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KALEIDOSKOP | Selbstmanagement Schöner arbeiten Tipps für effiziente Arbeitsorganisation Es gibt Arbeitstage, an deren Ende man sich völlig erschöpft nach Hause schleppt und es trotzdem nicht geschafft hat, die Punkte auf der To-do- Liste abzuarbeiten: Das, was man eigentlich erledigen wollte, steht immer noch drauf und schaut einen vorwurfsvoll an. Schluss mit dem ewigen Aufschieben und Verzetteln – hier kommen Tipps, wie Sie Ihre persönliche Arbeitsorganisation verbessern können. Regel Nummer eins für eine effiziente Arbeitsorganisation lautet: Alles, was weniger als fünf Minuten braucht, sollten Sie gleich erledigen. Wenn Sie gerade dabei sind, Ihre E-Mails zu lesen, und darunter auch die Mail einer Kollegin ist, die Sie bittet, ihr für die Besprechung nächste Woche noch dieses und jenes PDF- Dokument zukommen zu lassen, schicken Sie es ihr sofort. Jetzt sind Sie sowieso gerade dabei – die Mail wieder zuzumachen, im Posteingang als Erinnerung liegen zu lassen oder gar diesen Punkt auf die To-do-Liste zu schreiben, frisst mehr Zeit und Energie, als diese kleine Aufgabe gleich zu erledigen. Erledigtes wegräumen Aber Vorsicht: Machen Sie nicht den Fehler, die Mail nach der Beantwortung im Posteingang liegen zu lassen! Schieben Sie sie gleich in den entsprechenden Ordner. Denn nur dann profitieren Sie von einem weiteren Vorteil dieser Vorgehensweise: Weder Ihre virtuellen noch Ihre realen Posteingänge verstopfen – was erledigt ist, ist weg. Stapel bilden sich erst gar nicht, langwierige Suchaktionen nach irgendwelchen Dokumenten oder E-Mails gehören der Vergangenheit an. Und Sie halten Ihren Kopf frei.
Aufgaben bündeln Bei gleichartigen Vorgängen ist es allerdings sinnvoll, sie zu bündeln – selbst wenn jeder einzelne davon in weniger als fünf Minuten zu erledigen wäre. Dies gilt beispielsweise für Telefonate oder bestimmte administrative Vorgänge wie das Überweisen von Rechnungen, aber auch das Abarbeiten von E-Mails. Sich dafür feste Zeiten einzuräumen und konzentriert bei der Sache zu bleiben, ist effektiver und auch effizienter, als sich beispielsweise permanent von klingelnden Telefonen oder dem Posteingangston der E-Mails von der eigentlichen Arbeit abhalten zu lassen. Ohnehin ist ganz entscheidend für eine effiziente Arbeitsorganisation: Reduzieren Sie rigoros das Ablenkungspotenzial! Schalten Sie Internet und E-Mails ab, lassen Sie auch mal den Anrufbeantworter ans Telefon gehen. Die meiste Zeit wird in Büros heute damit verschwendet, sich nach Unterbrechungen wieder in die eigentliche Tätigkeit einzufinden – das muss nicht sein. Realistisch planen Nehmen Sie sich am Ende eines jeden Arbeitstages einen Moment Zeit, um den nächsten Tag zu planen: Schreiben Sie die unerledig- Selbstmanagement | KALEIDOSKOP Effizientes Selbstmanagement macht den Schreibtisch und den Kopf frei ten bzw. anstehenden Aufgaben auf und sortieren Sie sie. Mit allem, was überschaubar ist und was sich erledigen lässt, ohne dass Sie mit anderen kommunizieren müssen, beginnen Sie den nächsten Tag. Das, was sich sinnvoll delegieren lässt, geben Sie ab. Gehen Sie nicht ans Telefon, lassen Sie das E-Mail-Programm zu, solange Sie an diesen Aufgaben arbeiten. Der Vorteil: Bevor wieder neue Ablenkungen, Anfragen und Aufgaben über Sie hereinbrechen und Ihren Rhythmus stören, haben Sie schon jede Menge erledigt. Ein Grund übrigens, warum sich manche To-do-Listen überhaupt nicht abarbeiten lassen, liegt darin, dass sie einfach zu lang sind! Grundsätzlich sollten nur 50 Prozent des Tages mit Besprechungen und Aufgaben verplant werden, der Rest ist Puffer – für unvorhergesehene Termine, Anfragen, Anrufe. Denn davon gibt es ja immer viel zu viele. Vorsicht, Perfektionismusfalle! Einer der größten Zeitfresser überhaupt ist der eigene Perfektionismus. Wer bei den eigenen Arbeitsergebnissen nicht eine gewisse Gelassenheit an den Tag legt, kommt schnell in Teufels Küche, verzettelt sich mit Nebensächlichkeiten und übersieht deshalb das Wesentliche. Das Pareto-Prinzip kennen Sie sicher: Es besagt, dass 20 Prozent des Arbeitsaufwandes bereits 80 Prozent des Erfolges bringen. Daraus kann nur eines folgen: Konzentrieren Sie sich auf die 20 Prozent, mit denen Sie den größten Teil Ihrer Aufgabe erledigen können, und reduzieren Sie den Anteil, der Ihre Arbeit zwar perfektioniert, aber das Endresultat nicht mehr wesentlich verbessert. � Tipp zum Weiterlesen: „30 Minuten für optimale Selbstorganisation“ von Lothar J. Seiwert, Susanne Roth, Detlef Koenig, Gabal Verlag, 8,90 Euro
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