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26 CWT MEETINGS & EVENTS | Erfolgsmessung bei Veranstaltungen connect 2/2012 | Das Geschäftsreisemagazin von Carlson Wagonlit Travel „Miss es oder vergiss es!“ Erfolgsmessung bei Meetings und Events
Nicht nur im Geschäftsreisemanagement, sondern auch bei Meetings und Events spielen Kennzahlen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Qualität und Prozesse zu verbessern. Wer hier auf entsprechende Indikatoren zurückgreifen kann, gewinnt wertvolles Prozesswissen und profitiert bei allen zukünftigen Planungen. Auch für Meetings und Events können sämtliche Kennzahlen im Rahmen der Veranstaltungsorganisation abgebildet werden. Dies sind beispielsweise Zahlen aus dem Bereich Transport: Wie viele Veranstaltungsteilnehmer reisen aus welcher Region an? Wie viele Flüge müssen gebucht werden? Wie viele Bahntickets werden benötigt? Sind diese Indikatoren schon im Vorfeld der Veranstaltung bekannt oder stehen sie vom selben Event aus dem Vorjahr zur Verfügung, hat ein Unternehmen eine gute Verhandlungsposition gegenüber den Leistungsträgern und kann zum Beispiel spezielle Gruppentarife vereinbaren. So können die Anreisekosten niedrig gehalten werden. Umsatz pro Teilnehmer zeigt Optimierungspotenzial Aber nicht nur die Kennzahlen aus dem Bereich Transport sind wichtig, sondern ganz generell die Umsatzzahlen pro Veranstaltung. Nur wer weiß, was eine Veranstaltung in der Summe kostet, kann diese Zahl entsprechend im Jahresbudget platzieren und Planungssicherheit herstellen. Ausgehend vom Gesamtumsatz kann ein weiterer wichtiger Indikator ermittelt werden: der Umsatz pro Teilnehmer. So lassen sich die Preise für Veranstaltungen auch abteilungsübergreifend gut vergleichen. Stellt sich heraus, dass beispielsweise das Marketing für sein jährliches Meeting 130 Euro pro Teilnehmer ausgegeben hat, der Vertrieb aber 260 Euro, dann wird klar: Hier lassen sich möglicherweise Kosten optimieren – selbst wenn man berücksichtigt, dass die jeweiligen Veranstaltungen inhaltlich unterschiedlich konzipiert sind und deshalb auch unterschiedliche Kosten verursachen. Diese Kennzahl bringt ein Unternehmen also dazu, Prozesse zu hinterfragen und zu überlegen, was es tun kann, um die Veranstaltung günstiger zu machen. Der Fokus sollte jedoch nicht nur auf der Kostenoptimierung liegen, sondern immer auch darauf, ob die Ziele der Veranstaltung erreicht wurden und ob die Teilnehmer zufrieden waren. Deshalb lohnt es Wer seine Veranstaltungen systematisch auswertet, kann Prozesse optimieren und Kosten senken Erfolgsmessung bei Veranstaltungen | CWT MEETINGS & EVENTS sich, weitere Kennzahlen im Bereich der Teilnehmerzufriedenheit zu erheben, etwa mithilfe von Fragebögen nach Veranstaltungsende. Wenn sich hier zeigt, dass die Teilnehmer beispielsweise mit Meetings oder Events anderer Veranstalter oder Organisatoren zufriedener waren, können Unternehmen das als Chance nutzen, die Qualität der Veranstaltung zu steigern. Ohne geht es nicht: Konsolidierte Daten Eine große Herausforderung im Bereich der Kennzahlen besteht darin, die entsprechenden Daten kontinuierlich zu erheben und konsolidiert zugänglich zu machen. Viele Unternehmen arbeiten hier mit einem gängigen Tabellenkalkulationsprogramm. Eine schnelle Auswertung der Zahlen ist so allerdings oft nicht möglich, ganz zu schweigen zum Beispiel von länderübergreifenden Reports – denn meist sammeln die Niederlassungen in den einzelnen Ländern die Daten unabhängig voneinander. Wenn ein Unternehmen wissen will, was eines seiner Events pro Teilnehmer in Polen kostet und was eines in Spanien, dann lassen sich diese Zahlen meist nur schwer bzw. aufwändig ermitteln. CWT setzt deshalb im Auftrag seiner Kunden die länderübergreifende Event Business Management Software (EBMS) ein. Diese Software deckt sämtliche Bereiche der Tagungs-, Veranstaltungs- und Eventorganisation ab und erfasst alle entsprechenden Daten eines Unternehmens, sowohl lokal als auch international, konsolidiert sie und stellt sie übersichtlich zur Verfügung. Die EBMS liefert am Ende Antworten auf Fragen wie: Wie viele Teilnehmer haben eine Veranstaltung im Februar 2012 besucht? Waren es im Februar 2011 mehr oder weniger? Welche Abteilung/welches Land hat das größte Veranstaltungsvolumen? Auf welchen Dienstleister verteilt sich welches Volumen? Welche Hotelketten wurden im dritten Quartal des vergangenen Jahres am häufigsten gebucht? Meeting- und Event-Management ist strategische Aufgabe Wenn ein Unternehmen Kennzahlen bei Meetings und Events erhebt, kann es nicht nur in Verhandlungen mit den Leistungsträgern und in der Qualitätsverbesserung profitieren, sondern auch interne Prozesse optimieren: Indem es auf Erfahrungswerte – und Konzepte – vorhergegangener Veranstaltungen zurückgreift, reduziert sich der Planungs- und Kalkulationsaufwand stark, die Bearbeitungszeit sinkt. Und noch etwas lässt sich durch die Kennzahlen und die daraus resultierenden Optimierungen eindrucksvoll dokumentieren: Ein effizientes Management von Meetings und Events trägt erheblich zu Kostensenkung und Prozessoptimierung in Unternehmen bei und muss deshalb als strategische Aufgabe mit hohem Mehrwert gesehen und entsprechend wichtig genommen werden. � w w w. c a r l s o n w a g o n l i t . c o m 27
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