Kommunikationskonzept - Gemeinde Wikon

KommunikationskonzeptGemeinderat Wikongenehmigt am 10. Oktober 2011Gemeinderat Wikon G2.02.3 Komm.konzept 111010.doc 1/74806 Wikon

1. VorwortDer Gemeinderat hat gemäss seinem Leitbild unter dem Leitsatz „Wikon bewegt sich“ vornehmlichfolgende Aufgaben definiert:• Bestehende Angebote werden besser kommuniziert• Die Homepage der Gemeindeverwaltung wird modern, informativ und aktuell• Wir betreiben Standortmarketing (Label für Wikon, Ressourcen schaffen für Ansiedlung vonUnternehmen)Der Gemeinderat als Exekutive vertritt die Interessen der Gemeinde nach Innen und nach Aussen,wobei er auf gute und sinnvolle Zusammenarbeit mit bestehenden Institutionen, Behördenund vor allem auch mit den Einwohnerinnen und Einwohnern angewiesen ist.Um seinen Aufgaben gerecht zu werden, hat der Gemeinderat als Jahresziel 2010 beschlossen,ein Kommunikationskonzept zu erarbeiten. Dieses Konzept soll den Gemeindeauftritt verbessern,definieren und je nach Gegebenheit veranlassen, neue Kommunikationskanäle zu eröffnen.Diesem Ziel ist das Strategiepapier gewidmet.2. OrganisationGemäss Gemeindeordnung werden Präsident, Gemeindeammann und Sozialvorsteher – wie dieübrigen Ratsmitglieder Finanzen und Bildung – durch die Stimmberechtigten im Urnenverfahrengewählt. Im Übrigen konstituiert sich der Gemeinderat selbst. Im Organigramm ist die Konstituierungund Organisation festgehalten (siehe auch www.wikon.ch).3. Kommunikation3.1 Theorie der KommunikationDer Gemeindeauftritt und dessen Wahrnehmung ist insbesondere durch Kommunikations- undInformationsfähigkeiten geprägt. Der Grundvorgang der zwischenmenschlichen Kommunikationist im Prinzip schnell beschrieben. Da ist ein Sender, der etwas mitteilen möchte. Er verschlüsseltsein Anliegen in erkennbare Zeichen - wir nennen das, was er von sich gibt, seine Nachricht.Dem Empfänger obliegt es, dieses wahrnehmbare Gebilde zu entschlüsseln. In der Regelstimmen gesendete und empfangene Nachricht leidlich überein, so dass eine Verständigungstattgefunden hat. Dennoch treten häufig Probleme auf. Um eine Kommunikation sinnvoll zuanalysieren und zu verstehen, ist es notwendig, mehr als nur die Sachinformation zu berücksichtigen.Das gilt insbesondere dann, wenn Probleme auftauchen - meist in Form von Konfliktenoder Missverständnissen zwischen Sender und Empfänger. Die Botschaft der Kommunikationwird oft von Sender und Empfänger unterschiedlich wahrgenommen.Gemeinderat Wikon G2.02.3 Komm.konzept 111010.doc 2/74806 Wikon

3.2 AuftragIn der geltenden Gemeindeordnung Wikon wird unter § 10 die Informations- und Kommunikationspolitikwie folgt festgehalten:Information, Kommunikation1 Der Gemeinderat orientiert die Öffentlichkeit über wichtige Geschäfte und Beschlüsse. AmtlicheAkten, an deren Geheimhaltung überwiegende öffentliche oder private Interessen bestehen,sind nicht öffentlich.2 Das amtliche Publikationsorgan der Gemeinde gemäss § 21 Abs. 3 des Stimmrechtsgesetzesist die Anschlagstelle bei der Gemeindeverwaltung und das Internet.3 Im Internet und in den Gemeindenachrichten können u.a. veröffentlicht werden:a. Rechtsetzende Beschlüsse der Gemeindeb. Weitere wichtige Beschlüssec. Planungs- und Kontrollunterlagend. Informationen über die Gemeindeversammlungene. Einbürgerungsgesuchef. Allgemeine Informationen.4 Zur Information über besondere Geschäfte kann der Gemeinderat Orientierungsversammlungendurchführen.Der Gemeinderat erkennt die Notwendigkeit, eine verbesserte Kommunikation zwischen Exekutive,Einwohnerinnen und Einwohnern sowie Behörden und Institutionen oder umgekehrt anzustreben.Bis heute beschränkt sich dieser Vorgang seitens des Gemeinderates im Wesentlichenauf das gemeindeeigene Informationsblatt „Wiigger Blättli“, dem Verfassen des Jahresprogrammsund Gemeindeversammlungsbotschaften, Informationsfluss anlässlich der Gemeindeversammlungensowie das Aufschalten von Informationen auf www.wikon.ch. Einwohnerinnenund Einwohner, die an den Gemeindeversammlungen nicht teilnehmen, haben die Chance, we-Gemeinderat Wikon G2.02.3 Komm.konzept 111010.doc 3/74806 Wikon

