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e-mail: security and communication E-Mail: Sicherheit und Kommunikation
Enhancement of email security and communication.
Everyone knows the problem
of unsolicited emails, so-called
spam mail.
It starts with advertising for
a product you will never need
and ranges to flights to Hawaii
which you have allegedly won.
Each of these emails wastes
our employee’s time and causes
costs to the company.
But how many emails are we actually
talking about?
Group-wide, POLYTEC receives approx.
80,000 emails per week. 45
% of which are spam mail.
This means 36,000 spam mails per
week. And with 45 % we can still
call us lucky. In some companies,
the percentage of spam exceeds
80 % of all mails.
But what is even worse than
spam are viruses because, under
worst-case conditions, one virus
reaching the company is enough
to put the entire IT system out of
operation.
We receive approx. 300 viruses
during any one week; this means
0.42 % of the entire email traffic.
What does POLY TEC ’s IT
department undertake to
and how do they protect all
POLYTEC companies against
these risks without wasting
a high amount of money and
time in the process?
There is a wide range of most different
systems able to protect us
against these risks, however each
company is currently using a different
solution and therefore has
a different security level.
POLYTEC’s IT department has
been looking for a uniform
solution for all POLY TEC
companies since the beginning
of 2007.
After a long and intensive evaluation,
POLYTEC GROUP decided to
engage an external company to
verify any and all web and email
traffic for insecure and unsolicited
messages.
This partner is Message Labs, the
biggest service provider for managed
email services worldwide.
Other customers of this company
are BP, Sony und AT&T and Austrian
companies such as RedBull
and Voest Alpine use this service
as well.
POLYTEC HOLDEN has been a
customer of Message Labs for
a longer period of time and was
therefore able to reduce the running
costs for POLYTEC GROUP by
a huge percentage of 57 % as the
agreement simply needed to be
extended to the entire group.
The first email systems will be
changed over to the new partner
within the first quarter of
2008.
First tests received very good
feedback from users.
In addition, this partner enables us
to provide all POLYTEC employees
with uniform email addressess.
At the moment, all POLYTEC companies
have different ones.
Beginning with March 2008, we
will start to change all email
addresses to @polytec-group.com.
The currently applicable email
addresses will remain valid for a
transitional period yet to be determined
until all customers and
vendors have switched to the new
addresses.
Verbesserung der E-Mail Sicherheit und Kommunikation.
Jeder von Ihnen kennt das
Problem mit unerwünschten
E-Mails, dem so genannten
Spam.
Das beginnt mit der Werbung
für ein Produkt, das Sie niemals
brauchen, bis zur Flugreise
nach Hawaii, welche Sie
angeblich gewonnen haben.
Jedes Einzelne dieser E-Mails
kostet dem Mitarbeiter Zeit
und somit der Firma Geld.
Aber von wie vielen solcher
E-Mails reden wir eigentlich?
Innerhalb von einer Woche erhält
POLYTEC gruppenweit ca. 80.000
E-Mails. Von diesen E-Mails sind
45 % Spam.
Dies bedeutet 36.000 Spam-Mails
pro Woche. Mit 45 % haben wir
noch Glück. Es gibt Unternehmen
bei denen mehr als 80 % aller
Nachrichten Spam sind.
Noch schlimmer als der Spam,
sind jedoch Viren und hier genügt
es, wenn ein einziger Virus unser
Unternehmen erreicht, um im
schlimmsten Fall die gesamte IT
lahm zu legen.
In einer Woche erhalten wir ca.
300 Viren, das sind 0,42 % des gesamten
E-Mail Verkehrs
Was unternimmt die IT der
POLYTEC und wie schützen wir
nun alle POLYTEC Firmen vor
diesen Gefahren ohne dabei
Unmengen an Geld und Zeit zu
verschwenden?
Es gibt eine Vielzahl verschiedenster
Systeme, welche uns vor
diesen Gefahren schützen könnten,
derzeit jedoch benutzt jede
Firma eine andere Lösung und ein
ebenso unterschiedliches Sicherheitslevel.
Seit Anfang 2007 ist die IT-
Abteilung der POLYTEC auf
der Suche nach einer einheitlichen
Lösung für alle POLYTEC
Firmen.
Nach einer langen und intensiven
Evaluierung hat sich die POLYTEC
Gruppe entschieden, einen externen
Partner zu nehmen, welcher
sich darum kümmert, dass jeglicher
Web- und E-Mail-Verkehr
auf unsichere und unerwünschte
Nachrichten überprüft wird.
Dieser Partner ist Message Labs
und weltweit der größte Dienstleiter
für Managed E-Mail Services.
Firmen wie BP, Sony und AT&T
nutzen ebenfalls diese Services, in
Österreich z.B. RedBull und Voest
Alpine.
POLYTEC HOLDEN ist bereits langjähriger
Kunde von Message Labs
und kann durch die Umstellung
auf den Vertrag für die gesamte
POLYTEC Gruppe die laufenden
Kosten um gewaltige 57 % reduzieren.
Noch im ersten Quartal 2008
werden die ersten E-Mail Systeme
auf den neuen Partner
umgestellt.
Erste Tests zeigen bereits eine
sehr gute Resonanz von Seiten
der User.
Zusätzlich können wir mit diesem
Partner einheitliche E-Mail Adressen
für alle POLYTEC Mitarbeiter
realisieren.
Im Moment verwenden alle
POLYTEC Firmen unterschiedliche
E-Mail Adressen.
Ab März 2008 werden wir damit
beginnen alle E-Mail Adresse auf
@polytec-group.com zu ändern.
Für einen bis jetzt noch nicht definierten
Übergangszeitraum werden
jedoch auch noch die alten
E-Mail-Adressen bestehen bleiben,
bis wirklich alle Kunden und
Lieferanten auf die neuen Mail-
Adressen umgestellt haben.
Christian Mondl
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