orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en ...

© Contraloría General de la RepúblicaJr. Camillo Carrillo N° 114, Jesús MaríaTeléfono: (51 1) 330 3000 - Fax: (51 1) 433 4933Email: contraloria@contraloria.gob.peWeb: www.contraloria.gob.pe© Cooperación Alemana al Desarrollo-GTZPrograma Gobernabilidad e Inclusión de la DeutscheGesellschaft für Technische Zusammernarbeit (GTZ) GmbHAv. Los Incas 172, piso 6, El Olivar, San Isidro.Teléfono: (51 1) 4211333 - Fax: (51 1) 4214540Web: www.gobernabilidad.org.peTítulo:ORIENTACIONES BÁSICAS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO EN GOBIERNOS LOCALES

CONTENIDOPRESENTACIÓN .......................................................................................................................................... 5ANTECEDENTES .......................................................................................................................................... 9UNIDAD I: CONCEPTOS BASICOS........................................................................................................... 13Capítulo 1: El Control Interno..................................................................................................................... 171.1 ¿Qué es el Control Interno?.............................................................................................................. 171.2 ¿Cuántos tipos de Control Interno existen?........................................................................................ 181.3 ¿Quiénes se encargan del Control Interno en los Gobiernos Locales?............................................... 181.4 ¿Cuáles son los beneficios de aplicar el Control Interno en los Gobiernos Locales?........................... 201.5 Marco normativo.............................................................................................................................. 21Capítulo 2: El Sistema de Control Interno................................................................................................... 232.1 ¿Qué es el Sistema de Control Interno?............................................................................................. 232.2 ¿Cuál es la estructura del Sistema de Control Interno?....................................................................... 23Capítulo 3: Procesos que requieren especial atención en la gestión municipal........................................... 253.1 ¿Qué es un proceso?......................................................................................................................... 253.2 ¿Qué tipo de procesos requieren especial atención en la gestión municipal?.................................... 27UNIDAD II: IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO................................................ 31Capítulo 1: Condiciones básicas para la implementación........................................................................... 35Capítulo 2: Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucional...................................... 37Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 7

ANTECEDENTES• Ausencia de enfoques y práctica de medición del desempeño institucionalDebido a la ausencia de indicadores de desempeño, se generan imprecisiones y ambigüedades respectoa los logros esperados de la gestión municipal.• Limitada práctica del control interno preventivo para asegurar el logro de objetivosLa idea equivocada del control interno asociado únicamente a las funciones del Órgano de ControlInstitucional (OCI), ha generado limitaciones en la aplicación y desarrollo de los controles preventivosa cargo de las gerencias.Estas limitaciones tienen repercusiones negativas en el quehacer diario de las municipalidades originando unaserie de problemas en los procesos que deben llevar a cabo y afectando así su desempeño.Casi siempre los planteamientos de solución a estos problemas, terminan apelando a la necesidad de una mayordisposición de recursos presupuestarios por parte de las municipalidades. Estas propuestas terminan siendomuy parciales y limitadas, ya que no toman en cuenta el proceso gerencial que se practica cotidianamente enlas municipalidades y que con frecuencia, tiene poco que ver con los aspectos presupuestales. Este proceso ociclo gerencial consta de cinco funciones básicas 3 : la planeación, la organización, la integración de personal,la dirección y el control y evaluación.La PlaneaciónLaOrganizaciónEl Ciclo de lasFuncionesGerencialesLa Integraciónde PersonalEl Control yEvaluaciónLaDirecciónFuente: Elaboración propiaUna revisión crítica y adecuado desempeño de estas funciones solucionaría los problemas antes mencionados.En general, las instituciones públicas del país aun presentan limitaciones en el desarrollo óptimo de estasfunciones. Se identifican prácticas de planeamiento, de organización, de integración de personal y de direcciónen mayor o menor grado de calidad. Sin embargo, si hay una función con menor desarrollo y práctica anivel institucional, alejada o ausente del ciclo gerencial, es la función de control, cuya idea, concepto yaplicación, ha estado tradicionalmente entendida como responsabilidad única de los órganos de control, enmenoscabo de una comprensión integral de dicha función, que involucra a las diversas gerencias, funcionariosy autoridades. Un buen control interno mejora sustantivamente la gestión local.3 Administración, Una perspectiva global, Harold Koontz y Heinz Weihrich, funciones de la administración.10 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

ANTECEDENTESEs en este marco que la Contraloría General de la República ha venido emitiendo en los últimos años, diversanormativa orientada también a reforzar la comprensión y práctica del control interno en las entidades públicas.Normas que incorporan conceptos, metodologías y herramientas, para el ejercicio de un control con énfasisen la prevención de riesgos y con un enfoque transversal a todas las funciones del ciclo gerencial y de susfunciones; y cuya implementación no compromete mayor presupuesto o gastos significativos para la entidad,ya que utiliza principalmente los recursos existentes: personas, tecnologías, buenas prácticas, experienciay conocimientos, entre otros. Posiblemente los recursos de mayor demanda en la aplicación del controlpreventivo, sean la voluntad y compromiso de los niveles políticos y técnicos.En ese sentido, el presente documento representa una propuesta para aquellas municipalidades que estandointeresadas en iniciar la implementación del Sistema de Control Interno y teniendo como base la normativavigente, requieren aún de orientaciones básicas que les permita dar el primer paso en un proceso progresivode mejora continua. El documento no pretende reemplazar la normativa existente, sino apoyar con elementosmínimos para el inicio del proceso; obviamente se nutre de todos los elementos y componentes ya establecidos(ver gráfico siguiente).Ley de Control Interno de las Entidadesdel Estado (Ley Nº 28716)Establece definiciones generales y competencias delos elementos que participan en el control internogubernamental.Normas de Control Interno(RC N° 320-2006-CG)Define y comenta todas y cada una de las Normas deControl InternoGuía para la Implementación del Sistemade Control Interno de las entidades delEstado (RC N° 458-2008-CG)Provee lineamientos, herramientas y métodospara la implementación de los componentes delSistema de Control Interno establecido en lasNormas de Control InternoDocumento: Orientaciones básicas parael fortalecimiento del control interno enlos gobiernos localesBrinda elementos mínimos para que la gestiónmunicipal pueda iniciar el proceso de implementacióne ir autoevaluándose. Asimismo, se orienta la formade aplicar el control interno a partir de algunosprocesos que requieren especial atención.Fuente: Elaboración propiaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 11

UNIDAD ICONCEPTOSBÁSICOS

UNIDAD I — Conceptos BásicosCONCEPTOS BASICOSAl finalizar la presente unidad, los usuarios, serán capaces de:Competencia 1:Identificar y discriminar los conceptos de Control Interno y Sistema de Control Interno; además de comprenderla importancia de incorporar los mismos en su gestión.Conceptos a tratar Destrezas a desarrollar Actitudes a incorporar• El Control Interno• El Sistema deControl InternoCompetencia 2:• Define qué es el Control Interno.• Identifica los tipos de Control Interno.• Discrimina quiénes se encargan del ControlInterno.• Define qué es el Sistema de Control Interno.• Identifica los cinco componentes delSistema de Control Interno.• Identifica las normas asociadas a loscomponentes del Sistema de ControlInterno.• Reconoce la importanciadel Control Interno en losGobiernos Locales.• Reconoce la importancia delSistema de Control Internocomo medida preventiva.Comprender el concepto de Procesos para luego discriminar los procesos que requieren especial atenciónen la gestión municipal; entre estos últimos identificarán los problemas más frecuentes en su gestión ycomprenderán la importancia de reconocer los mismos para poder prevenirlos.Conceptos a tratar Destrezas a desarrollar Actitudes a incorporar• Los procesos• Los procesos que requierenespecial atención (en lagestión municipal)• Identifica qué es un proceso.• Discrimina los factores que influyenen los procesos.• Reconoce las características quedefinen un Proceso que requiereespecial atención.• Identifica los principales Procesosque requieren especial atención• Identifica los problemas másfrecuentes que aparecen en cadaproceso.• Comprende la importancia deidentificar los Procesos querequieren especial atencióny sus problemas para poderprevenirlos a partir del laadecuada implementación delcontrol internoOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 15

CAPÍTULO 1 — El Control InternoCapítulo 1El Control Interno1.1 ¿Qué es el Control Interno?Desde el punto de vista del ciclo gerencial y de sus funciones, el control se define como “la medición ycorrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la entidad y los planesideados para alcanzarlos” 4 . Para Robbins/Coulter, el control como función de la administración consiste en“Vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta”.Según las Normas de Control Interno 5 , el concepto de control abarca lo siguiente:El Control Interno es un “proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad,diseñado para enfrentar los riesgos y para asegurar que se alcancen los siguientes objetivos gerenciales:• Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad, así comoen la calidad de los servicios públicos que presta.• Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, usoindebido de los mismos y actos ilegales, así como contra todo hecho irregular o situación que pudieraafectarlos.• Cumplir con la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.• Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.• Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.• Promover que los funcionarios o servidores públicos cumplan con rendir cuentas sobre la misión uobjetivo que les haya sido encargado, así como sobre los fondos y bienes públicos que les hayan sidoasignados”Nótese que en la definición misma de Control Interno, se encuentran comprometidos el Alcalde, losfuncionarios y los servidores de las municipalidades. Asimismo, este concepto está estrechamente vinculadocon la misión y los objetivos de la entidad.4 Administración, Una perspectiva global, Harold Koontz y Heinz Weihrich, México. McGraw Hill. 1994.5 Aprobadas mediante Resolución de Contraloría General N°320-2006-CG publicado el 03.11.2006. Definición incorporada por INTOSAI en elmarco de l XVIII INCOSAI realizado el año 2004 en Budapest.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 17

CAPÍTULO 1 — El Control Interno1.2 ¿Cuántos tipos de Control Interno existen?Existen tres tipos de Control Interno diferenciados y complementarios a la vez, que se ejecutan antes, durantey después de los procesos o acciones que realiza una municipalidad o entidad del Estado:En el siguiente cuadro se describen las similitudes y diferencias entre estos tipos de control:Cuadro 1. Tipos de Control InternoTipo de Control Interno Control Previo Control Simultáneo Control Posterior¿Qué es?Es el conjunto de accionesde cautela que se realizanantes de la ejecuciónde los procesos uoperaciones.Es el conjunto de accionesde cautela que se realizandurante la ejecuciónde los procesos uoperaciones.Es el conjunto de accionesde cautela que se realizandespués de la ejecuciónde los procesos uoperaciones.¿Quién lo aplica?El Alcalde, los funcionarios y los servidores, sobrela base de las normas que rigen las actividades de laorganización, los procedimientos establecidos, losreglamentos y los planes institucionales.El responsable superior,el funcionario o servidorejecutor en función delcumplimiento de lasfunciones establecidas.Es realizado también porel Órgano de ControlInstitucional (OCI) segúnsus planes y programasanuales.¿Cuál es su finalidad?Que la gestión de los recursos, bienes y operaciones de la entidad se efectúe correctay eficientemente, para el logro de los objetivos y la misión institucional.Fuente: Ley N°27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.1.3 ¿Quiénes se encargan del Control Interno en los Gobiernos Locales?Tal como señala el concepto de Control Interno, las funciones del mismo son principalmente responsabilidaddel Alcalde, de los funcionarios y de los servidores de la municipalidad. Aunque con distinto énfasis y deacuerdo a las funciones de cada uno, la aplicación del control interno requiere de parte de todos ellos, uncompromiso, una planificación sistemática y la verificación del cumplimiento de las tareas asignadas.A nivel de roles, podríamos mencionar las siguientes funciones:Rol del Alcalde:• Dictar políticas y pautas para la implementación sistemática del Control Interno.18 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 1 — El Control Interno• Aprobar el plan de implementación.• Dar seguimiento general a la aplicación de las normas a nivel de gerencias.• Disponer la implementación de correctivos y medidas.• Aprobar medidas de fortalecimiento institucional.• Respaldar y promover una cultura orientada al buen desempeño institucional, a la rendición de cuentasy a las prácticas de control.Rol de los funcionarios• Identificar y valorar los riesgos que afectan el cumplimiento de la misión y el logro de los objetivosinstitucionales.• Realizar acciones preventivas para reducir o eliminar riesgos potenciales.• Proponer y ejecutar acciones sistemáticas de mejora de los procesos en base a las acciones de controlinterno preventivo.• Aplicar las políticas de control interno, así como desarrollar las acciones que le competen en el marcodel plan de implementación.• Monitorear la implementación del control interno en sus respectivas gerencias.• Motivar e integrar al personal en torno a la práctica cotidiana del control interno haciéndoles ver suimportancia para el desempeño institucional.• Estar informado sobre las políticas y pautas de control interno y comunicar sobre las mismas para suaplicación.• Sistematizar y preservar la información generada como consecuencia de la implementación del controlinterno.Rol de los servidores• Identificar riesgos que puedan afectar el cumplimiento de la misión y el logro de los objetivos específicosencargados.• Proponer iniciativas de solución a los problemas identificados.• Implementar las recomendaciones relativas al control interno preventivo de acuerdo a la función quecumple en la entidad.• Cumplir las tareas de control encomendadas en los plazos y con la calidad solicitada.• Sistematizar la información producida en torno a la implementación del control interno.Rol del Consejo Municipal• Fiscalización de las actividades en las municipalidades conforme a sus atribuciones legales 6 .• Fiscalizar la gestión de los funcionarios de la municipalidad 7 .• Aprobar el régimen de organización interior y funcionamiento del gobierno local 8 .• Solicitar la realización de exámenes especiales, auditorías económicas y otros actos de control 9 .6 Ley N° 27783 Ley de Bases de la Descentralización ( Art 21)7 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades ( Artº 9)8 Idem.9 Idem.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 19

CAPÍTULO 1 — El Control InternoRol de los ciudadanos• Los vecinos de una municipalidad intervienen en la gestión administrativa, a través de mecanismos departicipación vecinal y del ejercicio de sus derechos político 10 .• Es derecho y deber de los vecinos participar en el gobierno municipal de su jurisdicción. La ley normay promueve los mecanismos directos e indirectos de su participación 11 .1.4 ¿Cuáles son los beneficios de aplicar el Control Interno en los Gobiernos Locales?Ningún proceso o práctica gerencial que se aplique en las entidades públicas está completo sin la incorporacióndel control interno; los beneficios que éste trae consigo son diversos:• El control interno contribuye al logro efectivo de los objetivos institucionales: la misión y los objetivos delas municipalidades constituyen la razón de su existencia; sin ellos, los procesos, acciones y recursos queasignemos no tendrían ningún sentido ni finalidad. El control interno, como función y práctica cotidiana,permite cautelar y verificar que los objetivos se cumplan en la medida de lo planificado y de acuerdo conlas necesidades de la población.• El control interno permite un mejor uso de los recursos escasos: al advertir riesgos y plantear medidascorrectivas antes y durante la ejecución de los procesos y operaciones, el control interno contribuye auna mayor eficiencia en el uso de los recursos que por lo general son escasos en las municipalidades.Por ejemplo, un buen control preventivo podría evitar por ejemplo, las paralizaciones de una obra; losprocesos de selección declarados desiertos; los contratos mal elaborados; la deficiente calidad de losbienes adquiridos; los pagos realizados sin el debido sustento o sin la autorización debida; entre muchosotros casos que terminan generando sobrecostos a la institución.• La retroalimentación del control interno genera mayor conocimiento y destrezas en los gestores públicos:dado que el control interno preventivo, funciona como sensor de errores y desviaciones, además deproponer medidas correctivas. Asimismo, mejora las prácticas gerenciales y operativas, permite reenfocarlos conceptos y metodologías, desarrollando así nuevas habilidades en los funcionarios y servidores dela entidad. Por ejemplo, en un proceso de selección, el control interno enseñaría la mejor manera dedeterminar los precios referenciales; de indagar la presencia de potenciales postores en el mercado; deelaborar mejor las bases; y de planificar el proceso de manera oportuna y como lo requiere el usuario.• El control interno promueve una cultura orientada al buen desempeño y la ética en la acción pública:El desarrollo de mecanismos de control y suverificación previa y simultánea, trae comoconsecuencia la mejora del desempeñoinstitucional y promueve una “cultura dellogro” en los gestores públicos. Su prácticapromueve la ética en la acción pública, en lamedida que desarrolla conciencia respecto al10 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades ( Artº111)11 Constitución Política de 1993 ( Art 31)¿Qué es el desempeño institucional?Es la capacidad de la institución para lograr resultados en el desarrolloque puedan ser medidos a través de indicadores previamentedefinidos. El desempeño puede ser medido desde el punto de vistade los resultados de los procesos llevados a cabo y del impacto queestos generan en términos de beneficios entregados a la sociedad.20 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 1 — El Control Internocompromiso con la misión y en tanto limita potenciales prácticas irregulares.1.5 Marco normativoEl Control Interno en el Perú, su concepto, principios, técnicas y metodologías, se sustenta en diversas normasde distinta jerarquía, emitidas para su implementación en las entidades del Estado. Entre las principalesnormas se encuentran:• Artículo 82° de la Constitución Política del Perú.• Ley N°27785, Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.• Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.• Resolución de Contraloría N°320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno.• Resolución de Contraloría General N°458-2008-CG que aprueba la “Guía para la Implementación delSistema de Control Interno de las entidades del Estado”.• Resolución de Contraloría N°094-2009-CG “Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General dela República (CGR) y los Órganos de Control Institucional (OCI)”.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 21

CAPÍTULO 2 — El Sistema de Control InternoCapítulo 2El Sistema de Control InternoHasta acá hemos presentado qué es el Control Interno, quiénes lo aplican y cuál es su importancia. En estecapítulo, nos centraremos en presentar cuáles son los componentes y Normas de Control Interno que seaplican en todas las entidades públicas incluidas las municipalidades.2.1 ¿Qué es el Sistema de Control Interno?Es el conjunto de políticas, normas, planes, organización, metodología y registros organizados e instituidos encada entidad del Estado para la consecución de la misión y objetivos institucionales que le corresponde cumplir.Esta definición 12 es aplicable para todas las instituciones públicas del país, incluyendo a las municipalidadessean éstas pequeñas o grandes. Por ejemplo, la implementación de este sistema implicaría que las autoridadesy el personal que laboran en la misma se comprometan con su misión y con el logro de sus objetivosinstitucionales, desarrollando esfuerzos para lograr un manejo eficiente de los recursos de que disponen paraeste fin y alineando la organización, planes y procedimientos con dichos objetivos.Entendido así, la implementación del Sistema de Control Interno (SCI) en un Gobierno Local debe serconsiderada y valorada como un factor relevante y necesario para el buen desempeño institucional de lasmunicipalidades así como para un gobierno local efectivo.2.2 ¿Cuál es la estructura del Sistema de Control Interno?Este sistema se encuentra organizado en cinco componentes que son complementarios entre sí. Estoscomponentes son reconocidos internacionalmente por las principales organizaciones mundiales especializadas 13en materia de control interno y si bien su denominación y elementos pueden variar, su utilización facilita laimplementación estandarizada del control interno en las entidades del Estado, contribuyendo igualmente auna evaluación ordenada, uniforme e integral por parte de los órganos de control competentes.A continuación, presentamos un cuadro que resume cuáles son estos componentes y cuál es el objetivo delSistema de Control Interno para cada uno; asimismo, usted encontrará junto a cada uno, cuáles son las normasasociadas que ayudan a alcanzar dichos objetivos.12 Definición y contenidos tomados de la Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno, publicada el01.11.2006.13 En base al informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) el cuál fue elaborado por el Instituto Americanode Contadores Públicos, la Asociación Americana de Contabilidad, el Instituto de Auditores Internos que agrupa a alrededor de cincuenta milmiembros y opera en aproximadamente cincuenta países.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 23

CAPÍTULO 2 — El Sistema de Control InternoCuadro 2. Componentes del Sistema de Control Interno 14Componente ¿Qué busca este componente? Normas generales de control interno asociadasI. Ambiente de controlII. Evaluación de riesgosIII. Actividades de control gerencialIV. Información y comunicaciónEstablecer un entorno organizacional favorablepara el ejercicio de prácticas, valores, conductasy reglas que sensibilicen a los miembros dela entidad, generando una cultura de controlinterno y una gestión escrupulosa.Identificar, analizar y administrar los factoreso eventos que puedan afectar adversamente elcumplimiento de los fines, metas, objetivos,actividades y operaciones institucionales yelaborar una respuesta apropiada a los mismos.Establecer políticas, procedimientos y prácticaspara asegurar que los objetivos institucionales selogren y que las estrategias para mitigar riesgosse ejecuten. Estos se impartirán por el titular ofuncionario que designe la gerencia y los nivelesejecutivos competentes, en relación con lasfunciones que les hayan sido asignadas.Asegurar que el registro, procesamiento,integración y flujo de información se dé entodas las direcciones, con calidad y oportunidada través de métodos, procesos, canales,medios y acciones con un enfoque sistémicoy regular. Esto permitirá que se cumplan lasresponsabilidades individuales y grupales.1.1 Filosofía de la Dirección1.2 Integridad y Valores Éticos1.3 Administración Estratégica1.4 Estructura Organizacional1.5 Administración de Recursos Humanos1.6 Competencia Profesional1.7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad1.8 Órgano de Control Institucional2.1 Planeamiento de la Administración de Riesgos2.2 Identificación de Riesgos2.3 Valoración de los Riesgos2.4 Respuesta al Riesgo3.1 Procedimientos de Autorización y Aprobación3.2 Segregación de Funciones3.3 Evaluación Costo-Beneficio3.4 Controles sobre el Acceso a los Recursos o Archivos3.5 Verificaciones y Conciliaciones3.6 Evaluación del Desempeño3.7 Rendiciaón de Cuentas3.8 Documentación de Procesos, Actividades y Tareas3.9 Revisión de Procesos, Actividades y Tareas3.10 Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones4.1 Funciones y características de la información4.2 Información y responsabilidad4.3 Calidad y suficiencia de la información4.4 Sistemas de información4.5 Flexibilidad al cambio4.6 Archivo Institucional4.7 Comunicación Interna4.8 Comunicación Externa4.9 Canales de ComunicaciónV. SupervisiónEl sistema decontrol internodebe ser objeto desupervisión paravalorar la eficaciay calidad de sufuncionamientoen el tiempoy permitir suretroalimentación.También debe tenerun seguimientoque comprendeun conjuntode actividadesde autocontrolincorporadas alos procesos yoperaciones dela entidad, confines de mejora yevaluación.Actividades deprevención ymonitoreoSeguimiento deresultadosCompromisos demejoramientoLlevar a cabo acciones de prevención ymonitoreo con el fin de asegurar la consecuciónde los objetivos del control interno.Revisar y verificar los logros de las medidas decontrol interno implementadas, así como de lasrecomendaciones formuladas por los órganos delSistema Nacional de Control en sus informes.Ver que los órganos y personal de la administracióninstitucional efectúen auto evaluaciones para elmejor desarrollo del control interno e informensobre cualquier desviación o deficienciasusceptible de corrección, obligándose a cumplircon las disposiciones o recomendaciones que seformulen para la mejora u optimización de suslabores.5.1.1 Prevención y Monitoreo5.1.2 Monitoreo oportuno del Control Interno5.2.1 Reporte de Deficiencias5.2.2 Implantación y Seguimiento de Medidas Correctivas5.3.1 Autoevaluación5.3.2 Evaluaciones independientes14 Elaborado a partir de la Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno.24 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Procesos que requieren especial atención en la gestión municipalCapítulo 3Procesos que requieren especialatención en la gestión municipalEn este capítulo abordaremos el concepto de los procesos en las municipalidades y de aquellos que porpresentar determinadas características negativas, se constituyen en procesos que requieren especial atenciónde la gestión institucional.3.1 ¿Qué es un proceso?Se denomina proceso a la secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que transformaninsumos en determinados productos o resultados.Para este fin, los procesos requieren de recursos para su ejecución, los cuales pueden ser financieros,tecnológicos, humanos, etc.; así como requiere también de un marco normativo o documentación dereferencia bajo la cual se desarrollan.Esta definición se visualiza en el esquema siguiente 15 , el cual muestra la existencia de un sistema de control,el cual interviene en cada etapa del proceso (Entrada-Transformación-Salida).Por ejemplo, para la construcción de una obra pública, se requieren de materiales, tales como ladrillos,cemento (Entrada), personas y el dinero para empezar el proyecto (Recursos), una vez que se cuenta con losrecursos necesarios, viene el proceso de Transformación, que son todas las acciones que llevo a cabo comogerente para que la obra sea concluida. Finalmente, entrego a los beneficiarios o usuarios, la obra concluidaque es el producto final (salida). Asimismo, cabe resaltar que en cada secuencia de Entrada-Transformación-Salida, interviene el control interno, en el sentido de que para empezar la obra (entrada), necesito contar porejemplo con la aprobación del expediente técnico y tener toda la documentación pertinente en orden; lo cuales en efecto una acción de control interno. De la misma forma en la transformación, el Gerente de Obrasdebe tener en cuenta que para el logro de sus objetivos, sus acciones deben estar alineadas a las directivasde ejecución de obras que maneja la entidad (marco normativo). En consecuencia, cada etapa, se asociaa mecanismos de control interno, lo cual favorece a la generación de procesos óptimos al interior de lasinstituciones.15 Adaptado del texto “Gerencia de Procesos”, Hernando Mariño Navarrete, Editorial Alfaomega, 2003.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 25

