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Einführung von LOGA ® erm bei der Audi Akademie Kurze Projektlaufzeit und hohe Akzeptanz Die Audi Akademie, ein Anbieter von Personalentwicklung und Weiterbildung mit 120 Mitarbeitern, macht es vor: Der Dienstleister führte die integrierte Personal-Software LOGA ® und das webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräfteportal LOGA ® erm nach einer Projektlaufzeit von nur vier Monaten ein. Da administrative Prozesse jetzt weitgehend über das Portal ablaufen, kann die Personalabteilung wesentlich effektiver arbeiten als bisher. Auch die Akzeptanz des Portals bei den Mitarbeitern ist gut. Das innovative Dienstleistungsunternehmen war mit dem bisherigen System, einer reinen Lohn-Software, nicht mehr zufrieden. „Wir suchten eine Komplettlösung mit zentraler Datenhaltung, die flexibel erweiterbar ist“, erklärt Christa Zeller, Leiterin Personalbüro bei der Audi Akademie. Besonderen Wert legte das Unternehmen auf ein Mitarbeiterportal, das in die Personal-Software integriert ist. „Vor der Einführung des Portals haben wir personalwirtschaftliche Abläufe wie etwa Urlaubs- anträge und Reisekostenabrechnungen papiergestützt durchgeführt. Dabei mussten Daten mehrfach manuell eingegeben und gepflegt werden. Auch die Gehaltstaschen der Mitarbeiter wurden ausgedruckt und anschließend verschickt“, so Zeller. „Allein das Ausrucken und Versenden der Gehaltstaschen nahm einen Tag pro Monat in Anspruch.“ Digitale Workflows sparen Zeit Mit LOGA ® erm werden diese Abläufe nun digital abgebildet. Die Mehrfacherfassung von Daten und das Ausdrucken von Papierdokumenten entfällt damit. „Der Einsatz des Portals ermöglicht daher erhebliche Einsparpotenziale“, erklärt Zeller. Die Mitarbeiter können sich über das webbasierte Portal ihre Verdienstabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise online ansehen und bei Bedarf ausdrucken. Die Beschäftigten loggen sich mit ihrem Benutzernamen und dem Passwort im Portal ein und haben dann Zugang zu ihren persönlichen Dokumenten. Der Zugriff auf die im Portal hinterlegten Daten ist durch ein abgestuftes Berechtigungskonzept geregelt, definiert sind Profile für die Rollen „Mitarbeiter“ und „Vorgesetzter“. Die Daten werden verschlüsselt übertragen. Auch die Antragsverfahren laufen über das Portal sehr viel schneller und prozesssicherer ab als bisher. Der Workflow „Beantragung und Genehmigung von Vertragsurlaub“ sieht folgendermaßen aus: Der Mitarbeiter stellt über LOGA ® erm einen Urlaubsantrag. Daraufhin wird die zuständige Führungskraft automatisch per SCHWERPUNKT E-Mail benachrichtigt, dass ein neuer Antrag zur Genehmigung vorliegt. Der Vorgesetzte ruft diesen Antrag über das Portal auf und hat die Optionen „Genehmigung“, „Ablehnung“ oder „Änderung“. In den Fällen „Ablehnung“ oder „Änderung“ geht der Vorgang an den Mitarbeiter zur erneuten Bearbeitung zurück. Bei einer Genehmigung informiert das System den Mitarbeiter und schließt den Vorgang ab. Die vom Mitarbeiter beantragte und vom Vorgesetzten genehmigte Urlaubszeit wird automatisch in der Fehlzeitenverwaltung verbucht und in den Kalender der Abteilung eingetragen. LOGA ® erm bietet gute Ergonomie „Die Einführung des Portals verlief ohne Probleme“, berichtet Zeller. „Die bereits vordefinierten Standard-Workflows konnten wir weitgehend übernehmen. Ergänzend wurden unsere firmenspezifischen Regelungen zu Mehrarbeit und Freizeitausgleich in LOGA ® erm umgesetzt. Eine umfassende Schulung der Mitarbeiter war nicht erforderlich. Wir haben die Grundfunktionalitäten des Portals einmal im Rahmen einer Betriebsversammlung vorgestellt. Da die grafische Oberfläche von LOGA ® erm eine gute Ergonomie aufweist, finden sich die Mitarbeiter leicht zurecht.“ Die Akzeptanz des Portals ist bei den Beschäftigten laut Zeller sehr gut. „Anfangs gab es Vorbehalte im Hinblick auf den Datenschutz beim Ausdruck persönlicher Dokumente. Die Mitarbeiter werden deshalb bei der Einrichtung des Portals am Arbeitsplatz entsprechend sensibilisiert, sodass sie selbstverantwortlich auf die richtige Druckerauswahl achten.“ 12 P&I Personal & Informatik AG
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