Markterkundung Ausschreibung final

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Um sich im harten Wettbewerb bestmöglich aufzustellen, müssen die Wünsche und Erwartungen – und damit die Vorgaben – der MICE-Veranstalter berücksichtigt werden, die im Kundengespräch nicht explizit geäußert werden. Der Kunde setzt dieses Marktwissen voraus. Diese Wünsche enden nicht bei der reinen Raumvermietung, sondern setzen in Veranstaltungshäusern zunehmend viele Dienstleistungen voraus, die früher nahezu ausschließlich von externer Seite (Agenturen, Veranstaltern selbst etc.) erbracht wurden. Damit beginnt der Prozess des Dienstleistungs-Managements in Veranstaltungszentren. Auf die Mitarbeiter eines Veranstaltungshauses kommt daher eine ganz besondere Bedeutung zu, denn sie stellen das wertvollste Kapital dar und werden oft die „Softfaktoren“ einer Location genannt. Sie kümmern sich um alle relevanten Veranstaltungsbereiche „Sales-Management“, „Event-Management“ und „Operation Management“. Die Entwicklung der professionell betriebenen Arbeitsfelder in der Veranstaltungswirtschaft hat seit 2001 an Fahrt gewonnen. Damit wird einem Markt Rechnung getragen, der zunehmend an Bedeutung gewinnt. Seit 2001 gibt es deutschlandweit die Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau / zum Veranstaltungskaufmann, die die Mindestanforderungen an kaufmännisches Fachpersonal zum Lehrinhalt hat. Die degefest-Trendanalyse „Kundenerwartungen 2011“ weist aus Kundensicht folgende Haupt-Defizite in den Veranstaltungshäusern aus: • fehlende One-Face-Communication • fehlende Erreichbarkeit der Mitarbeiter aus dem Veranstaltungshaus • zu lange Antwortzeiten auf Fragen • fehlende qualitative Betreuung • fehlende Veranstaltungs-Kompetenz der Ansprechpartner Auch kleinere Häuser nutzen mittlerweile spezielle Software- Lösungen, die ihnen bei Planung und Organisation, Marketing und Vertrieb sowie Auswertung und Statistik helfen. Zentrale Elemente solcher Lösungen sind • Adressdatenbank • Belegungsplan / Buchungskalender • Angebots- und Vertrags-Management • Leistungsdisposition • Arbeitsplanungs- und Ressourcen-Steuerung • Abrechnung und Statistik • Wiedervorlage Durch die Zusammenführung von Informationen entstehen zeitliche Vorteile, die nach außen wie nach innen wirken: Ausgebildete Veranstaltungskaufleute übernehmen lt. Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) kundenorientiert kaufmännische Tätigkeiten in allen Betriebsbereichen von Veranstaltungsdienstleistern, wie Produktionsorganisation, Marketing und Vertrieb oder betrieblicher Steuerung und Kontrolle. Sie werden in Unternehmen des Messe- und Ausstellungswesens, Unternehmen, die Tagungen, Kongresse, Seminare und Events organisieren und durchführen sowie in Konzertagenturen eingesetzt. Nur eine starke Veranstaltungs-Organisation ist in der Lage, den Markt professionell zu bedienen. Dabei kommt es weniger auf die Anzahl der Mitarbeiter an, sondern vielmehr auf deren Fähigkeiten und Qualifikationen. Eine standardisierte Aussage über die Anzahl der Mitarbeiter je nach Größe des Veranstaltungshauses, bzw. der Umsatzgröße oder Anzahl der Veranstaltungen gibt es in Deutschland nicht. Grundsätzlich spielen hier viele Faktoren eine Rolle. Angebote können rasch, qualifiziert und damit wertig erstellt und nachgehalten werden! Die Auslastung von Räumen und die Nutzung von Ressourcen sind zu jedem Zeitpunkt transparent! Die Koordination erfolgt entlang eines festgelegten Prozesses, bei dem alle Beteiligten auf die gleiche Datenbasis zugreifen! Gerade die besondere Situation im Veranstaltungs-Management - mit unterschiedlichen Zuständen bei der Belegung (Anfrage, Option, Vertrag, Storno etc.) und die damit verbundene Leistungszuordnung (Personal, Technik etc.) - führt zu einer raschen Amortisation einer solchen Investition. Daneben lassen sich langfristige Ansätze (beispielsweise „Erschließung von spezifischen Marktsegmenten“) dort hinsichtlich ihres Zustandes überprüfen („Anzahl von Anfragen“, „Anzahl durchgeführter Veranstaltungen“, „Vormerkungen“ etc.). Ein fest angestellter, fachlich ausgebildeter Mitarbeiter muss sich um das lukrave Veranstaltungs-Geschä kümmern. Und zwar von der Akquise, über die Beratung, Kalkulaon und Planung der jeweiligen Veranstaltung, in Teilen durch die Präsenz auf den Veranstaltungen bis hin zur Nacharbeit (Rechnungsgestellung, Nachkalkulaon, Kundenzufriedenheitsabfrage). 26 16 HANDLUNGSEMPFEHLUNG AMMERGAUER HAUS
