2019/41 - Tagungen-Events

Tagungen & Events spezial | Oktober 2019 unternehmen [!]
Der Kreativität bei Events sind keine Grenzen gesetzt: So ließ die Eventmanagerin Ines Zech Mitarbeiter eines Unternehmens an der Ostsee ein Floß bauen.
mer wieder durchzuspielen. Am besten sei es,
das geplante Programm im Zeitraffer vor Ort
zu simulieren: Wann geht es los, wie und wo
sollen die Gäste empfangen werden, braucht
es eine Garderobe, steht das Rahmenprogramm,
was passiert in den Pausen. Welches
Essen, welche Getränke sollen wann und wie
gereicht werden. „Eine Veranstaltung kann
nicht von einer Person alleine geplant und organisiert
werden. Dafür braucht es mehrere,
kreative Köpfe“, so Stargardt. Vor allem, wenn
es darum geht, für alle Eventualitäten vorzusorgen:
„Bei unserer Abschlussfeier im August
auf Schloss Solitude gab es drei verschiedene
Varianten für das Abendprogramm. Bei Dauerregen
wären wir beispielswiese fürs Fotoshooting
in den Spiegelsaal gegangen, statt auf
die Schlosstreppe.“
EIN MARKETINGINSTRUMENT
Von zu viel Perfektionismus rät Simone Stargardt
dennoch ab: „Perfektion schafft Aggression“,
findet die Geschäftsführerin: Dass bei
einem Event tatsächlich alles zu 100 Prozent
den Erwartungen entspricht, ließe sich auch
mit dem besten Veranstaltungsmanagement
nicht garantieren. Dann ist das Motto der Unternehmerin:
„Möglichst gelassen bleiben,
wenn Kleinigkeiten nicht so laufen, wie eigentlich
geplant. Den Focus darauf legen, ein
guter Gastgeber zu sein und sich die gute Laune
nicht verderben lassen.“
Gelassen
bleiben, wenn
Kleinigkeiten
nicht so
laufen
Nicht nur Betriebsfeiern werden von Eventmanagern
geplant. Über Events können sich
Marken mit ihren Kunden, Mitarbeiter mit
ihren Chefs, und Macher mit Entscheidern
ganz nahe kommen. Es gibt eine Vielfalt an
unterschiedlichen Formaten, von Tagungen
über Konferenzen bis hin zu Business Events.
Eines aber haben sie alle gemeinsam: Sie dienen
für den Veranstalter als Marketinginstrument.
Deshalb wird die Veranstaltungsorganisation
auch gerne als Königsdisziplin des
Büromanagements bezeichnet. Vom Erfolg
einer Messe hängt vielleicht die Einführung
eines neuen Produkts ab, vom Programm eines
Kongresses das Renommee des gesamten
Unternehmens.
NEUE FORMATE ERFINDEN
Während die einen möchten, dass die Gäste
möglichst viel Spaß haben, wollen andere bestimmte
unternehmerische Ziele in den Vordergrund
rücken. In jedem Fall müssen die
Ziele vorab definiert werden. Anschließend
werden alle weiteren Entscheidungen daran
ausgerichtet. Deshalb sei es für die Planung
entscheidend, genau zuzuhören was der Kunde
will, sagt Ines Zech, seit einem Jahr Leiterin
des Event- und Veranstaltungsmanagements
beim Bundesverband mittelständische Wirtschaft
(BVMW). Davor war sie fast 20 Jahre
lang als selbstständige Eventplanerin unterwegs.
Aus dieser Erfahrung heraus weiß sie:
„Als Schlagworte klingen sie abgedroschen,
aber es ist so: Achtsamkeit, Empathie und aufmerksames
Zuhören sind die Voraussetzun-
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