orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en ...

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 7. Componente 3: Actividades de Control GerencialNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Controles sobreel Acceso alos Recursos yArchivosLos recursos o archivosde valor deben serdebidamente custodiados,limitándose su accesoa personal autorizado yestableciendo controles parasu custodia.Formalizando procedimientos de controly niveles de acceso a los bienes y recursossusceptibles de mal uso, pérdida o robo.Por ejemplo, los niveles de acceso a losambientes de Tesorería, Caja, Almacén,Archivos.Evidencias decumplimiento• Procedimientos aprobadosde control de bienes yrecursos.• Tablas de niveles de acceso.¿Qué pasa si no seimplementa?Los archivos y bienes dela entidad se exponena riesgos de pérdida,deterioro o sustracción.Se desperdician losrecursos, se deterioran losactivos o se hace mal usode ellos.(Por ejemplo, el uso de lafotocopiadora con accesoabierto, una camionetautilizada sin autorización,una línea de teléfono sincontrol, la ausencia dearqueos de Caja Chica,el retiro de bienes delAlmacén sin un registro,entre otros, constituyenriesgos potenciales queafectan a la gestiónmunicipal.)Verificaciones yConciliacionesLos funcionarios debenrealizar acciones decomprobación antes,durante y después derealizar alguna accióno tomar una decisión.Asimismo, deben compararsu información condocumentación confiable,sobre los procesos,actividades o tareas másimportantes de cada áreade la municipalidad. (Porejemplo la verificación yconciliación de los saldosde las cuentas bancariasde la municipalidad o delos saldos de existenciaso materiales en losalmacenes.)Dando instrucciones expresas y formalespara que los funcionarios y servidores dela municipalidad realicen, como prácticasaludable, la verificación y conciliaciónperiódica de los principales procesos oprocesos clave, actividades o tareas, conla finalidad de detectar posibles errores,vacíos o inconsistencias normativas paracorregirlas oportunamente.• Procedimientos aprobadosde mecanismos deconciliaciones yverificaciones.Hay una alta probabilidadde ocurrencia de erroresu omisiones en las tareas,actividades y procesos.(Por ejemplo, puedensurgir diferencias en lossaldos de existencias enel Almacén, en Cuentaspor Pagar a Proveedores,en las deudas de loscontribuyentes, en lossaldos de Caja Chica, entreotros; así como omisionesen la información o enla atención de trámitesadministrativos.)Se generan pérdidas osobrecostos.continúa46 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales