ‚PSP-Element’ die Nummer Ihres
ersten Fakturierungselementes aus Ihrer Projektstruktur (W-##1) stehen.
Dadurch ist sichergestellt, daß die nun realisierten Erlöse auch im
Controlling Ihrem Projekt zugeordnet werden. Um dies zu überprüfen,
rufen Sie bitte erneut die beiden Berichte zum Projekt-Controlling aus
Ihrem Favoriten-Menü auf. Es sollten nun Ist-Erlöse in Höhe von 40.000
DEM auf dem Projekt allokiert sein. (Das Minuszeichen besagt hierbei,
daß die Erlösbuchung buchhalterisch korrekt im Haben erfolgte und nicht
etwa, daß es sich um Kosten handelt!)
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Erstellung der aufwandsbezogenen Faktura für die Sonderaufwendungen
Ermittlung der zu fakturierenden Leistungen
Um die Sonderaufwendungen der Berater aufwandsbezogen in Rechnung
zu stellen, wählen Sie den Menüpfad Logistik Vertrieb Verkauf
Auftrag Folgefunktionen Aufwandsbezogene Faktura
(Transaktion: DP90).
Geben Sie im erscheinenden Selektionsbild bitte im Feld ‚Vertriebsbeleg’
die Nummer Ihres zweiten(!) Kundenauftrags an, hinterlegen Sie im
Bereich ‚Quelle’ als ‚Buchungsdatum bis’ bitte den letzten Tag des
aktuellen Monats und im Feld ‚Periode von’ die aktuelle Buchungs-
periode. Klicken Sie dann auf .
Das System springt nun in die Aufwandssicht, in der Sie die in Rechnung
zu stellenden Aufwendungen nochmals bewertet zum internen(!)
Stundensatz aufgeführt bekommen. Es sollten Senior-Stunden und
Junior-Stunden mit bewerteten Kosten von 700 bzw. 200 DEM angezeigt
werden. Dies ist NICHT der Betrag, den der Kunde in Rechnung gestellt
bekommt, sondern nur der firmeninterne Wertansatz der Stunden.
Klicken Sie dann auf die Registerkarte ‚Menge’. Das System zeigt Ihnen
nun die Menge der geleisteten Stunden an, wobei Sie differenziert
zwischen der bereits fakturierten Menge, der noch offenen Menge und
der demnach jetzt zu fakturierenden Menge unterscheiden können. Hier
könnten Sie zum Beispiel einige Stunden nochmals für die Fakturierung
zurückstellen. Dies tun wir hier aber nicht, sondern wechseln in die Verkaufspreissicht
durch Klicken auf .
Im oberen Bildschirmteil sehen Sie nun die Gegenüberstellung von Aufwenden
und dem Nettowert der zu fakturierenden Leistungen. In
unserem Beispiel arbeitet die Beratung mit einer üppig kalkulierten
Gewinnspanne von 100%, so daß den Kosten von 900 DEM nun ein
Nettoerlöswert in Höhe von 1.800 DEM gegenübersteht. Klappen Sie die
Zeile ‚Lastschriftsanforderung’ mehrfach auf und schauen Sie sich hier
auch die einzelnen Positionen an:
© Martin Voß, August 2001 Seite 28 / 37

