Das Jahr der Zukäufe Starkes Wachstum im inter - Carlson Wagonlit ...

Nicht nur im Geschäftsreisemanagement,
sondern auch bei Meetings
und Events spielen Kennzahlen eine
wichtige Rolle, wenn es darum geht,
Qualität und Prozesse zu verbessern.
Wer hier auf entsprechende Indikatoren
zurückgreifen kann, gewinnt
wertvolles Prozesswissen und profitiert
bei allen zukünftigen Planungen.
Auch für Meetings und Events können sämtliche Kennzahlen im
Rahmen der Veranstaltungsorganisation abgebildet werden. Dies
sind beispielsweise Zahlen aus dem Bereich Transport: Wie viele
Veranstaltungsteilnehmer reisen aus welcher Region an? Wie viele
Flüge müssen gebucht werden? Wie viele Bahntickets werden benötigt?
Sind diese Indikatoren schon im Vorfeld der Veranstaltung
bekannt oder stehen sie vom selben Event aus dem Vorjahr zur
Verfügung, hat ein Unternehmen eine gute Verhandlungsposition
gegenüber den Leistungsträgern und kann zum Beispiel spezielle
Gruppentarife vereinbaren. So können die Anreisekosten niedrig
gehalten werden.
Umsatz pro Teilnehmer zeigt Optimierungspotenzial
Aber nicht nur die Kennzahlen aus dem Bereich Transport sind
wichtig, sondern ganz generell die Umsatzzahlen pro Veranstaltung.
Nur wer weiß, was eine Veranstaltung in der Summe kostet, kann
diese Zahl entsprechend im Jahresbudget platzieren und Planungssicherheit
herstellen. Ausgehend vom Gesamtumsatz kann ein
weiterer wichtiger Indikator ermittelt werden: der Umsatz pro
Teilnehmer. So lassen sich die Preise für Veranstaltungen auch
abteilungsübergreifend gut vergleichen. Stellt sich heraus, dass
beispielsweise das Marketing für sein jährliches Meeting 130 Euro
pro Teilnehmer ausgegeben hat, der Vertrieb aber 260 Euro, dann
wird klar: Hier lassen sich möglicherweise Kosten optimieren –
selbst wenn man berücksichtigt, dass die jeweiligen Veranstaltungen
inhaltlich unterschiedlich konzipiert sind und deshalb auch unterschiedliche
Kosten verursachen. Diese Kennzahl bringt ein Unternehmen
also dazu, Prozesse zu hinterfragen und zu überlegen, was
es tun kann, um die Veranstaltung günstiger zu machen.
Der Fokus sollte jedoch nicht nur auf der Kostenoptimierung liegen,
sondern immer auch darauf, ob die Ziele der Veranstaltung erreicht
wurden und ob die Teilnehmer zufrieden waren. Deshalb lohnt es
Wer seine Veranstaltungen systematisch auswertet,
kann Prozesse optimieren und Kosten senken
Erfolgsmessung bei Veranstaltungen | CWT MEETINGS & EVENTS
sich, weitere Kennzahlen im Bereich der Teilnehmerzufriedenheit
zu erheben, etwa mithilfe von Fragebögen nach Veranstaltungsende.
Wenn sich hier zeigt, dass die Teilnehmer beispielsweise mit
Meetings oder Events anderer Veranstalter oder Organisatoren
zufriedener waren, können Unternehmen das als Chance nutzen,
die Qualität der Veranstaltung zu steigern.
Ohne geht es nicht: Konsolidierte Daten
Eine große Herausforderung im Bereich der Kennzahlen besteht
darin, die entsprechenden Daten kontinuierlich zu erheben und
konsolidiert zugänglich zu machen. Viele Unternehmen arbeiten
hier mit einem gängigen Tabellenkalkulationsprogramm. Eine
schnelle Auswertung der Zahlen ist so allerdings oft nicht möglich,
ganz zu schweigen zum Beispiel von länderübergreifenden Reports
– denn meist sammeln die Niederlassungen in den einzelnen
Ländern die Daten unabhängig voneinander. Wenn ein Unternehmen
wissen will, was eines seiner Events pro Teilnehmer in
Polen kostet und was eines in Spanien, dann lassen sich diese
Zahlen meist nur schwer bzw. aufwändig ermitteln. CWT setzt
deshalb im Auftrag seiner Kunden die länderübergreifende Event
Business Management Software (EBMS) ein. Diese Software deckt
sämtliche Bereiche der Tagungs-, Veranstaltungs- und Eventorganisation
ab und erfasst alle entsprechenden Daten eines
Unternehmens, sowohl lokal als auch international, konsolidiert
sie und stellt sie übersichtlich zur Verfügung. Die EBMS liefert am
Ende Antworten auf Fragen wie:
Wie viele Teilnehmer haben eine Veranstaltung im Februar 2012
besucht? Waren es im Februar 2011 mehr oder weniger?
Welche Abteilung/welches Land hat das größte Veranstaltungsvolumen?
Auf welchen Dienstleister verteilt sich welches
Volumen?
Welche Hotelketten wurden im dritten Quartal des vergangenen
Jahres am häufigsten gebucht?
Meeting- und Event-Management ist strategische Aufgabe
Wenn ein Unternehmen Kennzahlen bei Meetings und Events erhebt,
kann es nicht nur in Verhandlungen mit den Leistungsträgern
und in der Qualitätsverbesserung profitieren, sondern auch interne
Prozesse optimieren: Indem es auf Erfahrungswerte – und Konzepte
– vorhergegangener Veranstaltungen zurückgreift, reduziert
sich der Planungs- und Kalkulationsaufwand stark, die Bearbeitungszeit
sinkt. Und noch etwas lässt sich durch die Kennzahlen und die
daraus resultierenden Optimierungen eindrucksvoll dokumentieren:
Ein effizientes Management von Meetings und Events trägt erheblich
zu Kostensenkung und Prozessoptimierung in Unternehmen
bei und muss deshalb als strategische Aufgabe mit hohem Mehrwert
gesehen und entsprechend wichtig genommen werden. �
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