International Total Occupancy Cost Code - IPD

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3 Kostendefinitionen 3.4 Kopfzeile D: Geschäftsbetriebskosten • Sämtliche Personalkosten sollten eingeschlossen werden. Es werden einbezogen: Lohnsteuern, Rentenzahlungen, Vergütungen, jährliche Sonderzahlungen, Überstunden, vorübergehend eingestellte Aushilfskräfte, Kopfzeile D Daten Definition D1 Telefonie Jährliche Kosten für Telefonanlagen. 12 + – Weiterbildung, Personalanwerbung, Reisekosten, Mitarbeiterverpflegung, Sozialleistungen und weitere Kosten. • Sämtliche Kapitalkosten sollten linear über den Zeitraum abgeschrieben werden, ohne dabei Finanzierungskosten zu berücksichtigen (siehe Abschnitt 2.4). Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers • Manche Anwender des Codes werden zwischen festen und variablen Kosten unterscheiden wollen. Dennoch sind die hier definierten Kategorien zur Übereinstimmung mit dem Cost Code notwendig. Dies schließt ein: automatisierte Nebenstellenanlagen, zentrale Schaltkästen, Systeme für Telefonzentralen, Systemkarten, Telefonapparate, Durchwahl- und Voicemaileinrichtung. Personalkosten für die Gesprächsannahme, Telefonzentrale und Kommunikationsdienste. Die Kosten für alle Telefonanschlussgebühren, Wartung der Telefonanlage und des Netzwerks (einschließlich Telefonapparate und Verkabelung) sowie die Kosten für Mobil- und Mobextelefone. Ausgenommen: alle Gesprächskosten. Wenngleich Anwender möglicherweise diese getrennt als Bedarfskosten erfassen werden wollen. Empfohlene Abschreibungsperiode: 3 Jahre. D2 Catering Jährliche Kosten für Bereitstellung von Gastronomie und Verkaufsautomaten, unter Einbeziehung von Verkaufserlösen sowie von Kosten die durch direkt oder indirekt angestelltes Personal entstehen. Dies schließt ein: Kosten für Speisen und Getränke einschließlich Zubereitung, Geschirr und Besteck, + Lagerung und Bedienung. Abzüglich aller Einnahmen, die sich aus der Fremdvergabe des Gastronomiebetriebes als Teil eines Gestattungsvertrages ableiten. Einschließlich Kosten für Essensgutscheine und andere Bezuschussungsverfahren. Ebenso Kosten für Küchen- und Cateringausrüstung, die gegebenenfalls über fünf Jahre abgeschrieben werden. – Ausgenommen: Umbau von Küchen- und Kantinenbereichen. Ebenso sind Raumbereitstellung, Energieversorgung und Reinigungsdienste, die nicht von Mitarbeitern des Gastronomiebetriebes geleistet werden, ausgenommen. Kann in Unterkategorien unterteilt werden: D2a) allgemeine Gastronomiekosten, D2b) Kosten für Verkaufsautomaten und D2c) für die Konferenzbewirtung (hierunter fällt auch „feines“ Dinnieren). + D3 Empfangsdienste Jährliche Kosten für Empfangsdienste. – + – + Dies schließt ein: direkt und indirekt angestellte Mitarbeiter, mit Anwerbungs-, Einstellungs- und Ausbildungskosten sowie Kosten für Abwesenheitsaushilfen. Sämtliche Kosten für Verbrauchsmaterialien Uniformen, genauso wie Kosten für Empfangsdienste für zweckbestimmte Konferenzräume und audiovisuelle Medieneinrichtungen. Kapitalaufwendungen sollten unter Kopfzeile B erfasst werden. Ausgenommen: Telefon und Sicherheit, Hausmeisterdienste mit Empfangsfunktion (E2). D4 Kurierdienste und Jährliche Kosten für externe Kuriere, Boten und Portokosten. externe Hol- und Bringdienste Dies schließt ein: Kosten aus externen Kurierdienstverträgen und für Abrufkuriere Ausgenommen: Kosten für interne Hol- und Bringdienste, die unter D5 verbucht werden. D5 Poststelle und interne Jährliche Kosten für Mitarbeiter mit Poststellen- und Botenfunktion sowie die damit verbundene Ausrüstung. Hol- und Bringdienste Dies schließt ein: Kosten für das Öffnen, Zuordnen, Verteilen, Sammeln, Verpacken, Frankieren, Scannen, Dokumentieren und Verschicken von Post sowie die Kosten für die betriebsinterne Verteilung. Kapitalkosten sollten über drei Jahre abgeschrieben werden. Allgemeine Transportdienste werden ebenfalls hier verbucht. Ausgenommen: Kosten für Bürobedarf, Kosten für Fahrzeuge, die ausschließlich von Mitarbeitern – genutzt werden, und Poststellenkosten, die ansonsten unter anderen Kostenkategorien verbucht würden - Miete, Betriebsmittel und so weiter. Kann in Unterkategorien aufgeteilt werden: D5a) für Poststellenkosten und D5b) für interne Hol- und Bringdienste.