Klicken Sie doppelt auf die Zeile Senior-Berater-Stunden. Das System
zeigt Ihnen im unteren Bildschirmteil nun die Preisfindung des Verkaufspreises
pro Berater-Stunde detailliert an. Sie sehen hier in der oberen
Zeile (Konditionsart PR00), daß nach außen ein Preis von 200 DEM pro
Senior-Berater-Stunde verrechnet wird.
Erstellen der Lastschriftsanforderung
Um den Rechnungserstellungsprozeß anzustoßen klicken Sie dann bitte
auf . Beantworten Sie die Frage des Systems, ob Sie die
Anforderung wirklich erstellen wollen bitte mit Ja. Es wird nun eine Lastschriftsanforderung
erstellt. Diese Lastschriftsanforderung ist zunächst
nur ein interner Beleg, der im zweiten Schritt als Vorlage für die
Erstellung der Kundenfaktura dient.
Standardmäßig werden frisch erstellte Lastschriftsanforderungen
zunächst zur Fakturierung gesperrt, damit diese nochmals geprüft
werden können. Um diese Sperre sofort zu lösen, hinterlegen Sie im
Feld ‚Fakturasperre’ bitte einen leeren Eintrag anstelle des zunächst
hinterlegten Sperrgrundes ‚Lastschrift prüfen’:
Versuchen Sie nun bitte, die Lastschriftsanforderung zu sichern . Das
System meldet Ihnen einen unvollständigen Beleg. Dies liegt daran, daß
im IDES-Standard bei Lastschriftsanforderungen zwingend ein Auftragsgrund
anzugeben ist. Klicken Sie daher auf ‚Bearbeiten’:
© Martin Voß, August 2001 Seite 29 / 37

Sie gelangen in das Unvollständigkeitsprotokoll:
Klicken Sie doppelt auf die Zeile ‚Auftragsgrund’, um in die entsprechende
Datenmaske zur Vervollständigung des Auftragsgrundes zu
gelangen. Wählen Sie hier einen Auftragsgrund Ihrer Wahl aus und
klicken Sie dann auf zurück . Das System meldet, daß Ihr Beleg nun
vollständig ist.
Sichern Sie dann die Lastschriftsanforderung und notieren Sie sich
die vom System vergebene Nummer:
Lastschriftsanforderung: _________________________
Erstellen der Faktura für den Kunden
Wählen Sie nun den Menüpfad Logistik Vertrieb Fakturierung
Faktura Fakturavorrat bearbeiten (Transaktion: VF04)
Geben Sie im Feld ‚Fakturadatum bis’ bitte den letzten Tag des aktuellen
Monats an und hinterlegen Sie im Feld Vertriebsbeleg bitte die Nummer
Ihrer zuvor erstellten Lastschriftsanforderung. Aktivieren Sie zudem
weiter unten im Bereich ‚zu selektierende Belege’ das Flag ‚Auftragsbezogene’.
Wählen Sie dann Ausführen .
Im Folgenden Bild sollte erneut nur eine Zeile erscheinen, in der Ihre
Lastschriftsanforderung aufgeführt ist. Klicken Sie auch nun wieder auf
. Das System generiert nun eine Lastschrift mit den entsprechenden
Positionen für die Berater-Stunden. Sichern Sie diese .
Notieren Sie sich bitte die Nummer der Lastschrift:
Lastschrift Beleg-Nr: __________________________
Um sich die soeben erstellte Lastschrift anzuschauen, wählen Sie bitte
mehrfach zurück , bis Sie wieder im Menübaum sind. Wählen Sie dort
Faktura Anzeigen (Transaktion: VF03).
© Martin Voß, August 2001 Seite 30 / 37

Die Nummer Ihrer Lastschrift sollte bereits im Feld ‚Faktura’ stehen
(ansonsten tragen Sie diese bitte hier ein). Wählen Sie dann bitte Faktura
Ausgeben Bildschirm:
Das System schlägt als Nachrichtenart ‚RD00’ (Rechnung) vor. Bestä-
tigen Sie diesen Vorschlag durch Klicken auf .
Wählen Sie auch im folgenden Bild nochmals und Sie sehen
die Druckvorschau Ihrer Lastschrift. Durch Herunterscrollen sehen Sie
dann auch detailliert die einzelnen berechneten Leistungen.
Wählen Sie dann Beenden .
Periodenabschluß im Projekt-Controlling
Gerade bei längerfristigen Projekten sind für den Ergebnisausweis unter
Umständen einige Abschlußtätigkeiten im Projekt-Controlling erforderlich.
Dies soll hier in der Fallstudie ansatzweise für eine erlösproportionale
Ergebnisermittlung demonstriert werden.
Analyse der Projektwerte
Rufen Sie erneut den zweiten Projektcontrollingbericht aus Ihrem
Favoritenmenü auf (Ist/Plan/Abweichung absolut/Abw. %) auf.
© Martin Voß, August 2001 Seite 31 / 37

