Condenados a entenderse.pdf - Escuela de Comunicación Social

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18.
El señor Gantt
Planificamos nuestras vacaciones, el nacimiento de nuestros hijos, su vida
escolar hasta llegar a la universidad, hacemos listas de tareas, la lista de
la compra que nos indica que tenemos que avituallarnos, la relación de
las cosas que tenemos que hacer ese día o durante ese periodo de tiempo
y la mayoría llevamos encima una agenda o una Blackberry. Intentamos
gestionar nuestro tiempo lo mejor que sabemos.
Cuando empezamos un proyecto es básico organizar el tiempo que le
vamos a destinar. ¿Qué, cuándo, quién y durante cuánto tiempo? Son
preguntas que debemos respondernos antes de empezar a trabajar. La
temporización, el cuadro de desarrollo y los plazos de entrega.
El señor Gantt, preocupado por la rentabilidad del tiempo en los procesos
de producción, ingenió un diagrama simple y efectivo que nos ayudará
mucho si nos habituamos a utilizarlo. Se trata de adquirir un nuevo hábito
poco común en los procesos creativos.
Como podemos ver el diagrama es muy simple. Dos coordenadas: la vertical
nos indica la tipología de tarea que vamos a realizar y qué miembros
del equipo (PAX) la van a desarrollar; la horizontal el tiempo que le vamos
a destinar. La coordenada horizontal nos guiará durante el proyecto, nos
permitirá visualizar las tareas que se solapan indicándonos cuando empieza
o finaliza una tarea y qué miembros del equipo están ocupados o libres.
Es una herramienta básica en la gestión de todo tipo de proyectos ya que
nos muestra las fases, tareas y actividades vinculadas al mismo.
Condenados a entenderse
El diagrama adquiere más o menos complejidad dependiendo de la tipología
del proyecto y el número de implicados. En su desarrollo tenemos
que buscar la empírica del proyecto. No podemos saltarnos pasos y
siempre hay que consultar al equipo que va a participar si los plazos les
parecen adecuados. Si tenemos una base de datos propia con la duración
y personas que se destinaran a cada actividad dentro de nuestra compañía,
nos será mucho más fácil realizar el diagrama. En realidad estamos
marcando la temporización del proyecto y cuando actúa cada uno de los
actores. Su función más directa es rentabilizar el tiempo. Parece ser que el
presidente Kennedy lo utilizó para planificar la carrera espacial y la llegada
del hombre a la luna. Si además adjuntamos el diagrama de Gantt en
el presupuesto aumenta nuestra credibilidad y obliga al cliente a reflexionar
sobre dos puntos:
La inversión en tiempo y recursos que se tienen que destinar al desarrollo
del proyecto.
La importancia del factor humano en su desarrollo.
Con esta reflexión activada es mucho más fácil argumentar nuestro presupuesto
y concienciar a todos los implicados de la complejidad del proyecto
creativo.
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