1IQM_Checkliste Teamleiter - IQM Initiative Qualitätsmedizin

Checkliste Teamleiter
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CHECKLISTE TEAMLEITER
VORBEREITUNG DER IQM-PEER-REVIEW-VERFAHREN
1. Bitte helfen Sie mit den Zeitplan einzuhalten
Was? Wer? Bis wann?
Information an die Klinik Vertreter im FA 6.5.2013
Erstellen der Falllisten 3M Ende April
Information, Terminfindung,
Koordination des Peer-Teams
Teamleiter 31.5.2013
Peer-Review-Verfahren
Peer-Team
zwischen 15.6.2013
und 15.10.2013
2. Als Teamleiter starten Sie den mündlichen Initialkontakt mit den Kollegen vor Ort. Die
Kontaktdaten entnehmen Sie bitte der beiliegenden Liste und sprechen Sie insbesondere die
folgenden Themen an:
a. ausführliche Informationen über den Ablauf vor Ort
i. ausreichend Zeit zur Falldiskussion (ca. 3 – 4 Stunden), insgesamt dauert das
Peer-Review-Verfahren ca. 8 Stunden
ii. separater Raum
iii. vorbereitete, sortierte, vollständige Akten in Papierform
iv. Zugang zu RIS, ggf. anderen Bildarchivierungssystemen (Sicherstellen, dass
am Review-Tag ein sachkundiger Mitarbeiter der Klinik für die Bedienung
des Bildarchivierungssystems zur Verfügung steht)
v. Bewertungsbögen mit der Selbsteinschätzung müssen vorliegen
vi. Ansprechpartner Reisekosten
b. Frühzeitige gemeinsame Terminabsprache.
3. Bitte personalisieren Sie anschließend das Anschreiben „Klinik“ sowie die
Powerpointpräsentation „Klinik“ und senden dieses an die Kollegen vor Ort. Folgende
Anlagen sollten zudem noch beigelegt werden:
a. Rechte und Pflichten „Klinik“
b. Analysekriterien
c. Bewertungsbogen
4. Sie als Teamleiter koordinieren die Terminabsprache aller Beteiligten (Klinik, Peer-Team).
Ein hilfreiches Instrument für die Terminplanung ist Doodle (www.doodle.de). Wenn Sie die
Terminfindung (Datum, Beginn, Dauer, Ende) abgeschlossen haben, informieren Sie bitte
a. Ihre Teamkollegen,
b. den Kollegen vor Ort und
c. die IQM-Geschäftsstelle über info@initiative-qualitaetsmedizin.de
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5. Sie als Teamleiter weisen das Peer-Team darauf hin, dass bei Absage (rechtzeitig!) nach
Terminvereinbarung Sie, die Kollegen vor Ort und die IQM-Geschäftsstelle informiert
werden. Der betroffene Peer wendet sich zeitig an die IQM-Geschäftsstelle, um sich um ein
weiteres Peer-Review-Verfahren als Ersatz zu kümmern.
6. Weiterführende Informationen
Versand der Falllisten
Die erforderliche Fallliste erhalten das FA-Mitglied des Hauses und der definierte
Ansprechpartner (betroffener Chefarzt) zur De-Anonymisierung sowie Sie als Teamleiter
(nachrichtlich) ca. Mitte Mai durch die IQM-Geschäftsstelle.
Vorgehen Klinik nach Eingang der Falllisten
Die Klinik nutzt nach Eingang der Fallliste die Fallnummern aus der pseudonymisierten
Fallliste zur Rückverfolgung der Krankenakten in ihrem Krankenhausarchiv. Die Fallnummern
werden in der Klinik, meist durch das Medizincontrolling oder die EDV, de-anonymisiert.
Nach der De-Anonymisierung müssen ALLE an der Behandlung beteiligten Chefärzte (wie aus
den Akten ersichtlich) zur Selbstanalyse, gemäß den IQM-Analysekriterien, hinzugezogen
und die gemeinsam abgestimmte Bewertung jeweils pro Fall auf ein Bewertungsbogen (mit
der Fallnummer aus der pseudonymisierten Fallliste) eingetragen werden. Für Sie als
Teamleiter und das Peer-Team müssen die Bewertungsbögen am Review-Tag für alle Akten
vorliegen. Folgendes ist dabei zu beachten:
Die Akten sind so vorzubereiten, dass diese vollständig, übersichtlich und nach
Fallnummern sortiert im Raum vorliegen. Der gesamte Krankheitsverlauf
einschließlich Verlegungen muss nachvollziehbar sein. Akten anderer im
Behandlungsverlauf beteiligter Abteilungen wie Intensivakten müssen ebenfalls
vorliegen.
