Innovation und Dynamik

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Studie: Excel-gestützte Planung – nein, danke
Planungsaufwand minimieren
Zum Jahresende haben Planungsanwendungen Hochsaison. In einer Studie zum Status von
Planungsanwendungen waren nur wenige mit ihrer Excel-basierten Lösung sehr zufrieden
– immerhin (oder nur?) 75 % der Anwender integrierter Planungswerkzeuge gaben an, sehr
zufrieden zu sein.
Daraus wird der Schluss abgeleitet,
dass Excel überhaupt kein geeignetes
Planungswerkzeug ist. Vor dem
Hintergrund der immer steigenden
Komplexität solcher „integrierten“ Anwendungen
und dem teilweise erheblichen
Aufwand zur Implementierung
soll dieser allgemeine Schluss einmal
kritisch beleuchtet werden.
Lohnt der Aufwand zur Anschaffung
eines speziellen Planungswerkzeugs
für den Einzelfall
wirklich oder gibt
es Alternativen? Beispielsweise
soll eine
„typische“ reine Excel-Planungslösung
eines mittelständischenKonzernkunden
mit ca. 200 Vertriebsmitarbeitern
herangezogen werden, bei der alle Planungsdaten
manuell über den Versand
von Excel Sheets zusammengetragen
und anschließend über Querverweise
und Gewichtungen zur Planung aufkumuliert
werden.
Datenbereinigung, Plan- und Strukturänderungen
sowohl in der Planungsals
auch in der anschließenden Reportingphase
werden komplett manuell
durchgeführt, oft durch direkte Eingaben
in den Planungssheets – Änderungen
bleiben undokumentiert und sind
rückwirkend nicht nachvollziehbar.
Aufgrund der Komplexität wird nur auf
Vertreterebene geplant. Der Planungsprozess
benötigt trotzdem mehrere Wo-
MIDRANGE MAgAZIN · 12/2008
chen, laufende Pflege verschlingt pro
Woche viele Stunden.
Vorbereitung für die neue Lösung
war der Aufbau eines ohnehin fälligen
Berichtswesens mit Abbildung der Vertriebsstrukturen.
Parallel dazu erfolgte
der Aufbau einer Planungsstruktur mit
Abbildung von Firmenkalender und
Monatsgewichtungen.
Das erste Jahr wurde mit gleichem
Detaillierungsgrad auf Vertretereben
geplant, aber
bereits mit automatischerVerteilung
von Monatswerten
und
Nachführen der
Änderung von
Vertriebsstrukturen
und Gewichtungen.
Eingaben
erfolgten zentral nach Vorgaben aus
der Vertriebsleitung. Ergebnis: Reduzierung
der Planungsphase auf die
Hälfte der benötigten Zeit, sowie fast
vollständige Eliminierung der manuellen
Anpassungen in der späteren Reportingphase.
Der hierzu zusätzliche
Implementierungsaufwand betrug nur
wenige Tage.
Im zweiten Jahr wurde der Detaillierungsgrad
auf Kundenebene erhöht, bei
gleichzeitiger Änderung der Organisation:
die Vertriebsmitarbeiter erfassten
nun selbst dezentral die eigenen Planwerte
(im Report aus dem Berichtswesen
in eigenen Spalten neben den Ist-
Werten).
Amanda Rohde, iStockphoto.com
Hier zeigt sich die Flexibilität des
Ansatzes: es waren dazu nur kleinere
Änderungen in einem Bericht notwendig.
Die Vorgaben der Geschäftsleitung
wurden dann in einer zweiten Planungsrunde
in die Planung eingearbeitet.
Begleitend wurde das Berichtswesen
nun auf Kundenebene anhand der
Planzahlen um Tendenzwerte erweitert,
die frühzeitig Trends erkennen lassen.
Die Planung konnte trotzdem innerhalb
von zehn Tagen abgeschlossen werden.
Im dritten Jahr wurde der Detaillierungsgrad
noch auf Artikelseite um gewisse
Sortimentskennzahlen erweitert
– ebenfalls eine relativ schnell durchgeführte
Anpassung, die nicht zu einer
messbaren Erhöhung des Planungsaufwands
führte.
Fazit: Durch Integration mit einem
ebenfalls Excel-gestützen Berichtswesen
kann der Planungsaufwand auch
über Excel stark reduziert werden.
Hierbei wird Excel als „intelligentes“
Frontend-Werkzeug verwendet, über
das in Verbindung mit den historischen
Daten aus dem Berichtswesen schnell
und effizient zentral Daten gesammelt
und direkt in der DB2 Datenbank gespeichert
werden. Durch diese Kombination
entsteht ein Planungswerkzeug
mit hoher Akzeptanz ähnlich einem integrierten
Planungswerkzeug, aber mit
einem wesentlich geringeren Aufwand.
Markus Weber ó
SAMAC Software gmbH, Langenfeld
www.samac.biz