sentliche Informationen über die anschliessenden Presse-Mitteilungen aus den verschiedenenRegionalzeitungen sowie über www.wikon.ch zu entnehmen.Darüber hinaus verfügt der Rat über weitere Medien (Zeitungen/Radio), um seine erweitertenZiele, Anliegen, Aufträge, kommunalen Informationen, usw. innerhalb einer nützlichen Fristmitzuteilen. Diese Möglichkeiten werden jedoch eher selten genutzt.3.3 Ist-ZustandIm Zusammenhang mit vergangenen Projekten wurde zudem die Schwierigkeit eines optimalenKommunikationsgrades mehrmals erkannt. Ein optimaler und transparenter Kommunikationsflusskann massgeblich zum Erfolg eines Ratsprojektes beitragen. Ein zeitlich gut abgestimmterInformationsfluss kann also sehr zweckdienlich sein – diesem Tatbestand wurde bislang zu wenigAugenmerk geschenkt.Folglich erachtet der Gemeinderat die bisherige Art der Kommunikation für nicht mehr ausreichendoder besser gesagt für ausbaubar. Da Kommunikation nie eine Einbahnstrasse sein darf,müssen in Zukunft vermehrt Möglichkeiten geschaffen werden, um schneller und vermehrt überwesentliche und wichtige Beschlüsse, Vorhaben und laufende Projekte zu kommunizieren.4. Strategie für die KommunikationFolgende Punkte müssen somit strukturell und strategisch angepackt und ausgebaut werden:• Überprüfung der Medienpräsenz in Menge und Frequenz;• Qualitäts- und Quantitätserhöhung der periodischen Print-Informationsmittel (WiiggerBlättli, Regionalzeitungen, Internet, weitere Interessierte);• Institutionalisierung des Informationsaustausches des Gemeinderates imZusammenhang mit der Vorbereitung der Gemeindeversammlungen;• Institutionalisierung des Informationsaustausches bei Medienanfragen und Interviews(Textvorlage von der Presse verlangen und gegenseitig abstimmen);• Prüfung Aus- und Aufbau einer geeigneten Diskussionsebene (z.Bsp. runder Tisch, fürMeinungsaustausch, Anfragen, Reklamationen) für alle Einwohner;• Prüfung Einrichtung elektronischer Versand von bestimmten Services aneingeschriebene Interessierte (SMS-Account);• Institutionalisierung des Dialogs zwischen Gemeinderat und Nachbargemeinden;• Permanenter Ausbau der Internetplattform www.wikon.ch.Eine Auswahl vorgenannt möglicher Massnahmenpunkte wird konkret weiterverfolgt bzw.eingeführt oder ausgebaut:4.1 Steigerung der MedienpräsenzDie bisherige Präsenz in den Medien hat sich auf einige wenige Artikel in der Regionalpressebeschränkt, und dort im Wesentlichen auf Berichte der Gemeindeversammlung. Das Potenzialder Beeinflussung durch die Medien liegt brach.Gemeinderat Wikon G2.02.3 Komm.konzept 111010.doc 4/74806 Wikon

4.2 InternetauftrittDie besonderen Vorteile, die das Internet bietet, sind:• 24-Stunden-Präsenz weltweit und permanente Erreichbarkeit• Öffnung möglicher Ansiedlungsprozesse (Private/Industrie)• Imagegewinn durch umfassend informierende Darstellung von Profil, Dienstleistungenund Angebot einer Gemeinde• Verbesserte Einwohner- bzw. Kundenbindung und -betreuung• Schnelle Aktualisierung bei Neuerungen und Veränderungen• Wettbewerbsvorteile gegenüber Mitkonkurrenten• Geringere Kosten gegenüber herkömmlichen WerbestrategienDie Website der Gemeindeverwaltung wird laufend aktualisiert und sehr rege benutzt. Mit ihrenUnterseiten schafft die Internetpräsenz eine Informationsplattform ersten Ranges. Hier werdenalle wesentlichen Informationen frühstmöglich aufgeschaltet und bieten allen Lesern schnellsteInformationsquelle. Alle veröffentlichten Informationen müssen vollständig und verlässlich sein:• die Homepage vermittelt den ersten und entscheidenden visuellen Kontakt zurGemeindeverwaltung;• die Homepage wird mit einem Gemeinde-Video aufgewertet;• die News vermitteln die Möglichkeit der aktuellen Information aus erster Hand;• die Agenda gibt Auskunft über laufende kulturelle, soziale und wirtschaftliche Veranstaltungen.4.3 Institutionalisierung der KontakteDer Gemeinderat vertritt die Interessen der Bevölkerung nach Innen und Aussen. Folglich ist derKontakt zur Bevölkerung, den Behörden in und rund um Wikon wichtig und richtig.Folgende regelmässige Kontaktveranstaltungen werden wahrgenommen:extern• Gemeinderatstreffen Reiden/Wikon (jährlich, weitere Treffen nach Bedarf)• „4er-Treff“ (Zusammenkunft Stadtrat Zofingen/Gemeinderat Brittnau/GemeinderatStrengelbach/Gemeinderat Wikon; jährlich)• Teilnahme an Gemeindepräsidenten-Konferenz Wiggertal• Verbands- und Organisationsversammlungen (auf Einladung)intern• Bevölkerungstreff mit Ortsteil Hintermoos (alle drei Jahre)• Gemeindehock als Dank der Chargierten• Jungbürgerempfang• Neuzuzügerempfang• Industrie-Apéro (Reiden und Wikon) jährlich• Gewerbe-Apéro (Wikon; alle zwei Jahre)Gemeinderat Wikon G2.02.3 Komm.konzept 111010.doc 5/74806 Wikon