In der Selektionsmaske hinterlegen Sie nun folgende Daten:
Projekt: (leer)
PSP-Element: W-##2 (Faktur.element für Sonderaufwendungen)
Netzplan: (leer)
Vorgang: (leer)
Material: (leer)
Hinterlegen Sie als Kostenrechnungskreis 1000, Planversion 0, das
aktuelle Geschäftsjahr (von und bis), und die aktuelle Periode (bei von
und bis).
Wählen Sie dann Ausführen .
Sie sehen jetzt die Controlling-Werte zum Projektteil ‚Sonderaufwendungen’.
Hier sollten Kosten für die Berater und die soeben fakturierten
Erlöse in Höhe von 1.800 DEM für diese Leistungen stehen. Wählen Sie
dann zurück . Bestätigen Sie die Meldung, ob Sie den Bericht
verlassen möchten, mit ‚Enter’.
Ändern Sie nun in der Selektionsmaske die Angabe des PSP-Elementes.
Hinterlegen Sie hier nun das Fakturierungselement zum Festpreisteil des
Projektes (W-##1). Wählen Sie erneut Ausführen .
Notieren Sie sich die hier bisher gebuchten Werte (Ist):
Kosten:
Bezogene Leistungen: ______________________
Senior Berater: ______________________
Erlöse:
Umsatzerlöse Inland: ______________________
Insgesamt sollten hier Erlöse in Höhe von 40.000 DEM und Kosten in
Höhe von 11.000 DEM angefallen sein.
Als Planerlöse sollten hier 100.000 DEM ausgewiesen werden (dies ist
der Gesamtwert Ihres ersten Kundenauftrags, von dem die verbleibenden
60.000 DEM noch nicht fakturiert wurden).
© Martin Voß, August 2001 Seite 32 / 37

Erfassung von Abrechnungsvorschriften für die PSP-Elemente
Damit eine periodische Abrechnung der zunächst auf dem Projekt
gesammelten Kosten und Erlöse möglich ist, benötigt jedes kostentragende
PSP-Element eine Abrechnungsvorschrift, in der die
Empfänger-Objekte im CO festgelegt werden.
Abrechnungsvorschrift für das erste Fakturierungselement
Zunächst soll die Abrechnungsvorschrift für das Fakturierungselement
zum Festpreisteil (W-##1) erfaßt werden. Da dieses PSP-Element mit
einem Kundenauftrag verknüpft wurde, kann das SAP-System hier die
Abrechnungsvorschrift weitgehend automatisch generieren, da in einem
solchen Fall Vorschlagskontierungen aus dem Auftrag übernommen
werden.
Wählen Sie hierfür Rechnungswesen Projektsystem Controlling
Periodenabschluß Einzelfunktionen Abrechnungsvorschrift Einzelverarbeitung
(Transaktion: CJB2).
Hinterlegen Sie hier folgende Werte:
Verkaufsbeleg: (leer)
Projektdefinition: (leer)
PSP-Element: W-##1
Wählen Sie zudem die aktuelle Periode im aktuellen Geschäftsjahr.
Deaktivieren Sie das Flag ‚Testlauf’ und aktivieren Sie dafür das unterste
Flag ‚Detaillisten’. Wählen Sie dann Ausführen .
Das System sollte Ihnen nun melden, daß ein Objekt bearbeitet wurde.
Um sich Details hierzu anzuschauen wählen Sie bitte die nächste
Liststufe aus durch Klicken auf in der Symbolleiste.
Als Kontierungstyp sollte vom System ‚Ergebnisobjekt’ gewählt worden
sein.
© Martin Voß, August 2001 Seite 33 / 37

