und Jugendhilfe (Hrsg.) Kinder - Peter Marquard

Aktenführung A
fahrens regelt. Für die sozialpädagogische Praxis gibt die Bundesarbeitsgemeinschaft
der Landesjugendämter „Empfehlungen zur Adoptionsvermittlung“, die fortlaufend
aktualisiert werden, heraus.
Rechtsgrundlagen: Adoptionsvermittlungsgesetz; Verordnung über die Anerkennung
von Adoptionsvermittlungsstellen in freier Trägerschaft sowie die im Adoptionsvermittlungsverfahren
zu erstattenden Kosten
Weiterführende Hinweise:
Paulitz (Hrsg.), Adoption – Positionen, Impulse, Perspektiven, 2. Aufl. 2006; Bundesarbeitsgemeinschaft
der Landesjugendämter, Empfehlungen zur Adoptionsvermittlung, 5. Aufl. 2006
Aktenführung
Rolf P. Bach
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Aktenführung bezeichnet die Verwaltung von Schriftgut oder vergleichbarer Medien
der Dokumentation. Sie soll gesammelte Informationen abrufbar halten,
möglichst objektiv und effizient das Verwaltungshandeln widerspiegeln und damit
der Selbstkontrolle dienen, der Bearbeitungskontinuität durch kollegiale Vertretung/Stellen-Nachfolge,
aber auch der Überprüfung durch dafür zuständige Stellen
(weisungsbefugte Vorgesetzte, Revision, Rechnungsprüfung, verwaltungsgerichtliche
Kontrolle). Der jeweiligen Aufgabenstellung entsprechend sind die
fachlichen und datenschutzrechtlichen Dokumentationsstandards zu beachten.
Nach modernem Staatsverständnis dienen Akten auch dazu, dass Bürger sich ggf.
über sie betreffende Vorgänge durch Akteneinsicht informieren können (Transparenzgebot)
oder auch über Verwaltungsvorgänge allgemein (nach den Vorgaben
bundes-/länderspezifischer Informationsfreiheitsgesetze). Entsprechend sind die
Akten zu führen.
Der Begriff der (einzelnen) „Akte“ wird in gesetzlichen Regelungen nicht einheitlich
verwendet. Allein die Tatsache, dass Schriftgut „zwischen zwei Aktendeckeln“
abgelegt wird, erfüllt – anders als zu früheren Zeiten – keinen rechtlich definierten
Tatbestand. Ebenso wenig kann der Aktenbegriff im Zeitalter
elektronischer Datenverarbeitung auf Schriftgut und Material aus Papier beschränkt
werden. Wie Schriftgut als Akte zu bündeln/sortieren ist, ist vielmehr nach dem jeweiligen
Funktionszusammenhang bzw. Regelungszweck zu differenzieren. So ist
es nicht nur zulässig, sondern ggf. sogar erforderlich, Akten neu zu sortieren, wenn
sich die Anforderungskriterien situativ (z.B. bei Aktenweitergabe oder -einsicht)
oder auf Dauer (z.B. bei Aufgliederung familienbezogener Akten nach Einzelpersonen
oder bei neuer Aufgabenstellung) ändern. Das sog. Prinzip der Aktenvollständigkeit
bedeutet nicht, dass alles vorliegende Schriftgut zusammengefasst sein
müsste, sondern ist zu beziehen auf die jeweilige Dokumentations- bzw. Vorlagepflicht.
Innerhalb von Akten wird üblicherweise unterschieden zwischen
– Fremddokumenten,
– Vermerken, die vom Verfasser gezeichnete Informationen enthalten und keinen
Weisungs- und Entscheidungscharakter haben,
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