CAPÍTULO 3 — Procesos que requieren especial atención en la gestión municipalSistema de Control InternoEntradas y Recursos(Lo que se necesita parallevar a cabo el proceso)Transformación (Lasacciones que se llevana cabo)Salidas (El productofinal)Proveedores- Requerimiento- Materiales- Personal- Sistema SEACE- Presupuesto- PACProceso decontratación -ejecuciónObra ejecutada deforma eficiente yeficazUsuarios oDemandantes delproducto/servicioEn una municipalidad podemos identificar varios procesos que siguen este mismo esquema, por ejemplo:• Los procesos de contratación de bienes, servicios u obras;• La gestión del Programa del Vaso de Leche;• El proceso de inventario físico,• El servicio de limpieza pública,• La ejecución de una obra,• La elaboración del presupuesto municipal,• La aprobación de un proyecto de inversión pública, entre otros.A continuación, presentamos un ejemplo de la secuencia por la que pasa un proceso: el Proceso deContratación.Cuadro 3. Secuencia en el Proceso de ContrataciónEntradas / Recursos Transformación Salidas• Requerimiento del usuario• Plan Anual de Contrataciones• Valor referencial• Certificación presupuestaria• Normas sobre contrataciones• Normas de acuerdo al objeto decontratación• Procedimientos de compraResponsable de logística• Asistente de logística• Sistemas informáticosControl interno preventivo deinsumosFuente: elaboración propia• Elaboración y aprobación de las bases• Convocatoria• Absolución de consultas yobservaciones• Presentación de propuestas• Integración de las bases.• Calificación y evaluación depropuestas• Otorgamiento de la buena pro• Suscripción del contrato• Aprobación del contratoControl interno preventivo en latransformación• Contrato suscrito y aprobado• Orden de compra o servicio• Bien o servicioControl interno preventivo del resultado26 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Procesos que requieren especial atención en la gestión municipalEn general todo proceso está condicionado o influenciado por cinco factores a tomar en cuenta: 16• El tipo de gerencia que guía el proceso: ¿Es una gerencia que coloca el énfasis en la cantidad o en lacalidad?, ¿es autocrática o democrática?, ¿practica controles internos en cada etapa?, ¿facilita u obstaculizael proceso?, ¿motiva al personal?, ¿mide el desempeño?• El tipo de insumos y recursos empleados: ¿el suministro de materiales se entrega en la cantidad y calidadrequeridas?, ¿se provee de información oportuna?, ¿se entregan las pautas normativas?, ¿las personas estáncapacitadas para el proceso a desarrollar?, ¿las personas están motivadas?• Los métodos aplicados: ¿Los procedimientos establecidos son los adecuados?, ¿las instrucciones se hanemitido con claridad y de manera oportuna?, ¿los métodos facilitan u obstaculizan el trabajo?, ¿los métodosestán acordes con las normas?• La tecnología y equipamiento: ¿existe el equipamiento necesario para desarrollar el proceso?, ¿se realizamanualmente o con tecnologías apropiadas?, ¿el personal conoce y maneja la tecnología que se aplica?• El ambiente organizacional: ¿existe el clima organizacional favorable al proceso?, ¿existen las condicionesde salud ocupacional adecuadas tales como, la iluminación, temperatura, aspectos ergonómicos entreotros?, ¿se han previsto los riesgos para las personas que participan en el proceso?El grado de fallas o deficiencias en la atención de alguno de estos factores, determina lo que denominadoscomo los “procesos que requieren especial atención”.3.2 ¿Qué tipo de procesos requieren especial atención en la gestión municipal?3.2.1 DefiniciónPara el presente documento los “Procesos que requieren especial atención” serán aquellos que presentanalguna de las siguientes características:• Como resultado del proceso se entrega productos o resultados deficientes:Es decir que no satisface a los usuarios o demandantes del producto. Por ejemplo: una orden de serviciomal elaborada, un expediente técnico incompleto o técnicamente deficiente, alimentos entregados abeneficiarios sin el adecuado balance nutricional, entre otros.• El proceso seguido no ha cumplido con las leyes y normas establecidas que lo regulan:Por ejemplo: procesos de selección no informados a través del SEACE, bases que no cumplen con suscontenidos mínimos, expedientes de contratación no aprobados, obras no liquidadas luego de la terminaciónde los trabajos, ausencia del residente de obra durante la fase de ejecución, entre otros.• El proceso no ha utilizado la metodología establecida o no ha considerado los estándares técnicos onormativos definidos previamente. Por ejemplo: un proceso de selección que no ha cumplido con los16 Adaptado del texto “Gerencia de Procesos”, Hernando Mariño Navarrete, Editorial Alfaomega, 2003.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 27

CAPÍTULO 3 — Procesos que requieren especial atención en la gestión municipalplazos establecidos, la aprobación de adicional de obra sin sustento técnico o verificación de disponibilidadpresupuestal, la ausencia de la ficha nutricional apropiada en los procesos de compra del Programa delVaso de Leche, la omisión en los controles de calidad al momento de recibir los bienes adquiridos.• El proceso ha sido logrado pero ha generado sobrecostos a la entidad:Esto sucede cuando los productos terminados implicaron costos elevados. Es decir, cuando por ejemplono se calculó adecuadamente los insumos requeridos para el proceso. Asimismo, el desconocimientode las personas generan retrasos y correctivos constantes; en consecuencia, los plazos de entrega de losproductos se alargan más de lo previsto.Bajo esta lógica, una tarea importante para los funcionarios de las municipalidades consistiría entonces enidentificar los procesos que requieren especial atención viendo si los procesos de sus entidades presentan lasdeficiencias antes señaladas, para luego implantar correctivos considerando los componentes del sistema decontrol interno.3.2.2 Procesos más comunes que requieren especial atenciónLa Cooperación Alemana al Desarrollo en coordinación con la Contraloría General de la República, realizóun levantamiento de información de campo orientado a identificar los principales procesos que requierenespecial atención en una muestra de municipalidades 17 . Producto de este estudio, se ha determinado cincoprocesos que se presentan de manera común y recurrente en los gobiernos locales y que afectan negativamentela efectividad de la gestión municipal.Estos procesos son los siguientes:• Las contrataciones• La ejecución de obras por administración directa• La administración de bienes muebles e inmuebles• La gestión de almacenes• La gestión del Programa del Vaso de LecheEs importante señalar sin embargo que si bien estos procesos son los más recurrentes, no son los únicos queexisten. En cada municipalidad, dependiendo de sus particularidades y prácticas, pueden presentarse otrosprocesos que también requieren especial atención (por ejemplo: servicios públicos, procesos de recaudacióntributaria, presupuesto participativo, cobranza coactiva, proceso de pagos, demarcación territorial, entreotros).Con el fin de obtener una mayor comprensión de la forma como pueden aplicarse las Normas de ControlInterno en las entidades, el presente documento desarrollará como aplicación práctica los cinco procesosmás recurrentes identificados con el objeto de que sirva de ejemplo para que cada municipalidad aplique lametodología a sus procesos que se identifiquen como recurrentes.17 Muestreo de municipalidades de los departamentos de Chiclayo, Cajamarca y Amazonas: Lambayeque ( 17 municipalidades), Cajamarca ( 20municipalidades) y Amazonas ( 12 municipalidades)28 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Procesos que requieren especial atención en la gestión municipalLuego de la identificación de los procesos que requieren especial atención, como paso siguiente será necesarioencontrar los problemas más frecuentes asociados a los mismos. Para los casos elegidos se han identificadolos siguientes problemas:Cuadro 4. Problemas encontrados para los Procesos que requieren especial atenciónProcesoProceso deContratacionesProceso deEjecución de Obraspor AdministraciónDirectaProceso deadministración debienes muebles einmueblesProceso de Gestiónde AlmacenesProceso de Gestióndel Programa delVaso de LecheProblemas claves identificados• Requerimientos de bienes, servicios u obras informales o inexistentes• Determinación inadecuada de valores referenciales• Deficiencias en la elaboración y tratamiento de las bases• Expediente de contratación sin aprobación• Deficiencias en la evaluación técnica y económica de los postores• Deficiencias en la formalización del contrato• Deficiencias técnicas, de procedimiento y autorización en los expedientes técnicos• Provisión inoportuna de materiales e insumos para las obras en ejecución• Informalidad en la supervisión y residencia de la obra• Informalidad en la gestión de almacén en las obras• Inadecuadas modificaciones de obras en el proceso de ejecución• Obras con liquidaciones atrasadas o sin liquidar• No existe una Unidad responsable del Control Patrimonial• Inventarios desactualizados, no valorizados o con inconsistencias• Desorganización del archivo documental relativo al patrimonio físico• Deficiencias en el levantamiento del inventario físico del patrimonio mobiliario de la entidad y laBaja de Bienes• No se remite información periódicamente a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales• Informalidad en el ingreso y salida de bienes• Inadecuado empadronamiento de beneficiarios• Fichas nutricionales inadecuadas o inexistentes en los procesos de compra• Deficiencias en la distribución de los alimentos• Inadecuada supervisión y control del manejo de los alimentosEs importante señalar en esta parte que:• Los problemas claves pueden ser muy diferentes entre una municipalidad y otra, considerando el tamañode éstas, sus capacidades institucionales o sus características urbanas o rurales.• Puede presentarse un problema clave único pero determinante para el proceso, entonces el esfuerzo debecentrarse en dicho problema.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 29

UNIDAD IIIMPLEMENTACIÓNDEL SISTEMA DECONTROL INTERNO

UNIDAD II — Implementación del Sistema de Control InternoIMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMADE CONTROL INTERNOAl finalizar la presente unidad, los usuarios serán capaces de:Competencia:Discriminar las condiciones básicas para la implementación del Sistema de Control Interno en sus entidades,conocerán cómo implementar el mismo tanto a nivel institucional como a nivel de los procesos específicos, ycomprenderán la importancia de su correcta implementación.Conceptos a tratar Destrezas a desarrollar Actitudes a incorporar• Condiciones básicas para laImplementación del ControlInterno.• Implementación del ControlInterno a nivel institucional• Implementación del ControlInterno a nivel de algunosprocesos que requierenespecial atención• Identifica las principalescondiciones necesarias paraimplementar el Sistema deControl Interno.• Identifica pautas básicas parala Implementación del ControlInterno a nivel institucional.• Identifica pautas básicas parala Implementación del ControlInterno a nivel de algunosprocesos que requierenespecial atención.• Reconoce la importanciade llevar a cabo una buenaimplementación del Sistema deControl Interno.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 33

CAPÍTULO 1 — Condiciones Básicas para la ImplementaciónCapítulo 1Condiciones Básicas para la ImplementaciónCualquiera sean las características de una municipalidad - pequeña, grande, urbana, rural - siempre seránecesario identificar o crear las condiciones básicas para una adecuada implementación del Sistema deControl Interno. Estas condiciones son:I. Contar con la voluntad política y compromiso de la alta dirección: un buen sistema de control solo seráexitoso si tiene a su favor el compromiso del alcalde y de la alta dirección administrativa. Esta condiciónes imprescindible y va más allá del cumplimiento formal del mandato normativo, ya que se trata devalorar las normas de control en su sentido más amplio, entendiendo que sin ellas el proceso gerencialestará incompleto y constituirá un riesgo para el cumplimiento de la misión institucional.II. Constituir un equipo de articulación: que esté integrado por funcionarios y/o servidores a los cualesse encargará la coordinación del proceso de implementación. Este equipo debe estar reconocidoformalmente por la alcaldía y deberá contar con las atribuciones necesarias para planificar e implementarlas acciones de control interno.III. Contar con un plan de implementación: que sirva de instrumento guía para el ordenamiento de lasacciones, la definición del cronograma y el monitoreo del cumplimiento de metas; y que actúe como uninstrumento de articulación que permita el logro de los compromisos de la alta dirección y del personalde la entidad. Como primer paso para ello, es necesario elaborar un diagnóstico del estado situacionaldel control interno existente en la municipalidad.IV. Hacer una difusión interna previa a la implementación: esta difusión se puede llevar a cabo a travésde la realización de talleres o eventos similares y tiene como objetivo dar a conocer la importanciadel control interno y de las acciones que se van a llevar a cabo en el marco de la planificación, con lafinalidad de sensibilizar y generar compromiso en los servidores públicos.Estas cuatro condiciones constituyen la base para asegurar el éxito del proceso de implementación. Por ello,es necesario que los gobiernos locales verifiquen antes del mismo que estas condiciones se encuentrenpresentes, considerando además que no son complejas de implementar, no generan mayores costos pues sepueden lograr con los recursos humanos y materiales disponibles y pueden establecerse en un corto plazo.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 35

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCapítulo 2Implementación del Sistema de Control Internoa nivel institucionalA continuación, con el objeto de facilitar su implementación gradual en las municipalidades, se desarrollan24 de las 37 normas mencionadas en el capítulo 2 de la Unidad I; especificando en qué consisten, qué sepuede hacer para su implementación, cuáles son las evidencias de su cumplimiento y qué puede pasar de noimplementarse.Cada municipalidad deberá adoptar las acciones adicionales para la implementación progresiva de todas lasNormas de Control Interno, según su problemática y realidad particular 18 .Componentes del Control InternoOrientaciones para su implementaciónComponente 1: Ambiente de control Ver cuadro 5Componente 2: Evaluación de riesgos Ver cuadro 6Componente 3: Actividades de control gerencial Ver cuadro 7Componente 4: Información y comunicación Ver cuadro 8Componente 5: Supervisión Ver cuadro 918 Esto no significa que el resto de las normas que no se desarrollan en el presente documento sean menos importantes, sino que dada la necesidaddel documento se han elegido las que puedan servir de ejemplo para que cada entidad pueda aplicar las demás normas según sus necesidades.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 37

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 5. Componente 1: Ambiente de controlNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Evidencias decumplimiento¿Qué pasa si no seimplementa?Filosofía de laDirecciónEs la actitud ejemplar quedeben mantener el Alcalde ylos funcionarios municipales,fomentando el respeto y apoyoal control, actuando siemprecon transparencia y buscandoel logro de los objetivosinstitucionales.• Programando, ejecutando opromoviendo la participación detodo el personal, incluido el titular,en eventos de sensibilización ycapacitación en temas de controlinterno.• Suscribiendo un Acta deCompromiso (ver AnexoNº1: Modelo de acta) para laimplementación del ControlInterno, por el Alcalde y todos losfuncionarios de la municipalidad.Conformando un Comité de ControlInterno (ver Anexo Nº2: Formato dedesignación de comité) liderado porla Gerencia Municipal e integradopor los principales funcionarios, asícomo de por equipos de trabajo entodos los niveles de la entidad.• Registros de Eventos decapacitación realizados.• Acta de Compromisosuscrita.• Documento de designacióndel Comité de ControlInterno.• Documento de asignaciónde funciones al Comité deControl Interno.• Se sugiere incorporar comoindicadores de la normaFilosofía de la Direccióna “Buzón de sugerencias”“Línea de denuncias”mecanismos que fomentanla participación de losempleadosNo se asume el procesode implementación delcontrol interno comouna función propia de lagestión y se confunde elconcepto tratándolo comouna función de auditoríao de control posteriorexclusiva del Órgano deControl Institucional - OCI.La gestión municipalpuede orientarse segúnlos intereses políticos oeconómicos del titular deturno.Los funcionarios ytrabajadores no se sientenparte del proceso deimplementación delcontrol interno. No sefomenta el trabajo enequipo, se genera unaestructura piramidal y seejecuta lo que dispone laautoridad en función a susprioridades.continúa38 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 5. Componente 1: Ambiente de controlNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Evidencias decumplimiento¿Qué pasa si no seimplementa?Integridady Valores ÉticosLa gestión municipaldebe distinguirse por elcumplimiento de principiosy valores éticos, así como lasanción oportuna de faltas ydelitos cometidos contra lamunicipalidad. (Ver comoreferente para la elaboracióndel Código de Ética, AnexoNº3: Normativa que regula laactuación ética dentro de lafunción pública)• Aprobando y divulgando un Códigode Ética Municipal de obligatoriocumplimiento por parte de todoel personal, incluido el Alcalde,que precise los principios, valores(Ver Anexo Nº 4), obligacionesy prohibiciones que regulan elcomportamiento de los funcionariosy servidores.• Suscribiendo un documento queacredite el conocimiento y elcompromiso de cumplimiento delCódigo de Ética de la municipalidad,Reglamento Interno de Trabajo ynormativa de la municipalidad,documento que debe ser adjuntadoal legajo personal.• Realizando un seguimiento efectivoa los procesos judiciales por delitoscometidos contra la municipalidad(a cargo del Procurador PúblicoMunicipal o Abogado responsablede los procesos judiciales).• Cumpliendo con los plazosestablecidos para que se ejecutenlas sanciones que correspondan(a cargo de las ComisionesEspecial y Permanente de ProcesosAdministrativos Disciplinarios de lamunicipalidad).• Centralizando oportunamente lassanciones dispuestas e impuestasen el área de personal o recursoshumanos de la municipalidad yactualizando permanentementela información de los legajos delpersonal.• Código de Ética municipalsuscrito por la AltaDirección.• Registros de difusión delCódigo de Ética, ya sea através de charlas, actas, etc.• Inclusión del Código deÉtica en el ReglamentoInterno de Trabajorepartido al personal.• Informe periódico sobre elseguimiento de procesosjudiciales.• Informe periódico sobre elseguimiento de procesosadministrativos.• Reporte del área depersonal o RecursosHumanos.• Resultados de mecanismosde protección utilizadosa favor de los empleadosque denuncienincumplimientos delCódigo de Ética.• Registro de campañaseducativas realizadassobre las sanciones paralos empleados que tenganprácticas contrarias a losprincipios establecidos enel Código• Registro Nacional deSanciones de Destitucióny Despido (completo yactualizado)Los funcionarios notienen conocimiento delos valores institucionalesy hacen suyos losvalores y principios de lagestión de turno. Cadafuncionario o trabajadororienta sus accionesen base a sus propioscódigos de conducta oprioridades personales. Losfuncionarios municipaleshacen referencia a laexistencia de un Código deÉtica de la función pública,pero no conocen susalcances ni su contenido(Anexo Nº4, contienenormativa que regula laactuación ética dentro dela función pública).Se genera una sensaciónde impunidad frente ala comisión de delitoso faltas administrativasen perjuicio de lamunicipalidad.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 39

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 5. Componente 1: Ambiente de controlNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Evidencias decumplimiento¿Qué pasa si no seimplementa?Se refiere al hecho que lagestión municipal debeorientarse en función aobjetivos determinados enun Plan Estratégico, el mismoque debe ejecutarse a travésde planes operativos y delpresupuesto anual.• Fomentando la participación enlos procesos de planificaciónestratégica, dirigiendo los mismoslos propios servidores, directivosy autoridades de la entidad. Lasconsultorías que sean requeridaspueden cumplir la función defacilitación y soporte técnico,evitando la sustitución de roles ola elaboración de instrumentosde planificación en gabinete y sincontacto con la realidad.• Documento de aprobacióny difusión del PlanEstratégico.• Registros de difusión de lavisión, misión y objetivosestratégicos.• Plan de DesarrolloInstitucional aprobado.No se logran objetivosde mediano y largoplazo, se reproducela cultura tradicionaldel corto plazo y lasolución de problemasdel día a día. Noes posible diseñarindicadores de gestiónque permitan medirresultados, efectos oimpactos.AdministraciónEstratégica• Comunicando y difundiendo entretodo el personal y de manera visiblea través de afiches o recordatorios,la visión, misión y objetivosestratégicos de la municipalidad.• Promoviendo la elaboración delPlan de Desarrollo Institucionalcomo instrumento de planificaciónestratégica de la municipalidad.Este instrumento debe nacerarticulado con el Plan de DesarrolloConcertado y formularse para unperíodo de cuatro años como base.La ausencia de unaadministraciónestratégica conducea un gobierno decontingencias ycoyunturas.Se produceineficiencias enlas acciones yen la asignaciónpresupuestaria alno haber propósitosdefinidos de mayoralcance.continúa40 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 5. Componente 1: Ambiente de controlNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Evidencias decumplimiento¿Qué pasa si no seimplementa?EstructuraOrganizacionalLa estructura organizacionalde la municipalidad y losdocumentos normativos degestión derivados de ella,deben mantener coherenciarespecto a la realidad yla misión institucional;deben poderse adaptar a loscambios y a los arreglos quecontribuyan al logro de losobjetivos institucionales.• Analizando y actualizando deforma periódica el Reglamentode Organización y Funciones(ROF), la estructura orgánica(Organigrama), el Cuadro Analíticode Personal (CAP), el Manual deOrganización y Funciones (MOF),los Manuales de Procedimientos(MAPRO), entre otros documentosnormativos de gestión; de tal formaque reflejen las actividades querealmente se ejecutan y las queserán necesarias realizar en funcióna la misión institucional. El rediseñoorganizacional deberá observarla real carga de trabajo de cadaárea y llevar a cabo una adecuadasegregación de funciones.• Documentos normativos degestión actualizados.• Relación de procesos querequieren especial atenciónde la municipalidad.• Mapa de procesosLa organización municipaly los instrumentosnormativos de gestión nopueden responder conefectividad a los desafíosde la misión y propósitosinstitucionales.Se limita la capacidad deadaptación de la entidadante los nuevos problemasque surgen y antecontextos cambiantes.La desactualización deestos instrumentos generacomúnmente rutinas einercia en los funcionariosy servidores de la entidad.• Identificando de manera progresivalos procesos que requieren especialatención en la municipalidad,el inicio y fin de cada proceso,sus objetivos, sus actividadessecuenciales y sus responsables.Administraciónde RecursosHumanosConsiderando que las personasson el recurso más importantede las municipalidades, lagestión debe adoptar accionespara asegurar su desarrolloprofesional y la vocación deservicio a la comunidad.• No centrando la gestión de losrecursos humanos únicamente contemas de asistencia, puntualidady permanencia del personal; sedebe incorporar procedimientosdiferenciados para la selección,inducción, capacitación y otrostemas que aseguren el desarrollo delpersonal de la municipalidad.• Asignando, de ser el caso,un presupuesto orientado aldesarrollo de las capacidades delpersonal o promoviendo alianzascon instituciones privadas decooperación, universidades uorganismos sin fines de lucro, quepermitan acceder a programas decapacitación y asistencia técnica abajos costos.• Actualización delReglamento Interno deTrabajo.• Asignación de partidaspresupuestarias paracapacitación• Plan de capacitación.• Procedimientosdocumentados parael reclutamiento ycontratación de personal• Procedimientosdocumentados deevaluación de desempeñodel personalEl personal se encuentradesmotivado y pococomprometido con lospropósitos institucionales.Las capacidadesprofesionales se estancano se reducen en perjuiciode la entidad y de lacalidad de los serviciospúblicos que se presta.El desempeño institucionalse ve limitado y afectadopor la desactualización delos servidores públicos o eldesconocimiento de temasimportantes para la gestiónmunicipal.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 41

