orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en ...

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 13. Problema 4: Expediente de Contratación sin AprobaciónRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables que favorecensu solución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia decumplimientoVerificar queel expedientede contratacióncontenga losdocumentosde aprobaciónde acuerdo acada etapa delproceso deselección.Consiste en verificar que los contenidosde los expedientes de contratación reflejentodo el proceso de selección seguidodesde el requerimiento del bien, servicio uobra. Una vez aprobado el expediente decontratación, se continuará anexando todala documentación relacionada al procesode selección, hasta la formalización delcontrato.Por ejemplo, en un proceso de selecciónpara alimentos del Programa del Vasode Leche, el expediente de contratacióndeberá contener: el documento derequerimiento del bien anexando lostérminos de referencia y suscritos porel funcionario a cargo del programa;el documento de aprobación del ValorReferencial y los anexos conteniendo lascotizaciones o documento que acreditala indagación de precios en el mercado;las Bases de contratación debidamenteaprobadas con resolución de alcaldíao documento similar emitido por elfuncionario delegado; los Términos deReferencia anexados a las Bases; y eldocumento emitido por el funcionariocompetente que aprueba el expediente decontratación.Norma 3.9 Revisión de Procesos,Actividades y Tareas quedispone la obligación de asegurarque los procesos, actividades ytareas cumplan con las políticas,normas y reglamentos vigentes;y con el artículo 7° de la Ley deContrataciones del Estado, D.LN°1017 y el artículo 10° de suReglamento aprobado con D.SN°184-2008-EF.Norma 3.8 Documentación deProcesos, Actividades y Tareasque Señala que es deber detoda autoridad, funcionario yservidor municipal, generarordenar preservar y presentarla documentación sustentatoriade todas las taras, actividades oprocesos ejecutados durante sugestión.El Órganoencargado deContrataciónde la entidad(responsable dela custodia delexpediente decontratación)y el ComitéEspecial porel tiempo quelo tenga en supoder.Un procesodeclarado nulopor carecer de ladebida aprobacióndel expediente decontratación.Problemas conla transparencia,el monitoreo yel control delproceso.Expediente decontratacióncon toda ladocumentaciónhistórica delproceso seguido.Verificar que ladocumentaciónse encuentredebidamentearchivada yen custodiadel Órganoencargadode lasContrataciones.Consiste en asegurar que el expediente decontratación se encuentre adecuadamentearchivado y bajo custodia del Órganoencargado de las Contrataciones.En una municipalidad, el encargado ya la vez responsable de la custodia delexpediente de contratación será el Jefede Abastecimiento o quien haga susveces, debiendo establecer los criteriosde seguridad y mantenimiento de ladocumentación original.Norma 3.5 Verificaciones yConciliaciones que establecela obligación de verificar losprocesos, actividades y tareasantes y después de su realización;y con el artículo 7° de la Ley deContrataciones del Estado, D.LN°1017 y el artículo 10° de suReglamento aprobado con D.SN°184-2008-EF.Norma 3.8 Documentaciónde Procesos, Actividades yTareas que señala que es deberde toda autoridad, generarordenar preservar y presentarla documentación sustentatoriade todas las taras, actividades oprocesos ejecutados durante sugestión.El Órganoencargado deContratacionesy el ComitéEspecialmientras lotenga en sucustodia.La pérdida odeterioro dedocumentaciónimportante parala transparenciadel proceso deselección.La pérdida deevidencia materialque respaldela actuación delos funcionariosinvolucrados y delComité Especial.Archivoorganizado yasegurado quecontenga elexpediente decontratación.66 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales