Archivierungsmodell Schule und Weiterbildung - Archive in ...

Durch die spezifischen Funktionalitäten von Fachverfahren etwa zur Informationsgewinnung
und -auswertung werden die Inhalte aus diesen Anwendungen
auch für das Landesarchiv NRW wichtig. Nicht nur können sie als Hilfsmittel
für Aussonderung, Bewertung und Erschließung dienen, 16 auch neue Wege
der Auswertung durch den Nutzer sind durch die Möglichkeiten einer individuellen
Recherche und Ergebnisanzeige gegeben.
Je mehr Datenbanken weiterhin dazu genutzt werden, bislang analoge Bearbeitungsschritte
zu ersetzen, desto mehr stellt sich auch die Frage nach der
Archivwürdigkeit dieser Daten als Ergänzung wenig aussagekräftiger Papierakten
bzw. anstelle einer bislang analogen Überlieferung.
Problematisch ist dabei die Tatsache, dass Datenbanken in den meisten Fällen
fortlaufend geführt, also nicht „geschlossen“ werden, sodass Datenübernahmen
aus dem laufenden Betrieb erfolgen müssen. Besonders in Verfahren,
bei denen die Altdaten nicht gespeichert, sondern laufend überschrieben werden,
ergibt sich das Problem der Löschung eventuell archivwürdiger Daten im
Sinne von § 2 Absatz 6 ArchivG NRW.
Aus diesem Grund werden die abgebenden Stellen im novellierten nordrheinwestfälischen
Landesarchivgesetz verpflichtet, „elektronische Unterlagen, die
einer laufenden Aktualisierung unterliegen“ ebenfalls dem Landesarchiv NRW
anzubieten (§ 4 Absatz 1 Satz 5 ArchivG NRW).
In den letzten Jahren hat sich in einzelnen Behörden des Schulbereichs zunehmend
die Tendenz herausgebildet, herkömmliche file-server-Strukturen
durch intern genutzte Wiki-Anwendungen zu ersetzen. Auch wenn die dem
internen Informationsaustausch dienenden Wikis die reguläre Aktenführung
bislang nicht ersetzen, besteht seitens des Landesarchivs ein hohes Interesse
an dieser Art Informationsstruktur, da dort perspektivisch auch archivwürdige
Inhalte (etwa Sitzungsprotokolle) entstehen können. Allerdings existiert bislang
noch kein Verfahren einer dauerhaften Archivierung von Inhalten aus Content-
Management-Systemen.
1.7 Verfahrensablauf der Archivierung
Im Kontext der Aussonderung von Unterlagen, die innerhalb einer staatlichen
Schulbehörde nach Ablauf festgelegter Aufbewahrungsfristen erfolgt, findet im
Regelfall auch die Anbietung dieser Unterlagen und die archivische Bewertung
durch das Landesarchiv statt.
Die Aufbewahrungsfristen von Akten der sich im Geschäftsbereich des Ministeriums
für Schule und Weiterbildung befindlichen Behörden und Einrichtungen
richtet sich nach einem Runderlass des damaligen Kultusministeriums aus
dem Jahr 1981, den „Richtlinien für die Aufbewahrung, Aussonderung und
Vernichtung von Akten bei Behörden und Einrichtungen im Geschäftsbereich
16 Vgl. zur Archivierung und Nutzung von Datenbankinhalten: Christian KEITEL/Rolf LANG:
Ingest von Fachverfahren im Landesarchiv Baden-Württemberg. Anmerkungen zu Authentizität,
Prozessen und Softwareentwicklung. In: Martin LÜTHI (Hrsg.):Entwicklung in den
Bereichen Records Management / Vorarchiv – Übernahme – Langzeitarchivierung: Dreizehnte
Tagung des Arbeitskreises "Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen"
vom 27./28. April 2009 ausgerichtet vom Staatsarchiv St. Gallen. St. Gallen 2009, S. 35-45;
Karin SCHWARZ/Rudolf DÄSSLER: Dauerhafte Nutzung von Datenbankinhalten aus Fachverfahren
– Eine neue Herausforderung für digitale Archivierung. In: Archivar 63 (2010), Heft
1, S. 6-18; Jürgen TREFFEISEN: Komplementäre Bewertung konventioneller Akten und
elektronischer Daten. In: Archive im digitalen Zeitalter. Überlieferung – Erschließung –
Präsentation. 79. Deutscher Archivtag in Regensburg. Tagungsdokumentationen zum
Deutschen Archivtag, Band 14, hrsg. vom VdA – Verband deutscher Archivarinnen und
Archivare e.V.. Fulda 2010, S. 193-200.
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