Agiles Projektmanagement – Projektentwicklung mit Scrum, Kanban & Co.

7.7. Sieben Schritte für erfolgreiches Kanban
Ein wichtiges Ziel von Kanban ist es Prozesse und Arbeitsweisen zu optimieren. Meist ist es
sinnvoll mit dem wichtigsten Problem zu starten und weitere Probleme zu priorisieren. Das
Kanban-System wird dabei auf Grundlage gemeinsam definierter Ziele schrittweise
aufgebaut. Nach Konsens erfolgt die Visualisierung des Arbeitsflusses. Aus Kanban
entwickelt sich so ein Motor, der einen Wandel voran treibt. Nachfolgend werden die
einzelnen Schritte im Kanban näher beschrieben. (vgl.
http://www.heise.de/developer/artikel/Kanban-richtig-einfuehren-
1344554.html?artikelseite=2)
Schritt 1: Definition von Aufgaben
Im ersten Schritt erscheint es sinnvoll, dass ein oder mehrere Teams genau definieren, an
welcher Wertschöpfungskette sie sich befinden. Welche Aufgaben fallen für die jeweiligen
Teams an? Wer hat welche Verantwortung?
Schritt 2: Darstellung des Workflows
Arbeitsweisen werden in Form eines Kanban-Boards visualisiert und präsentiert. Hier spielt
das Team eine wichtige Rolle, welches die Kapazitäten auf die einzelnen Arbeitstypen
einteilt. Der Vorteil dabei ist, dass sich der Arbeitsfluss gezielt steuern lässt, da hinter jedem
Task ein gewisser Arbeitsaufwand und Bedarf steht. So müssen beispielsweise Bugs sofort
bearbeitet werden.
Schritt 3: Laufende Tasks begrenzen
Wie bereits erwähnt, wird die Anzahl parallel laufender Arbeiten pro Arbeitsschritt begrenzt,
um einen effektiven Workflow garantieren zu können. Anhand des Boards kann so
visualisiert werden, wo gerade Engpässe bestehen oder der Arbeitsfluss ins Stocken gerät.
Allerdings funktioniert das Work in Progress Prinzip nur dann, wenn Team, Management und
Stakeholder an einem Strang ziehen. Wie hoch das WIP-Limit anfangs gesetzt wird, ist
zunächst eine Gefühlsentscheidung. Wichtig ist dabei nur, dass man in einem Pull-System
arbeitet. Ziel ist es eine Balance zwischen der operativen Arbeit, Zeit für Fehlerkennungen
sowie Problemlösungen halten zu können.
Schritt 4: Serviceklassen
Aufgaben haben unterschiedliche Prioritäten und müssen daher differenziert und mit
entsprechenden Kapazitäten behandelt werden. Serviceklassen betrachten dabei u. a. die
„Cost of Delay“. Damit sind die Auswirkungen auf den wirtschaftlichen Erfolg eines
Unternehmens gemeint. Hier spielt jedoch nicht nur Geld eine Rolle, sondern auch
Reputation, Kundenzufriedenheit, etc. Wie die Serviceklassen benannt werden ist
unternehmensspezifisch. Eine Möglichkeit wäre beispielsweise in „beschleunigt“, „fester
Liefertermin“, „Standard“, etc., zu unterscheiden. Im Zusammenhang mit der Benennung von
Klassen erscheint es wichtig, Zeit-Impact-Zusammenhänge in jedem Business näher zu
betrachten.
Schritt 5: Aufstellen von Regeln
In diesem Schritt ist es wichtig, dass sämtliche Serviceklassen mit gewissen Regeln und
Kapazitäten hinterlegt werden. Diesbezüglich muss klar definiert werden wie viele Aufgaben
aus welcher Serviceklasse höchstens in Arbeit sein dürfen und wie die Vorgehensweisen des
Teams bei neu eingestellten Aufgaben sind.
Schritt 6: Messung der Ziele
Zur Messung der Ziele werden nicht einzelne Mitarbeiter bewertet, sondern immer das
System. Bei der Messung ist es dabei nicht wichtig auf die Kommastelle genau zu
TechDivision GmbH – Agiles Projektmanagement
29