elektronische Vorab-Fassung* - des Bundesministerium des Innern

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gering anzusehen. Die laufenden Kosten liegen bei bis zu 6 % des Umsatzes je nach gewählter
Zahlungsmethode. Da nicht bekannt ist, wie die Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen diese
Systeme nutzen werden, ist eine Aussage über die laufenden Kosten nicht möglich.
d) Kosten für die Beschaffung und den Betrieb von Scannern
Das Scannen ist einer der kostenrelevanten Teilbereiche der elektronischen Aktenführung. Zur
Vermeidung der parallelen Führung von Papier- und elektronischen Akten (E-Akten), müssen
Dokumente, auf die regelmäßig zugegriffen wird, sowie Posteingänge digitalisiert werden.
Die Kosten für einen Hochleistungsscanner liegen bei 10 000 bis 40 000 Euro.
In kleineren Behörden lassen sich diese Scanner nicht auslasten, so dass hier von Verwaltungszusammenschlüssen
auszugehen ist. Als durchschnittlicher Kostenansatz werden 20 000 Euro bei
1 000 Beschäftigten geschätzt. Es wird angenommen, dass sich die geringeren Kosten bei größeren
Behörden und die Mehrkosten bei kleineren Einheiten gegenseitig ausgleichen. Da die Sozialversicherungsträger
und die Bundesagentur für Arbeit bereits weitgehend über entsprechende Infrastruktur
verfügen, werden nur die Kosten für die unmittelbare Bundesverwaltung berechnet: Bei
190 000 Beschäftigten liegen die Anschaffungskosten für Scanner bei ca. 3,8 Millionen Euro.
Hinzu kommen Schulungen für das eingesetzte Personal. Dabei wird angenommen, dass eine viertägige
Schulung für drei Beschäftigte des mittleren Dienstes pro Bundesbehörde notwendig ist. Bei
160 Behörden, 8 Stunden Schulung pro Tag und Lohnkosten von 24,50 Euro fallen einmalige
Schulungskosten in Höhe von 376 000 Euro an. Außerdem werden rund 50 000 Euro für einen
externen Trainer in den ersten Schulungen veranschlagt. Die Wartungskosten betragen durchschnittlich
etwa 5 000 bis 9 000 Euro jährlich pro Behörde und somit insgesamt ca. 1,1 Millionen
Euro pro Jahr. Es kommt zu keinen laufenden Personalkosten, da der zusätzliche Arbeitsaufwand
durch bestehende Personalkapazitäten gedeckt werden kann.
e) Kosten für die Einführung der E-Akte
In der Bundesverwaltung ist die elektronische Aktenführung in Teilbereichen bereits umgesetzt.
Vielfältige und unterschiedliche Lösungen erschweren die Schätzung.
Um die elektronische Akte effektiv im Verwaltungsvollzug nutzen zu können, wird ein Dokumentenmanagementsystem
(DMS) benötigt. Sollen die Akten nicht nur verwaltet, sondern auch in die
laufenden Vorgänge eingebunden werden, bedarf es zusätzlich der Funktionalität eines Vorgangsbearbeitungssystems
(VBS). Beide Systeme sind nicht Regelungsgegenstand des Gesetzentwurfs,
jedoch werden die Kosten hier ausgewiesen, da sie bei einer wirtschaftlich und verwaltungsorganisatorisch
sinnvollen Umsetzung anfallen und nur so auch volle Entlastungseffekte erzielt werden.
elektronische Vorab-Fassung
Insgesamt sind schätzungsweise 190 000 Beschäftigte in der unmittelbaren Bundesverwaltung potentiell
von der Einführung der E-Akte betroffen. Davon ausgehend, dass rund 10 % keine Akten
nutzen oder bereits mit der E-Akte arbeiten, verbleiben 171 000 Beschäftigte.
Für die Anschaffung der E-Akte sind als einmalige Investitionskosten pro Beschäftigtem 150 Euro
für das DMS und das VBS (25,6 Millionen Euro) anzusetzen. Darüber hinaus fallen 250.000 Euro
einmalige Anschaffungskosten pro 1 000 Beschäftigten für die Hardware an, wenn eine zentrale
Lösung gewählt wird (42,7 Millionen Euro). Für einmalige Projektkosten – behördenintern oder
extern – ist mit 500 000 Euro pro 1 000 Beschäftigten zu rechnen (85,3 Millionen Euro). Für Schulungen
der Mitarbeiter werden durchschnittlich zwei Tage angesetzt, ausgehend von einmaligen
Kosten in Höhe von 518,40 Euro pro Beschäftigten (16 Stunden zu 32,40 Euro) ergeben sich hier
Kosten in Höhe von 88,5 Millionen Euro.
Insgesamt liegen die einmaligen Einführungskosten damit bei 242 Millionen Euro für den Bund.