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 5. Componente 1: Ambiente de controlNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Evidencias decumplimiento¿Qué pasa si no seimplementa?CompetenciaProfesionalLa gestión municipal debeestablecer los perfiles decompetencias profesionalesde cada cargo o puesto en lamunicipalidad, considerandola formación profesionalnecesaria, la experienciay la capacidad para tomardecisiones, entre otrosfactores.• Elaborando o actualizando eldiseño del Perfil de Competenciasde cada cargo de la municipalidad,según el MOF; estableciendo losrequerimientos técnicos necesariosy exigiendo su cumplimiento almomento de contratar o designarpersonal.• MOF actualizado segúnel perfil de competenciasaprobado.Se contrata personalcon un perfil que no seajusta a las necesidadesde la municipalidad.Esta situación desmotivaal personal de carrera,quienes finalmente,terminan por uncumplimiento formal desus funciones.Se generan condicionespara actos irregulareso ilegales debido aldesconocimiento o faltade competencias de losfuncionarios y servidores.Las brechas entre el perfilde competencias y elperfil real del funcionarioque ocupa un cargo,constituyen fuentes deriesgos para una buenagestión institucional y ellogro de objetivos.Asignación deAutoridad yResponsabilidadSe debe establecer claramenteel nivel y límites deautoridad y responsabilidadque le corresponde a cadafuncionario o servidor de lamunicipalidad.• Comunicando por escrito a losnuevos funcionarios y servidores,su nivel de autoridad, sus funcionesy responsabilidades, así como elnivel inmediato superior de quiendependen.• Definiendo claramente los nivelesde autorización de algunos procesosclaves para la entidad.• Estableciendo claramente losniveles de autorización que setiene sobre determinados procesosclaves (ejemplo: autorización paralos procesos de adquisiciones,para la emisión de licencias defuncionamiento, para las comisionesde servicio, para el uso de vehículosde la entidad, entre otros).• Registros de comunicaciónde funciones MOF alpersonal.Se generan actos ose toman decisionesirregulares que afectanla legalidad de laadministración municipal.Poca competencia pararesolver procedimientosadministrativos, asícomo indefinición en lasresponsabilidades de losfuncionarios y servidores.No se puede determinarcon claridad lasresponsabilidades de losfuncionarios y servidoresante la evidencia dealguna deficiencia o actoilegal. Se podría abusar dela autoridad asignada.42 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 6. Componente 2: Evaluación de RiesgosNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Evidencias decumplimiento¿Qué pasa si no seimplementa?Planeamientode laAdministraciónde RiesgosEs la necesidad de elaborar unplan para conocer los riesgosque podrán afectar la gestión,valorarlos adecuadamente yadoptar acciones preventivaspara minimizar sus posiblesefectos.La opción más apropiadaen el manejo de riesgosincluye evitarlos, reducirlos,compartirlos y aceptarlos”• Designando un equipo de trabajo(Comité de Riesgos) integrado porfuncionarios clave, capacitándoloen administración de riesgos yencargándole la elaboración de unPlan de Administración de Riesgos,en el cual se consignen las acciones,cronograma, recursos necesarios yresponsabilidades.• Utilizando el análisis FODA(Fortalezas, Oportunidades,Debilidades, Amenazas) comoinstrumento de diagnóstico dela gestión y profundizando en laetapa de identificación y registrode los principales riesgos internos(debilidades) y externos (amenazas),que puedan afectar el logro delos objetivos de la municipalidad.Dicho análisis debe ser elaboradocon la participación del personal yno ser realizado únicamente por elresponsable del área de planeamientode la municipalidad (ver Anexo Nº 5:Lineamientos para la elaboración delanálisis FODA)• Valorando los riesgos identificados(estratégicos, operativos, financieros,de cumplimiento y de tecnología) enfunción a su posibilidad de ocurrenciay el nivel de impacto de cada uno.• Disponiendo acciones de controlpreventivo para minimizar los riesgosidentificados.• Utilizando el Plan de Administraciónde Riesgos como el principalinstrumento para responder losimpactos negativos de los mismos (VerAnexo Nº 6 – Principios básicos parala identificación de riesgos).• Designación de un equipode trabajo “Comité deRiesgos”.• Actas de trabajo o reunióndel Comité de Riesgos.• Matriz de Probabilidad eImpacto.• Matriz de Riesgos.• Plan de Administración deRiesgos aprobado.No se conocen losriesgos potenciales,su probabilidad deocurrencia, y el grado desus efectos negativos en lagestión municipal.No se puede planificar laprevención y mitigaciónde estos factores.La entidad queda aexpensas de los riesgosy con alta incertidumbrerespecto al logro de susobjetivos.Se fortalece la prácticatradicional de atender lascontingencias y problemassegún vayan surgiendo.Los riesgos potenciales sonmás difíciles de manejar almomento de presentarse,sus efectos se producencon toda su magnitud, conconsecuencias negativaspara la gestión municipal yel logro de sus objetivos.Se refuerza una culturaque minimiza el controlpreventivo, distrayéndoseesfuerzos y recursos en lasolución de los problemasurgentes y descuidándoselos temas importantes.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 43

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 7. Componente 3: Actividades de Control GerencialNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Procedimientosde Autorizacióny AprobaciónSe trata de establecery asignar por escrito laresponsabilidad paraautorizar y aprobar lastareas, actividades oprocesos propios de lagestión municipal.• Identificando previamente losprocesos, tareas y actividades, en elMAPRO o un instrumento equivalente.(Este instrumento debidamenteconcordado con el ROF y el MOF,establece los procedimientos a seguir,el funcionario encargado de autorizardicho procedimiento y el funcionarioque lo aprueba.)• Elaborando este instrumento degestión de acuerdo a la realidad ytamaño de la entidad, para lo cual serecomienda tomar como referencialos diferentes manuales a los cualesse accede vía los portales web de lasmunicipalidades.Evidencias decumplimiento• Elaboración y aprobacióndel MAPRO o documentoequivalente.¿Qué pasa si no seimplementa?Al no estar establecidosformalmente losprocedimientos, seproducen desórdenes oerrores en la ejecución detareas y actividades dentrode los procesos de lamunicipalidad.Se fomenta ladiscrecionalidad de losfuncionarios públicosen las decisiones yacciones, así como laindefinición en cuanto asus responsabilidades.Segregación deFuncionesConsiste en distribuirfunciones entre el personalde tal forma que el controlde las etapas clave en unproceso, actividad o tareano se concentre en una solapersona.• Evitando que un mismo funcionarioo servidor centralice varias funcionesdentro de un mismo proceso quepuedan generar riesgos para lamunicipalidad.• Partiendo del análisis y evaluación delos potenciales conflictos funcionaleso la incompatibilidad de funciones almomento de asignar competenciaspara la autorización y la aprobaciónen un determinado procedimientoy al momento de su formalización.(Entre las funciones que deben serseparadas tenemos: la autorización, elprocesamiento, la revisión, el control,la custodia, el registro de operaciones,el archivo de documentación, entreotros.• Tablas de niveles deautorización incluidas enel Manual Interno, MOF oMAPRO.Surgen potencialesriesgos para la gestióninstitucional ya que sepueden generar fraudescontra la entidad por faltade controles. Por ejemplo,si una misma personarealiza las cotizaciones,aprueba la compra yda la conformidad delservicio, se corre el riesgode sobrevaluación delos precios y la comisiónde irregularidades; lomismo sucedería si elTesorero realiza losregistros contables, yaque podría incluir uomitir mayores ingresoso gastos; igualmente sila persona que gira loscheques también realizala conciliación bancaria,se pierde el control de loscheques girados y podríavalidar salidas de dinerono autorizadas, entre otroscasos.continúa44 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 7. Componente 3: Actividades de Control GerencialNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?EvaluaciónCosto-BeneficioSe debe evaluar que laimplementación de unprocedimiento de control,sea factible y resulteconveniente en relación conel logro de los objetivos.Realizando, antes de la implementaciónde actividades y procedimientos decontrol adicionales, una evaluación desu costo para evitar que sea mayor a losbeneficios esperados.Evidencias decumplimiento• Aprobación de políticaso lineamientos para laaplicación de la evaluacióncosto - beneficio.¿Qué pasa si no seimplementa?Los controlesimplementados puedenresultar más costosos quelos recursos protegidos.(Por ejemplo la comprade un equipo de cómputode última generación parael control de existenciasen el almacén que solorequiere de una hoja decálculo, o para el controlde las Actas de Sesionesde Concejo que sólorequiere de un procesadorde textos; la compra deun sistema de gestión o deadministración de colas,cuando no se registra granafluencia de público)Los recursos no vanacordes a las necesidades.(Por ejemplo, cuandoal área de Rentas uObras se le asigna unamáquina obsoleta queno soporta ningúnsistema; la carencia deun sistema automatizadode control de asistencia,no obstante la grancantidad de personal; yla obsolescencia de unsistema de marcaciónmanual.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 45

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 7. Componente 3: Actividades de Control GerencialNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Controles sobreel Acceso alos Recursos yArchivosLos recursos o archivosde valor deben serdebidamente custodiados,limitándose su accesoa personal autorizado yestableciendo controles parasu custodia.Formalizando procedimientos de controly niveles de acceso a los bienes y recursossusceptibles de mal uso, pérdida o robo.Por ejemplo, los niveles de acceso a losambientes de Tesorería, Caja, Almacén,Archivos.Evidencias decumplimiento• Procedimientos aprobadosde control de bienes yrecursos.• Tablas de niveles de acceso.¿Qué pasa si no seimplementa?Los archivos y bienes dela entidad se exponena riesgos de pérdida,deterioro o sustracción.Se desperdician losrecursos, se deterioran losactivos o se hace mal usode ellos.(Por ejemplo, el uso de lafotocopiadora con accesoabierto, una camionetautilizada sin autorización,una línea de teléfono sincontrol, la ausencia dearqueos de Caja Chica,el retiro de bienes delAlmacén sin un registro,entre otros, constituyenriesgos potenciales queafectan a la gestiónmunicipal.)Verificaciones yConciliacionesLos funcionarios debenrealizar acciones decomprobación antes,durante y después derealizar alguna accióno tomar una decisión.Asimismo, deben compararsu información condocumentación confiable,sobre los procesos,actividades o tareas másimportantes de cada áreade la municipalidad. (Porejemplo la verificación yconciliación de los saldosde las cuentas bancariasde la municipalidad o delos saldos de existenciaso materiales en losalmacenes.)Dando instrucciones expresas y formalespara que los funcionarios y servidores dela municipalidad realicen, como prácticasaludable, la verificación y conciliaciónperiódica de los principales procesos oprocesos clave, actividades o tareas, conla finalidad de detectar posibles errores,vacíos o inconsistencias normativas paracorregirlas oportunamente.• Procedimientos aprobadosde mecanismos deconciliaciones yverificaciones.Hay una alta probabilidadde ocurrencia de erroresu omisiones en las tareas,actividades y procesos.(Por ejemplo, puedensurgir diferencias en lossaldos de existencias enel Almacén, en Cuentaspor Pagar a Proveedores,en las deudas de loscontribuyentes, en lossaldos de Caja Chica, entreotros; así como omisionesen la información o enla atención de trámitesadministrativos.)Se generan pérdidas osobrecostos.continúa46 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 7. Componente 3: Actividades de Control GerencialNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Rendición deCuentasEs la obligación que tienetoda autoridad, funcionarioo servidor público, de darinformación oportuna yveraz sobre su gestión, tantoen términos de ejecuciónpresupuestal como dellogro de los objetivosinstitucionales.Dando pautas formales a los responsablesde las unidades orgánicas o áreas de lamunicipalidad para que se organicen yelaboren información pertinente para lasrendiciones de cuentas. Estas rendicionesno se limitan solo a los aspectospresupuestarios, sino que incluyen elreporte de los objetivos institucionaleslogrados, las acciones realizadas ylos indicadores de logro. Un espacioconocido de rendición de cuentas es elproceso del presupuesto participativo.Las municipalidades y sus titulares estánobligados a rendir cuentas de acuerdo a laResolución de Contraloría N° 332-2007-CG. También es una manera de rendiciónde cuentas la presentación oportuna deinformación financiera y presupuestal y laMemoria Institucional.Evidencias decumplimiento• Registros de rendiciones decuentas realizadas por elpersonal.• Actas de reuniones derevisión de objetivosestratégicos.• Memoria institucional• Información financiera ypresupuestal actualizaday disponible para losciudadanos.¿Qué pasa si no seimplementa?No se cuenta coninformación sobre eldesempeño de la gestión.No se brinda informacióna los usuariosEs deber de toda autoridad,funcionario y servidormunicipal, generar, ordenar,preservar y presentar ladocumentación sustentatoriade todas las tareas,actividades o procesosejecutados durante sugestión.• Dando instrucciones o pautas para quelas tareas, actividades y procesos querealicen los servidores y funcionarios,cuenten con evidencia documentala través de informes, memorandos,u otro medio similar. Evitando dardisposiciones verbales o utilizandomedios informales que no permitan unordenamiento o archivo.• Identificación dedocumentos o registrosasociados a las actividadeso procesos propios de lagestión.No se cuenta condocumentaciónsustentatoria de las tareas,actividades o procesos.Se pierde evidenciamaterial para laverificación de lasacciones realizadas.Documentaciónde Procesos,Actividades yTareas• Promoviendo el manejo adecuadode la documentación, ordenada porárea y por operación, de modo quecualquier persona que requiera de lainformación pueda entenderla.Se genera pérdida detiempo en la búsqueda deinformación y respaldopara las acciones decontrol posteriores.Se tiende la informalidad,autorizaciones verbales yen algunos casos sin fechay sin indicar el destino.Se incrementa elmanejo discrecional, sinregistros, ni documentosque evidencien lastransacciones.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 47

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 7. Componente 3: Actividades de Control GerencialNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Revisión deProcesos,Actividades yTareasLos funcionarios debenrevisar periódicamentelos procesos, actividadesy tareas ejecutadaspor su gestión a fin deasegurarse de que aportanal cumplimiento de losobjetivos institucionalesy que se ajustan a lanormativa vigente.Promoviendo y disponiendo que losprocesos y procedimientos ejecutadossean revisados periódicamente paraasegurar que se enmarquen dentrode la normativa vigente y promuevanel cumplimiento de los objetivosinstitucionales.Evidencias decumplimiento• Registros de revisiónperiódica de procesosy procedimientos(actas, actualización dedocumentos, etc.)¿Qué pasa si no seimplementa?No se detectan a tiempodeficiencias o alejamientosde los objetivosinstitucionales.Se pierde la oportunidadde introducir correctivoso mejoras a las accionesque realizan las diferentesáreas de la municipalidad.Controlespara lasTecnologías dela Información yComunicacionesProporcionar aseguramientorelacionado con la fiabilidadde la información y de losservicios de información,ayudando a mitigar losriesgos asociados con eluso de las tecnologíasen las municipalidades,para lo cual se deberánestablecer controles a lossistemas informáticos y a lasTecnologías de Informacióny Comunicaciones - TICs enlas municipalidades..• Cumpliendo de manera gradual lanormativa emitida por la OficinaNacional de Gobierno Electrónico enlo que respecta a las TIC.• Normando los procesos de desarrollode sistemas y aplicativos informáticos yde los aspectos.• Normando los aspectos másimportantes de seguridad de lainformación• Documentando el desarrollo de lossistemas y aplicativos informáticos, asícomo, los procedimientos de seguridadde la información• Asegurando que los sistemasinformáticos de las municipalidadescuenten como mínimo con usuarios yclaves de acceso• Asegurando que se cuente conprocedimientos de respaldo (backup)de la información crítica de lasmunicipalidades• Sensibilizando al personal de lamunicipalidad a través de charlassobre el buen uso de las TIC y sobre laseguridad de la información• Informes periódicos degeneración de clavesde acceso y archivos derespaldo.• Tablas de niveles deacceso.• Informes periódicos sobrelas acciones realizadaspara el cumplimiento de lanormativa aplicable sobreTIC• Informes periódicossobre la documentacióninterna emitida por lamunicipalidad respecto alos procesos de desarrollode sistemas y aplicativosinformáticos• Informes periódicossobre la documentacióninterna emitida por lamunicipalidad respecto alos aspectos de seguridadde la información• Informes periódicosrelacionados a la gestiónde los usuarios y claves deacceso• Informes periódicosrelacionados a losprocedimientos de respaldode la información• Informes periódicosrelacionados sobrela sensibilización yconciencia del personalde la municipalidad encuanto al buen uso delas TICs y seguridad de lainformaciónSe da un uso indebidode la base de datos einformación institucional,exponiéndola a daños,pérdida y sustracción. (Porejemplo, cuando las clavesde acceso de usuariosdel SIAF o al SEACE soncompartidas, cuando lascomputadoras no tienenclaves de acceso, cuandono se genera una copia derespaldo de la informaciónimportante,No se dará el usocorrecto a las Tecnologíasde Información yComunicaciones, no segarantizará la fiabilidadde la información y delos sistemas y aplicativosinformáticos, con el riesgode dar un uso indebidode la base de datos einformación institucional,exponiéndola a daños,pérdida y sustracción. (Porejemplo, cuando las clavesde acceso de usuariosdel SIAF o el SEACE soncompartidas, cuando lascomputadoras no tienenclaves de acceso, cunadono se genera una copia derespaldo de la informaciónimportante.)48 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 8. Componente 4: Información y ComunicaciónNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla? Evidencias decumplimiento¿Qué pasa si no seimplementa?ArchivoInstitucionalToda municipalidad debecontar con áreas de archivodebidamente implementadaspara la conservación de todala documentación importante,según los lineamientosestablecidos por el ArchivoGeneral de la Nación.• Disponiendo la implementación delArchivo Central de la municipalidad,dotándolo de espacio suficiente yestantes para el ordenamiento dela documentación y de ser posiblesistematizando la información parafacilitar las búsquedas.• Contando con un software dearchivo y una directiva que definala periodicidad de remisión dedocumentación al Archivo Central,así como los procedimientos para lapreservación y conservación de losdocumentos.• Incorporación de lasfunciones de Archivo endocumentos de gestión,tales como ROF, MOF.• Registro de asignación demobiliario.• Procedimientosdocumentados deadministración de archivoinstitucional.Se incrementa lavulnerabilidad delarchivo documental, dela información históricay de documentossustentatorios generadapor la municipalidad,exponiéndolos a daños,pérdidas, sustracciones oal uso indebido.• Dotando de mobiliario seguro a lasdiferentes áreas de la municipalidadpara el archivo de su documentaciónde uso permanente.ComunicaciónInternaEs la forma en que se transmitey se recibe información dentrode la municipalidad, tantoen forma horizontal (de unárea a otra), como en formavertical (de un subordinado asu superior o viceversa).Las características del mensaje(frecuencia, profundidady formatos) debenadecuarse a las necesidadesde comunicación de lamunicipalidad.• Estableciendo los tipos dedocumentos que deben ser utilizadospara la comunicación internahorizontal o vertical al interior dela municipalidad. Para el caso serecomienda la emisión de unadirectiva interna en la cual seregule y estandarice la tipología dedocumentos, formatos y uso en lacomunicación interna.• Estableciendo líneas de comunicaciónpara que el personal pueda transmitir:a) oportunidades de mejora o, b)denuncia de posibles actos indebidos.• Tablas aprobadas detipos de documentos decomunicación interna yde los niveles de emisiónresponsables, ya sea porDirectiva, Manual Interno, oequivalentes.No hay regulación delos procedimientos decomunicación internaoriginando el uso demedios indistintos,informales y de acuerdoa criterios del personal,funcionarios y servidores.La producción dela información esdesordenada y condiferentes clases deformatos como: elInforme, el Memorando,el Proveído, la AyudaMemoria, la HojaInformativa, todos ellosdiferentes en cuantoforma y tipo de uso.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 49

