orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en ...
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CAPÍTULO 2 — Implem<strong>en</strong>tación d<strong>el</strong> Sistema de Control Interno a niv<strong>el</strong> institucionalCuadro 8. Compon<strong>en</strong>te 4: Información y ComunicaciónNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implem<strong>en</strong>tarla? Evid<strong>en</strong>cias decumplimi<strong>en</strong>toComunicaciónExternaEs la forma <strong>en</strong> que se transmitey se recibe informacióndesde y hacia afuera de lamunicipalidad.El m<strong>en</strong>saje empleado debeadecuarse a las característicasd<strong>el</strong> receptor (ciudadano).• Estableci<strong>en</strong>do los tipos de docum<strong>en</strong>tosque deb<strong>en</strong> ser utilizados <strong>para</strong> sucomunicación externa.• Emiti<strong>en</strong>do una directiva interna queregule los medios a utilizar <strong>para</strong> lacomunicación externa de la <strong>en</strong>tidadcomo: Oficios, Cartas, Resoluciones,Informes, correos <strong>el</strong>ectrónicos uotros docum<strong>en</strong>tos, así como launiformización d<strong>el</strong> formato de losmismos.• Tablas aprobadas detipos de docum<strong>en</strong>tos decomunicación externa yde los niv<strong>el</strong>es de emisiónresponsables, ya sea porDirectiva, Manual Interno, oequival<strong>en</strong>tes.¿Qué pasa si no seimplem<strong>en</strong>ta?Se fom<strong>en</strong>ta <strong>el</strong> desord<strong>en</strong>y la discrecionalidad<strong>en</strong> <strong>el</strong> uso de medios decomunicación externa,poni<strong>en</strong>do <strong>en</strong> riesgo laformalidad y protocoloque corresponde cuandose establec<strong>en</strong> r<strong>el</strong>acionesinter institucionales.• Regulando la at<strong>en</strong>ción que se brindaa las suger<strong>en</strong>cias, quejas, reclamos yd<strong>en</strong>uncias de parte de los usuarios d<strong>el</strong>os servicios y vecinos <strong>en</strong> g<strong>en</strong>eral.Canales deComunicaciónSon medios diseñados deacuerdo con las necesidadesde la municipalidad <strong>para</strong> ladifusión de la información.• Id<strong>en</strong>tificando canales <strong>para</strong> lacomunicación, según <strong>el</strong> tamañode la población, necesidades deinformación y acceso a tecnologías.Así, se podría utilizar reunionesperiódicas con la población;utilización de pan<strong>el</strong>es informativos <strong>en</strong>lugares públicos, boletines, emisionesradiales, páginas web institucionales,etc.• Docum<strong>en</strong>to deestablecimi<strong>en</strong>to de canalesde comunicación conla población: correo<strong>el</strong>ectrónico, murales,boletines, etc.Se g<strong>en</strong>eran consecu<strong>en</strong>ciasnegativas de r<strong>el</strong>acióndebido a una defici<strong>en</strong>tecomunicación <strong>en</strong>tr<strong>el</strong>a municipalidad y lapoblación.La población desconoc<strong>el</strong>as acciones de lamunicipalidad por loque la transpar<strong>en</strong>ciase verá severam<strong>en</strong>teafectada, dando lugara interpretacionesequivocadas y pérdidade confianza <strong>en</strong> lasautoridades.50 Ori<strong>en</strong>taciones básicas <strong>para</strong> <strong>el</strong> <strong>fortalecimi<strong>en</strong>to</strong> d<strong>el</strong> <strong>control</strong> <strong>interno</strong> <strong>en</strong> gobiernos locales
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