Die dazugehörigen Unterlagen wie beispielsweise Röntgenbilder, CT, Echo, Sono ggf.
auch in anderen Abteilungen archivierte Teile der Krankenakte sind bereit zu
halten.
Der Zugang zu RIS und ggf. anderen Bildarchivierungssystemen ist zu gewährleisten.
Die Klink stellt sicher, dass am Tag des Reviews während der Aktenanalyse ein
sachkundiger Mitarbeiter für die Bedienung des Bildarchivierungssystems zur
Verfügung steht.
Weitere Fragen zum Vorgehen beantwortet die Powerpointpräsentation „Klinik“, die durch
den Teamleiter versendet wird. Details werden bitte in Absprache mit dem Teamleiter
geklärt.
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DURCHFÜHRUNG DER PEER-REVIEW-VERFAHREN
Sie als Teamleiter achten während des Peer-Review-Verfahrens auf den zeitlichen Ablauf,
koordinieren die Teamarbeit und moderieren die Diskussion. Die Peers unterstützen Sie dabei in
Ihrer Funktion.
Vorschlag zum Tagesablauf
Bitte planen Sie die Durchführung des Peer-Review-Verfahrens bis mindestens 18.00 Uhr.
1. Begrüßung und Vorstellung der Peers, ca. ½ Std.
2. Aktenanalyse ohne die Kollegen vor Ort, ca. 3 bis 4 Std.
3. Falldiskussion mit den Kollegen vor Ort, ca. 3 Std.
4. Information ÄD, GF (Abschlussgespräch), ca. ½ Std.
1. Bitte terminieren Sie zu Beginn des Tages die gemeinsame Falldiskussion und das
Abschlussgespräch. Bei der gemeinsamen Falldiskussion muss der betroffene Chefarzt
anwesend sein, falls dies nicht möglich ist, ist seitens der Klinik eine kompetente Vertretung
(z. B. Oberarzt) zu organisieren. Das gleiche gilt für das Abschlussgespräch, falls der
Ärztliche Direktor oder der Geschäftsführer verhindert sein sollten. Hilfreich zur
Vorbereitung ist für alle Teammitglieder die Checkliste Ablauf kollegialer Dialog der BÄK (in
der Checkliste Teamleiter am Ende integriert).
2. Bitte lassen Sie alle Teammitglieder die Vertraulichkeitserklärungen in zweifacher
Ausfertigung unterzeichnen.
a. Übergeben Sie einen Satz der Vertraulichkeitserklärungen an die Klinik.
b. Senden Sie einen Satz der Vertraulichkeitserklärung an die IQM-Geschäftsstelle.
3. Bitte weisen Sie nach Abschluss alle Beteiligten auf die Vernichtung der Bewertungsbögen
hin.
4. Als Teamleiter leiten und moderieren Sie die Diskussion, bitte beachten Sie mit
Unterstützung der Peers insbesondere, dass
a. alle Fälle besprochen werden,
b. ausreichend Zeit für die Falldiskussion (ca. 3 Stunden) mit allen beteiligten
Chefärzten eingeplant ist,
c. fehlende oder unvollständige Akte als Kategorie 1 (Verbesserungspotenzial)
gewertet werden,
d. bei Kategorie 1 und 2 die Kategorie 1 Verbesserungspotential gewertet wird,
e. keine strittigen Therapiekonzepte als Maßstab genommen werden,
f. ein kollegialer Gesprächsstil eingehalten wird und
g. der Ärztlicher Direktor und der Verwaltungsleiter/Geschäftsführer informiert
werden.
5. Bitte erfragen Sie – wenn nicht bereits in der Vorbereitung erledigt - den Ansprechpartner
der Klinik, mit dem die Reisekosten der Peers abgerechnet werden sollen und vermerken Sie
diesen im Protokoll.
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NACHBEREITUNG DER PEER-REVIEW-VERFAHREN
In der Nachbereitungsphase werden Protokoll, Fallmatrix und Fragebogen „Teamleiter“ erstellt
und versendet.
