Jahresbericht 2011 - Presse - DPMA

56 | InForMAtIonSteCHnoLoGIe – IM FoKUS
IM FokuS
Erste Erfahrungen mit ElSA
Am 1. Juni 2011 haben wir unsere elektronische
Schutzrechtsakte (ElSA) freigeschaltet.
Die Aktenverwaltung und -bearbeitung waren in der
Vergangenheit sehr aufwendig. Neuanmeldungen
zu den Schutzrechten wurden häufig in Papierform
eingereicht, in einen Aktendeckel eingeheftet
und registriert. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
haben die verschiedenen Verwaltungs-,
Patent- und Gebrauchsmusterverfahren mit dieser
Papierakte bearbeitet, Arbeitsergebnisse dort dokumentiert
und einzelne Verfahrensinformationen
danach vom Papier in einen zentralen Verwaltungsrechner
übernommen. Diese Art der Aktenbearbeitung
war zeitaufwendig, fehleranfällig und nicht
anwenderfreundlich.
Durch ElSA können wir unsere Patent- und Gebrauchsmusterakten
komplett elektronisch verwalten und
bearbeiten. Medienbrüche zwischen Papier und
elektronischer Bearbeitung gehören der Vergangenheit
an. Wir besitzen nun ein Schutzrechtsbearbeitungssystem,
das zu den modernsten und leistungsfähigsten
IT-Systemen aller großen Patentämter
weltweit zählt.
Mit der vollelektronischen Aktenbearbeitung ergeben
sich viele Vorteile für Sie – unsere Anmelderinnen
und Anmelder – aber auch für unsere Beschäftigten.
Vorteile für unsere Kundinnen und Kunden
• Sie erhalten beispielsweise am Telefon schneller
Auskunft, da wir jederzeit sofort auf die betroffene
Akte zugreifen können.
• Die Bearbeitungszeiten haben sich insgesamt verkürzt.
So dauert der Versand von Bescheiden und
Beschlüssen nur noch zwei Tage, vorher konnte es
zwei Wochen dauern.
• Auch der Zeitraum zwischen Patenterteilung und
Publikation der Patentschrift hat sich verkürzt.
Hier benötigen wir nur noch sieben Wochen.
DPMA – Jahresbericht 2011
• Darüber hinaus müssen Sie keine Mehrfachexemplare
in Papierform mehr einreichen.
• Sie erhalten durch die tägliche Veröffentlichung
von Verfahrensinformationen bessere Recherchemöglichkeiten.
ElSA ist darüber hinaus die Voraussetzung für die
Einführung der Online-Akteneinsicht für die Schutzrechte
Patente und Gebrauchsmuster. Diese werden
wir in der zweiten Jahreshälfte 2012 zur Verfügung
stellen. Auch für unsere Bearbeitung ergeben sich
weitere wesentliche Vorteile:
• Die Akten sind jederzeit verfügbar.
• Es können mehrere Beschäftigte gleichzeitig
unterschiedliche Vorgänge an derselben Akte
bearbeiten.
• Das System zeigt, wenn aktuell eine Bearbeitung
ansteht, die nötigen Arbeitsschritte an. Hierbei
werden auch die Unterlagen zur Verfügung gestellt,
die für die Bearbeitung notwendig sind.
Dies vereinfacht und beschleunigt die Arbeitsabwicklung
erheblich.
• Auch die Archivierung ist einfacher geworden und
erleichtert den Zugang zu den Akteninformationen.
Wie sieht nun unsere Bilanz aus?
Insgesamt sind wir mit der Einführungsphase zufrieden.
Das System ist grundsätzlich stabil und alle
Haupt- und Nebenverfahren können problemlos bearbeitet
werden. So wurden beispielsweise bereits
am 1. Juni 2011 die ersten mit dem neuen System erstellten
Rechercheberichte des DPMA versandt.
Ein großes Projekt wie ElSA verläuft natürlich nie
ganz reibungslos. Uns war von Anfang an bewusst,
dass Anfangsschwierigkeiten zum Start eines derart
komplexen Systems dazugehören. Auch kleinere
Fehler in Einzelprozessen können bei unserem Massengeschäft
große Auswirkungen haben.