orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en ...

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 8. Componente 4: Información y ComunicaciónNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla? Evidencias decumplimiento¿Qué pasa si no seimplementa?ArchivoInstitucionalToda municipalidad debecontar con áreas de archivodebidamente implementadaspara la conservación de todala documentación importante,según los lineamientosestablecidos por el ArchivoGeneral de la Nación.• Disponiendo la implementación delArchivo Central de la municipalidad,dotándolo de espacio suficiente yestantes para el ordenamiento dela documentación y de ser posiblesistematizando la información parafacilitar las búsquedas.• Contando con un software dearchivo y una directiva que definala periodicidad de remisión dedocumentación al Archivo Central,así como los procedimientos para lapreservación y conservación de losdocumentos.• Incorporación de lasfunciones de Archivo endocumentos de gestión,tales como ROF, MOF.• Registro de asignación demobiliario.• Procedimientosdocumentados deadministración de archivoinstitucional.Se incrementa lavulnerabilidad delarchivo documental, dela información históricay de documentossustentatorios generadapor la municipalidad,exponiéndolos a daños,pérdidas, sustracciones oal uso indebido.• Dotando de mobiliario seguro a lasdiferentes áreas de la municipalidadpara el archivo de su documentaciónde uso permanente.ComunicaciónInternaEs la forma en que se transmitey se recibe información dentrode la municipalidad, tantoen forma horizontal (de unárea a otra), como en formavertical (de un subordinado asu superior o viceversa).Las características del mensaje(frecuencia, profundidady formatos) debenadecuarse a las necesidadesde comunicación de lamunicipalidad.• Estableciendo los tipos dedocumentos que deben ser utilizadospara la comunicación internahorizontal o vertical al interior dela municipalidad. Para el caso serecomienda la emisión de unadirectiva interna en la cual seregule y estandarice la tipología dedocumentos, formatos y uso en lacomunicación interna.• Estableciendo líneas de comunicaciónpara que el personal pueda transmitir:a) oportunidades de mejora o, b)denuncia de posibles actos indebidos.• Tablas aprobadas detipos de documentos decomunicación interna yde los niveles de emisiónresponsables, ya sea porDirectiva, Manual Interno, oequivalentes.No hay regulación delos procedimientos decomunicación internaoriginando el uso demedios indistintos,informales y de acuerdoa criterios del personal,funcionarios y servidores.La producción dela información esdesordenada y condiferentes clases deformatos como: elInforme, el Memorando,el Proveído, la AyudaMemoria, la HojaInformativa, todos ellosdiferentes en cuantoforma y tipo de uso.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 49