Das Jahr der Zukäufe Starkes Wachstum im inter - Carlson Wagonlit ...

Aufgaben bündeln
Bei gleichartigen Vorgängen ist es allerdings sinnvoll, sie zu bündeln
– selbst wenn jeder einzelne davon in weniger als fünf Minuten
zu erledigen wäre. Dies gilt beispielsweise für Telefonate oder
bestimmte administrative Vorgänge wie das Überweisen von
Rechnungen, aber auch das Abarbeiten von E-Mails. Sich dafür feste
Zeiten einzuräumen und konzentriert bei der Sache zu bleiben, ist
effektiver und auch effizienter, als sich beispielsweise permanent
von klingelnden Telefonen oder dem Posteingangston der E-Mails
von der eigentlichen Arbeit abhalten zu lassen. Ohnehin ist ganz
entscheidend für eine effiziente Arbeitsorganisation: Reduzieren Sie
rigoros das Ablenkungspotenzial! Schalten Sie Internet und E-Mails
ab, lassen Sie auch mal den Anrufbeantworter ans Telefon gehen.
Die meiste Zeit wird in Büros heute damit verschwendet, sich nach
Unterbrechungen wieder in die eigentliche Tätigkeit einzufinden –
das muss nicht sein.
Realistisch planen
Nehmen Sie sich am Ende eines jeden Arbeitstages einen Moment
Zeit, um den nächsten Tag zu planen: Schreiben Sie die unerledig-
Selbstmanagement | KALEIDOSKOP
Effizientes Selbstmanagement macht den Schreibtisch
und den Kopf frei
ten bzw. anstehenden Aufgaben auf und sortieren Sie sie. Mit allem,
was überschaubar ist und was sich erledigen lässt, ohne dass Sie
mit anderen kommunizieren müssen, beginnen Sie den nächsten
Tag. Das, was sich sinnvoll delegieren lässt, geben Sie ab. Gehen
Sie nicht ans Telefon, lassen Sie das E-Mail-Programm zu, solange
Sie an diesen Aufgaben arbeiten. Der Vorteil: Bevor wieder neue
Ablenkungen, Anfragen und Aufgaben über Sie hereinbrechen und
Ihren Rhythmus stören, haben Sie schon jede Menge erledigt.
Ein Grund übrigens, warum sich manche To-do-Listen überhaupt
nicht abarbeiten lassen, liegt darin, dass sie einfach zu lang sind!
Grundsätzlich sollten nur 50 Prozent des Tages mit Besprechungen
und Aufgaben verplant werden, der Rest ist Puffer – für unvorhergesehene
Termine, Anfragen, Anrufe. Denn davon gibt es ja immer
viel zu viele.
Vorsicht, Perfektionismusfalle!
Einer der größten Zeitfresser überhaupt ist der eigene Perfektionismus.
Wer bei den eigenen Arbeitsergebnissen nicht eine gewisse
Gelassenheit an den Tag legt, kommt schnell in Teufels Küche,
verzettelt sich mit Nebensächlichkeiten und übersieht deshalb das
Wesentliche. Das Pareto-Prinzip kennen Sie sicher: Es besagt, dass
20 Prozent des Arbeitsaufwandes bereits 80 Prozent des Erfolges
bringen. Daraus kann nur eines folgen: Konzentrieren Sie sich
auf die 20 Prozent, mit denen Sie den größten Teil Ihrer Aufgabe
erledigen können, und reduzieren Sie den Anteil, der Ihre Arbeit
zwar perfektioniert, aber das Endresultat nicht mehr wesentlich
verbessert. �
Tipp zum Weiterlesen: „30 Minuten für optimale Selbstorganisation“
von Lothar J. Seiwert, Susanne Roth, Detlef Koenig,
Gabal Verlag, 8,90 Euro