4.4 Periodische Information aller InteressierterDas gemeindeeigene Informationsblatt erscheint als „Wiigger Blättli“ elfmal jährlich (jeweils amersten des Monats). Dieses umfasst die Rubriken• Gemeinderat• Gemeindeverwaltung• Schule• Vereine• DiversesDas Informationsblatt wird an sämtliche Haushaltungen der politischen Einwohnergemeinde, andie Regionalpresse sowie an weitere Interessierte (gemäss separat geführter Liste der Gemeindeverwaltung)verteilt. Gleichzeitig werden die monatlich erscheinenden Informationssätze aufder Website www.wikon.ch aufgeschaltet und im Foyer der Gemeindeverwaltung aufgelegt. DieLeser des „Wiigger Blättlis“ werden regelmässig über die Möglichkeit ihre Informationen auf derHomepage abzuholen, informiert.5. Umsetzen der StrategieDie Umsetzung der in diesem Dokument behandelten Strategie soll unter dem Leitgedanken„Bewährtes weiterführen und ausbauen– Nichtbewährtes ersetzen durch zweckvolle Mittel“ erfolgen.Mit der aufgebesserten Layout-Realisierung des gemeindeeigenen Informationsblattes wurdeein erster Teil zur Optimierung bereits vorgenommen. Damit dieses Bulletin noch intensivereLeserschaften erreichen kann, soll dieses instruktiver eingesetzt und der Kommunikations-Mengenflusserhöht werden:• Jede/r Ressortvorsteher soll mindestens zweimal jährlich in einer „Wiigger Blättli“-Ausgabekonkret über ein geplantes oder laufendes Sachgeschäft informieren. Die Öffentlichkeitsarbeiterfährt somit eine Chance zu mehr Transparenz und Information;• Zuständigkeitsbereich der/des Kommunikations-Verantwortlichen regeln. Der/Die Kommunikations-Verantwortlichebildet ein Kompetenzzentrum für integrierte Kommunikation.Ihm/ihr obliegen folgende Aufgaben:- Planung, Organisation und Koordination von internen und externen Kommunikationsmassnahmen(sofern keine Ressortverantwortliche als Kommunikationsbeauftragte fürbestimmte Sachgeschäfte bestimmt wurden)- Mediengerechte Kommunikation über Gemeinderatsbeschlüsse, aktuelle Themen vonallgemeinem Interesse und laufende Projekte- Beratung des Gemeinderates und der Verwaltung- Anlaufstelle für Medien, wo nicht explizit ein andersweitiger Ressortverantwortlicher alszuständig erklärt wurdeGemeinderat Wikon G2.02.3 Komm.konzept 111010.doc 6/74806 Wikon

- Planung und Durchführung von Marketingprojekten zur Positionierung der GemeindeWikon (Gemeinderat und Verwaltung)- Strategische Betreuung des Internet-Auftrittes der Gemeindeverwaltung Wikonwww.wikon.ch (operative Verwaltungsaufgabe)- Redaktion von Publikationen: Wiigger Blättli, Abstimmungsbroschüren, Versammlungsbotschaftenetc. (in Zusammenarbeit mit der KoordinationszentraleGemeindeverwaltung)Der/Die Kommunikationsverantwortliche der Gemeinde Wikon ist im Organigrammeinem entsprechenden Ressort zugeteilt.Dieses Strategiepapier ist spätestens am 30. Juni 2013 zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.Beschlussdatum: 10. Oktober 2011 (Beschluss-Nr. 216/2011)Namens des GemeinderatesMarcelle BeckerGemeindepräsidentinNadia BritschgiGemeindeschreiberinGemeinderat Wikon G2.02.3 Komm.konzept 111010.doc 7/74806 Wikon