VKA - beim Verband Schleswig-Holsteiner Kommunalarchivarinnen ...

Fachbeiträge
2. Umfang und derzeitige Lagerung der geschlossenen Personenstandsbücher
und Findhilfsmittel
Der Umfang der geschlossenen und im Kellermagazin des älteren Standesamtsgebäudes
verwahrten Personenstandsbücher der Hansestadt Lübeck
berechnet sich derzeit auf insgesamt etwa 50 lfm: davon 5 lfm Erstschriften
der Zivilstandsregister 1811-1875 (die Zweitschriften befinden sich bereits im
AHL), 45 lfm Erstschriften der Personenstandsbücher der sechs Standesamtsbezirke
bzw. des Standesamtes Lübeck. Erschlossen werden die Personenstandsbücher
durch: 1. Namenskartei (Standesamt I, 1876-1938), 2.
Namensregister in den Registerbänden (Standesämter II-VI, 1876-1938), 3.
gesonderte Namensregister (Standesämter I-VI, 1938-1976), 4. Namensregister
auswärts verstorbener Weltkriegsteilnehmer, 5. Namenskartei der im
Standesamt hinterlegten Testamente, 6. digitales Verzeichnis der Geburtseinträge
seit 1943.
3. Derzeitige Nutzung im Standesamt
Auskunft gemäß schleswig-holsteinischem Landesarchivgesetz erteilt derzeit
noch das Standesamt. In Vorbereitung dieser Auskunftserteilung wurde eine
Schulung der Mitarbeiter des Standesamtes durch das AHL durchgeführt.
Ausführlich wurden die Paragraphen zur Benutzung des Archivgutes im Landesarchivgesetz
erläutert, auf die Benutzungsordnung des AHL und auf den
Abschnitt ARCHIV in der Entgeltordnung der Hansestadt Lübeck hingewiesen
und im Ergebnis ein Handzettel für die interimistische Nutzung der Unterlagen
der Personenstandsunterlagen im Standesamt erarbeitet. Dieser gibt den
Nutzern der Personenstandsunterlagen einen kurzen Überblick über Ansprechpartner,
Gebühren und die Möglichkeit von Reproduktionen im Standesamt.
Aufgrund der umfangreichen Dienstgeschäfte kann das Standesamt
nur an einem Tag in der Woche eine Einsichtnahme in die Personenstandsregister
gewährleisten. Im Rahmen des laufenden Betriebes wird eine schriftliche
Auskunftserteilung vorgezogen und auf Vorortbenutzung wenn möglich
verzichtet, da kaum Leseplätze und Betreuungspersonal zur Verfügung stehen.
Derzeit werden ca. 10 Auskünfte pro Woche erteilt, pro Anfragenbearbeitung
wird ca. eine Stunde Arbeitszeit veranschlagt, nicht gezählt sind hier
die Anfragen in Amtshilfe, hier v.a. der Meldestelle. Der neue Nutzerkreis wartet
natürlich auf die Überstellung der Register an das Archiv, bisher wurden
ca. 130 Anfragen an das AHL gerichtet, d. h. spätestens mit Übernahme der Register
ins Archiv ist mit einer wesentlich umfangreicheren Benutzung zu rechnen.
4. Stand der Übernahme
Schon im Archiv befinden sich ca. 150 lfm Sammelakten des Standesamtes,
diese wurden seit Anfang der 1980er Jahre vom AHL nur übernommen, weil
081 VKA Mitteilungen 2010