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18 International Procurement Services Masse mit Klasse
Daimler AG
Masse mit Klasse
Der Allgemeine Einkauf von International Procurement Services (IPS/BA) ist die zentrale Anlaufstelle für alle
Bedarfsanforderungen von Nichtproduktionsmaterial und Dienstleistungen unter 25.000 Euro. Rund 270.000
Bedarfsmeldungen werden hier jährlich bearbeitet.
Eine starke und effi ziente Organisation
Auf dem Weg zu einer starken und effi zienten
Einkaufsorganisation hat International Procurement
Services (IPS) im Jahr 2007 das System
der zentralen, materialgruppenorientierten Zuständigkeiten
konsequent fortgeführt. Im Zuge
einer Reorganisation wurden die Facheinkaufsbereiche
Bau, Produktionsanlagen, IT, Marketing,
Service, Retail und Zentrale Abschlüsse in
ihrer Funktion ausgebaut und gestärkt sowie der
„Allgemeine Einkauf“ eingerichtet.
Im Allgemeinen Einkauf verantworten drei Einkaufsteams
unter anderem die Materialgruppen
Gebäudeeinrichtung und -management, Werkzeuge,
Elektrotechnik und Verbrauchsmaterial,
aber auch Dienstleistungen. Darüber hinaus
werden hier alle Bedarfsanforderungen unter
25.000 Euro zentral bearbeitet. Dafür gibt es
im Allgemeinen Einkauf zwei nach Materialgruppen
organisierte Einkaufsteams mit klarer
Prozessausrichtung. Die Teams unter der Leitung
von Norbert Maier sind an den Standorten
Gaggenau und Bremen tätig und betreuen
von dort aus alle 13 Mercedes-Benz Werke in
Deutschland.
Reduzierung der Komplexität
„Die große Herausforderung bestand für uns
insbesondere darin, eine prozessorientierte,
stringente Organisation für die Bearbeitung von
Anforderungen unter 25.000 Euro zu schaffen.
Nur so lässt sich die große Zahl und Vielfalt der
Bedarfe in diesem Segment hoch effi zient und
damit schnell bearbeiten“, so Norbert Maier.
Dies umso mehr, als Bedarfsanalysen gezeigt
haben, dass das lagerhaltige Material mengenmäßig
in diesem Geschäft klar dominiert. Gerade
bei derartigen standardisierten Gütern konnte
das Team von Norbert Maier ansetzen, um Prozesse
zu automatisieren und damit die Effi zienz
und Geschwindigkeit deutlich zu erhöhen. Ganz
nebenbei wird damit Transparenz geschaffen,
um Bedarfe in Abschlüsse bzw. Direktabrufprozesse
überführen zu können. „Meine Erfahrungen
mit den Kataloglösungen eShop und
cWay waren hierbei ein wichtiger Wegweiser, um
die Bedarfsbearbeitung im Allgemeinen Einkauf
schnell, hoch effi zient und damit wirtschaftlich
und auch kundenorientiert gestalten zu können“,
so Maier.
Automatisierte Prozesse
Im Zuge dessen wurden „eTools“ konzipiert und
umgesetzt. Dazu gehört erstens die elektronische
Preisliste, in der Produkte und Preise von
nicht abschlussgeführten Bedarfen hinterlegt
sind. Das heißt, Bedarfsmeldungen werden automatisch
über die Preisliste abgeglichen und die
„Die Kataloglösungen eShop und
cWay waren ein wichtiger Wegweiser,
um die Bedarfsbearbeitung im
Allgemeinen Einkauf hoch effi zient
zu gestalten.“ Norbert Maier
Bestellung wird erzeugt, so dass der einkäuferische
Bearbeitungsaufwand sich auf die Prüfung
und Genehmigung reduziert. Um kurzfristig
zu aktuellen Markt- und Wettbewerbspreisen zu
gelangen, wurde zweitens ein vollelektronischer
Eilanfrageprozess eingerichtet. Kurze Reaktionszeiten
stehen hier ganz klar im Vordergrund, um
auch in diesen Fällen eine Beauftragung in weniger
als vier Arbeitstagen zu erreichen. Drittens
schließlich soll ein „heißer Draht“ zu den
Fachabteilungen sicherstellen, dass vorhandene
Angebotsinformationen automatisch im Beauftragungsprozess
genutzt werden können.
Hohe Daten- und Prozessdisziplin
Ein Jahr nachdem der Allgemeine Einkauf die
Arbeit aufgenommen hat, ist Norbert Maier stolz
auf die Leistungen seiner Mannschaft: „Unsere
Teams und alle an der Umsetzung Beteiligten
haben eine ganz tolle Arbeit geleistet. Die eTools-
Quote liegt aktuell bei etwa 30 Prozent, unsere
‚Beauftragungsleistung‘ beträgt ca. 8.000 Vorgänge
jährlich pro Mitarbeiter, bei der Durchlaufzeit
sind wir auf der Ziellinie angekommen,
und auch bei den Kosteneinsparungen stellen
sich Fortschritte ein.“
Eine solche effi ziente Organisation erfordert und
basiert ganz wesentlich auf einer hohen Daten-
und Prozessdisziplin – auf Seiten der Fachbereiche,
des Einkaufs und auf Seiten der
Zulieferer. Für Datenclearing und das Papierhandling
ist hier keine Zeit vorhanden. „eDocs
ist deshalb zwingende Voraussetzung für
heutige und künftige Geschäftsbeziehungen
mit unseren Zulieferern und wird konsequent
zum Einsatz gebracht“, betont Maier. „Zudem
erwarten wir von unseren Lieferanten, dass sie
schnell reagieren und uns genau die Information
zur Verfügung stellen, die wir brauchen – nicht
mehr, aber auch nicht weniger. Das sind für uns
im Allgemeinen Einkauf von IPS entscheidende
Kriterien für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
mit den Lieferanten.“
Bremen | Deutschland 53° N | 9° O
Gaggenau | Deutschland 48° N | 8° O
ALLGEMEINER EINKAUF
Standorte:
Gaggenau, Bremen
Zuständig für:
Untertürkheim, Mannheim, Gaggenau, Berlin,
Ludwigsfelde, Sindelfi ngen, Rastatt, Wörth,
Germersheim, Düsseldorf, Bremen, Hamburg,
Kassel / Kölleda
QUELLE: DAIMLER AG
IHR ANSPRECHPARTNER
Norbert Maier, IPS/BA
norbert.maier@daimler.com