von Rechtsanwalt Tobias Stöhr - Anwaltskanzlei Merz - Dresden

nach Auslauf der Einführungswerbung
verlange, müsse er angeben, ab wann er
plane die Waren wieder für den regulären
Preis zu verkaufen.
3. Datenschutz/IT-Recht
3.1. Die Rechtssichere
Archivierung von E-Mails
IT-Compliance: Problemfeld ist die
(gesetzliche) Verpflichtung zur
Speicherung von geschäftlichen E-Mails
und deren rechtssichere Umsetzung.
Hierbei geht es um die Frage:
Dokumentationspflicht oder Datenschutz?
Im Bereich der E-Mail-Archivierung steht
die Unternehmensführung, regelmäßig vor
einer großen Herausforderung: Auf der
einen Seite hat der Gesetzgeber
Vorgaben geschaffen, wonach die
Archivierung des elektronischen E-Mail-
Verkehrs über (unterschiedlich) lange
Zeiträume vorgeschrieben ist.
Auf der anderen Seite hat er sowohl der
Speicherung, als auch der Verwendung
von gespeicherten Daten enge Grenzen
gesetzt.
Unter Berücksichtigung des hohen Grades
an Technisierung und Digitalisierung von
Geschäftsprozessen in Unternehmen,
spielt die IT-Compliance mittlerweile eine
wichtige Rolle. Es gibt eine Vielzahl
gesetzlicher Pflichten und sonstiger
Vorschriften im Bereich der elektronischen
Datenverarbeitung, für deren Einhaltung
die Verantwortlichen im Unternehmen
zuständig sind. Hauptbestandteile sind
einerseits die IT-Sicherheit, vor allem die
Vertraulichkeit, die Sicherstellung der
Verfügbarkeit, sowie Prüfbarkeit der
gespeicherten Datenbestände, und
andererseits die Einhaltung
datenschutzrechtlicher Vorgaben. Hieraus
resultiert eine umfangreiche Informations-,
Kontroll- und Risikobegrenzungsfunktion
der Unternehmensleitung.
Die (ordnungsgemäße) Aufbewahrung von
E-Mails ist dabei die „Königsdisziplin“ der
IT-Compliance: Hier wird der notwendige
Ausgleich zwischen der Umsetzung der
vorgegebenen Archivierungspflichten und
der Wahrung des Datenschutzes deutlich.
Die Pflicht zur Archivierung von E-Mails
ergibt sich aus einer ganzen Reihe von
Gesetzen: Die Archivierungspflicht für
Handelsbriefe (geregelt in den §§ 238
Abs. 2, 257 HGB) umfasst – speziell im
Hinblick auf deren Anhänge – ebenfalls E-
Mails, z.B. wenn in dieser Form Verträge,
Vertragsänderungen oder
-ergänzungen, Rechnungen, etc.
versendet oder empfangen werden.
Zusätzlich ergibt sich aus der
Abgabenordnung (AO) die Verpflichtung,
steuerlich relevanten E-Mail-Verkehr zu
archivieren (§ 147 AO). Die
vorgeschriebene Dauer der Aufbewahrung
liegt zwischen sechs und zehn Jahren und
kann in konkreten Einzelfällen sogar
darüber hinaus gehen. Wird die
entsprechende Archivierung nicht oder
nicht ordnungsgemäß durchgeführt, droht
der Geschäftsführung (§ 43 Abs. 2
GmbHG) bzw. dem Vorstand (§ 93 Abs. 2
AktG) neben den
Schadensersatzansprüchen das Belangen
aufgrund der Verwirklichung von
Ordnungswidrigkeits- oder
Straftatbeständen, welche Freiheitsstrafen
bis zu zehn Jahren, Geldstrafen bzw.
Bußgelder zur Folge haben.
Die Umsetzung bereitet jedoch oft
technische und rechtliche Schwierigkeiten.
Zwar sind keine bestimmten Technologien
zur Archivierung und auch keine
bestimmte Art und Weise der Archivierung
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