Protokoll & Fragebogen „Klinik“
1. Bitte erstellen Sie das Protokoll und stimmen es mit Ihrem Peer-Team ab. Das Protokoll
(PDF, kein Word) senden Sie – zusammen mit dem Fragebogen „Klinik“ (wahlweise in
Word/PDF) - innerhalb von zwei Wochen nach dem Termin an den definierten
Ansprechpartner der Klinik. Bitte achten Sie insbesondere, dass
a. bereits eingeleitete Verbesserungsmaßnahmen gewertet werden,
b. die Falldiskussion und das Protokoll übereinstimmen und
c. nachhaltige Lösungsvorschläge mit konkreten Terminen festgehalten sind.
2. Zeitgleich senden Sie bitte das Protokoll per E-Mail (Word, kein PDF) an die IQM-
Geschäftsstelle.
Fallmatrix
3. Bitte wählen Sie einen typischen Fall aus ihrem Review aus, den Sie nach der Vorlage
(Fallmatrix) erfassen. Bitte senden Sie die erstellte Fallmatrix per E-Mail (Word, kein PDF)
an die IQM-Geschäftsstelle innerhalb von zwei Wochen.
Vertraulichkeitserklärung
4. Bitte senden Sie die unterschriebenen Vertraulichkeitserklärungen Ihres Peer-Teams per
Post an die IQM-Geschäftstelle.
Fragebogen Teamleiter
5. Bitte tragen Sie zur Weiterentwicklung des Peer-Review-Verfahrens bei und füllen den
beiliegenden Fragebogen „Teamleiter“ aus und senden diesen per E-Mail (Word, kein PDF)
mit Protokoll und Fallmatrix an die IQM-Geschäftsstelle.
IQM bedankt sich ganz herzlich für Ihr Engagement und wünscht Ihnen ein gutes Gelingen bei Ihrem
Peer-Review-Verfahren!
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Ablauf des kollegialen Dialogs
Im Folgenden sind die wichtigsten Phasen eines möglichen Ablaufs des kollegialen Dialogs
beschrieben:
1. Plattform schaffen (Gesprächseröffnung)
- Vertrauensatmosphäre herstellen
- Ziel des kollegialen Dialogs beschreiben: Feedback geben, gemeinsam
Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren, Qualitätsziele festlegen und daraus Maßnahmen
ableiten
- Form des kollegialen Dialogs beschreiben: Diskussion auf Augenhöhe, voneinander Lernen
- Ablauf vorstellen
2. Für jeden Bewertungsbereich bzw. -fall finden folgende Schritte statt:
Ergebnisse der Fremdbewertung vorstellen (Feedback)
- Wertschätzung der identifizierten Stärken
- Vorstellung der identifizierten Verbesserungspotenziale
Diskussion der Ergebnisse der Fremdbewertung (kommunikative Validierung)
Die Einrichtung erhält die Möglichkeit, Stellung zu den Evaluationsergebnissen zu nehmen, z. B.
um Ursachen, Besonderheiten und zwischenzeitlich eingeleitete Maßnahmen vorzustellen.
Die Peers haben die Möglichkeit, bei Unklarheiten nachzufragen.
Gemeinsames Erarbeiten von Lösungen – kollegiale Beratung
Die kollegiale Beratung ermöglicht es, konkrete Probleme und Fälle mit Hilfe des Peer-Review-
Teams systematisch zu reflektieren sowie Ziele und Lösungsoptionen für den Berufsalltag zu
entwickeln, die sich an den zur Verfügung stehenden Ressourcen orientieren.
3. Festlegen von Qualitätszielen und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen
Die gemeinsam erarbeiteten Ziele werden schriftlich festgehalten. Aus ihnen werden gemeinsam
Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet, die – optimalerweise einschließlich Fristen und
Verantwortlichkeiten – ebenfalls schriftlich niedergelegt werden.
4. Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses
Das Peer-Review-Team fasst das endgültige Ergebnis des Peer Reviews schriftlich zusammen.
5. Feedback der Personen, die sich dem Peer Review unterzogen haben
Das Peer-Review-Team bittet die Beteiligten, ein kurzes mündliches Feedback zum
stattgefundenen Peer Review zu geben.
6. Abschluss
Das Peer-Review-Team gibt einen Ausblick auf die noch folgenden Schritte:
- Die Peers erhalten ein Feedback durch die Einrichtung.
- Die Einrichtung erhält den schriftlichen Bericht/Protokoll des Peer Reviews.
Quelle:
Bundesärztekammer. (Hg.): Curriculum "Ärztliches Peer Review", 2. Auflage: 2013
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