Anpassung der Abrechnungsvorschriften der PSP-Elemente
Rufen Sie nun erneut den Project Builder auf (die Transaktion befindet
sich ja bereits in Ihrem Favoritenmenü). Wählen Sie hier im Bereich
‚Arbeitsvorrat’ unter ‚zuletzt bearbeitete Projekte’ Ihr Projekt W-## per
Doppelklick aus.
Markieren Sie im oberen linken Fenster das PSP-Element W-##1 und
wählen Sie dann BearbeitenKostenAbrechnungsvorschrift. Im
folgenden Bild sollte nur eine Zeile mit einem 100%-Abrechnungsempfänger
‚Ergebnisobjekt’ stehen. Klicken Sie doppelt in diese Zeile.
Klicken Sie im folgenden Bild (‚Abrechnungsvorschrift pflegen: Auf-
teilungsregeln’) auf , um sich die Kontierung des Ergebnisobjektes
anzeigen zu lassen. Sie sehen nun, daß das System im vorigen Schritt
z.B. den Kunden, die Kundenauftragsnummer und einige weitere Daten
aus Ihrem Kundenauftrag automatisch in die Abrechnungsvorschrift
übernommen hat.
Wählen Sie dann und zweimal zurück , um in die Übersicht
zum Project Builder zurückzugelangen.
Wählen Sie im rechten Bildschirm zu Ihrem Fakturierungselement W-##1
bitte die Registerkarte ‚Steuerung’ aus. Als Abgrenzungsschlüssel sollte
hier im Bereich ‚Rechnungswesen’ zunächst ‚SERV’ eingetragen sein.
Hinterlegen Sie hier statt dessen bitte als Abgrenzungsschlüssel
‚130000’ (PS: Erlösproportional (Abgr Topelement)). Bestätigen Sie mit
ENTER.
Klappen Sie nun Ihr Projekt im oberen linken Bildschirm auf, so daß Sie
das PSP-Element zur Phase Business Blueprint markieren können (W-
##11) und wählen Sie dann erneut BearbeitenKostenAbrechnungsvorschrift.
Hinterlegen Sie im Feld ‚Abrechnungsprofil’ bitte das Profil 10 (alle
Empfänger) und drücken Sie ENTER. Klicken Sie nun auf , um
Empfängerobjekte angeben zu können.
Sie gelangen in das Bild ‚Abrechnungsvorschrift pflegen: Übersicht’.
Hinterlegen Sie hier in der ersten Zeile als Typ ‚PSP-Element’ und als
Abrechnungsempfänger Ihr Fakturierungselement W-##1 an. Drücken
Sie dann ENTER. Durch diese Angabe ist sichergestellt, daß die Kosten
der untergeordneten Projektphasen dem Fakturierungselement zugeordnet
werden können. Wählen Sie dann zurück , um wieder in den
Project Builder zu gelangen.
© Martin Voß, August 2001 Seite 34 / 37

Sie werden feststellen, daß das PSP-Element nun auch den Status
‚ABRV’ (Abrechnungsvorschrift erfaßt) hat.
Sichern Sie Ihre Projektstruktur .
Ergebnisermittlung zum Festpreisprojektteil durchführen
Im betrachteten Beispiel soll das Projekt mit der erlösproportionalen
Ergebnisermittlung bewertet werden. Gemäß dieser Methode werden
Erlöse dann als realisiert ausgewiesen, wenn diese dem Kunden auch
tatsächlich fakturiert wurden. Die zugehörigen Kosten hingegen werden
noch nicht in dem Moment ausgewiesen, wenn Sie entstanden sind,
sondern erst anteilig mit der Realisierung der Erlöse.
In unserem Beispiel sind bislang erst 40% der Planerlöse (40.000 DEM
von 100.000 DEM) fakturiert worden. Demnach sollen auch erst 40% der
zugehörigen Kosten ausgewiesen werden (daher der Begriff ‚erlösproportional’).
Diesen Bewertungsschritt kann das R/3-System automatisch
vornehmen.
Wählen Sie hierzu bitte den Menüpfad Rechnungswesen
Projektsystem Controlling Periodenabschluß Einzelfunktionen
Ergebnisermittlung Durchführen Einzelverarbeitung (KKA2).
Wählen Sie im Selektionsbildschirm:
PSP-Element: W-##1
Periode: aktuelle Periode
Geschäftsjahr: aktuelles Geschäftsjahr
Abgrenzungsversion: 0
Selektieren Sie zudem das Flag ‚Langprotokoll’ ganz unten. Wählen Sie
dann Ausführen .
© Martin Voß, August 2001 Seite 35 / 37