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 8. Componente 4: Información y ComunicaciónNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla? Evidencias decumplimientoComunicaciónExternaEs la forma en que se transmitey se recibe informacióndesde y hacia afuera de lamunicipalidad.El mensaje empleado debeadecuarse a las característicasdel receptor (ciudadano).• Estableciendo los tipos de documentosque deben ser utilizados para sucomunicación externa.• Emitiendo una directiva interna queregule los medios a utilizar para lacomunicación externa de la entidadcomo: Oficios, Cartas, Resoluciones,Informes, correos electrónicos uotros documentos, así como launiformización del formato de losmismos.• Tablas aprobadas detipos de documentos decomunicación externa yde los niveles de emisiónresponsables, ya sea porDirectiva, Manual Interno, oequivalentes.¿Qué pasa si no seimplementa?Se fomenta el desordeny la discrecionalidaden el uso de medios decomunicación externa,poniendo en riesgo laformalidad y protocoloque corresponde cuandose establecen relacionesinter institucionales.• Regulando la atención que se brindaa las sugerencias, quejas, reclamos ydenuncias de parte de los usuarios delos servicios y vecinos en general.Canales deComunicaciónSon medios diseñados deacuerdo con las necesidadesde la municipalidad para ladifusión de la información.• Identificando canales para lacomunicación, según el tamañode la población, necesidades deinformación y acceso a tecnologías.Así, se podría utilizar reunionesperiódicas con la población;utilización de paneles informativos enlugares públicos, boletines, emisionesradiales, páginas web institucionales,etc.• Documento deestablecimiento de canalesde comunicación conla población: correoelectrónico, murales,boletines, etc.Se generan consecuenciasnegativas de relacióndebido a una deficientecomunicación entrela municipalidad y lapoblación.La población desconocelas acciones de lamunicipalidad por loque la transparenciase verá severamenteafectada, dando lugara interpretacionesequivocadas y pérdidade confianza en lasautoridades.50 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 9. Componente 5: SupervisiónNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Evidencias decumplimiento¿Qué pasa si no seimplementa?Actividades dePrevención yMonitoreo:Prevención yMonitoreoLos procesos yoperaciones de lamunicipalidad debenser monitoreadospara adoptar accionespreventivas oportunasque aseguren suidoneidad y calidad.• Estableciendo y difundiendopolíticas o directivas para laprevención y monitoreo de losprocesos y operaciones que realiza lamunicipalidad, a fin de detectar conoportunidad, distorsiones, riesgos oproblemas, que se deben corregir osuperar para el cumplimiento de losobjetivos.• Utilizando el Plan OperativoInstitucional, identificandoindicadores de logro y estableciendola obligación de reportes trimestralesde resultados. Conjuntamente conla planificación operativa, tambiéndeben monitorearse, la ejecución delpresupuesto participativo, la ejecucióndel Plan Estratégico Institucional (PEI),el Plan Anual de Contrataciones (PAC),entre otros procesos.• Haciendo seguimiento a laimplementación del Texto Únicode Procedimientos Administrativos(TUPA) y a sus efectos en la provisiónde mejores servicios públicos.• Registros de revisiónperiódica de procesosy procedimientos(actas, actualización dedocumentos, etc.)• Actas de revisión deavance de ejecución dePlan Estratégico (objetivos,indicadores estratégicos,etc.),Se expone a riesgo el logro delos objetivos institucionales y sedesconoce el nivel de desempeñode las diferentes unidadesorgánicas.Se pierde la oportunidad derealizar ajustes, correctivosy mejoras a las acciones quese ejecutan en el marco de laplanificación operativa y laejecución presupuestaria.Se refuerza la práctica tradicionalde soluciones en base a urgenciaso de problemas coyunturales,descuidando los aspectosestratégicos más importantes de lagestión municipal.Seguimientode Resultados:Reporte deDeficienciasComo resultadodel monitoreo,los funcionarios yservidores municipalesdeben llevar un registrode las debilidades ydeficiencias detectadasa fin de adoptaracciones correctivas.• Diseñando y aprobando un mecanismopara que los funcionarios reporten oregistren las debilidades o deficienciasdetectadas a nivel interno y quepuedan poner en riesgo el logro demetas y objetivos.El mecanismo puede ser vía telefónica,correo electrónico y deben ser materia deanálisis y revisión periódica.• Formato aprobado para elregistro de Deficiencias.• Registro de deficienciasreportadas por el personal.• Registros de capacitación alpersonal sobre reporte deincidencias.Se dificulta la implementaciónoportuna de correctivos y mejorasadecuados en la gestión municipal.Se incrementa el riesgo para ellogro de los objetivos.Se generan responsabilidadesadministrativas en los servidoresy funcionarios que, conociendolas deficiencias, omiten su reporteoportuno.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 51

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 9. Componente 5: SupervisiónNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Evidencias decumplimiento¿Qué pasa si no seimplementa?Seguimientode Resultados:Implantacióny Seguimientode MedidasCorrectivasEs la adopción deacciones correctivasy el seguimiento quedebe realizarse para ellogro de resultados ymejoras en la gestión.• Disponiendo la inmediata adopción deacciones correctivas ante la detecciónde una deficiencia y encargando auna persona la responsabilidad delseguimiento de su implementación.• Cumpliendo con el seguimiento eimplementación de recomendacionesprovenientes de informes de auditoría.• Registros de evaluaciónde eficacia de accionescorrectivas dispuestas.• Registros de seguimientode recomendaciones deauditoría.Las tareas, actividades y procesosque desarrolla la municipalidadmantienen fallas, errores ydeficiencias en su ejecución,generando sobrecostos a la entidady poniendo en riesgo el logrode las metas y de los objetivosinstitucionales.Se pierde la efectividad de laretroalimentación que se generacon el monitoreo.Se presentan deficiencias en eldesempeño institucional.52 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Capítulo 3Implementación del Sistema de Control Interno a nivel dealgunos procesos que requieren especial atenciónRecordemos que en el punto 3.2 de la Unidad I, presentamos cinco procesos que se han identificados comoaquellos que requieren especial atención al interior de las municipalidades y los principales problemas queaparecen durante el desarrollo de los mismos; dichos procesos son los siguientes:• Las contrataciones• La ejecución de obras por administración directa• La administración de bienes muebles e inmuebles• La gestión de almacenes• La gestión del Programa del Vaso de LecheCon el propósito de brindar orientaciones básicas para la implementación del Sistema de Control Interno enlas municipalidades, hemos desarrollado, mediante una secuencia lógica de pasos, una metodología prácticade mejora de procesos que va desde el análisis del proceso a mejorar, hasta la formulación de indicadores conlos cuales se puede evidenciar las mejoras que se decidan implementar. La estructura de dicha metodologíase describe a continuación:Proceso Identificador:“Denominación”ProblemasrecurrentesRecomendaciones apartir de las normasde Control Interno ydemás normasvinculadas¿En quéconsiste?• Consiste en• Por ejemploPrincipalesnormasaplicable quefavorecen susolución• Norma ....• Norma ....¿Quienesdebenaplicarla?• Funcionarios...• Gerente...Riesgos deno aplicarla• Que ....• Que ....Evidencia deCumplimiento• Copia de ...• DocumentOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 53

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.PASO I :PASO II:PASO III:Identificación del proceso que requiere especial atención.Identificación de los problemas recurrentes.Planteamiento de Recomendaciones.1. ¿En que consiste?2. Principales normas aplicables que favorecen su solución3. ¿Quiénes deben aplicarla?4. Riesgos de no aplicarla5. Evidencia de su cumplimiento.En las siguientes páginas, a modo de aplicación, se podrá apreciar cómo esta metodología puede servir en lamejora de los procesos identificados. Resultado de dicho análisis, se presentará unas tablas de doble entradaconteniendo las recomendaciones y su modo de implementación, las mismas que estarán basadas en lasNormas de Control Interno y demás normas específicas vinculadas a cada proceso seleccionado.Es importante señalar que los procesos identificados no son únicos, al igual que sus problemas asociados,como sus recomendaciones de solución; su variedad y gravedad dependerá de la realidad particular de cadamunicipalidad, de la cultura organizacional y de las capacidades internas de la institución.Cabe acotar, que la metodología sirve y es complemento para la aplicación de la Guía para la implementacióndel Sistema de Control Interno en las entidades del Estado aprobada por Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG.54 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.3.1 Implementación del Sistema de Control Interno a los Procesos de ContrataciónPara el Proceso de Contratación se han identificado los siguientes problemas recurrentes y sus correspondientes recomendaciones:Problemas recurrentesRequerimientos de bienes,servicios u obras informales oinexistentesDeterminación inadecuada devalores referencialesDeficiencias en la elaboracióny tratamiento de las basesExpediente de contratación sinaprobaciónDeficiencias en la evaluacióntécnica y económica depostoresDeficiencias en laformalización del contratoRecomendaciones a partir de las Normas de Control Interno y demás normasvinculadas• Verificar que el requerimiento se encuentre en el Plan Anual de Contrataciones aprobado.• Elaborar el requerimiento del bien, servicio u obra debidamente suscrito por el funcionariocompetente.• Verificar que el documento de requerimiento se encuentre adecuadamente archivado.• Elaborar el informe que sustente la determinación del Valor Referencial por parte del órganoencargado de las contrataciones.• Determinar con la debida oportunidad el valor referencial, de modo que no afecte elcumplimiento del Plan Operativo Institucional (POI).• Verificar que las cotizaciones o indagación de precios en el mercado se realicen por personasdistintas a las que determinan o aprueban el Valor Referencial.• Revisar y evaluar la metodología de indagación de precios en el mercado.• Archivar, como parte del Expediente de Contratación, el documento que aprueba el ValorReferencial.• Verificar que las Bases cumplan con los contenidos mínimos establecidos en la Ley deContrataciones del Estado.• Verificar que las especificaciones técnicas se encuentren anexadas a las Bases.• Verificar los plazos utilizados para la elaboración de las Bases por parte del Comité Especial• Verificar que las Bases se encuentren aprobadas por el Alcalde o el funcionario delegado paraello.• Archivar adecuadamente la Resolución de Alcaldía o documento que aprueba las Bases y verificarque forme parte del expediente de contratación.• Verificar que el expediente de contratación contenga los documentos de aprobación de acuerdo acada etapa del proceso de selección.• Verificar que la documentación se encuentre debidamente archivada y en custodia del órganoencargado de las contrataciones.• Verificar la disposición que constituye el Comité Especial o formaliza al órgano encargado de lascontrataciones.• Verificar la coherencia y relación entre la calificación y evaluación de propuestas y losdocumentos que sustentan dichas calificaciones.• Verificar que el documento o acta de apertura de sobres y calificación de postores se encuentredebidamente archivado, sin borrones ni enmendaduras.• Verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos necesarios para la suscripción del contrato.• Verificar que el Comité Especial o sus miembros no sean los mismos que aprueben el contrato.• Verificar que los contratos se encuentren debidamente archivados y formen parte del expedientede contratación.Orientaciones parasu implementaciónVer cuadro 10Ver cuadro 11Ver cuadro 12Ver cuadro 13Ver cuadro 14Ver cuadro 15A continuación, desarrollamos las recomendaciones para superar cada uno de los problemas identificados. Estas recomendaciones sonformuladas teniendo en consideración las Normas de Control Interno y principales normas vinculadas que favorecen su solución.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 55

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 10. Problema 1: Requerimientos de bienes, servicios u obras informales o inexistentesRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables que favorecensu solución¿Quiénes debenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoVerificar que elrequerimientose encuentreen el PlanAnual deContratacionesaprobado.Consiste en revisar y confirmar que elrequerimiento del bien, servicio u obrase encuentre debidamente consignadoen el Plan Anual de Contrataciones(PAC) aprobado por la entidad para elaño.Por ejemplo, si se trata de laadquisición de materiales deconstrucción para una determinadaobra, el responsable del área de obraso quien haga sus veces deberá verificaren el requerimiento, que dichaadquisición se encuentre programadaen el PAC de la municipalidad.Si no se encuentra incluido en elPAC entonces deberá iniciar elprocedimiento de inclusión medianteuna solicitud debidamente justificaday sustentada de modificación delPAC. La justificación y solicitud deinclusión deberá ser requerida por elresponsable del área usuaria previaa la ejecución de la adquisición yconcordada con la disponibilidadpresupuestal emitida por el área depresupuesto.Norma 3.5 Verificaciones yConciliaciones (de lasNormas de Control Interno),que disponeque los procesos, actividadesy tareas, deben serverificados antes y despuésde realizarse.Norma 3.1 Procedimientosde Autorización yAprobación, que disponeque la ejecución de losprocesos, actividades ytareas deben contar con laautorización y aprobacióndel funcionario con el rangoo autoridad respectivos.En este caso, el PACaprobado constituye elinstrumento normativo dela entidad en cuyo marco seautorizan las adquisicionesy contrataciones, conformese señala en los artículos12° y 13° de la Ley deContrataciones del Estado,D.L N°1017.El funcionarioresponsable delárea usuaria.La verificacióny control lasdebe realizarel funcionarioresponsable delas adquisicionesde manera previaal proceso decontratación.Que el requerimientosolicitado no cuentecon el respectivofinanciamiento.Que se lleven acabo adquisicionesirregulares.Que surjancontrataciones queno respondan a laplanificación ni a lasprioridades.Que el ControlInterno Posteriorpueda encontrarresponsabilidadesen los funcionariosinvolucrados.Copia oimpresiónde seccióndel PACconteniendo elrequerimientocontinúa19 En lo sucesivo, cuando mencionemos las Normas y su respectiva numeración, estaremos refiriéndonos a aquellas Normas de Control Interno consignadas en la Resolución de ContraloríaN°320-CG-2006, resumidos en la pg. 24.56 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 10. Problema 1: Requerimientos de bienes, servicios u obras informales o inexistentesRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables que favorecensu solución¿Quiénes debenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoElaborar elrequerimientodel bien,servicio u obradebidamentesuscrito porel funcionariocompetente.Consiste en la emisión oportuna deldocumento (informe, memorandou otros similares) que exprese conclaridad y en detalle, el requerimientodel bien, servicio u obra del áreausuaria debidamente suscrito por elresponsable.Por ejemplo, el requerimientorealizado a través de un informeen el cual se solicita la adquisiciónde herramientas para el serviciode mantenimiento de vías, deberácontener como mínimo lo siguiente:(a) nombre y cargo del funcionario alcual se dirige el informe; (b) nombrey cargo del funcionario remitente,(c) breve descripción del asunto atratar, (d) fecha, (e) descripción delas características técnicas del bieno servicio que se especificarán enlos Términos de referencia y en elcaso de obras con el expedientetécnico debidamente aprobado, (f)cantidad y calidad, (g) plazo estimadode atención del requerimiento, (h)finalidad del requerimiento (indicaractividad o proyecto al cual estáasociado el requerimiento).Consiste en verificar que existafísicamente el documento derequerimiento del bien, servicio uobra, en los archivos del área usuaria yen el expediente de contratación.Norma 3.1 Procedimientosde Autorización yAprobación que señala quecada proceso, actividad otarea debe ser claramentedefinido y formalmentecomunicado al funcionariorespectivo; y con elartículo 13° de la Ley deContrataciones del Estado,D.L N°1017 que disponeque el requerimiento delbien, servicio u obra, esrealizado por el área usuariasobre la base del Plan Anualde Contrataciones.El Gerente,jefe o similar,responsable delárea usuaria; elresponsable delÓrgano encargadode Contratacionesen su verificación.Que las adquisicionesno se ajusten a lasnecesidades técnicas ycantidades necesariaspara el área usuaria.Que se originensobrecostos por lainadecuada calidad delos bienes, servicios yobras entregados.Que no existainformación clave parala elaboración de lasbases y el proceso decontrataciónQue el responsabledel área usuariano asuma ningunaresponsabilidad sobrelas contratacionesrealizadas.Que el Control InternoPosterior observe elproceso y encuentreresponsabilidades enlos funcionarios.Documento,informe,memorandoo similar, queconsigne elrequerimientoy que estésuscrito por elresponsable delárea usuaria.El documento de requerimiento demateriales de construcción para unaobra, deberá ser archivado tantoen el área de obras como en elexpediente de contratación que existebajo custodia del Responsable deContrataciones de la Entidad.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 57

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 10. Problema 1: Requerimientos de bienes, servicios u obras informales o inexistentesRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables que favorecensu solución¿Quiénes debenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoVerificar que eldocumento derequerimientose encuentreadecuadamentearchivado.En la acción de revisar y constatarque el documento que acreditael requerimiento se encuentrefísicamente en los archivos de las áreasinvolucradas en la adquisición: el áreausuaria y el órgano encargado de lascontrataciones, y en particular en elexpediente de contratación.Norma 3.5 Verificaciones yConciliaciones que disponeque los procesos, actividadesy tareas, deben serverificados antes y despuésde realizarse; y con elartículo 10° del Reglamentode la Ley de Contratacionesdel Estado aprobado con D.SN°184-2008-EF relativa alexpediente de contratación.El responsable delárea usuaria y elresponsable de lascontrataciones dela municipalidad.Que el documentoque acredita elrequerimiento realizadose extravíe o deteriore.Que se presentenlimitaciones parainformar y documentaren una acción deControl InternoPosterior.Documento derequerimientodel bien,servicio u obraexistente enlos archivosdel áreausuaria y en elexpediente decontratación.Norma 3.8 Documentaciónde Procesos, Actividades yTareas que Señala que esdeber de toda autoridad,funcionario y servidormunicipal, generar ordenarpreservar y presentar ladocumentación sustentatoriade todas las taras, actividadeso procesos ejecutadosdurante su gestión.58 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 11. Problema 2: Determinación inadecuada de valores referencialesRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoElaborar elinforme quesustente ladeterminacióndel ValorReferencialpor partedel Órganoencargadode lasContrataciones.Consiste en la emisión del informe que sustentela determinación de los valores referencialespara las adquisiciones de un bien, la obtenciónde servicios o la contratación de obras. Estedocumento será elevado al Jefe inmediatosuperior y al Comité Especial constituido paradirigir el proceso de selección.Por ejemplo, para la emisión del informeque sustente el valor referencial unitario yglobal para la adquisición de materiales deoficina deberá considerarse como mínimo lossiguientes contenidos: (a) nombre y cargo delfuncionario al cual se dirige el informe, (b)nombre y cargo del funcionario remitente, (c)fecha, (d) breve indicación del asunto a tratar,(e) breve descripción del proceso seguido parala determinación del valor referencial indicandolas cotizaciones realizadas, (f) persona encargadade realizar dichas cotizaciones; (g) nombres delas empresas o personas que han emitido lascotizaciones, (h) antigüedad del valor referencial.Norma 3.1Procedimientosde Autorización yAprobación queindica que todoproceso, actividado tarea debe contarcon la autorizacióny aprobación de losfuncionarios con elrango de autoridadrespectivo. Asimismo,con el documento seda cumplimiento alartículo 27° de la Leyde Contrataciones delEstado, D.L N°1017 ycon los artículos 13°14° del Reglamento dela Ley de Contratacionesdel Estado aprobado conD.S N°184-2008-EF queotorgan atribuciones alÓrgano encargado deContrataciones para ladeterminación del valorreferencial.El responsabledel Órganoencargado deContrataciones:jefe deabastecimiento,jefe de logísticao responsablesimilar de laentidad.La informalidad en ladeterminación de losvalores referencialesValores referencialesno confiables alno conocersela metodologíautilizadaProcesos deseleccióndesiertos debidoa una inadecuadaindagación delmercado.Sobrecostos debidoa imprecisiones enla determinación delvalor referencial.Daño económico ala entidad.Informe emitidopor el Órganoencargado deContrataciones.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 59

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 11. Problema 2: Determinación inadecuada de valores referencialesRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoDeterminarcon la debidaoportunidadel valorreferencial,de modo queno afecte elcumplimientodel PlanOperativo.Consiste en prevenir y verificar que elinforme que aprueba el Valor Referencial delbien, servicio u obra, se haya emitido dentrode los plazos estimados en el Plan Anual deContrataciones y de acuerdo a la programaciónde las actividades aprobadas en el planoperativo de la institución.Una manera muy sencilla de realizar esta acciónserá comparando la fecha del documento derequerimiento del bien, servicio u obra, con lafecha de emisión del documento de aprobacióndel valor referencial. Esta comparación sedebe realizar tomando como referencia laprogramación de la actividad o proyecto que estádando origen a la adquisición.Norma 3.5Verificaciones yConciliaciones quedispone que losprocesos, actividadesy tareas, deben serverificados antes ydespués de realizarsecon la finalidad deconstatar que se hayanrealizado de acuerdo alos estándares, metas yplazos establecidos.El Jefeinmediatosuperior delresponsabledel Órganoencargado deContratacionesde lamunicipalidad.Demora injustificadaen la atención delas adquisicioneso contratacionessolicitadas.Sobrecostos comoconsecuenciade las demorasocasionadas.Los precios demercado querespaldan a ladefinición del valorreferencial estándesactualizados.La fecha deelaboración deldocumento delvalor referencialemitido deacuerdo alcronogramaprevisto parala actividad oproyecto en elplan operativode la entidad.Retraso en laejecución de lasactividades oproyectos.Verificar quelas cotizacioneso indagaciónde precios enel mercadose realicenpor personasdistintas a laque determinanel ValorReferencial.Es una acción de prevención que consisteen verificar que las personas que indagan elmercado a través de cotizaciones u otros mediossimilares, sean distintas a las que analizan,evalúan y determinan el Valor Referencial.Por ejemplo, en un proceso de determinacióndel valor referencial para la adquisición deequipos de cómputo, las cotizaciones puedenser realizadas por un asistente del Órganode Contrataciones o por el área técnica deinformática que tiene un mayor conocimientosobre estos equipos y puede solicitarcotizaciones con mejor criterio técnico. Luego dede la indagación en el mercado, corresponderá alencargado del Órgano de Contrataciones evaluary definir el valor referencial de los equipos aadquirir.Norma 3.2 Segregaciónde Funciones quedispone que una solapersona o equipo detrabajo no debe tenerel control de todaslas etapas clave en unproceso, actividad otarea; y con el artículo27° de la Ley deContrataciones delEstado, D.L N°1017que dispone que esel Órgano encargadode las Contratacionesel responsable dedeterminar el valorreferencial.El responsabledel Órganoencargado deContratacionesen sucumplimientoy su jefeinmediatosuperior encuanto laverificación.La parcialidad enla evaluación delos precios y en ladefinición del valorreferencial.La manipulaciónde los precios quesirven de sustento alvalor referencial.Que se generencondiciones paraactos de corrupción.Separaciónde funcionesformalizada endocumentosinstitucionales(MOF,Procedimientos,etc.).continúa60 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 11. Problema 2: Determinación inadecuada de valores referencialesRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoRevisar yevaluar lametodología deindagación deprecios en elmercado.Consiste en analizar y evaluar si la metodologíao procedimiento seguido en la solicitud decotizaciones e indagación de los precios en elmercado ha sido el correcto y si la informaciónobtenida ha sido veraz.Para el caso, el responsable del órganoencargado de contrataciones de lamunicipalidad revisará y verificará que elprocedimiento para indagar los precios, porejemplo de equipos de cómputo haya sido eladecuado y que la información que reportahaya sido veraz. Puede verificar por ejemplo,que las empresas o proveedores se encuentrenformalizados e inscritos en el Registro Nacionalde Proveedores; si precisan una direcciónlegal, teléfono o correo electrónico posiblesde utilizar para verificar su vigencia; si lasolicitud de cotizaciones contiene los términos,especificaciones técnicas y descripción delbien, servicio u obra materia de investigación;si las cotizaciones emitidas por las empresas oproveedores están debidamente suscritas porla persona competente; y si las cotizacionespresentadas están libres de enmendaduras oborrones.Norma 3.9 Revisión deProcesos, Actividadesy Tareas que señala lanecesidad de revisarperiódicamente, losprocesos, actividadesy tareas, para asegurarque cumplan conlos reglamentos yprocedimientos vigentes;y asimismo con elartículo 27° de la Leyde Contrataciones delEstado, D.L N°1017 yel artículo 13° de suReglamento, aprobadocon D.S N°184-2008-EF, ambos relativos ala responsabilidad delÓrgano encargado deContrataciones en ladeterminación del valorreferencial.El responsabledel Órganoencargado deContratacionesen sucumplimientoy su jefeinmediatosuperior encuanto laverificación.Información pocofiable para ladeterminación delvalor referencialInformación nosegura cuandoes emitida porproveedoresinformales.Falsedad en elcontenido de lascotizaciones.Que se generencondiciones paraactos de corrupción.Documento(informe,memorando, uotros) de análisisy conclusionesde la revisión dela metodologíautilizada para laindagación delmercado.Archivar,como parte delExpediente deContratación,el documentoque apruebael ValorReferencial.Consiste en la verificación de la existencia físicadel documento que aprueba el valor referencialen los archivos del órgano encargado delas contrataciones y en el expediente decontratación.Una manera de promover la aplicación de estarecomendación es que el Gerente Municipal oJefe de Administración emita un memorandointerno disponiendo la obligación de anexarel documento que sustenta el Valor Referencial,en los archivos del área de abastecimiento y enel expediente de contratación.Norma 3.8Documentación deProcesos, Actividadesy Tareas, que señala laimportancia de asegurarel adecuado archivo delos documentos con lafinalidad de preservar lalegalidad de lo actuadoy facilitar la revisión yverificación posterior; ycon el artículo 10° delReglamento de la Leyde Contrataciones delEstado aprobado conD.S N°184-2008-EFrespecto al contenidodel expediente decontratación.El responsabledel órganoencargadode lascontratacionesde lamunicipalidad.La pérdida deldocumentoque acredita laaprobación del valorreferencial.El deterioro omanipulación deldocumento derequerimiento.Limitacionespara informar ydocumentar en unaacción de ControlInterno Posterior.Archivodebidamenteorganizado yasegurado paralos documentosrelacionadosal valorreferencial.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 61

