International Total Occupancy Cost Code - IPD

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2 Methodischer Ansatz Tabelle 2.1 2.4 Abschreibungen und Finanzierungskosten Die Behandlung von Kapitalaufwendungen erfordert klare Richtlinien. Wir geben zu, dass Abschreibungen ein extrem komplexes Thema sind, und dass es oft weder ein richtiges noch ein falsches Vorgehen dabei gibt. Wir würden für zukünftige Auflagen insbesondere Anmerkungen zu Abschreibungen begrüßen. Die Probleme, auf die man auf diesem Gebiet am Wahrscheinlichsten stößt, beziehen sich vor allem auf die aktuell geltenden Bilanzierungsleitlinien und den gewählten Abschreibungsperiode. Zum Zwecke der Vereinfachung und um der Buchführungspraxis zu folgen, empfehlen wir eine lineare Abschreibung aller Kapitalposten. Verschiedene Abschreibungsperioden sind für relevante Hauptkostenkategorien gewählt worden. 4 Kategorie Typ Beispiele für Ertragskosten Beispiele für auf das Jahr Gesamtkosten in der umgerechnete Kapitalkosten Kategorie A Nutzung Mietzins, örtliche Grundsteuern Erwerbskosten AZ=AX+AY B Umbau und Ausstattung Leasingkosten Möbeleinrichtung BZ=BX+BY C Gebäudebetrieb Instandhaltung, Reinigung Größerer Reparaturposten CZ=CX+CY D Geschäftsbetrieb Empfang, Poststelle Telefonanlage DZ=DX+DY E Management Gebühren/intern Größere Managementausgaben EZ=EX+EY T Gesamtnutzungskosten TX=AX+BX+CX+DX+EX TY=AY+BY+CY+DY+EY TZ=TX+TY Abbildung 2.1 Empfohlene Abschreibungsperiode Aus ähnlichen Gründen schließen wir Kosten zur Finanzierung von Kapitalaufwendungen aus. Nutzer mögen diese Finanzierungskosten zu den Gesamten Nutzungskosten dazurechnen, um widerzuspiegeln, was für den einen oder anderen ein wichtiger Punkt sein wird. Nach unserer Erfahrung ist die effektive Nutzungsdauer von Betriebsvermögensgegenständen oft weit kürzer als sie von vielen Organisationen angesetzt wird, wenn diese ihre standardmäßigen Abschreibungsregeln festlegen. Gründe dafür sind technologische, funktionale oder wirtschaftliche Veralterung. Wir haben Zeiträume von 3, 5, 7 und 10 Jahren als unterschiedliche Amortisationszeitspannen für die unten dargestellten Kostenkategorien ausgewählt. Kapitalaufwendungen für Neubauten werden als auf die Miete umgerechnete Summen unter Kopfzeile A eingerechnet. Als ein Richtwert würden wir einfache Aufwendungsposten, die in der Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers Summe mehr als 100.000 $ ergeben, als einen Kapitalposten zusammenfassen und über 10 Jahre abschreiben. Die im Code zugrunde gelegten Regeln können von den konkreten Bilanzierungsregeln innerhalb einer Organisation abweichen. Wo andere Abschreibungsperioden bestehen, können Immobiliennutzer diejenigen von IPD Occupiers zugrunde legen, um mit dem ITOCC übereinstimmende Gesamte Immobiliennutzungskosten zu ermitteln, damit das Benchmarking erleichtert wird. Die auf das Jahr umgerechnete Kapitalsumme sollte das Datum berücksichtigen, an dem die ursprüngliche Aufwendung verzeichnet wurde. Wo die Abschreibungszeitspanne von IPD Occupiers noch anwendbar ist, sollte die Kapitalaufwendung durch diese Abschreibungszeitspanne (in Jahren) geteilt werden. Dies kann eine aufwändige Übung sein, weshalb Immobiliennutzer es vorziehen könnten, den Abschreibungssatz aus ihrer eigenen Managementbuchhaltung anzusetzen. Rechnerisch wird das dort korrekt sein, wo Kapitalaufwendungen Jahr für Jahr stetig sind. Dies ist auf Gebäudeebene eher unwahrscheinlich, weil dort Kapitalaufwendungen charakteristischerweise sehr variabel sind. Es stellt aber möglicherweise dennoch eine vernünftige allgemeine Annahme dar.
Table 2.1 Category Type X Revenue costs examples Y Annualised capital costs Z Total category costs examples A Occupation AX Rent, local property taxes AY Acquisition costs AZ=AX+AY B Adaptation BX Leasing costs BY Fit out furniture BZ=BX+BY C Operation CX Maintenance, cleaning CY Major repair item CZ=CX+CY D Support DX Reception, post room DY Telephone system DZ=DX+DY E Management EX Fees/internal EY Major management expenses EZ=EX+EY T Total Occupancy Costs TX=AX+BX+CX+DX+EX TY=AY+BY+CY+DY+EY TZ=TX+TY 2.4 Depreciation and costs of finance The treatment of capital expenditure requires clear guidance. We recognise that depreciation is an extremely complex subject and often there is no right or wrong approach. We would particularly welcome comments on depreciation for future editions. The problems that are likely to be encountered in this area relate primarily to the accounting policy currently in force and the adopted term for depreciation. For the sake of simplicity and to follow the thrust of management accounting practice, we recommend straight-line depreciation for all capital items. Different periods of depreciation have been selected for relevant major cost categories. For similar reasons, we exclude the costs of finance needed to fund capital expenditure. Occupiers may wish to add these finance costs to the Total Occupancy Costs to reflect what for some will be an important issue. Figure 2.1 Recommended depreciation periods Capital amount Telephones & reprographics Adaptation & fit out Furniture & equipment Years In our experience, the effective life expectancy of various assets is often much shorter than is allowed by many organisations when setting their standard depreciation rules due to technological, functional or economic obsolescence. We have selected periods of three, five, seven and ten years as different amortisation periods for the cost categories shown below. Capital expenditure on new build is included as a rentalised amount under Heading A. As a guideline, we would expect simple items of expenditure amounting to more than $100,000 to be included as a capital item and be depreciated over ten years. The conventions set out in the Code may not conform to an organisation’s current accounting policy. Where different writedown periods are applied, occupiers may wish to convert to IPD Occupiers depreciation periods in order to quote a Total Occupancy Cost consistent with ITOCC to facilitate benchmarking. Major repairs 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Visit www.ipd.com/occupiers 2 Approach The annualised capital amount should take account of the date on which the original expenditure was incurred. Where the IPD Occupiers write-down period still applies, the capital expenditure should be divided by that write-down period (in years). This can be a time-consuming exercise and occupiers may prefer to use the actual depreciation charge applied within their own management accounts. Arithmetically, this will be correct where capital expenditure is steady year-on-year. This is unlikely to be the case at building level, where capital expenditure will characteristically be very variable, but may still be a sensible overall assumption. 4
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