Richtlinien für Lohndatenverarbeitung - swissdec

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Richtlinien für Lohndatenverarbeitung Bereich Lohnarten / Lohnartenverwaltung 1. Bereich Lohnarten 1.1 Lohnartenverwaltung Die Lohnarten dienen dazu, verschiedene Lohnbestandteile unterschiedlich gesteuert verarbeiten zu können. Es gibt folgende Lohnartentypen: • aufbauende (positiv) • abbauende (negativ) • berechnende (Löhne/Abzüge/Beiträge usw.) • werthinterlegende (Stundenansätze, Ferien- und Feiertagszulagen in % usw.) • technische (z. B. Basen, Statistiken) Es muss in der Lohnartenverwaltung klar ersichtlich sein, ob eine Lohnart pflichtig, nicht pflichtig, negativ oder positiv gesteuert ist. Die Lohnarten werden aufsteigend sortiert. Weisen Lohnarten einen Wert aus, dürfen sie nicht mehr gelöscht werden. Ändert die Pflichtigkeit einer Lohnart aufgrund gesetzlicher Bestimmung während des Jahres, ist eine neue Lohnart zu eröffnen. 1.1.1 Rundung Jede Berechnung innerhalb der Lohnverarbeitung ist grundsätzlich nach kaufmännischer Regel der 5-er-Rundung vorzunehmen. Ausnahmen sind z.B. internationale Unternehmen, welche wegen Abrechnung in Fremdwährungen keine Rundungen anwenden dürfen. 1.1.2 Beitragspflicht, Quellen AHV/IV/EO/UVG UVGZ Krankentaggeldversicherung BVG Lohnausweis Lohnstrukturerhebung Wegleitung über den massgebenden Lohn (WML) in der AHV, IV und EO Suva-Merkblatt: AHV- und Suva-pflichtige Löhne (Bestellnummer 1313/1) individuell, in der Regel analog UVG individuell, in der Regel analog AHV analog AHV Wegleitung für den Lohnausweis Erläuterungen Bundesamt für Statistik 1.1.3 Datenhaltung Damit jederzeit während mindestens 5 Jahren allfällige Mutationen (neue oder aufgehobene Lohnarten, veränderte Steuerung) nachvollzogen werden können, müssen diese auf Papier ausgedruckt oder elektronisch historisiert werden. Version 2.0 – 12.04.2005 10
Richtlinien für Lohndatenverarbeitung Bereich Lohnarten / Lohnartenstamm 1.2 Lohnartenstamm Der Lohnartenstamm ist die Kurzfassung einer Lohnartenverwaltung. Dieses Dokument ist in jedem Lohnprogramm erforderlich. 1.2.1 Beispiel eines Lohnartenstamms Dieser Lohnartenstamm hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Je nach Unternehmen und Branche können die Lohnarten, deren Nummerierung sowie die Finanzbuchhaltungskonti abweichen. Für die Zertifizierung ist der individuelle Lohnartenstamm einer Lohnbuchhaltung massgebend. Lohnartenstamm Datum: 05.01.2005 Seite: 001 Nr. Bezeichnung Buchhaltung +/- 1000 Monatslohn 5000 + J J J J J J J 1 BS 1005 Stundenlohn 5000 + J J J J J J J 1 BS 1006 Tageslohn 5000 + J J J J J J J 1 BS 1007 Wochenlohn 5000 + J J J J J J J 1 BS 1010 Honorare 5000 + J J J J J J J 1 BS 1015 Aushilfslohn 5000 + J J J J J J J 1 BS 1016 Heimarbeitlohn 5000 + J J J J J J J 1 BS 1017 Reinigungslohn 5000 + J J J J J J J 1 BS 1018 Akkordlohn 5000 + J J J J J J J 1 BS 1020 Absenzentschädigung 5001 + J J J J J J J 1 BS 1021 Behörde- und Kommissionsmitglieder 5600 + J J J J J J J 1 BS 1030 Dienstalterszulage 5001 + J J J J J J J 1 BS 1031 Funktionszulage 5001 + J J J J J J J 1 BS 1032 Stellvertretungszulage 5001 + J J J J J J J 1 BS 1033 Ortszulage 5001 + J J J J J J J 1 BS 1034 Teuerungszulage 5001 + J J J J J J J 1 BS 1040 Familienteuerungszulage 5001 + J J J J J J J 1 BS 1050 Wohnungszulage 5001 + J J J J J J J 1 BS 1055 Wegentschädigung 5001 + J J J J J J J 1 BS 1056 Versetzungszulage 5001 + J J J J J J J 1 BS 1060 Mehrarbeit 5002 + J J J J J J J 1 US 1061 Ueberstunden 125% 5002 + J J J J J J J 1 US 1065 Ueberzeit 5002 + J J J J J J J 1 US 1070 Schichtzulage 5001 + J J J J J J J 1 ZU 1071 Pikettentschädigung 5001 + J J J J J J J 1 ZU 1072 Einsatzzulage 5001 + J J J J J J J 1 ZU 1073 Sonntagszulage 5001 + J J J J J J J 1 ZU 1074 Inkonvenienzzulage 5001 + J J J J J J J 1 ZU 1075 Nachtdienstzulage 5001 + J J J J J J J 1 ZU 1076 Nachtzulage 5001 + J J J J J J J 1 ZU 1100 Baustellenzulage 5001 + J J J J J J J 1 ZU Bruttolohn AHV/ALV UVG UVGZ KTG BVG Quellensteuer Lohnausweis Statistik Version 2.0 – 12.04.2005 11
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