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 12. Problema 3: Deficiencias en la elaboración y tratamiento de las basesRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoVerificar quelas Basescumplan conlos contenidosmínimosestablecidosen la Ley deContratacionesdel Estado.Consiste en revisar y constatar que loscontenidos de las Bases cumplan comomínimo con las condiciones requeridas en elartículo 26° de Ley de Contrataciones delEstado.El Comité Especial constituido para el procesode compra de materiales de construccióndeberá verificar que las bases contengan:mecanismos que fomenten la mayorconcurrencia y participación de postores;características técnicas de los materiales deconstrucción, lugar de entrega y plazos deejecución; las garantías necesarias de acuerdoal Reglamento de la Ley de Contrataciones;los plazos y mecanismos de publicidad quegaranticen la concurrencia de los postores;la definición del sistema de contratación ymodalidad de selección; el cronograma delproceso de selección; el método de evaluacióny calificación de las propuestas; la proformade contrato; el Valor Referencial y losmecanismos de reajuste de precios de acuerdoal Reglamento; y los mecanismos que asegurenla confidencialidad de las propuestas.Norma 3.5Verificaciones yConciliaciones quedispone la necesidad deverificar los procesos,actividades y tareasantes y después de surealización; y con elartículo 26° de la Leyde Contrataciones delEstado, D.L N°1017y el artículo 39° desu Reglamento en loscuales se describen loscontenidos obligatoriosde las bases para losprocesos de selección.Se deberá observar lasexcepciones para loscasos de adquisicionesde menor cuantíaindicadas en el artículo39° del Reglamento dela Ley de Contratacionesdel Estado, D.S N°184-2008-EF.El ComitéEspecialPermanente,el ComitéEspecial o elresponsabledel Órgano deContratacionesde la entidadsegún sea elcaso.La baja concurrenciade los postores alproceso de selección.La presentación deobservaciones delos postores y elconsecuente retrasodel proceso decontratación.La presentaciónde fe de erratas opostergacionesal proceso decontratación. Laanulación de procesosde selección.Los contenidosde las Basescumplen conlos requisitosmínimosdispuestos enel artículo 26°de la Ley deContratacionesdel Estado.continúa62 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 12. Problema 3: Deficiencias en la elaboración y tratamiento de las basesRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoVerificar que lasespecificacionestécnicas seencuentrenanexadas a lasBases.Consiste en revisar y constatar la existenciafísica del documento que sustenta lasespecificaciones técnicas en las Basesdel proceso de selección: documento conespecificaciones técnicas para el caso debienes; Términos de Referencia para el caso deservicios y Expediente Técnico para el caso deobras.Por ejemplo, para la contratación del residentede una obra, el Comité Especial Permanentedeberá verificar que los Términos de Referenciase encuentren debidamente anexados a lasbases del concurso y formen parte integrantedel contrato.Norma 3.9 Revisión deProcesos, Actividades yTareas, que dispone laobligación de revisar losprocesos, actividadesy tareas realizadas conla finalidad de asegurarque cumplan con losreglamentos, políticasy procedimientosestablecidos; y con elartículo 26°, literal b) dela Ley de Contratacionesdel Estado, D.LN°1017.Norma 3.8Documentación deProcesos, Actividadesy Tareas que Señalaque es deber de todaautoridad, funcionarioy servidor municipal,generar ordenarpreservar y presentarla documentaciónsustentatoria de todaslas taras, actividadeso procesos ejecutadosdurante su gestión.El ComitéEspecialPermanente, elComité Especialo el Órganoencargado deContratacionessegún sea elcaso.Informaciónincompleta o dispersaque limita unadecuado procesode selección ycontratación.Incongruencias entrelas bases y la oferta delos postores.Retrasos ocasionadospor consultas uobservaciones alproceso de selección.Documentode Basesconteniendolos términosde referencia oel expedientetécnico segúnel objeto decontratación.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 63

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 12. Problema 3: Deficiencias en la elaboración y tratamiento de las basesRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoVerificarlos plazosutilizados parala elaboraciónde las Basespor parte delComité EspecialConsiste en la revisión y valoración de plazosrazonables utilizados para la elaboración delas Bases contados a partir de la entrega delexpediente de contratación. Si bien no hayuna norma específica que determine plazosde elaboración de las Bases, es razonableesperar que dicha elaboración no supere los30 días calendario y que se encuentre dentrodel plazo programado para la ejecución de laactividad o proyecto al cual se relaciona dichaadquisición.Por ejemplo, para la compra de materiales deconstrucción para una obra, se pueden utilizarlas bases estandarizadas que ofrece el SEACE através de su portal. La utilización de este mediopermite contar en un corto plazo con basesadecuadas y entregadas oportunamente para suaprobación.Norma 3.5Verificaciones yConciliaciones quedispone que losprocesos, actividadesy tareas, deben serverificados antes ydespués de realizarsecon la finalidad deconstatar que se hayanrealizado dentro de losparámetros y plazosestablecidos.La GerenciaMunicipal oquien haga susveces en laentidad.Retrasos en el procesode selección y en lacontratación.Desactualizaciónde los valoresreferenciales.Incumplimiento de lasmetas programadasen el plan operativoinstitucional.Los plazos deelaboraciónde las Basesconcuerdancon laprogramaciónde la actividadaprobada en elPlan OperativoInstitucional.Verificar quelas Bases seencuentrenaprobadas porel Alcalde oel funcionariodelegado paraello.Consiste en verificar que las Bases seencuentren debidamente aprobadas porel Alcalde o por el funcionario delegadoexpresamente para este fin.El Responsable del Órgano de Contrataciones,revisará previamente a la convocatoria delproceso de selección para la adquisiciónde equipos de cómputo, la existencia dela Resolución de Alcaldía o documentoequivalente emitido por el funcionariodelegado aprobando las Bases. Sin estedocumento no será posible llevar a cabo elproceso.Norma 3.1Procedimientosde Autorización yAprobación que disponeque la ejecución de losprocesos, actividadesy tareas deben contarcon la autorizacióny aprobación de losfuncionarios con elrango de autoridadrespectivo y queningún miembro delComité Especial podráestar a cargo de laaprobación de lasBases. Está vinculadaal cumplimiento delartículo 26° de la Leyde Contrataciones delEstado, D.L N°1017 ydel artículo 35° de suReglamento aprobadocon D.S N°184-2008-EF.El ComitéEspecialPermanente,el ComitéEspecial oresponsabledel Órganoencargado deContrataciones.Un proceso declaradonulo por carecerdel documento deaprobación de lasBases.Responsabilidadesfuncionales en losmiembros del ComitéEspecial por nohaber gestionado laaprobación de lasBases.Documento(resoluciónde alcaldía,resolucióndirectoral oinforme) enel cual seevidencie laaprobación delas Bases.continúa64 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 12. Problema 3: Deficiencias en la elaboración y tratamiento de las basesRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoArchivaradecuadamentela Resoluciónde Alcaldía odocumento queaprueba lasBases y verificarque forme partedel expedientede contratación.Consiste en revisar y constatar que eldocumento que aprueba las Bases del procesode selección (Resolución de Alcaldía odocumento de aprobación) se encuentredebidamente archivado en las oficinasque correspondan y en el expediente decontratación.Norma 3.5Verificaciones yConciliaciones enla cual se señalaque los procesos,actividades y tareasdeben ser verificadosantes y después de surealización, y con elartículo 26° de la Leyde Contrataciones delEstado, D.L N°1017 yel artículo 35° de suReglamento aprobadocon D.S N°184-2008-EF.Norma 3.8Documentación deProcesos, Actividadesy Tareas que Señalaque es deber de todaautoridad, funcionarioy servidor municipal,generar ordenarpreservar y presentarla documentaciónsustentatoria de todaslas taras, actividadeso procesos ejecutadosdurante su gestión.El ComitéEspecialPermanente, elComité Especialo el Órganoencargado deContrataciones.Pérdida dedocumentación clavepara la legalidad delproceso de selección.Potencial manipulacióno alteración deldocumento deaprobación de lasBases.Deterioro por causasnaturales o accidentes.Resoluciónde alcaldía,resoluciónde gerenciao similar deaprobación delas Bases.Procedimientoso normasinternas quedisponganse anexe eldocumento deaprobación deBases comoparte delexpediente.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 65

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 13. Problema 4: Expediente de Contratación sin AprobaciónRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables que favorecensu solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoVerificar queel expedientede contratacióncontenga losdocumentosde aprobaciónde acuerdo acada etapa delproceso deselección.Consiste en verificar que los contenidosde los expedientes de contratación reflejentodo el proceso de selección seguidodesde el requerimiento del bien, servicio uobra. Una vez aprobado el expediente decontratación, se continuará anexando todala documentación relacionada al procesode selección, hasta la formalización delcontrato.Por ejemplo, en un proceso de selecciónpara alimentos del Programa del Vasode Leche, el expediente de contratacióndeberá contener: el documento derequerimiento del bien anexando lostérminos de referencia y suscritos porel funcionario a cargo del programa;el documento de aprobación del ValorReferencial y los anexos conteniendo lascotizaciones o documento que acreditala indagación de precios en el mercado;las Bases de contratación debidamenteaprobadas con resolución de alcaldíao documento similar emitido por elfuncionario delegado; los Términos deReferencia anexados a las Bases; y eldocumento emitido por el funcionariocompetente que aprueba el expediente decontratación.Norma 3.9 Revisión de Procesos,Actividades y Tareas quedispone la obligación de asegurarque los procesos, actividades ytareas cumplan con las políticas,normas y reglamentos vigentes;y con el artículo 7° de la Ley deContrataciones del Estado, D.LN°1017 y el artículo 10° de suReglamento aprobado con D.SN°184-2008-EF.Norma 3.8 Documentación deProcesos, Actividades y Tareasque Señala que es deber detoda autoridad, funcionario yservidor municipal, generarordenar preservar y presentarla documentación sustentatoriade todas las taras, actividades oprocesos ejecutados durante sugestión.El Órganoencargado deContrataciónde la entidad(responsable dela custodia delexpediente decontratación)y el ComitéEspecial porel tiempo quelo tenga en supoder.Un procesodeclarado nulopor carecer de ladebida aprobacióndel expediente decontratación.Problemas conla transparencia,el monitoreo yel control delproceso.Expediente decontratacióncon toda ladocumentaciónhistórica delproceso seguido.Verificar que ladocumentaciónse encuentredebidamentearchivada yen custodiadel Órganoencargadode lasContrataciones.Consiste en asegurar que el expediente decontratación se encuentre adecuadamentearchivado y bajo custodia del Órganoencargado de las Contrataciones.En una municipalidad, el encargado ya la vez responsable de la custodia delexpediente de contratación será el Jefede Abastecimiento o quien haga susveces, debiendo establecer los criteriosde seguridad y mantenimiento de ladocumentación original.Norma 3.5 Verificaciones yConciliaciones que establecela obligación de verificar losprocesos, actividades y tareasantes y después de su realización;y con el artículo 7° de la Ley deContrataciones del Estado, D.LN°1017 y el artículo 10° de suReglamento aprobado con D.SN°184-2008-EF.Norma 3.8 Documentaciónde Procesos, Actividades yTareas que señala que es deberde toda autoridad, generarordenar preservar y presentarla documentación sustentatoriade todas las taras, actividades oprocesos ejecutados durante sugestión.El Órganoencargado deContratacionesy el ComitéEspecialmientras lotenga en sucustodia.La pérdida odeterioro dedocumentaciónimportante parala transparenciadel proceso deselección.La pérdida deevidencia materialque respaldela actuación delos funcionariosinvolucrados y delComité Especial.Archivoorganizado yasegurado quecontenga elexpediente decontratación.66 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 14. Problema 5: Deficiencias en la evaluación técnica y económica de postoresRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables que favorecensu solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoVerificar ladisposiciónque constituyeel ComitéEspecial oformalizaal Órganoencargadode lasContrataciones.Consiste en verificar y constatar laexistencia del dispositivo o documentocon el cual se constituye el ComitéEspecial y se formaliza al órganoencargado de las contrataciones.El documento que designa alComité Especial será una resoluciónde alcaldía y para el caso de lasfunciones y atribuciones del órgano decontrataciones, corresponderá verificarsu existencia en el ROF aprobado por elConcejo Municipal.La Gerencia Municipal presenta uninforme a la alcaldía solicitando laconstitución del Comité Especial y delComité Especial Permanente, haciendo elseguimiento hasta su aprobación.Norma 3.1 Procedimientos deAutorización y Aprobaciónque obliga que los procesos,actividades y tareas cuentencon la autorización yaprobación de los funcionarioscon el rango de autoridadrespectivo. Asimismo, conel artículo 24° de la Ley deContrataciones del Estado, D.LN°1017 y los artículos 27°,28° y 29° de su Reglamentoaprobado con D.S N°184-2008-EF.Norma 3.8 Documentación deProcesos, Actividades y Tareasque señala que es deber detoda autoridad, funcionario yservidor municipal, generarordenar preservar y presentarla documentación sustentatoriade todas las taras, actividadeso procesos ejecutados durantesu gestión.El gerentemunicipal oquien hagasus veces;el Órganoencargado deContratacionesy el ComitéEspecial de serel caso.Que la evaluación ycalificación de la ofertade los postores searealizada por personasno autorizadas ocon atribuciones noprecisas para estaacción.Que no se tengaconocimiento dequiénes son laspersonas autorizadaspara evaluar laspropuestas de lospostores y entregarluego la buena pro alpostor ganador.Documento(resoluciónde alcaldía,ordenanzau otroequivalente)que formaliza laexistencia y lasfunciones quele competen alComité Especialy al Órganoencargado deContrataciones.Verificar lacoherencia yrelación entrela calificación yevaluación depropuestas ylos documentosque sustentandichascalificaciones.Consiste en verificar que lascalificaciones asignadas a la ofertatécnica y económica de los postoresestén en correspondencia con loscriterios de evaluación y puntuaciónaprobadas en las Bases.El Comité Especial de un procesode selección para la contratación deuna obra, deberá verificar que cadapuntaje asignado a la oferta técnica delos postores se encuentre debidamentejustificado con los documentospresentados y acorde a los criterios decalificación consignados en las Bases.Norma 3.5 Verificaciones yConciliaciones que disponela obligación de verificarlos procesos, actividadesy tareas antes y despuésde su realización; y con lodispuesto en los artículos42° y 43°, 69°, 70° y 71°del Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado,aprobado con D.S N°184-2008-EF, que regulan todo loconcerniente a la evaluación ycalificación de las propuestas yla metodología a utilizar paracada caso.El ComitéEspecial o elórgano decontratacionesde la entidaden cuanto a sucumplimientoy la gerenciamunicipal oquien hagasus veces encuanto a laverificación ysupervisión.La manipulación dela puntuación en lacalificación de la ofertade los postores.Que no se puedaconfirmar laevaluación realizaday sustentada en ladocumentaciónofrecida por lospostores en susrespectivas propuestas.Reclamos y apelaciónde los postores quegeneran retrasos en elproceso de selección ycontratación.La calificacióntécnica yeconómica delos postores,debidamentesustentada.Que se generencondiciones paraposibles actos decorrupción.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 67

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 14. Problema 5: Deficiencias en la evaluación técnica y económica de postoresRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables que favorecensu solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoVerificar queel documentoo acta deaperturade sobres ycalificaciónde postoresse encuentredebidamentearchivado, sinborrones nienmendaduras.Consiste en revisar y constatar eladecuado archivo de los documentosoriginales de las actas de aperturade sobres y calificación técnica yeconómica de los postores, como partedel expediente de contratación. Laexistencia de esta documentación es laevidencia documental más importante enel proceso de selección, ya que reflejael sustento que respalda la decisión decompra o contratación.Cada uno de los miembros del ComitéEspecial para la adquisición decompactadoras, se aseguran de que elacta de apertura y calificación de lospostores se encuentre debidamentearchivada y pre numerada en elexpediente de contratación.Norma 3.9 Revisión deProcesos, Actividades y Tareasque dispone la importancia deque los procesos, actividadesy tareas concuerden con elreglamento y políticas degestión institucional; y conel artículo 7° de la Ley deContrataciones del Estado, D.LN°1017 y el artículo 10° desu Reglamento aprobado conD.S N°184-2008-EF.Norma 3.8 Documentación deProcesos, Actividades y Tareasque Señala que es deber detoda autoridad, funcionario yservidor municipal, generarordenar preservar y presentarla documentación sustentatoriade todas las taras, actividadeso procesos ejecutados durantesu gestión.El órganoencargadode lascontratacionesy el ComitéEspecialLa pérdida o deteriorode estos documentosque deja sin sustentola decisión final enla selección de lospostores.Que se generencondiciones para lamanipulación delcontenido de las actasy calificaciones.Archivoorganizadoy seguroconteniendolos originalesde las actasde aperturade sobres y decalificación.68 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 15. Problema 6: Deficiencias en la formalización del contratoRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables que favorecensu solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de no aplicarlaEvidencia decumplimientoVerificar elcumplimientode losrequisitosmínimosnecesariospara lasuscripción delcontrato.Consiste en verificar lo siguiente: (a)constancia de no estar inhabilitado paracontratar con el Estado, (b) garantía de fielcumplimiento salvo casos de excepcióny (c) contratos de consorcio con firmaslegalizadas ante Notario Público, de serel caso.En el caso de contratación de obras, severificará adicionalmente: (a) constanciade capacidad de libre contratación, (b)designación del residente de la obra, (c)calendario de avance de obra valorizadoy en concordancia con el cronograma dedesembolsos y de ejecución de la obra, (d)calendario de adquisición de materialese insumos, y (e) desagregado de partidasque dio origen a su propuesta en loscasos de obras sujetas al sistema de sumaalzada.El asesor legal revisa toda ladocumentación física que asegure laexistencia de los requisitos mínimos parala suscripción del contrato de una obra depavimentación de una calle.Norma 3.5 Verificaciones yConciliaciones que disponela obligación de verificarlos procesos, actividades ytareas antes y después de surealizaciónNorma 3.9 Revisión delos Procesos, Actividadesy Tareas que dispone laimportancia de que losprocesos, actividades ytareas concuerden con elreglamento y políticas degestión institucional; y delos artículos 141° y 183°del Reglamento de la Leyde Contrataciones delEstado, D.S N°184-2008-EFque regulan los requisitosmínimos para la suscripcióndel contrato.El Órganoencargado deContrataciones,el asesor legaly/o la gerenciamunicipal oquien haga susveces.Que la omisión dealgunos de estos requisitosafecte la legalidad delcontrato suscrito.Que la municipalidadtenga una posición débilante posibles reclamosa realizar al contratistao proveedor de bienes oservicios.Que se generencondiciones para posiblesactos de corrupción.Contrato previoa la suscripcióncon todoslos requisitosexigidos por lanorma.Verificar queel ComitéEspecial osus miembrosno sean losmismos queaprueben elcontrato.Consiste en verificar la separación delas funciones del Comité Especial con lafunción de aprobación del contrato.En una municipalidad mediana opequeña, será recomendable reservar lafunción de aprobación del contrato a laAlcaldía o a la Gerencia Municipal. Eneste caso, el Comité Especial elevarála proforma del contrato con toda ladocumentación de sustento al despachode la Alcaldía o Gerencia Municipal paraefectos de su suscripción y aprobación.Norma 3.2 Segregaciónde Funciones que afirmaque una misma personao equipo no puede estara cargo del control detodas las etapas clave enun proceso, actividado tarea; asimismo, serelaciona con la Norma3.1 Procedimientos deAutorización y Aprobaciónque dispone que todoproceso, actividad otarea deben contar con laautorización y aprobacióndel funcionario conel rango de autoridadrespectivo.La gerenciamunicipal oquien hagasus veces enla entidad. Losfuncionariosinvolucradosdebenobservar estadisposición.Que se limitela objetividad eimparcialidad en elproceso de contratación.Que se generencondiciones para lacorrupción.Documentoestableciendolasinstrucciones yprocedimientospara laaprobación delos contratos.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 69

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 15. Problema 6: Deficiencias en la formalización del contratoRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables que favorecensu solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de no aplicarlaEvidencia decumplimientoVerificar quelos contratosse encuentrendebidamentearchivadosy formenparte delexpediente decontrataciones.Consiste en revisar y constatar quelos contratos debidamente suscritos yaprobados se encuentren archivadosy anexados en el expediente decontratación y en los archivos delas áreas involucradas. Los contratosforman parte final del expedientede contrataciones y constituyen elinstrumento de cierre del proceso decontrataciones.El responsable del órgano decontrataciones, debe asegurarla existencia física del contrato,debidamente suscrito y aprobado (enoriginal), anexado al expediente decontrataciones.Norma 3.8 Documentaciónde Procesos, Actividadesy Tareas que obliga adocumentar y preservarlas evidencias del procesode contratación con lafinalidad de sustentar sulegalidad y verificaciónposterior; asimismo conel artículo 7° de la Ley deContrataciones del Estado,D.L N°1017 y el artículo10° de su Reglamentoaprobado con D.S N°184-2008-EF.El responsabledel Órganoencargado deContrataciones.La pérdida o deteriorode los contratos quelimita o anula laprincipal referencia decontrol y seguimientode las obligaciones delcontratista o proveedor.Que se limiten lasacciones de reclamo antedesacuerdos o conflictosque surgen con elcontratista o proveedor.Contratooriginalsuscrito,archivado,anexo alexpediente decontratación.70 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.3.2 Implementación del Sistema de Control Interno a los Procesos de Obras por Administración DirectaPara el Proceso de Obras por Administración Directa se han encontrado los siguientes problemas recurrentesy sus correspondientes recomendaciones:Problemas recurrentesDeficiencias técnicas, deprocedimiento y autorizaciónen los expedientes técnicosProvisión inoportuna demateriales e insumos para lasobras en ejecuciónInformalidad en la supervisióny residencia de la obraRecomendaciones a partir de las Normas deControl Interno y demás normas vinculadas• Elaborar los expedientes técnicos sobre la base de losparámetros del proyecto de inversión pública declaradoviable.• Verificar que los expedientes técnicos se encuentrendebidamente aprobados antes de su ejecución.• Verificar que los contenidos del expediente técnico cumplancon las exigencias técnicas y normativas de calidad.• Verificar la oportunidad y eficacia en los procesos deselección de materiales e insumos requeridos para las obraspor administración directa.• Verificar que la designación de la residencia y supervisión dela obra se encuentren debidamente formalizadas.• Verificar que las funciones de la residencia y la supervisiónde la obra se encuentren formalizadas y debidamentecomunicadas.Orientaciones parasu implementaciónVer cuadro 16Ver cuadro 17Ver cuadro 18Informalidad en la gestión dealmacén en las obrasInadecuadas modificacionesde obras en el proceso deejecuciónObras con liquidacionesatrasadas o sin liquidar• Verificar que la cantidad y calidad de los materiales recibidosen el almacén de obra concuerden con los requeridos en elexpediente técnico.• Verificar que el registro de entrada, salida y saldos demateriales, insumos y herramientas del almacén de obra, seencuentren debidamente balanceados.• Verificar el uso adecuado de los saldos de materiales,insumos, equipos y herramientas al concluir una obra.• Verificar que los presupuestos adicionales de obra seencuentren formalizados y aprobados por la instanciacompetente.• Verificar que las ampliaciones de plazo se encuentrenformalizadas y aprobadas por la instancia competente.• Verificar que se hayan presentado informes mensuales deavance de obra debidamente documentados.• Verificar que la obligación de elaborar la liquidación de laobra se encuentre precisada.Ver cuadro 19Ver cuadro 20Ver cuadro 21A continuación, desarrollamos las recomendaciones para superar cada uno los problemas identificados. Estasrecomendaciones son formuladas teniendo en consideración las normas de control interno y principalesnormas vinculadas que favorecen su solución. Adicionalmente, en el Anexo Nº7 se adjunta la estructura decontenidos de una directiva interna para la gestión de Obras por Administración Directa.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 71

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 16. Problema 1: Deficiencias técnicas, de procedimiento y autorización en los expedientes técnicosRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen su soluciónElaborar losexpedientestécnicos sobrela base de losparámetrosdel proyectode inversiónpúblicadeclaradoviable.Verificar quelos expedientestécnicos seencuentrendebidamenteaprobadosantes de suejecución.Al elaborar los expedientes técnicos laUnidad Ejecutora deberá considerar losparámetros con los cuales el Proyecto deInversión Pública fue declarado viable: (a)objetivo del proyecto; b) el presupuestocon el cual se declaró su viabilidad; (c)la alternativa técnica elegida; la zona deinfluencia del proyecto; (d) y el cronogramade ejecución.Una recomendación general para este casoes que al momento de elaborar el estudiode preinversión (perfil, prefactibilidado factibilidad) se analice con cuidado ydetenimiento, todos los componentes ycostos reales del proyecto, de modo que,al momento de elaborar el expedientetécnico haya la mayor coincidencia con losparámetros mencionados.Consiste en verificar que los expedientestécnicos de las obras se encuentrendebidamente aprobados con resolución dealcaldía o un documento similar emitidopor el funcionario delegado para ello.La aprobación del expediente técnico esobligatoria antes de la ejecución de la obray representa la autorización formal para elinicio de los trabajos y de la ejecución delpresupuesto asignado.Para el caso, el jefe de obras o quienhaga sus veces, deberá verificar que todoslos expedientes técnicos (por contratoo administración directa) contengan eldocumento formal que los aprueba yque autoriza el inicio de la ejecución dela obra. Este documento puede ser unaresolución de alcaldía, una resolucióndirectoral o un informe emitido por elfuncionario delegado en el cual se expresela aprobación y el inicio de las obras.Norma 3.9 Revisión deProcesos, Actividades yTareas que dispone laobligación de que losprocesos, actividades ytareas concuerden conel reglamento y políticasde gestión institucional;Artículo 23° de laDirectiva Generaldel Sistema Nacionalde Inversión PúblicaN°001-2009-EF;Resolución DirectoralN°003-2009-EF/68.01sobre disposicionescomplementarias parala fase de inversión delSNIP.Norma 3.1Procedimiento deAutorización yAprobación queindica que todoproceso, actividado tarea debe contarcon la autorizacióny aprobación delfuncionario con el rangode autoridad respectivo;y con el artículo 23°de la Directiva Generaldel Sistema Nacionalde Inversión PúblicaN°001-2009-EF.¿Quiénesdebenaplicarla?Las UnidadesEjecutoras,área de obras oquien haga susveces.El responsabledel área deobras o quienhaga sus veces.Riesgos de no aplicarlaInconsistencias técnicasentre los estudios depre-inversión y la fase deejecución del proyecto.Incrementos irregularesen los presupuestos delas obras en la fase deejecución.Imprecisiones respecto ala rentabilidad social delproyectoUn proceso de ejecuciónde obra sin el sustentolegal requerido.Evidencia de sucumplimientoFormato SNIPN°15 Informe deconsistencia delestudio definitivoo expedientetécnico detalladodel PIP viableemitido por elárea de obras ycon visto buenode la OPI (paramunicipalidadesadscritas alSNIP) o informede consistenciaemitido por elárea de obraso quien hagasus veces (paramunicipalidadesno adscritas alSNIP).Resoluciónde alcaldía odocumentoemitido porel funcionariodelegadoexpresamentepara esta acción.continúa72 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 16. Problema 1: Deficiencias técnicas, de procedimiento y autorización en los expedientes técnicosRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de no aplicarlaEvidencia de sucumplimientoVerificar quelos contenidosdel expedientetécnicocumplan conlas exigenciastécnicas ynormativas decalidad.Consiste en supervisar y verificar quelos expedientes técnicos elaborados ypresentados tengan el rigor técnico exigido,de forma y contenido. La estructura básicade un expediente técnico consiste: (a)índice; memoria descriptiva;(b) ingeniería del proyecto; (c) metrados yespecificaciones técnicas; (d) análisis decostos unitarios; (e) presupuesto de laobra; (f) cuadro comparativo del costo dela obra; (g) fórmula de reajuste de precios;(h) cronograma de ejecución de obra; (i)relación de equipos a utilizar; (j) plan deimplementación y monitoreo; (k) gastosgenerales; (l) estudio de suelos; (m) planos;(n) evaluación de impacto ambiental.Norma 3.9 Revisión deProcesos, Actividades yTareas que dispone laobligación de que losactos administrativosconcuerden con losreglamentos y políticasde gestión institucional.Asimismo, con elartículo 1° numeral 3de la Resolución deContraloría N°195-88-CG que regula las obraspor administracióndirecta.El Jefe de obraso quien hagasus veces en lamunicipalidad.Expedientes técnicosincompletos queluego demandaránmodificacionessustanciales en metas oplazos de ejecución.Inconsistencias técnicasque perjudicanuna adecuadaejecución de la obraocasionando constantesmodificaciones e inclusoparalizaciones.Expedientetécnico emitidopor el área deobras o similarcon rigor técnico.Por ejemplo, el Jefe de obras de lamunicipalidad o quien haga sus veces, deberevisar que el expediente técnico para laconstrucción de una escuela contenga laestructura mencionada como mínimo ycumpla con las especificaciones técnicasde ingeniería y los estándares técnicosemitidos por el Ministerio de Educación.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 73

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 17. Problema 2: Provisión inoportuna de materiales e insumos para las obras en ejecuciónRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoVerificar laoportunidady eficacia enlos procesosde selecciónde materialese insumosrequeridospara lasobras poradministracióndirecta.Consiste en supervisar y verificarque estos procesos se desarrollenoportunamente y con calidad. Estasadquisiciones representan un factorcrítico para la ejecución de la obra, tantopor las exigencias técnicas que implicansu adquisición, como por los plazosestablecidos para el cumplimiento demetas.Por ejemplo, Para la adquisición de losmateriales de construcción en una obra,el órgano de contrataciones deberá preverque el inicio del proceso de adquisicionesguarde concordancia con el calendario deejecución de la obra; la distancia y accesode la obra para la provisión de materialesen campo y los costos de transporteimplicados; las características técnicas ycantidad de los materiales requeridos; lasuficiente oferta del mercado a fin de evitarprocesos desiertos.Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones quedispone que los procesos,actividades y tareas,deben ser verificadosantes y después derealizarse, especialmenteen cuanto la alternativatécnica como los plazosprevistos.El órganoencargado deContrataciones,el ComitéEspecial encuanto acumplimiento;la gerenciamunicipalen lo quecorrespondeal monitoreo yevaluación.Paralizaciones de laobra generadas pordeficiencias en elsuministro de materiales.Retrasos en la ejecuciónde la obra.Sobrecostos comoconsecuencia demayores gastosgenerales.Registros deentrega demateriales einsumos deconstrucciónconforme elcronograma deejecución de laobra aprobadoen el expedientetécnico.74 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 18. Problema 3: Informalidad en la supervisión y residencia de la obraRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia de sucumplimientoVerificar quela designaciónde laresidencia ysupervisiónde la obra seencuentrendebidamenteformalizadas.Consiste en formalizar mediantedocumento, la designación del profesionalencargado de la residencia de la obra ydel profesional que se encargará de lasupervisión de la misma. En caso que elresponsable del área de obras se constituyaen residente o supervisor de una obra, sudesignación será mediante documentoemitido por su inmediato superior.Para el caso, el responsable del área deobras o quien haga sus veces, deberáconstatar que exista el documento(contrato, memorando u otro similar) dedesignación del residente y supervisorantes de iniciar la obra.Norma 3.1Procedimientosde Autorización yAprobación queobliga que losprocesos, actividadesy tareas cuenten con laautorización y aprobacióndel funcionario con rangode autoridad respectivo;asimismo debe tomarseen cuenta lo dispuesto enel artículo 1° numeral 6y 7 de la Resolución deContraloría N°195-88-CGque regula las obras poradministración directa.El responsabledel área deobras o quienhaga susveces en lamunicipalidad.Deficiencias técnicasen la ejecución de lasobras cuando no secuenta con profesionalescompetentes para ello.Ambigüedad ydiscrecionalidadrespecto a lasresponsabilidades quecompete asumir a cadaprofesional.Responsabilidadesimprecisas ensituaciones deampliaciones de plazo oadicionales de obra.Documento(informe,memorando u otrosimilar) emitidopor el responsabledel área de obraso quien haga susveces, designandoformalmenteal residente ysupervisor de laobra (o inspectorde ser el caso).Verificarque lasfunciones dela residencia yla supervisiónde la obra seencuentrenformalizadasy debidamentecomunicadas.Consiste en constatar la existenciadel documento formal en el cualse especifiquen las funciones yresponsabilidades de los residentesy supervisores de las obras poradministración directa. Este documentodebidamente aprobado, formará parteintegrante del contrato suscrito con dichosprofesionales y entregado a ellos antes delinicio de las obras.Para el caso se recomienda que elresponsable del área de obra o quienhaga sus veces, proponga una DirectivaInterna que contenga las funciones yresponsabilidades del residente de obra,supervisor o inspector para su respectivaaprobación. Este documento deberáser entregado a ambos profesionales almomento de su designación o como parteintegrante del contrato suscrito.Norma 3.2 Segregaciónde Funciones quedispone la diferenciaciónde personas o equipospara etapas clave deun proceso, actividad otarea; y con los artículos6, 7 y 8 de la Resoluciónde Contraloría N°195-88-CG. Para el caso, serecomienda tomar comoanalogía lo señalado enlos artículos 185°, 190° y193° del Reglamento dela Ley de Contratacionesdel Estado, D.S N°184-2008-EF en lo querespecta a las funcionesdel residente y supervisorde la obra.El responsabledel área deobras o quienhaga sus vecesen la entidad.Responsabilidadesimprecisas y sinreferencia para loscontroles y rendicionesde cuenta.Márgenes abiertospara incumplimientode obligaciones yresponsabilidades.Deficiencias en laejecución de las obras.Documento(informe,memorandou otro similar)conteniendolas funcionesespecíficas delsupervisor (oinspector) ydel residentede la obra, yrecibido por losprofesionales quevan a cumplir talesfunciones.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 75

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 19. Problema 4: Informalidad en la gestión de almacén en las obrasRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia de sucumplimientoVerificar quela cantidad ycalidad delos materialesrecibidos enel almacénde obraconcuerdencon losrequeridos enel expedientetécnico.Consiste en verificar que las cantidadesy calidad de los materiales, insumos,equipos, herramientas, entre otros, esténacorde con el requerimiento realizado ycon las especificaciones del expedientetécnico; y en realizar, de manerasimultánea, un registro formal y detalladode ingreso al almacén.Por ejemplo, al momento de la recepciónde materiales de construcción, el ingenieroresidente deberá verificar que los fierrosde construcción estén acordes con eldiámetro requerido en el expedientetécnico y en buen estado; que las bolsasde cemento tengan el peso estándar; quelos agregados se encuentren ubicados deacuerdo al requerimiento, etc.Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones quedispone la verificación delos procesos, actividadesy tareas, antes y despuésde su realización; y conla Norma del Sistema deAbastecimiento N° 7, quedispone la verificacióndel estado y utilizaciónde bienes y serviciospor la entidad aprobadamediante ResoluciónJefatural Nº 118-80-INAP/DNA vigente.El residentede la obracon apoyo delencargado delalmacén.Paralizaciones de obradebido a la insuficienciade materiales o comoconsecuencia de ladeficiente calidad deestos.Deficiencias en laejecución de las obras.Muestras que noaprueban los estándaresde calidad.Documento enel cual se daconformidad alos materiales einsumos de laobra.Verificar queel registro deentrada, saliday saldos demateriales,insumos yherramientasdel almacénde obra, seencuentrendebidamentebalanceados.Consiste en verificar de oficio ypermanentemente, que los registros deentrada, salida y saldos, se encuentrenbalanceados y conforme con las existenciasen el almacén.Por ejemplo, el supervisor de una obra poradministración directa puede inspeccionaren cualquier momento que los materialesexistentes en una obra concuerden con losregistros de entrada y salida del almacén.En caso contrario, le corresponderá realizarel registro en el cuaderno de obra y elevarun informe al respecto.Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones queseñala la necesidad deverificar los procesos,actividades y tareas,antes y después de surealización; y con laNorma del Sistema deAbastecimiento N°5aprobada con ResoluciónJefatural Nº 118-80-INAP/DNA vigente.El residentede la obracon apoyodel encargadodel almacén,en cuanto alcumplimiento,y el supervisoro inspectorde la obraen cuanto suverificación.Pérdida de materialespor registros deficienteso sustracción.Que se generencondiciones para actosde corrupción.Retrasos en la ejecuciónde la obra.Registros deentrada, saliday saldos demateriales,insumos,herramientas yequipos de laobra en ejecución,debidamentesuscritos por elresidente.continúa76 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 19. Problema 4: Informalidad en la gestión de almacén en las obrasRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia de sucumplimientoVerificar eluso adecuadode los saldosde materiales,insumos,equipos yherramientasal concluir unaobra.Consiste en constatar físicamente que lossaldos de materiales, insumos, equiposy herramientas, existentes al concluiruna obra, se ingresen formalmente alalmacén central de la municipalidad y/o sereasignen a otra obra en ejecución.Para el caso se recomienda que los saldosde fierros, agregados y ladrillos de unaobra concluida, sean ingresados mediantedocumento formal al almacén central dela municipalidad. Si existiera una obraen ejecución, se recomienda que dichosrecursos sean transferidos formalmente aesta obra, inventariados y debidamentevalorizados.Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones quedispone la obligación deverificar los procesos,actividades y tareasantes y después de surealización.Norma 3.9 Revisión deProcesos, Actividades yTareas que dispone laobligación de que losactos administrativosconcuerden con losreglamentos y políticas degestión institucional; asícomo con lo dispuesto enlas Normas del Sistemade Abastecimiento N°5y N°6, aprobadas conResolución Jefatural Nº118-80-INAP/DNA.El responsabledel área deobras y elsupervisor oinspector de lamisma.Pérdida o deterioro delos materiales que hanquedado como saldos.Manejo arbitrario enel uso de los saldos demateriales.Que se generencondiciones paraacciones de corrupción.Informe emitidopor el residentede obra sobreel balancede materialesutilizado en laobra, suscrito porel supervisor oinspector de laobra.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 77

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 20. Problema 5: Inadecuadas modificaciones de obras en el proceso de ejecuciónRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia de sucumplimientoVerificar quelos adicionalesde obra seencuentrenformalizados yaprobados porla instanciacompetente.Consiste en gestionar y verificar que losadicionales de obra cumplan con unprocedimiento formal de aprobación previaa su ejecución.Para el caso se recomienda que el jefe delárea de Obras o quien haga sus veces,elabore una Directiva Interna en la cualse establezca el procedimiento apropiadopara la aprobación de los adicionales deobra, teniendo en cuenta normas análogasy buenas prácticas de gestión transparente.Norma 3.1 Procedimientode Autorización yAprobación que disponeque todo proceso,actividad o tarea cuentecon la autorización yaprobación del funcionariocon el rango de autoridadrespectivo; y en atencióna lo dispuesto por losartículos 23° y 26° dela Directiva Generaldel Sistema Nacionalde Inversión PúblicaN°001-2009-EF, quedefine los parámetros yprocedimientos en loscasos de modificaciones enlos Proyectos de InversiónPública.El responsabledel área deobras o quienhaga sus vecesen la entidad.Son tambiénresponsablesel residentey supervisor(o inspector)designadospara la obra.Incremento enel presupuestoejecutado sin ladebida justificación yautorización.Discrecionalidad enlas decisiones sobreadicionales de obraque comprometen losrecursos públicos.Que se generencondiciones paraacciones de corrupción.Resoluciónde alcaldía odocumentoaprobatorio deladicional de obra.Verificarque lasampliacionesde plazo parala ejecuciónde obras seencuentrenformalizadas yaprobadas porla instanciacompetente.Consiste en constatar que las ampliacionesdel plazo de ejecución de la obra cumplancon un procedimiento formal para suaprobación por la instancia competente.De manera similar a la recomendaciónanterior, la elaboración de la DirectivaInterna deberá considerar los pasos,responsabilidades e instancias deaprobación de la ampliación de plazos.Norma 3.1 Procedimientode Autorización yAprobación que disponeque todo proceso,actividad o tarea cuentecon la autorización yaprobación del funcionariocon el rango de autoridadrespectivo; y con lodispuesto en el artículo26° de la DirectivaGeneral del SistemaNacional de InversiónPública N°001-2009-EF,que define los parámetrosy procedimientos en loscasos de modificaciones enlos Proyectos de InversiónPública.El responsabledel área deobras o quienhaga sus vecesen la entidad.Son tambiénresponsablesel residentey supervisor(o inspector)designadospara la obra.Retrasos indiscriminadoscuando los mecanismosno están formalizados.Sobrecostos en laejecución de la obra.Incumplimiento de lasmetas y objetivos.Resoluciónde alcaldía odocumentoaprobatoriodel funcionariodelegadoexpresamente paraeste fin.78 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 21. Problema 6: Obras con liquidaciones atrasadas o sin liquidarRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia de sucumplimientoVerificar quese hayanpresentadoinformesmensuales deavance de obradebidamentedocumentados.Consiste en verificar que los residentespresenten un informe mensual de avancede obra debidamente documentado yvalorizado, que deberá contener: (a)resumen ejecutivo; (b) memoria descriptiva;(c) valorización mensual; (d) presupuestoanalítico comparado; (e) ocurrenciasrelevantes del mes; (f) relación de personal;(g) relación de maquinaria; (h) cronogramavalorizado de ejecución de obra porpartidas; (i) pruebas y ensayos ejecutados;(j)copia del cuaderno de obra; (k) fotografías.Para el caso, el Jefe del Área de Obras oquien haga sus veces deberá verificar que elresidente de la obra, presente mensualmentesu informe técnico de avance de obra,previo al pago de sus honorarios. Esta pautadeberá estar considerada en el contratoo en la Directiva Interna que regule lasfunciones y responsabilidades del residentey supervisor de la obraNorma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones quedispone la verificación delos procesos, actividadesy tareas, antes y despuésde su ejecución; con laNorma 3.9 Revisión deProcesos, Actividadesy Tareas que obliga acomparar estas accionescon el reglamento ypolíticas de gestióninstitucional; y con lodispuesto en el artículo1°, numeral 11 de laResolución de ContraloríaN°195-88-CG.El responsabledel área deobras o quienhaga sus vecesen la entidad.Son tambiénresponsablesde sucumplimiento,el residentey supervisor(o inspector)designadospara la obra.Desinformaciónrespecto a los avancesde las obras.Discrecionalidad de laresidencia de obra.Incumplimiento de lasmetas y objetivos.Informesmensuales deavance de obraemitido por elresidente de laobra y visado porel supervisor oinspector de lamisma.Verificar quela obligaciónde elaborarla liquidaciónde la obra seencuentreprecisada.Consiste en constatar que en el contrato delresidente de obra se encuentre especificadala obligación de elaborar la liquidacióntécnica y financiera de la obra en los plazosdispuestos.(Ver Anexo Nº 9: Contenidos básicospara las liquidaciones de obras poradministración directa).El responsable de la asesoría legal y elJefe del Área de Obras deberá asegurarque los contratos de los residentes de obracontengan la exigencia de elaborar lasliquidaciones de obra, previo pago final desus honorarios.Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones quedispone que los procesos,actividades y tareas,deben ser verificados antesy después de realizarse,tanto en el planteamientotécnico como los plazosestablecidos, asimismo,con la Norma 3.9Revisión de Procesos,Actividades y Tareas quedispone la obligación derevisar que las acciones seencuentren de acuerdo alreglamento y a las políticasinstitucionales; y con lodispuesto en el artículo1°, numeral 11 de laResolución de ContraloríaN°195-88-CG.El responsabledel área deobras o quienhaga susveces en laentidad. Sonresponsablesobligatoriosde sucumplimiento,el residentey supervisor(o inspector)designadospara la obra.Obras sin liquidacióntécnica y financiera.Desconocimientode las condicionestécnicas y del gastoincurrido en laejecución de la obra.Información deficientepara su registrocontable.Contratosuscrito con elresidente de obraconteniendo laobligación en laelaboración dela liquidaciónde la obra. Si elresidente es deplanta, dichaobligación seconsignará en eldocumento en elcual se le designala residencia de laobra.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 79

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.3.3 Implementación del Sistema de Control Interno a los Procesos de Administración de BienesMuebles e InmueblesPara el Proceso de Administración de Bienes Muebles e Inmuebles se han encontrado los siguientes problemasrecurrentes:Problemas recurrentesNo existe Unidad responsable delControl PatrimonialBienes no codificados adecuadamentey/o no valorizadosDesorganización del archivo documentalrelativo al patrimonio físicoDeficiencias en el levantamientodel inventario físico del patrimoniomobiliario de la entidad y la Baja deBienesRecomendaciones a partir delas Normas de Control Interno ydemás normas vinculadas• Establecer claramente laresponsabilidad del ControlPatrimonial.• Identificar y codificar de acuerdo a sunaturaleza los bienes patrimonialesadquiridos.• Asignar los valores monetarios a losbienes de la entidad.• Generar un archivo organizado yactualizado del patrimonio físico dela entidad.• Realizar un Inventario Físicoperiódicamente.• Llevar a cabo la Baja de Bienes.Orientaciones para suimplementaciónVer cuadro 22Ver cuadro 23Ver cuadro 24Ver cuadro 25No se remite información a laSuperintendencia Nacional de BienesEstatales• Enviar información periódicamentesobre Inventarios Físicos. Ver cuadro 26A continuación, desarrollamos las recomendaciones para superar cada uno los problemas identificados. Estasrecomendaciones son formuladas teniendo en consideración las normas de control interno y principalesnormas vinculadas que favorecen su solución.80 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 22. Problema 1: No existe Unidad responsable del Control PatrimonialRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables que favorecensu solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de no aplicarlaEvidenciade sucumplimientoEstablecerclaramente laresponsabilidaddel ControlPatrimonial.Consiste en la determinación del nivelde unidad requerido para asumir lafunción de Control Patrimonial, yasea a nivel de unidad orgánica o defunción específica.En cualquiera de los casos, estaasignación debe reflejarse en eldocumento de gestión correspondiente(ROF, MOF) y posteriormente,comunicar formalmente al responsablede la unidad orgánica o al funcionariolas funciones asignadas.Como funciones básicas del controlpatrimonial encontramos la asignaciónpara el uso de los bienes a cada áreade la entidad, la misma que debehacerse por escrito, identificándosecada bien asignado. Esta informacióndebe actualizarse cada vez que se hagaun movimiento del bien o se genereuna rotación o cambio de personal.Otras funciones son la codificación, elregistro y verificación de los bienes dela entidad.Norma 3.1 Procedimientode Autorización yAprobación que disponeque los procesos,actividades y tareas seencuentren debidamenteautorizados y aprobados porel funcionario con rangode autoridad respectivo;asimismo, con los artículos11°, 41° y 118° delReglamento de la LeyN°29151, Ley General delSistema Nacional de BienesEstatales aprobado medianteDecreto Supremo N°007-2008-VIVIENDA, relativoal órgano responsabledel correcto registro yadministración de los bienesmuebles e inmuebles.Art. 57° de la Ley N°27972 Ley Orgánica deMunicipalidades.Laresponsabilidadde laadministraciónde los bienes dela entidad recaeen la Unidad deAdministracióno la que hagasus veces. Encaso de nocontar con unencargado dedicha dirección,le correspondeal Alcaldedesignar a unencargadoresponsable.Que no se lleve unregistro de los bienes conque cuenta la entidad,ni se implementenprocedimientos para laasignación de bienes, suadecuado uso y custodia.Que se genere un desfaseo diferencia respecto ala información contablepor el valor de losbienes de la entidad y sudepreciación.La informalidad en laasignación de bienesy la falta de control delos movimientos de losmismos.Que no se asumaninguna responsabilidadsobre la administraciónde los bienes de laentidad.Documento(Resolución,Memorandou otro) quedesigne conclaridad laUnidad y/oFuncionarioresponsabledel ControlPatrimonialdentro de laentidad.MOF y ROFactualizadosconsignandolas funcionesde controlpatrimonial.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 81