Das System präsentiert Ihnen das berechnete Projektergebnis, welches
so aussehen sollte:
Erläuterung der Werte:
Istdaten: Hier sehen Sie nochmals informativ die bislang gebuchten
Daten, wobei E(i) den Ist-Erlösen und K(i) den Ist-Kosten entspricht.
Plandaten: Hier sehen Sie nochmals informativ die Plandaten, wobei
E(p) den Planerlösen entspricht und K(p) den Plankosten. Hinweis: Da
wir in der Fallstudie keinerlei Kosten geplant hatten, übernimmt das
System hier die Ist-Kosten.
Abgrenzungsdaten: Dieser Bereich zeigt den eigentlichen Bewertungsteil,
der vom System errechnet wurde. Unter E(e) werden die insgesamt
errechneten Erlöse in Höhe von 100.000 DEM ausgewiesen. Da
erst 40% dieser Erlöse fakturiert wurden (E(i)/E(p)) berechnet das
System nun den Anteil der Kosten, die bereits ergebniswirksam ausgewiesen
werden sollen. Dies ist die Zeile K(e) mit 4.400 DEM. Dies entspricht
genau 40% der bislang angefallenen Ist-Kosten in Höhe von
11.000 DEM.
© Martin Voß, August 2001 Seite 36 / 37

Da die übrigen Kosten bislang in der Buchhaltung ja schon verbucht
worden sind, aber noch nicht ergebniswirksam werden sollen, müssen
diese durch eine Abgrenzungsbuchung korrigiert werden. Diese Abgrenzungsbuchung
erfolgt auf das Konto ‚Kosten im Bestand’. Der Wert
dieser Buchung entspricht der Zeile K(b) mit 6.600 DEM als Differenz
von Ist-Kosten (K(i)) und errechneten Kosten (K(e)). Als ergebniswirksame
Kosten der Periode wird nur die Kategorie K(u) (=Kosten des
Umsatzes) übergeleitet.
Die hier vom System ermittelten Werte könnten nun im R/3 automatisch
zur Korrektur per Abrechnung in das Modul FI und in die Ergebnisrechnung
(CO-PA) gebucht werden. Dies ist leider im Buchungskreis
1000 der Musterfirma IDES so nicht vorgesehen, weshalb wir uns auf die
Bildschirmanzeige der errechneten Daten beschränken wollen.
Eine genauere Erklärung der einzelnen Wertkategorien erhalten Sie
übrigens über ProtokolleErklärung.
Hinweis: Die hier demonstrierte erlösproportionale Ergebnisermittlung ist
nur eine von insgesamt 16 im R/3 möglichen Bewertungsmethoden.
Ferner wären z.B. auch eine Ergebnisermittlung nach ‚Percentage of
Completion‘ (zulässig nach amerikanischer Rechnungslegung gemäß
US-GAAP), Completed Contract, Ergebnisermittlung nach Projektfortschrittswert,
Ergebnisermittlung für aufwandsbezogene Fakturierung und
einige mehr möglich.
Darüber hinaus unterstützt R/3 sogar die parallele Bewertung des selben
Projektes nach verschiedenen Bewertungsmethoden, um zum Beispiel
sowohl eine Bewertung für einen deutschen Abschluß gemäß HGB und
gleichzeitig einen Wertansatz für einen zusätzlichen Abschluß gemäß
US-GAAP zu ermitteln.
Da sie nun vermutlich aber bereits die längste R/3-Fallstudie Ihres
Lebens hinter sich haben, wollen wir es dabei belassen.
Sie haben somit das Ziel erreicht.
© Martin Voß, August 2001 Seite 37 / 37