3.4 Heading D: Business Support Costs • All staff costs should be included, incorporating employment tax, pensions, allowances, annual bonuses, overtime, temporary staff fill-in, training, Heading D Data Definition D1 Telephones Annual cost of telephone systems. + – recruitment, travel, staff catering, welfare and other costs. • All capital costs should be depreciated straight line over the depreciation period without any allowance for financing costs (see Section 2.4). Visit www.ipd.com/occupiers • Users may wish to distinguish between fixed and variable costs using the cost categories outlined. Nevertheless, the categories defined here are required for compliance with the Cost Code. Includes: PABX, central control box, switchboard systems, all system cards, handsets, direct dial and voicemail. Staff costs for telephone answering, switchboard and communication services, the costs of all telephone line charges, maintenance to the telephone system and network (including handsets and cabling) as well as the costs of mobile and mobex phones. Excludes: all call costs. Although users may wish to record these separately as an on-demand cost. Recommended write off period: 3 years. D2 Catering Annual cost of providing all catering and vending services taking into account income generated through charging and costs incurred through directly or indirectly employed staff and consumables. + – Includes: costs of food and drink including preparation, crockery and cutlery, storage and service, less any income derived from the licensing of catering space as part of a catering contract. Include the costs of subsidising meals through voucher and other methods. Also, the costs of kitchen and catering equipment, where relevant, should be written off over a period of five years Excludes: fit out of kitchen and canteen areas. Also excludes cost of space provision, utilities and cleaning not provided by catering staff. May be subdivided into sub-categories: D2a) for general catering costs, D2b) for vending machine costs and D2c for meeting room hospitality (include ‘fine’ dining under meeting room hospitality). D3 Reception services Annual cost of reception services. + – Includes: directly and indirectly employed staff, with recruitment, training and relief costs for absences. Costs of all consumables and uniforms are also included, as are costs of reception services for dedicated meeting rooms/conference/audio visual facilities. Capital costs should be recorded under Heading B. Excludes: telephone and security items and concierge services (E2) D4 Courier and external Annual cost of external couriers and messengers and postage. distribution services Includes: costs of external courier contracts and “call off” couriers. + – Excludes: costs of inter-site distribution, which should be included under D5. D5 Post room and internal Annual cost of all post room and messenger staff and any associated equipment. distribution services Includes: costs of opening, collating, distributing, collecting, packaging, stamping, scanning, recording + and despatching mail as well as costs of inter-site distribution. Capital costs should be written-off over three years. Also include general porterage services. – 3 Cost definitions Excludes: costs of stationery, costs of vehicles provided for the exclusive personal use of members of staff, and post room costs that would otherwise be posted to other cost code categories – rent, utilities and so on. May be subdivided into sub-categories: D5a) for post room services costs and D5b) for internal distribution services costs. 12
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