Code of Conduct Portigon Konzern Inland

Code of Conduct
Portigon Konzern Inland
Hier: Zuwendungs- und Geschenkpraxis
I. Umgang mit erhaltenen Zuwendungen
II. Umgang mit erteilten Zuwendungen
III. Umgang mit Bestechung/Korruption
IV. Umgang mit Spenden

Code of Conduct Portigon Konzern Inland
Vorbemerkung:
Der vorliegende Verhaltenskodex zur Zuwendungs- und Geschenkpraxis ist für alle
MitarbeiterInnen des Unternehmens sowie seiner Tochtergesellschaften im Inland
verbindlich.
Ziele des Code of Conduct:
Die hier festgeschriebenen Verhaltensregeln
• dokumentieren die grundsätzliche Einstellung von Portigon zur Praxis des
Annehmens und Gebens von Zuwendungen und Geschenken im Rahmen der
geschäftlichen Tätigkeiten der MitarbeiterInnen
• sollen die MitarbeiterInnen von Portigon für potenzielle Interessenskonflikte und
problematische Konstellationen sensibilisieren
• sollen Orientierung geben und Wege aufzeigen, potenzielle Interessenskonflikte zu
vermeiden und entstandene Interessenskonflikte zu lösen
• leisten einen wesentlichen Beitrag dazu, das Image von Portigon und ihrer
MitarbeiterInnen zu fördern und interne wie öffentliche Kritik an dem Verhalten von
Portigon zu verhindern (Schutzfunktion)
Implementierung des Code of Conduct:
Der Code of Conduct gilt für den Vorstand und für alle inländischen MitarbeiterInnen von
Portigon ab 1. Juli 2012. Es ist die Aufgabe jedes Geschäftsbereiches und der
Tochtergesellschaften, die Einhaltung des Code of Conduct zu gewährleisten.
Verantwortlichkeiten für die Einhaltung der Code of Conduct-Richtlinien:
Die interne Meldestelle für die erhaltenen Zuwendungen und Geschenke ist das
Compliance Office von Portigon in Düsseldorf.
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I. Umgang mit erhaltenen Zuwendungen
1. Geschenke
Geschenke von Dritten dürfen angenommen werden, wenn sie allgemein üblich sind und
als Höflichkeit oder Gefälligkeit anerkannt werden (z. B. Blumen, Wein, Kalender, andere
kleine Werbegeschenke). Alle darüber hinaus gehenden Geschenke bis zu einem Wert von
€ 150,- sind dem zuständigen Vorgesetzten und dem Compliance Office anzuzeigen.
Die Annahme von Geschenken, die im Kalenderjahr einen Wert von € 150,- pro Absender
und pro Mitarbeiter überschreiten, ist grundsätzlich abzulehnen.
Ist die Ablehnung aus geschäftspolitischen Gründen nicht möglich, ist der Erhalt eines
solchen Geschenkes dem zuständigen Vorgesetzten zu melden und dem Compliance Office
als der zentralen Meldestelle anzuzeigen. Das Geschenk ist beim Compliance Office
abzugeben.
2. Finanzielle Anreize – Bewirtungen – Einladung zu Veranstaltungen
Generell dürfen keine finanziellen Vorteile angenommen werden, die das geschäftliche
Urteilsvermögen beeinträchtigen bzw. zu einem Interessenkonflikt führen und damit dem
Ansehen des Konzerns schaden könnten.
Portigon-Mitarbeiter dürfen sich dementsprechend von Personen oder Firmen, zu denen
der Portigon Konzern eine Geschäftsbeziehung anstrebt oder unterhält, Zuwendungen nur
in dem Umfang versprechen und gewähren lassen, wie es im Kreditgewerbe allgemein
üblich ist.
Bei allen darüber hinaus gehenden Zuwendungen, Sonderbehandlungen oder Vorteilen bis
zu einem Wert von € 150,- pro Kalenderjahr und Kunde hat der Mitarbeiter den
zuständigen Vorgesetzten und das Compliance Office zu informieren. Übersteigen die
Zuwendungen oder Vorteile den Wert von € 150,-, ist der zuständige Vorgesetzte zu
informieren und ist eine Genehmigung durch das Compliance Office erforderlich.
Dies gilt nicht für Leistungen (z. B. Bewirtung oder Unterkunft), die der Mitarbeiter im
Rahmen einer Kundenveranstaltung empfängt. Einladungen zu besonderen Anlässen (z. B.
Reisen oder andere Veranstaltungen mit Freizeitcharakter), die den Rahmen von üblichen
Kundenveranstaltungen überschreiten, sollen vorab vom zuständigen Vorgesetzten
genehmigt und dem Compliance Office angezeigt werden. Im Grundsatz sollen bei diesen
Veranstaltungen die Reise- und Übernachtungskosten durch Portigon getragen werden.
Vorstandsmitglieder können Einladungen zu Veranstaltungen einschließlich angemessener
Bewirtung annehmen, wenn die Teilnahme geschäftlich veranlasst ist oder im Interesse der
Portigon erfolgt. Dies gilt entsprechend für Ehe- oder Lebenspartner, wenn die Begleitung
im Interesse der Portigon erfolgt oder international üblichen Gepflogenheiten entspricht.