UMWEGRENTABILITÄT Der Begriff „Umwegrentabilität“ meint, dass nicht nur ein Veranstaltungshaus, sondern auch die umliegenden Einrichtungen einer Stadt wie die Hotels, die Gastronomie oder sonstige Veranstaltungsdienstleistungen von Kongress- und Tagungsveranstaltungen profitieren. Im Bereich der lokalen Öffentlichkeitsarbeit, des touristischen Marketings und der kommunalen Imageentwicklung kann das Veranstaltungshaus einen wesentlichen Beitrag zur Standortvermarktung (Innen- und Außenmarketing) leisten. Dabei haben Veranstaltungen außerdem eine Identität stiftende Funktion, die zur Imagebildung einer ganzen Destination beiträgt. Veranstaltungshäuser unterstützen die heimische Wirtschaft und stellen darüber hinaus einen Beitrag zur Förderung des gesellschaftlichen Lebens dar. Sie machen ihr Umfeld lebens- und liebenswert und haben somit eine wichtige Bedeutung, die über die rein wirtschaftliche hinausgeht. Aus der Sicht einer Kommune stellt ein Veranstaltungszentrum ein bedeutendes Element der Wirtschaftsförderung dar. Neben der reinen gesellschaftspolitischen Funktion besitzt die Veranstaltungswirtschaft, der gesamte MICE-Bereich, eine weitreichende ökonomische Bedeutung. So beziehen sich ihre wirtschaftlichen Auswirkungen einerseits auf die Kongress- und Tagungsstätten selbst, und andererseits auf die angrenzenden Industriezweige am Tagungsort (Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel, Shuttle aller Art, touristische Angebote) auf dem Weg der Umwegrentabilität. Die Ausgaben insbesondere der auswärtigen Besucher und Delegierten führen dabei zu einem Kaufkraftzufluss, zu einer zusätzlichen Wertschöpfung sowie zu Steuermehreinnahmen. Letztlich sind mit den ökonomischen Wirkungen auch beschäftigungspolitische Effekte sowohl in Unternehmen der MICE- Wirtschaft wie auch in weiteren Wirtschaftszweigen (IT-Bereich, Banken, Bauindustrie etc.) verbunden. Für Oberammergau besteht die Chance, durch externe Veranstaltungen vorhandene Ressourcen noch besser auszulasten, dabei finanzielle und steuerliche Effekte zu generieren und letztlich auch Arbeitsplätze in der Kommune zu sichern. In einer idealen Gesamtsituation lasten MICE-Veranstaltungen das Ammergauer Haus genau in den Zeiträumen aus, in denen wenig eigener Bedarf besteht und auch keine kulturellen Veranstaltungen stattfinden (Wochentage, tagsüber). Bei mehrtägigen Veranstaltungen werden auch die lokale Hotellerie und Gastronomie gebucht, zudem Leistungen aus dem touristischen Angebot. Das Kongress- und Veranstaltungszentrum erlöst für einen dreitägigen Kongress mit 250 Teilnehmern 9.000 €. Dieser Betrag inkludiert die Kosten für Räumlichkeiten, die Kosten für die installierte Technik sowie die Kosten für die technischen Mitarbeiter im Veranstaltungshaus. Gastronomische Ausgaben sind darin nicht berücksichtigt. Die nachfolgende Berechnung weist die unterschiedlichen Ausgaben eines Teilnehmers aus. Einnahmen Leistung Pro Teilnehmer/Tag Kongress- und Veranstaltungszentrum 3 Tage, 250 Teilnehmer, Bruttoumsatz: 9.000 € 12 € Gesamt-Einnahmen 12 € Zusätzliche Ausgaben des Teilnehmers Hotel Leistung Übernachtung durchschnittlich (auf Basis von 2 Übernachtungen) Durchschnitt Pro Teilnehmer/Tag 60 € Gastronomie Tages- und Abend-Gastronomie 40 € Sonstiges Tanken, Nahversorgung, Shuttle etc. 20 € Gesamt-Ausgaben zusätzlich 120 € Beispielrechnung alle Beträge gerundet HANDLUNGSEMPFEHLUNG AMMERGAUER HAUS 17 27
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