壹 、 前 言

國 立 臺 南 大 學 101 學 年 度 校 務 諮 詢 委 員 會 議 資 料
業 認 知 ,2012 年 舉 辦 兩 場 檔 案 管 理 教 育 研 習 , 邀 請 專 家 學 者 蒞 校 分 享 經 驗 ,
推 廣 文 書 與 檔 案 管 理 專 業 知 能 , 受 到 校 內 外 基 層 檔 管 人 員 肯 定 , 參 與 十 分
踴 躍 , 本 校 同 仁 及 校 外 ( 高 雄 市 、 臺 南 市 、 嘉 義 縣 市 公 私 立 大 學 、 高 中 及 國
中 ) 人 士 累 計 215 人 次 ( 圖 5-14)。
2. 推 動 綠 色 環 保 校 園
(1) 力 推 會 議 資 料 無 紙 化 : 為 推 行 會 議 資 料 無 紙 化 , 規 劃 本 校 行 政 會 議
文 件 上 傳 系 統 , 使 簡 報 格 式 統 一 美 觀 , 提 案 管 理 確 實 , 且 能 在 最 短 時 間 內
瞭 解 各 單 位 簡 報 資 料 上 傳 情 形 並 可 適 時 稽 催 , 提 升 行 政 效 率 , 估 計 一 年 約
節 省 50,400 張 用 紙 及 碳 粉 等 相 關 耗 材 。
(2) 推 行 公 文 線 上 簽 核 系 統 使 用 電 子 憑 證 : 籌 辨 本 校 公 文 線 上 簽 核 系 統
使 用 電 子 憑 證 方 案 , 推 行 合 乎 電 子 簽 章 法 規 定 之 公 文 書 全 面 電 子 化 作 業 ,
降 低 人 工 傳 遞 成 本 , 除 永 久 保 存 公 文 、 涉 及 個 人 權 益 或 信 證 稽 憑 之 案 件 、
公 文 實 體 附 件 頁 數 多 ( 如 書 籍 )、 光 碟 等 實 體 附 件 外 , 公 文 檔 案 製 作 及 歸 檔 作
業 以 電 子 影 像 取 代 紙 本 存 檔 , 執 行 電 子 檔 案 長 期 保 存 , 估 計 每 月 節 省 紙 張
13000-15000 張 及 相 關 耗 材 ( 碳 粉 ), 並 降 低 人 工 傳 遞 工 作 時 數 。
(3) 應 用 知 識 管 理 與 創 新 作 為 : 設 置 檔 案 應 用 處 所 及 專 區 網 頁 , 以 數 位
影 音 投 影 、 校 史 電 子 書 等 方 式 呈 現 校 史 檔 案 , 推 廣 本 校 校 史 影 響 層 面 , 不
僅 換 展 容 易 且 符 合 綠 色 環 保 , 加 強 核 心 特 色 檔 案 徵 集 與 保 存 。
3. 強 化 數 位 典 藏
(1) 協 調 數 位 檔 案 資 料 集 中 備 份 : 本 校 檔 案 回 溯 檔 系 統 原 為 單 機 版 型
式 , 目 前 已 改 為 網 路 版 , 並 正 請 電 算 中 心 協 助 將 資 料 置 放 中 心 伺 服 器 , 有
效 避 免 因 單 一 機 器 故 障 導 致 資 料 毀 損 之 風 險 。
(2) 將 已 解 密 的 機 密 檔 案 數 位 化 存 檔 : 將 清 查 完 成 1946 至 2010 年 之 機
密 檔 案 已 解 密 案 件 進 行 數 位 掃 描 , 上 傳 至 本 校 公 文 線 上 簽 核 系 統 可 供 查
閱 , 本 項 工 作 甚 獲 金 檔 獎 評 審 委 員 讚 賞 。
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國 立 臺 南 大 學
National University of Tainan