Reise- und Übernachtungskosten werden durch Portigon getragen, soweit nicht der
Veranstalter diese in angemessenem Umfang übernimmt.
3. Fordern von Zuwendungen
MitarbeiterInnen ist es untersagt, im Rahmen des Geschäftsbetriebs von Kunden oder
Geschäftspartnern persönliche Zuwendungen oder Vorteile, z. B. private Rabatte, zu
fordern.
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4. Bargeld
Den MitarbeiterInnen ist es untersagt, Bargeldbeträge oder bargeldähnliche Geschenke
jeglicher Höhe anzunehmen.
5. Vorträge, Gutachten, Beratungstätigkeiten
Für Vorträge, Gutachten und Beratungsleistungen, die dienstlich veranlasst sind, werden
grundsätzlich keine Honorare angenommen. Ist die Ablehnung eines Honorars aus
geschäftspolitischen Gründen nicht möglich, ist das zugedachte Honorar an Portigon
abzuführen oder als Spende für einen gemeinnützigen Zweck zur Verfügung zu stellen. Das
gilt auch, wenn das Honorar anstatt in Geld in Form eines Geschenkes erfolgen soll.
Ausgenommen hiervon sind Trainer- und Nebentätigkeiten, die vom GB Personal gesondert
genehmigt worden sind.
In unmittelbarem Zusammenhang mit solchen Tätigkeiten entstehende Reise- oder
Übernachtungskosten können vom externen Veranstalter in angemessenem Umfang
übernommen werden.
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II. Umgang mit erteilten Zuwendungen
1. Geschenke an Dritte
Geschenke dürfen nur im üblichen Kontext einer Geschäftsbeziehung und einem
angemessenen materiellen Umfang gemacht werden. Sie dürfen vom Beschenkten nicht als
Vorteil empfunden werden, mit dem seine geschäftlichen Entscheidungen beeinflusst
werden könnten.
2. Öffentliche Bedienstete
Zuwendungen aller Art an Bedienstete von Bundes- oder Landesbehörden, Gemeinden oder
anderen öffentlichen Stellen sind gesetzlich verboten und werden strafrechtlich verfolgt.
Ausnahmen bilden kleine Aufmerksamkeiten, die zu Anlässen wie runden Geburtstagen
o. ä. üblich sind und als Höflichkeit oder Gefälligkeit anerkannt werden (z. B. Blumen,
Wein, Kalender, andere Werbegeschenke).
3. Finanzielle Anreize – Bewirtungen – Einladung zu Veranstaltungen
(auch im Rahmen von Sponsorings)
Generell dürfen keine finanziellen Vorteile gewährt werden, die das geschäftliche
Urteilsvermögen des Beschenkten beeinträchtigen bzw. zu einem Interessenkonflikt führen
könnten.
Die MitarbeiterInnen von Portigon dürfen dementsprechend Personen oder Firmen, zu
denen der Portigon Konzern eine Geschäftsbeziehung anstrebt oder unterhält,
Zuwendungen nur in dem Umfang versprechen und gewähren, wie es im Kreditgewerbe
allgemein üblich ist. Die Zuwendungen dürfen grundsätzlich im Kalenderjahr pro Person
einen Wert von € 150,- nicht überschreiten. Ausnahmen sind zu dokumentieren, dem
zuständigen Vorgesetzten anzuzeigen und vom Compliance Office entsprechend zu
genehmigen.
Die Betragsgrenze von € 150,- gilt nicht für zentral oder dezentral von Portigon organisierte
Veranstaltungen/Events für Kunden und Geschäftspartner, sondern bezieht sich auf
Zuwendungen, die individuell einen Einzelfall darstellen. Stehen verschiedene
Geschäftsbereiche von Portigon hinsichtlich verschiedener Produkte zu einem Kunden in
Geschäftsbeziehung, so besteht für jeden Geschäftsbereich separat die Möglichkeit, die
Betragsgrenze von € 150,- auszuschöpfen.
4. Bargeld
Den MitarbeiterInnen ist es verboten, Bargeldbeträge oder bargeldähnliche Geschenke
jeglicher Höhe zu verschenken.
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III. Umgang mit Bestechung/Korruption
Portigon hat sich verpflichtet, allen Bestechungs- und Korruptionsversuchen weltweit und
auf allen Tätigkeitsfeldern aktiv entgegenzuwirken. Portigon-MitarbeiterInnen dürfen weder
direkt noch indirekt Bestechungsgelder, Schmiergelder (oder andere Vorteile mit solchem
Charakter) anbieten, vergeben, annehmen oder fordern.
IV. Umgang mit Spenden
Portigon beteiligt sich mit Spenden zu gemeinnützigen, sozialen, kulturellen, sportlichen
und wissenschaftlichen Zwecken im geschäftsüblichen Umfang am sozialen und
gesellschaftlichen Leben. Sie leistet weder unmittelbar noch mittelbar Spenden an
politische Parteien und parteinahe Stiftungen.
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