ITEBO ganz nah Ausgabe 2016 03

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ALL ABOUT IT © fotolia.com/psdesign1 WENN DIE IT AUF HALBMAST HÄNGT Der IT-Betrieb in eigener Verwaltung ist für mittelgroße, aber vor allem für kleine Kommunen wirtschaftlich und organisatorisch zunehmend weder sinnvoll noch möglich. Die Komplexität der zu erfüllenden Aufgaben steigt, wie auch die Anforderungen an Prozesseffizienz, Verfügbarkeit, Kundenservice und IT-Sicherheit. Ressourcen für den alltäglichen Infrastrukturbetrieb oder die Begleitung verwaltungsinterner Veränderungsprozesse sind eher limitiert. „Unsere IT ist gut aufgestellt, nur die Perspektive stimmte nicht. Eine interne Kostenrechnung hat sehr deutlich gezeigt, dass die Übergabe der gesamten Infrastruktur in ein Rechenzentrum wirtschaftlich und auch qualitativ sinnvoller wäre. Unter Berücksichtigung aller Faktoren, also inklusive steigender Personalkosten, ist der Betrieb in einem Rechenzentrum bereits im ersten Jahr günstiger“, resümiert Dirk Hesterberg. Sachsenhagen stellte sich den Herausforderungen mit einer konsequenten Lösung – der Auslagerung der gesamten IT-Infrastruktur ins Rechenzentrum der ITEBO-Unternehmensgruppe. In Sachsenhagen, einer Samtgemeinde mit ca. 10.000 Einwohnern, betreut Dirk Hesterberg die IT-Infrastruktur neben seiner Hauptaufgabe. „Da ist es entweder möglich, sich um die Administration, um Trojaner, Datensicherung, Patches, die Wartung der Peripheriegeräte in den uns zugehörigen Schulen und Kindergärten zu kümmern, oder die akuten Probleme unserer Mitarbeiter zu beheben. Eine Vertretung für Urlaub oder Krankheit gibt es nicht, Zeit für neue Projekte schon gar nicht“, sagt der IT-Koordinator. One man, mit einer halben Stelle – so die Situation, die den Alltag der meisten kleineren und mittleren Kommunen widerspiegelt. Notwendiges zusätzliches und qualifiziertes Personal lässt die Fachkräftesituation des Marktes oder das Budget nicht zu. IT-INFRASTRUKTUR KOMPLETT AUSLAGERN SELBSTÄNDIG MIT MEHR FREIHEITEN Seit 2008 betreut die ITEBO in der Samtgemeinde die Finanzsoftwarelösung newsystem, seit 2014 auch die Personalmanagementlösung Loga. Die positiven Erfahrungen mit dem Support, die Expertise des Teams und das spezielle Cloudkonzept der ITEBO-Unternehmensgruppe überzeugten die Gemeinde, die gesamte IT ins ITEBO-Rechenzentrum auszulagern. „Viele unserer Kunden scheuen sich anfänglich immer wieder davor, ihre Selbstständigkeit aufzugeben. Vermeintlich, denn sie behalten das Hoheitsrecht über die Infrastruktur, da diese lediglich in unser Rechenzentrum übernommen wird. Das ist komfortabel, weil der Kunde diese Entscheidung jederzeit ohne Kostenaufwand ändern könnte“, sagt Ralf Hörnschemeyer, stellvertretender Leiter des Vertriebs der ITEBO. Könnte. Rein theoretisch, wären da nicht die neuen Freiheiten, wie Zeit haben fürs Eigentliche, das Maximum an Verfügbarkeit und Investitionssicherheit. 12
Nach nur sechs Monaten für die gesamte Umsetzung des Projekts stehen seit Anfang August alle Server der Kommune – fünf physische und zwölf virtuelle – im ITEBO-Rechenzentrum. Sie sind migriert und laufen störungsfrei produktiv. „Unsere Befürchtungen waren absolut unbegründet. Die Umstellung lief professionell und reibungslos. Der Betrieb unseres Terminalservers blieb stabil“, so der IT-Leiter der Samtgemeinde. Die Mitarbeiter der Samtgemeinde arbeiten nun überwiegend mit platzsparenden, schnellen Thin Clients, nutzen die gesamte Standardsoftware bis hin zu den Fachanwendungen aus der Cloud. „Der große Gewinn ist der jederzeit erreichbare Support. Wir haben eine zentrale Hotline für unsere Mitarbeiter, ein persönlicher Ansprechpartner steht immer zur Verfügung. Wir profitieren von der breiten Fachkompetenz auch zu allen speziellen IT-Themen. Ich orchestriere, stelle meine Anforderungen und erhalte sofort eine Lösung. Das Team der ITEBO erkennt jedes Optimierungspotenzial. So wird unsere IT-Architektur immer innovativer, ob mit dem Neuaufbau des Citrix-Terminalserver oder auch der Active-Directory-Domäne. Die Nähe der ITEBO zum Kunden ist großartig“, schwärmt Dirk Hesterberg. DEUTLICHE ENTLASTUNG In Sachsenhagen entstanden mehr Freiraum und Entlastung. „Wir profitieren von der neuen Lösung vor allem durch die Sicherheit unserer Abläufe und Daten und durch die enorme Zeitersparnis und Kostentransparenz“, sagt Samtgemeindebürgermeister Jörn Wedemeier. „Wir schätzen die Zusammenarbeit mit der ITEBO sehr und freuen uns auf neue und nachhaltige Projekte.“ Managed IT erfreut sich steigender Nachfrage bei der ITEBO-Unternehmensgruppe, auch außerhalb der bisherigen Kernregionen. Mindestens drei Projekte laufen parallel, das Team wächst. Für Dirk Hesterberg ist das nachvollziehbar: „Für alle Kommunen mit einer Größe bis 15.000 Einwohner und einer ähnlichen IT-Situation halte ich die Auslagerung der IT-Infrastruktur in ein Rechenzentrum für empfehlenswert.“ © ITEBO GmbH/Philip Loeper Ihr Ansprechpartner: Ralf Hörnschemeyer, Geschäftsbereich Vertrieb 13
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