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 23. Problema 2: Bienes no codificados adecuadamente y/o no valorizadosRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen susolución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de no aplicarlaEvidenciade sucumplimientoIdentificar ycodificar deacuerdo a sunaturalezalos bienespatrimonialesadquiridos.Consiste en codificar los bienesadquiridos por la municipalidadsegún los criterios establecidos por laSuperintendencia Nacional de BienesEstatales 20 , asignando y aplicando albien un grupo de números a través delcual se le clasificará e identificará.Para el caso, el funcionario responsabledel control patrimonial asigna uncódigo de identificación a cada bienadquirido por la entidad, antes de quesea asignado al responsable de su uso.Este sub proceso permitirá a la entidadcontar con información de todos losbienes de su propiedad, verificarsu existencia, asignarles un valormonetario y ver si dicha informaciónconcuerda con la procesada por el áreacontable.Norma 3.5Verificaciones yConciliaciones quedispone que losprocesos, actividadesy tareas debenverificarse antesy después de surealización; y conlo dispuesto porel Capítulo V delReglamento de laLey N°29151, LeyGeneral del SistemaNacional de BienesEstatales.El responsabledel áreade controlpatrimonialdesignado oquien haga susveces.Que se pierda el control de lacantidad de bienes con quecuenta la entidad.Que no sea posible la asignaciónde los bienes a un responsable desu uso a través de Actas.Que se pierdan los bienes depropiedad de la entidad o seles dé un mal uso ya que no sepueden identificar.Que no se programeadecuadamente el mantenimientopreventivo y correctivo de losbienes de la entidad.Que no se lleve un registroen forma cronológica de losbienes de la entidad y que nosea posible la remisión deinformación a la Superintendenciade Bienes Nacionales.Padrónde bienesdebidamentecodificados yactualizados.Asignarlos valoresmonetarios alos bienes dela entidad.Consiste en la asignación de un valora cada uno de los bienes adquiridospor la entidad, ya sea a través delcomprobante de pago correspondiente,de la tasación que realice el ConsejoNacional de Tasaciones - CONATA alos predios, o a través de una tasaciónque realice un perito acreditado.El funcionario responsable del ControlPatrimonial debe obtener una copiade la documentación sustentatoriade las compras de bienes que realizala entidad, con la finalidad deactualizar su registro en los casos quecorresponda y asignar un valor a dichosbienes y/o gestionar la tasación delpredio con CONATA.Norma 3.8Documentación deProcesos, Actividadesy Tareas que disponela obligación dedocumentar los actosde la administraciónpara asegurar suadecuado desarrollode acuerdo conlos estándaresestablecidos; y con losartículos 20° y 121°del del Reglamento dela Ley N°29151, LeyGeneral del SistemaNacional de BienesEstatales aprobadocon D.S N°007-2008-VIVIENDA.El responsabledel áreade controlpatrimonialdesignado oquien haga susveces.Que la entidad no cuente coninformación actualizada del valorde sus bienes y que no conciliecon información contable al nocontar con sustento.Que no se pueda calcular ladepreciación de los bienes de laentidad, lo cual afecta tambiéna la información contable de laentidad.Que no sea posible calcular elcosto de una póliza de segurospara cubrir todos los bienes dela entidad, al no conocerse e suvalor.Padrónde bienesdebidamentecodificados,valorizados yactualizados.82 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 24. Problema 3: Desorganización del archivo documental relativo al patrimonio físicoRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables quefavorecen susolución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidenciade sucumplimientoGenerarun archivoorganizado yactualizadodel patrimoniofísico de laentidadConsiste en el ordenamiento, registro, archivoy custodia de la documentación sustento delos bienes patrimoniales físicos de la entidad,con la finalidad de que sea utilizada desde elregistro inicial de cada bien y posteriormentepara la Baja o Transferencia de dichos bienes.Asimismo, será utilizada para fines de controlposterior.El responsable de Control Patrimonial debecoordinar con el área de abastecimiento y con elárea contable a fin de conciliar su informaciónoportunamente, desde la Alta hasta la Baja oTransferencia definitiva del bien, obteniendofotocopia de los documentos que sustentan laadquisición de cada bien (comprobantes depago, actas, documentos de donación, etc.).Norma 3.8Documentación deProcesos, Actividadesy Tareas que disponela obligación decontar con evidenciadocumental paraasegurar los registrosde existencia de losbienes patrimoniales,y con los artículos120° y 121° delReglamento de laLey N°29151, LeyGeneral del SistemaNacional de BienesEstatales aprobadocon D.S N°007-2008-VIVIENDA.El responsabledel áreade controlpatrimonialdesignado oquien haga susveces.La pérdida deldocumento que acreditala compra de los bienes.El deterioro omanipulación deldocumento sustentatoriode la compra.Limitaciones parainformar y documentaren una acción deControl Posterior.Archivoorganizadoy seguro quecontenga ladocumentaciónfuente deregistrosactualizadosde los bienespatrimoniales.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 83

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 25. Problema 4: Deficiencias en el levantamiento del inventario físico delpatrimonio mobiliario de la entidad y la Baja de BienesRecomendación¿En qué consiste?Principalesnormas aplicablesque favorecen susolución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidenciade sucumplimientoRealizar unInventarioFísicoperiódicamente.Consiste en elaborar y verificar la relación detalladay valorizada de los bienes existentes en unadeterminada fecha en la municipalidad, de acuerdoal Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estadoy a los lineamientos de la Superintendencia Nacionalde Bienes Estatales.Concluido el inventario, se debe presentar uninforme detallando los bienes en uso institucional,los bienes que no se encuentran en uso de lainstitución, los bienes prestados a otros organismosque deben ser recuperados, los bienes en procesode transferencia, los bienes perdidos por negligenciay/o robo además de la relación de los servidoresque tenían a su cargo dichos bienes y los bienes deprocedencia desconocida.Se recomienda que la unidad orgánica responsabledel control patrimonial de la municipalidadcompruebe periódicamente la existencia físicade cada bien de la entidad; anotando en tarjetasde existencia valoradas o cualquier otro medio decontrol de almacén: la ubicación de cada bien,su estado de conservación, las condiciones deutilización, las condiciones de seguridad y losfuncionarios responsables de su custodia. Para tal findebe constituirse en forma ordenada y progresiva encada oficina y proceder a inventariar los bienes quese encuentren en cada ambiente.Norma 3.5Verificación yConciliación y conel artículo 121° delReglamento de laLey N°29151, LeyGeneral del SistemaNacional de BienesEstatales aprobadocon D.S N°007-2008-VIVIENDA .El responsabledel áreade controlpatrimonialdesignado oquien haga susveces.Que se desconozcala cantidad debienes en uso por lamunicipalidad y suestado situacionalactual.Que no se puedanprogramar losmantenimientospreventivos ocorrectivos necesariospara la preservaciónde los bienes.Que no se puedaconciliar lainformación obtenidaen el inventariofísico respecto ala información delárea de contabilidadconsiderada en losEstados Financierosde la municipalidad.Pérdida de bienes dela entidad.Documentoemitido porla gerenciamunicipal oquien hagasus veces,conteniendo lasinstruccionespara elcumplimientode larecomendación.Asimismo, laexistencia deun documentode InventarioFísico de Bienesde la Entidad,actualizado,valorizado ycomunicado alas instanciassuperiores.continúa20 Ver normativa y lineamientos aplicables en www.sbn.gob.pe. Reglamento Para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. RESOLUCION Nº 039-98/SBN y demás referidas.84 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 25. Problema 4: Deficiencias en el levantamiento del inventario físico delpatrimonio mobiliario de la entidad y la Baja de BienesRecomendación¿En qué consiste?Principalesnormas aplicablesque favorecen susolución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidenciade sucumplimientoLlevar a cabo laBaja de BienesConsiste en la extracción física y contable delbien del patrimonio de la entidad, en base a laautorización que deberá estar contenida en unaResolución Administrativa de la Dirección Generalde Administración o la que haga sus veces, previoinforme de la unidad orgánica responsable delcontrol patrimonial, quien debe verificar y conciliarel estado situacional de los bienes y la informaciónsustentatoria correspondiente.La relación de los bienes a darse de baja deberácontener la identificación de cada bien (nombrey código patrimonial), las características propias,estado actual, el valor de inventario, el precio detasación y la ubicación de los mismos, para quela Superintendencia Nacional de Bienes Estatalespueda realizar la verificación física si fuera el caso.Para dar de baja un bien deben seguirse loslineamientos establecidos por la SuperintendenciaNacional de Bienes Estatales, considerando entreotros, su estado de excedencia , su obsolescenciatécnica, su mantenimiento o reparación onerosa,su pérdida, robo, sustracción, destrucción parcialo total, previo informe sustentado; o cualquier otracausa justificable debidamente sustentada.Norma 3.5Verificación yConciliacionesque dispone laverificación delos procesos,actividades y tareas,antes y despuésde su realización;y con el D.S N°009-2008-VIVIENDAsobre las accionestendentes a la Bajay Enajenación deBienes del Estadoy la Directiva 004-2008-SBN sobre elProcedimiento parala Baja, la Venta porSubasta Pública yla Venta Directa delos Bienes Mueblesde propiedad delas Entiadades delSector Público quese encuentran encalidad de chatarra.El responsabledel áreade controlpatrimonialdesignado oquien hagasus veces encuanto a sucumplimientoy la oficina deadministracióno quien hagasus veces encuanto a laverificación.Que la entidadmantenga bienes(maquinarias,equipos, muebles,etc.) que yano sirven oestán en condiciónde chatarra ocupandoespacio y generandocostos innecesariosde almacenaje yvigilancia.Que no se puedanrenovar los equiposantiguos y puedanadquirirse equiposnuevos.Informe desustento técnicosobre la bajade bienesemitido por elresponsablede ControlPatrimonialde la entidad.Resoluciónadministrativaque aprueba labaja de bienes.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 85

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 26. Problema 5: No se remite información a la Superintendencia Nacional de Bienes EstatalesRecomendación¿En qué consiste?Principales normasaplicables que favorecensu solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaIndicadorde sucumplimientoEnviarinformaciónperiódicamentesobreInventariosFísicos.Consiste en el envío de información sobrelos Inventarios Físicos de la municipalidada la Superintendencia Nacional de BienesEstatales (SINABIP), conforme al SoftwareInventario Mobiliario Institucional(SIMI), como mecanismo de verificación,conciliación y de rendición de cuentas.Se recomienda que la entidad debeimplemente los registros de suinformación a través del SIMI, a fin demantener actualizado el catálogo y remitiroportunamente la información sobre suinventario de bienes. Dicho softwaredeberá ser utilizado por las entidadespúblicas para que remitan a la SBN lainformación de sus inventarios de bienesmuebles entre los meses de enero y marzode cada año.Norma 3.5 Verificación yConciliaciones que dispone laverificación de los procesos,actividades y tareas, antes ydespués de su realización;artículos 9º y 12º de la LeyNº 29151 y con el CapítuloV y los artículos 10º y 12ºdel Reglamento de la LeyN°29151, Ley General delSistema Nacional de BienesEstatales.El responsabledel áreade controlpatrimonialdesignado oquien hagasus veces encuanto a sucumplimientoy la oficina deadministracióno quien hagasus veces encuanto a laverificación.No se contribuye alregistro y actualizaciónde los bienesnacionales.Su incumplimientotrae consigoresponsabilidadesadministrativas.Documentooficial oRegistromediante elcual se remitela informacióna través delsistema.86 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.3.4 Implementación del Sistema de Control Interno a los Procesos de Gestión de AlmacénPara el Proceso de Gestión de Almacén se han encontrado los siguientes problemas recurrentes:Problema recurrenteInformalidad en el ingreso y salida debienesRecomendaciones a partir delas Normas de Control Interno ydemás normas vinculadas• Establecer que todos los bienesadquiridos ingresen a través delalmacén y sean distribuidos deacuerdo a los requerimientos dela entidad, evidenciándose elmovimiento en un registro.• Verificar la distribución y salida debienes del almacén.Orientaciones para suimplementaciónVer cuadro 27A continuación, desarrollamos las recomendaciones para superar cada uno los problemas identificados. Estasrecomendaciones son formuladas teniendo en consideración las normas de control interno y principalesnormas vinculadas que favorecen su solución.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 87

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 27. Problema 1: Informalidad en el ingreso y salida de bienesRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen susolución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia de sucumplimientoEstablecer quetodos los bienesadquiridosingresen a travésdel almacén ysean distribuidosde acuerdo a losrequerimientosde la entidad,evidenciándose elmovimientoa enun registro.Consiste en establecer claramente quetodos los bienes que adquiera la entidaddeben ingresar a través de almacén,aun cuando la naturaleza física de losmismos requiera su ubicación directaen el lugar o dependencia que losolicita. Los ambientes asignados para elfuncionamiento del almacén, deben estaradecuadamente ubicados, contar coninstalaciones seguras y tener el espaciofísico necesario, que permita el arregloy disposición conveniente de los bienes,así como el control e identificación delos mismos.Una vez ingresados los bienes, elencargado del almacén debe procedera su catalogación y a su registro enlas Tarjetas de Control Visible, lasmismas que deben estar siempreactualizadas. Asimismo, debe verificarpermanentemente el estado deconservación de los bienes e informary conciliar la información de los saldoscon el área de Contabilidad.Norma 3.8Documentación deProcesos, Actividadesy Tareas que disponela obligación deevidenciar lasacciones realizadas através de documentosfísicos; y con laNorma del Sistemade AbastecimientoN°5 sobre unidaden el ingreso físico ycustodia temporal debienes aprobado conResolución JefaturalN°118-80-INAP-DNA.La Oficina deAdministración,la gerenciamunicipal oquien haga susveces en laentidad.Que no haya uncontrol efectivode los bienesadquiridos.Que los materialesde construcciónsean entregadosdirectamente parasu utilizaciónen las obras, sinque se realiceningún tipo decontrol por partedel encargadodel almacén,debilitándoseel control aldesconocersela cantidad ycalidad de materialrecibido.Documento emitido porla gerencia municipalconteniendo conceptose instrucciones parala implementación delalmacén en la entidad.El encargado del almacén debe acreditaren documentos, su conformidad conlos bienes que ingresan, es decir siresponden a los requerimientos yespecificaciones técnicas solicitadas porlas dependencias de la institución.Se recomienda que todos los bienesque adquiera la entidad deben ingresarfísicamente a través del almacén, antesde ser utilizados. Para ello se requierede un espacio físico apropiado con finesde custodia, a fin de lograr un controlefectivo de los bienes adquiridos.Sin embargo, hay bienes que por suscaracterísticas especiales tienen queser enviados a los almacenes de lasobras para su utilización. En estoscasos, el encargado de almacén tendráque efectuar la verificación directa yla tramitación de la documentacióncorrespondiente.continúa88 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 27. Problema 1: Informalidad en el ingreso y salida de bienesRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen susolución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia de sucumplimientoVerificar ladistribución ysalida de bienesdel almacén.Consiste en que el almacén institucionalproporcione adecuada y oportunamentelos bienes requeridos por lasdependencias solicitantes, para el logrode sus objetivos y alcance de metasinstitucionales.El encargado del almacén debe acreditaren documentos, su conformidad conlos bienes que salen del Almacén, esdecir si se ajustan a los requerimientos yespecificaciones técnicas solicitadas porlas dependencias de la institución.Se recomienda que ante el requerimientoo solicitud de bienes de un área dela municipalidad, el encargado deAlmacén debe hacer entrega de losolicitado previa autorización y firmade la PECOSA (Pedido Comprobante deSalida) por las instancias competentes,en este caso el Jefe de Abastecimiento yel Director General de Administración.Norma 3.8Documentación deProcesos, Actividadesy Tareas que disponela obligación deevidenciar lasacciones realizadas através de documentosfísicos; y con laNorma del Sistemade AbastecimientoN°5 sobre unidaden el ingreso físico ycustodia temporal debienes aprobado conResolución JefaturalN°118-80-INAP-DNA.El responsabledel almacéno quien hagasus veces en laentidad en sucumplimiento yel responsable dela administracióno quien hagasus veces en suverificación.Que la entidadno cuente coninformaciónactualizadarespecto delos saldos deexistencias dealmacén y queno concilie conla informacióncontable, alno contar consustento.Archivo organizado yseguro de PECOSA.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 89

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.3.5 Implementación del Sistema de Control Interno a los Procesos de Gestión del Programa delVaso de LechePara el Proceso de Gestión del Programa del Vaso de Leche se han encontrado los siguientes problemasrecurrentes:Problemas recurrentesInadecuado empadronamiento debeneficiariosFichas nutricionales inadecuadas oinexistentes en los procesos de compraDeficiencias en la distribución de losalimentosInadecuada supervisión y control delmanejo de los alimentosRecomendaciones a partir delas Normas de Control Interno ydemás normas vinculadas• Actualizar los padrones debeneficiarios.• Determinar y sustentar loscontenidos nutricionales de losproductos alimentarios• Cautelar la calidad de los insumoso productos del Programa.• Definir condiciones adecuadas delalmacén.• Definir mecanismos dedistribución.• Definir mecanismos desupervisión y monitoreo.Orientaciones para suimplementaciónVer cuadro 28Ver cuadro 29Ver cuadro 30Ver cuadro 31A continuación, presentamos las recomendaciones para superar cada uno los problemas identificados. Estasrecomendaciones son formuladas teniendo en consideración las normas de control interno y principalesnormas vinculadas que favorecen su solución.90 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 28. Problema 1: Inadecuado empadronamiento de beneficiariosRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de no aplicarlaEvidencia de sucumplimientoActualizar lospadrones debeneficiarios.Consiste en llevar a cabo un adecuadoproceso de empadronamiento,depuración y selección de beneficiarios.El Comité de Vaso de Leche, bajo laconducción del Alcalde, debe disponerla actualización de los registros,superando en algunos casos los interesesde grupos formados alrededor de lagestión del programa, verificando quetodos los beneficiarios se encuentrendentro de sus alcances.Norma 3.5 Verificacióny Conciliaciones quedispone la verificación delos procesos, actividades ytareas, antes y después desu realizaciónEl Comité deAdministracióndel Vasode Lechecon apoyooperativo delresponsabledel Programadel Vaso deLeche.Deficiente proceso deempadronamiento,depuración y selecciónde beneficiarios, lo quehace que se incluyanbeneficiarios noconsiderados en la ley.Que el programa nocumpla con cubrir lasnecesidades de losbeneficiarios, desviándoselos escasos recursosdisponibles.Padrónactualizado debeneficiarios.Cuadro 29. Problema 2: Fichas nutricionales inadecuadas o inexistentes en los procesos de compraRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen su soluciónDeterminar ysustentar loscontenidosnutricionalesde losproductosalimentariosdel Programa.Se trata de establecer de manera técnica ypertinente, los contenidos nutricionales de losproductos alimentarios que sirvan de base parael proceso de adquisición.Para ello se recomienda solicitar apoyo alMinisterio de Salud para elaborar la fichanutricional y de calidad de los productos aadquirir. Para el caso se recomienda tambiénpropiciar la implementación de mecanismosde vigilancia nutricional de los beneficiarios,verificando las tablas de equivalencianutricional, definiendo las mezclas dealimento más adecuadas que garanticen lacalidad de las raciones.También se recomienda que la fichanutricional contenga una propuesta pertinenteque contemple alternativas alimentarias deproducción local acorde a las costumbres ycultura del lugar.Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones quedispone que los procesos,actividades y tareas,deben ser verificadosantes y después derealizarse con la finalidadque su ejecución cumplacon los parámetrostécnicos y los plazosprevistos.y la ResoluciónMinisterial N° 711-2002-SA/DM del 17 de abril de2002, a través de la cualse aprueban los ValoresNutricionales Mínimos dela Ración del Programadel Vaso de Leche.¿Quiénesdebenaplicarla?El Comité deAdministracióndel Vasode Lechecon apoyooperativo delresponsabledel Programadel Vaso deLeche.Riesgos de noaplicarlaQue se distribuyanproductos delprograma que noreúnan condicionesde higiene ysalubridad ni elnivel mínimonutricionalestablecido.Evidencia de sucumplimientoInforme dediagnósticotrimestral delanálisis nutricionalelaborado por elresponsable delPrograma del Vasode Leche.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 91

