Archivierungsmodell Schule und Weiterbildung - Archive in ...

1.4 Rechtliche Grundlagen der Archivierung
Gemäß § 4 Abs. 1 Archivgesetz Nordrhein-Westfalen sind alle Behörden, Gerichte
und sonstige Stellen des Landes, mithin auch alle staatlichen Schul- und
Weiterbildungsinstitutionen zur Anbietung ihrer nicht mehr benötigten Unterlagen
an das Landesarchiv NRW verpflichtet.
Dies gilt auch für die im Bereich „Schule und Weiterbildung“ anfallenden Akten.
Die generelle behördliche Anbietungspflicht erstreckt sich ebenfalls auf Unterlagen,
die personenbezogene Daten enthalten, welche nach einer Vorschrift
des Landes- oder Bundesrechts gelöscht werden müssten oder gelöscht werden
könnten, sofern die Speicherung der Daten nicht unzulässig war. (§ 4 Abs.
2 Nr. 1 ArchivG NRW).
Schriftgutgruppen, die bestimmten Löschungsvorschriften unterliegen, sind im
Verwaltungsbereich „Schule und Weiterbildung“ jedoch nicht vorhanden. Nicht
zuletzt erlauben die „Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten
von Schülerinnen, Schülern und Eltern“ (VO-DV I) in Verbindung mit § 120
Schulgesetz NRW bzw. die „Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen
Daten der Lehrerinnen und Lehrer“ (VO-DV II) in Verbindung mit § 12
Schulgesetz NRW weitreichende Möglichkeiten zur Speicherung, Weitergabe
und Verarbeitung personenbezogener Daten.
Auch die in § 19 Abs. 3 Buchstabe b Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW)
vorgesehenen Löschungsvorschriften für personenbezogene Daten, auf die
etwa § 1 Abs. 1 VO-DV I sowie § 1 Abs. 5 VO-DV II verweisen, werden
dadurch eingeschränkt, dass von einer Löschung abzusehen sei, „soweit die
gespeicherten Daten aufgrund von Rechtsvorschriften einem Archiv zur Übernahme
anzubieten oder von einem Archiv zu übernehmen sind.“ (§ 19 Abs. 4
DSG NRW). Hierzu heißt es in einem Kommentar zum DSG NRW: „An die
Stelle der Löschungsverpflichtung tritt die gesetzliche Anbietungs- und Übernahmepflicht.
[…] Für archivierte Daten ist das Archivgesetz NRW bereichsspezifische
Sonderregelung.“ 13
In der Praxis bedeutet dies, dass Archivierung die Löschung ersetzt und die im
Datenschutzgesetz geforderten Löschungsgebote auch durch eine Anbietung
und Archivierung solcher zur Löschung bestimmter Daten gewahrt werden.
Also verpflichtet auch das Landesdatenschutzgesetz die Behörden, solche
Daten dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten.
1.5 Nutzung archivierter Unterlagen der staatlichen Schulbehörden
Die Nutzung des bei den staatlichen Schulbehörden entstandenen Archivguts
ist durch die Benutzungsbestimmungen und Schutzfristenregelungen des Landesarchivgesetzes
NRW (§§ 6-7) sowie durch die Archivbenutzungs- und Gebührenordnung
geregelt (ArchivNGO NRW). 14
13 Verena POHLER/Franz-Gerd STÄHLER (Hrsg.): Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen.
Kommentar, 3., neubarbeitete und erweiterte Auflage. Stuttgart 2003, S. 130.
14 Verordnung über die Nutzung und die Gebührenerhebung des Landesarchivs Nordrhein-
Westfalen (Archivnutzungs- und Gebührenordnung Nordrhein-Westfalen – ArchivNGO
NRW) vom 15. Juni 2010.
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