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 29. Problema 2: Fichas nutricionales inadecuadas o inexistentes en los procesos de compraRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia de sucumplimientoCautelar lacalidad delos insumos oproductos delPrograma.Consiste en asegurar que los insumos yproductos que se adquiera para el Programacumplan con los estándares de calidady vigencia exigidos para los alimentosde consumo humano. Esta verificacióndebe seguirse durante todo el proceso dealmacenamiento, preparación hasta llegar adestinatario final.Para el caso se recomienda coordinar con elMINSA para conseguir el apoyo técnico parala supervisión y/o pruebas técnicas oportunascon el fin de asegurar el valor nutricionalmínimo de la ración alimenticia al momentode elegir el producto, asimismo, paraprogramar muestreos de control sanitarioy de calidad nutricional de los productosalimentarios.Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones quedispone que los procesos,actividades y tareas,deben ser verificadosantes y después derealizarse con la finalidadque su ejecución cumplancon los parámetrostécnicos y los plazosestablecidos.Tomar en consideración laResolución Ministerial N°711-2002-SA/DM del 17de abril de 2002, a travésde la cual se apruebanlos Valores NutricionalesMínimos de la Ración delPrograma del Vaso deLeche.El Comité deAdministracióndel Vasode Lechecon apoyooperativo delresponsabledel Programadel Vaso deLeche.Dificultad para ladeterminación delos productos a serdistribuidos por elPrograma.Productos ofrecidosen el mercadoque no cuentancon niveles desalubridad y nose ajustan a lasespecificacionestécnicas mínimasestablecidas.Documentoemitido por elorganismo de saludcompetente en elcual se consignanlos valoresnutricionales paraaplicarlos en lasadquisiciones delos insumos delPrograma del Vasode Leche.Definircondicionesadecuadas delalmacén.Consiste en la adopción de accionespreventivas para mejorar las condicionesfísicas de los almacenes y medidas de custodiafísica para una mejor conservación de losproductos del programa.Se recomienda que la municipalidadacondicione ambientes adecuados dentrodel almacén para la recepción de losinsumos o productos del programa, con loscorrespondientes procedimientos de controlcomo Tarjetas Kárdex. Ante el requerimientoo solicitud de productos o insumos, elencargado de Almacén debe hacer entrega delo solicitado previa autorización y firma de laPECOSA (Pedido Comprobante de Salida) porlas instancias competentes.Norma 3.4 Controlessobre el acceso a losrecursos o archivos señalaque los recursos o archivosde valor deben serdebidamente custodiados,limitándose su accesoa personal autorizado yestableciendo controlespara su custodia.Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones quedispone que los procesos,actividades y tareas,deben ser verificados antesy después de realizarse.Ley N°27470 Leyque establece normascomplementarias para laejecución del Programadel Vaso de Leche, artículo2° numeral 2.2.El Comité deAdministracióndel Vasode Lechecon apoyooperativo delresponsabledel Programadel Vaso deLeche.Que el Almacén noreúna condicionessuficientes deinfraestructura,salubridad, higieney seguridad.Que no coincidanlas cantidadesde productos delprograma recibidosen el Almacén ylos entregados a loscomités.Documentoemitido por elresponsabledel Comité deAdministracióndel Vaso de Lechedisponiendoy asignandopresupuesto para elacondicionamientode los almacenes.92 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 30. Problema 3: Deficiencias en la distribución de los alimentosRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables que favorecensu solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidenciade sucumplimientoDefinirmecanismosdedistribución.Consiste en fijar cronogramas y responsablesespecíficos de distribución de insumos queposibiliten la prestación diaria del servicio ymejorar los niveles de coordinación con losclubes de madres para una mejor distribución,evitando la politización del programa.Se recomienda que el responsable delPrograma del Vaso de Leche proponga unapropuesta de canales de distribución de losproductos, considerando el transporte, rutasadecuadas a seguir, almacenes apropiados yseguros y responsables de recepción.Norma 3.5 Verificacionesy Conciliaciones quedispone que los procesos,actividades y tareas, debenser verificados antes ydespués de realizarse.La función de lamunicipalidad en materiade distribución de losinsumos del Programa delVaso de Leche, dispuestaen la Ley N°27470,que establece normascomplementarias parala ejecución de dichoprograma, artículo 2°numeral 2.2.El Comité deAdministracióndel Vasode Lechecon apoyooperativo delresponsabledel Programadel Vaso deLeche.Que la ración nollegue a los verdaderosbeneficiarios al existirintermediarios en ladistribución.Cronogramade distribuciónaprobado porel Comité deAdministracióny susresponsablesoperativos.Cuadro 31. Problema 4: Inadecuada supervisión y control del manejo de los alimentosRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen su solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de no aplicarlaEvidenciade sucumplimientoDefinirmecanismosde supervisióny monitoreo.Consiste en la supervisión de la preparación,calidad y distribución de las raciones a losbeneficiarios.Para el caso se recomienda que el responsabledel Programa del Vaso de Leche apliqueencuestas en forma selectiva (muestrarepresentativa de beneficiarios) con elobjetivo de evaluar la calidad y oportunidadde los servicios y el grado de satisfacción delusuario.Norma 5.1.1 Prevencióny Monitoreo, y enatención a lo señaladopor la Ley N°27470, Leyque establece normascomplementarias para laejecución del Programadel Vaso de Leche,artículo 9°.El Comité deAdministracióndel Vasode Lechecon apoyooperativo delresponsabledel Programadel Vaso deLeche.Los productos no llegana los beneficiarios, serealiza una distribuciónpor familias o grupos deinterés.Se distribuye la raciónen crudo, sin supervisarel consumo del usuariofinal.Documentoaprobado porel Comité deAdministraciónconteniendo lametodología einstruccionespara elmonitoreoOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 93

SIGLASCAP: Cuadro Analítico de PersonalCGR: Contraloría General de la RepúblicaFODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, AmenazasFONCOMUN: Fondo de Compensación MunicipalINTOSAI: Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras SuperioresMAPRO: Manual de ProcedimientosMINSA: Ministerio de SaludMOF: Manual de Organización y FuncionesOCI: Órgano de Control InstitucionalOPI: Oficina de Programación de InversionesOSCE: Organismo Supervisor de las Contrataciones Estatales (Antes SEACE)PAC: Plan Anual de ContratacionesPECOSA: Pedido de Comprobante de SalidaPEI: Plan Estratégico InstitucionalPIP: Proyecto de Inversión PúblicaPOI: Plan Operativo InstitucionalROF: Reglamento de Organización y FuncionesSEACE: Sistema Electrónico de Adquisiciones y ContratacionesSIAF: Sistema Integrado de Administración FinancieraSBN: Superintendencia de Bienes EstatalesSCI: Sistema de Control InternoSIMI: Software Inventario Mobiliario InstitucionalSINABIP: Software Inventario Mobiliario InstitucionalSNIP: Sistema Nacional de Inversión PúblicaTUPA: Texto Único de Procedimientos AdministrativosOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 95

GLOSARIO DE TÉRMINOSAmbiente de Control: Componente del Sistema de Control Interno, que busca establecer un entornoorganizacional favorable para el ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas que sensibilicen a losmiembros de la entidad, generando una cultura de control interno y una gestión escrupulosa.Actividades de Control Gerencial: Componente del Sistema de Control Interno, que busca establecer políticas,procedimientos y prácticas para asegurar que los objetivos institucionales se logren y que las estrategias paramitigar riesgos se ejecuten. Estos se imparten por el titular o funcionario que designe la gerencia y los nivelesejecutivos competentes.Comunicación interna: Es la forma en que se transmite y se recibe información dentro de la municipalidad,tanto en forma horizontal (de un área a otra), como en forma vertical (de un subordinado a su superior oviceversa).Comunicación externa: Es la forma en que se transmite y se recibe información desde y hacia afuera de lamunicipalidad.Control Interno: Es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad,diseñado para enfrentar los riesgos y para asegurar que se alcancen los objetivos gerenciales de la institución.Control Preventivo 21 : El Control Preventivo se enmarca en la atribución del Sistema Nacional de Control deformular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las Entidades en la tomade sus decisiones y en el manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que emplean ensu accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno.Control previo 22 : Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan antes de la ejecución de los procesosu operaciones.Control posterior 23 : Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan después de la ejecución de losprocesos u operaciones.Control simultaneo 24 : Es el conjunto de acciones de cautela que se realizan durante la ejecución de losprocesos u operaciones.Discrecionalidad: Que se hace libremente o siguiendo el propio juicio.Evaluación de riesgos: Componente del Sistema de Control Interno, que busca identificar, analizar yadministrar los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas,objetivos, actividades y operaciones institucionales y elaborar una respuesta apropiada a los mismos21 Según la Directiva N° 002-2009-CG/CA.22 Según Ley N°27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.23 Idem.24 Idem.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 97

Información y comunicación: Componente del Sistema de Control Interno, que busca asegurar que el registro,procesamiento, integración y flujo de información se dé en todas las direcciones, con calidad y oportunidada través de métodos, procesos, canales, medios y acciones con un enfoque sistémico y regular. Esto permitiráque se cumplan las responsabilidades individuales y grupales.OCI: El Órgano de Control Institucional constituye la unidad especializada responsable de llevar a cabo elcontrol gubernamental en la entidad, con la finalidad de promover la correcta y transparente gestión de losrecursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como ellogro de sus resultados, mediante la ejecución de labores de control.Sistema de Control Interno: Conjunto de políticas, normas, planes, organización, metodología y registrosorganizados e instituidos en cada entidad del Estado para la consecución de la misión y objetivos institucionalesque le corresponde cumplir.Supervisión: Componente del Sistema de Control Interno, orientado a las actividades de prevención ymonitoreo, seguimiento de resultados y compromisos de mejoramiento.98 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales

ANEXOS

Anexo Nº 1Modelo de Acta de CompromisoNOMBRE DE LA ENTIDADACTA DE COMPROMISO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DELCONTROL INTERNOACTA Nº…LUGAR Y FECHA :MIEMBROS : (Nombres y cargos directivos de los que suscribirán el acta)ASUNTO : Acta de Compromiso de la Alta Dirección para la implementación del Control InternoEn mi calidad de (Cargo del titular de la entidad), junto al Equipo Directivo conformado por (cargosde los directivos que suscribirán el acta) manifestamos nuestro compromiso de implementar, mantener yperfeccionar el sistema de control interno en el/la (Nombre de la entidad), de acuerdo a lo estipulado en elartículo 6° de la Ley 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado y a lo señalado en las Normasde Control Interno para las Entidades del Estado. Para dicho fin, nos comprometemos a conformar uncomité especial denominado (Nombre del Comité), el cual tendrá a su cargo la implementación del sistemade control de la entidad. Este comité será dotado de los recursos humanos y materiales que requiera para laadecuada ejecución de sus labores.Asimismo, expresamos nuestro compromiso con el diseño, implementación, seguimiento y evaluación delsistema de control interno que se adopte para la entidad y convocamos a todos los servidores públicos aponer en marcha los procedimientos que sean necesarios para un adecuado establecimiento del controlinterno, que permita el cumplimiento de la misión y los objetivos de la entidad.------------------------------------Nombres y ApellidosCargo del titular de la entidad-------------------------------Nombres y Apellidos cargo-------------------------------Nombres y Apellidoscargo-------------------------------Nombres y Apellidos cargo-------------------------------Nombres y ApellidosCargo-------------------------------Nombres y ApellidosCargo------------------------Nombres y ApellidosCargoFuente: Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG. Guía para la implementación del SCI de las entidades del Estado.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 101

Anexo Nº 2Ejemplo 1: Formato de designación de ComitéNOMBRE DE LA ENTIDADNº DE DOCUMENTODicho Comité dependerá de la Alta Dirección y estará conformado de la siguiente forma:• Presidente• Secretario• Integrante 1• Integrante 2• Integrante 3• Integrante 4(El número de integrantes del comité estará sujeto al tamaño y a las necesidades de la entidad)----------------------------------------------------Nombres y ApellidosCargo del titular de la entidad------------------------------------------------------------------------------------------Nombres y ApellidosNombres y ApellidosCargo del directivo de la entidadCargo del directivo de la entidad------------------------------------------------------------------------------------------Nombres y ApellidosNombres y ApellidosCargo del directivo de la entidadCargo del directivo de la entidad------------------------------------------------------------------------------------------Nombres y ApellidosNombres y ApellidosCargo del directivo de la entidadCargo del directivo de la entidad102 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos localesEl (cargo del titular de la entidad) de la (nombre de la entidad), en cumplimiento con lo dispuesto en el Acta Nº______, Acta de Compromiso para el desarrollo de la implementación del control interno, ha decidido conformar el (nombre del comité), el cual tendrá a su cargola elaboración del Sistema de Control de la entidad.El comité se reunirá las veces que considere necesario. Cada miembro titular designará un suplente, quien podrá asistir a las sesiones del Comité ensu ausencia temporal, con las mismas facultades, obligaciones y responsabilidades del titular.Los miembros titulares y suplentes del Comité tendrán voz y voto, debiendo firmar el acta de cada sesión, aceptando con ello el cumplimientode los compromisos contraídos.El Comité tendrá como funciones fundamentales las siguientes:1. Monitorear el proceso de sensibilización y capacitación del personal de la entidad sobre control interno2. Desarrollar el diagnóstico actual del Control Interno dentro de la entidad3. Desarrollar el cuadro de necesidades propuesto dentro del diagnóstico de control interno4. Proponer la estimación de los recursos necesarios para la implementación del cuadro de necesidades5. Comunicar a todo el personal sobre la importancia de contar con un Sistema de Control Interno eficiente6. Designar a un representante de cada área el cual se encargará de coordinar las actividades a realizar para la implementación del control interno.7. Informar a la Alta Dirección sobre los avances realizados en materia de implementación del control interno8. Coordinar con todas las áreas de la entidad aspectos pertinentes a la implementación del control interno9. Desarrollar formatos estandarizados que servirán de guía para cada una de las áreas de la entidad.Firman en señal de conformidad en la ciudad de ____________a los____________días del mes de__________de________________Fuente: Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG. Guía para la implementación del SCI de las entidades del Estado.

Anexo Nº 2Ejemplo 2: Formato de designación de ComitéNOMBRE DE LA ENTIDADNº DE DOCUMENTOEQUIPO DE TRABAJOLíder (Directivo elegido por la Alta Dirección para la realización del Sistema de Control Interno con el quecuenta actualmente la entidad)Nombre:Cargo:Integrantes del Equipo de Trabajo (Directivos de la entidad que realizarán el diagnóstico del Sistema de ControlInterno con el que cuenta actualmente la entidad)Nombre Cargo FirmaFunciones del Equipo:Recursos (necesarios para la realización del Sistema de Control Interno):Firma del Líder del Equipo:Lugar:Fecha:Fuente: Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG. Guía para la implementación del SCI de las entidades del Estado.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 103

Anexo Nº 3Normativa que regula la actuación ética dentro de la función públicaLey N° 27815, Ley del Código de Ética de la Función PúblicaEsta ley se divide en cuatro capítulos:Reglamento de la Ley del Código de Ética de la Función Pública.Fuente: Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG. Guía para la implementación del SCI de las entidades del Estado.104 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos localesEstablece los principios éticos, deberes y prohibiciones que rigen l a a c t i v i d a d d e los servidorespúblicos de las entidades de la Administración Pública.1. Capítulo I: De la Función Pública. En el cual se definen el ámbito de aplicación, concepto yfines de la Función Pública, entre otros.2. Capítulo II: Principios y Deberes Éticos del Servidor Público. Donde se describen cada uno delos principios y deberes de la función pública.3. Capítulo III: Prohibiciones Éticas del Servidor Público. Donde se describen las prohibicioneséticas de la función pública.4. Capítulo IV: Incentivos, Sanciones y Procedimiento. E n e l c u a l se definen las medidasque debe tomar la Alta Dirección para promover una cultura de probidad,transparencia, justicia, servicio público y para el establecimiento de sanciones ala trasgresión del código, entre otros.Desarrolla las disposiciones contenidas en la Ley del Código de Ética de la Función Pública paralograr que los empleados públicos actúen con probidad durante el desempeño de su función. Seestablecen además la clasificación y criterios para la aplicación de sanciones, el procedimientoadministrativo disciplinario, entre otros.

Anexo Nº 4Valores Institucionales (Ejemplo: Caso de una Universidad)VALORES INSTITUCIONALESLos valores que la Universidad del Saber ha fijado como base de su misión educativa, y que caracterizan lacultura de la institución y sirven de guía de acción, son:• Veracidad• Libertad• Respeto• Responsabilidad social• Honestidad• Eficacia• Solidaridad• Justicia.Fuente: Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG. Guía para la implementación del SCI de las entidades del Estado.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 105

Anexo Nº 5Lineamientos para la elaboración del análisis FODAAnálisis del EntornoAnálisis del ambiente interno106 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos localesUna forma práctica de evaluar las condiciones favorables y adversas en el entorno y el ambiente interno,es el análisis FODA. El análisis combinado de ambas, expresado en una matriz, puede proporcionar unadecuado panorama dentro del cual determinar los objetivos estratégicos. La matriz FODA debe contener:Oportunidades: Son situaciones o factores socioeconómicos, políticos o culturales que están fuera denuestro control, cuya particularidad es que son factibles de ser aprovechados si se cumplen determinadascondiciones.Amenazas: Son aquellos factores externos que están fuera del control de la entidad y que podríanperjudicar o limitar su desarrollo. Son hechos ocurridos en el entorno que representan riesgos.Fortalezas: Son las capacidades humanas y materiales con las que se cuenta para adaptarse y aprovecharal máximo las ventajas que ofrece el entorno social y enfrentar con mayores posibilidades de éxitolas posibles amenazas.Debilidades: Son las limitaciones o carencias de habilidades, conocimientos, información y tecnologíaque impiden el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el entorno social y que no le permitendefenderse de las amenazas.Fuente: Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG. Guía para la implementación del SCI de las entidades del Estado.

Anexo Nº 6Principios básicos para la identificación de riesgosRequerimientos1. Un problema que solucionar (identificación de riesgos).2. Un grupo con potencial para trabajar en equipo. Puede ser un pequeño equipo operacional o gestor deentre cinco a diez personas (por ejemplo: Gerentes, especialistas, asesores, entre otros).3. Un tablero, grandes hojas de papel en blanco o algo que sea fácilmente visible por todos, y algunosplumones para escribir.4. Un facilitador, alguien cuya función es obtener las sugerencias de los participantes, no imponerles susopiniones, aunque con aptitudes de liderazgo para mantener el orden y el propósito de la sesión.Reglas importantes• El facilitador dirige cada sesión.• El facilitador pide sugerencias a los participantes.• No se permite la crítica (a las sugerencias de cualquiera) por parte de nadie.• Todas las sugerencias se registran en la pizarra (incluso las disparatadas).Procedimiento1. Definir el problema: (identificación de riesgos)• Pida sugerencias sobre el problema.• No permita las críticas (a las sugerencias de los demás) por parte de nadie.• Escriba en la pizarra todos los riesgos propuestos.• Agrupe los riesgos similares o relacionados.• Ordénelos y lístelos por orden de prioridad (empezando por los más importantes).2. Resumir en la pizarra las decisiones del grupo:• Los riesgos,• Las causas o efectos,• El impacto• La probabilidad,• Controles existentesFuente: Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG. Guía para la implementación del SCI de las entidades del Estado.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 107

Anexo Nº 7Estructura de contenidos de una Directiva Interna para la gestión de Obras porAdministración DirectaEstructuraDescripciónI FinalidadIII AlcanceSe indica las áreas, funcionarios y servidores responsables de cumplir ohacer cumplir la directiva.IV Marco legalSe describe la normatividad general y específica en la cual se sustenta ladirectiva.V DefinicionesSe trata de incluir los conceptos y definiciones que permitan unacomprensión cabal de la directiva y un lenguaje común.VIFunciones yresponsabilidadesVIIProcedimiento deaprobación de las obrasVIIIRequisitos para el inicio Describe las condiciones preliminares que se debe cumplir para iniciar lade la obraejecución de la obra.IXElaboración deSe refiere al conjunto de requerimientos de insumos, bienes, servicios yrequerimientos para laotros, necesarios para la ejecución de la obra.ejecución de la obraXProcedimiento para lasobras adicionalesProcedimiento para laXI ampliación del plazo deejecución de la obraXIIInformes mensuales y Referido a la obligación de presentar informes mensuales de lasvalorizacionesvalorizaciones de las obras en ejecución.XIIITerminación de obras y Disposiciones para el proceso de recepción de la obra y disposiciones pararecepciónel manejo de los saldos de materiales.XIVLiquidación técnica y Se describe los pasos a seguir y responsabilidades para la liquidación de lafinancieraobra y su aprobación final.XVDisposicionescomplementariasReferido a aquellos aspectos que no incluidos en los numerales anteriores.Nota: la Directiva deberá ser aprobada mediante Resolución de Alcaldía o Resolución Gerencial.Referido al propósito superior al cual contribuye la directiva. Por ejemplo“contribuir a la calidad y efectividad de las inversiones para el desarrollo dela localidad”.II Objetivo Responde al propósito específico de la directiva, lo que se desea lograr con ella.Se describe las funciones y responsabilidades de los involucrados en las obras:residente, supervisor, Jefe de Área, abastecimiento, Administración etc.Describe con claridad y de manera puntual los pasos a seguir para laaprobación de los expedientes técnicos antes del inicio de la obra. Debeincluir las pautas de concordancia con el Perfil del Proyecto declarado viable.Describe los pasos a seguir para solicitar y aprobar los adicionales de obra,concordado con el artículo 26° de la Directiva General del Sistema Nacionalde Inversión Pública N° 001-2009-EFDescribe los pasos a seguir para solicitar y aprobar las ampliaciones deplazo de la obra. Establece límites y casos en que es pertinente esta acción.

Anexo Nº 8:Contenidos básicos para las liquidaciones de obras por Administración Directa• Memoria descriptiva valorizada• Informe final de Ejecución de la Obra• Documento de designación del Inspector• Documento de designación del Residente• Informe de evaluación del expediente técnico• Solicitud de apertura de Libro de Planilla de obreros• Acta de entrega de terreno• Solicitud de recepción de obra y documento de designación del Comité• Acta de Recepción de Obra• Solicitud de cierre de Libro de Planillas• Calendario reprogramado de obra• Cuadro de materiales realmente utilizados• Pruebas de control de calidad• Cuaderno de Obra• Sustento de ampliaciones de plazo y documento que la aprueba• Sustento de adicionales y/o deductivos y documento que la aprueba• Resolución de modificaciones del Presupuesto analítico• Contratos de M.O especializada, alquiler de equipos y/o maquinaria etc.• Cuadro de valor real de maquinaria de la entidad utilizada• Planos de replanteo• Plano de ubicación• Expediente Técnico, expedientes Técnicos de adicionales, deductivos.• Informe financiero final• Balance de Ejecución Presupuestal• Analítico del Presupuesto Ejecutado• Consolidado de la Planilla Salario Normal, con bonificación y gravámenes• Comprobantes de Pago, pecosas• Álbum FotográficoOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 109

“ORIENTACIONES BÁSICAS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTERNO EN GOBIERNOS LOCALES”Derechos Reservados, prohibida la reproducción de este libro por cualquier medio total o parcialmente, sin permisoexpreso de los editores.Edición y coordinación© Contraloría General de la RepúblicaJr. Camillo Carrillo N° 114, Jesús MaríaTeléfono: (51 1) 330 3000 - Fax: (51 1) 433 4933Email: contraloria@contraloria.gob.peWeb: www.contraloria.gob.pe© Cooperación Alemana al Desarrollo-GTZPrograma Gobernabilidad e Inclusión de la DeutscheGesellschaft für Technische Zusammernarbeit (GTZ) GmbHAv. Los Incas 172, piso 6, El Olivar, San Isidro.Teléfono: (51 1) 4211333 - Fax: (51 1) 4214540Web: www.gobernabilidad.org.peElaboración de contenidos:Equipo Consultor GTZDaniel Leiva, Asesor GTZRevisión de contenidos:Contraloría General de la República:Gerencia Central Anticorrupción: Gerencia de Prevención de la CorrupciónCoordinación y cuidado de edición:Daniel Leiva, Asesor GTZResponsables de contribución de GTZ:Hartmut Paulsen, Director del Programa de Gobernabilidad e InclusiónFiorella Mayaute, Asesora Principal GTZDiseño, diagramación e impresión:RS Servicios Graficos S. A. C.Av. Samuel Alcazar Nº 1059Tiraje:5000 ejemplares, Primera EdiciónHecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú:Nº 2010 - 144192010, Contraloría General de la República2010, Programa Gobernabilidad e InclusiónAuspiciado por: Gesellschaft für Technische Zusammernarbeit (GTZ) GmbH, por encargo del Ministerio Federal deCooperación Económica y Desarrollo (BMZ).