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CAPÍTULO 3 — Procesos que requieren especial atención en la gestión municipalCapítulo 3Procesos que requieren especialatención en la gestión municipalEn este capítulo abordaremos el concepto de los procesos en las municipalidades y de aquellos que porpresentar determinadas características negativas, se constituyen en procesos que requieren especial atenciónde la gestión institucional.3.1 ¿Qué es un proceso?Se denomina proceso a la secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que transformaninsumos en determinados productos o resultados.Para este fin, los procesos requieren de recursos para su ejecución, los cuales pueden ser financieros,tecnológicos, humanos, etc.; así como requiere también de un marco normativo o documentación dereferencia bajo la cual se desarrollan.Esta definición se visualiza en el esquema siguiente 15 , el cual muestra la existencia de un sistema de control,el cual interviene en cada etapa del proceso (Entrada-Transformación-Salida).Por ejemplo, para la construcción de una obra pública, se requieren de materiales, tales como ladrillos,cemento (Entrada), personas y el dinero para empezar el proyecto (Recursos), una vez que se cuenta con losrecursos necesarios, viene el proceso de Transformación, que son todas las acciones que llevo a cabo comogerente para que la obra sea concluida. Finalmente, entrego a los beneficiarios o usuarios, la obra concluidaque es el producto final (salida). Asimismo, cabe resaltar que en cada secuencia de Entrada-Transformación-Salida, interviene el control interno, en el sentido de que para empezar la obra (entrada), necesito contar porejemplo con la aprobación del expediente técnico y tener toda la documentación pertinente en orden; lo cuales en efecto una acción de control interno. De la misma forma en la transformación, el Gerente de Obrasdebe tener en cuenta que para el logro de sus objetivos, sus acciones deben estar alineadas a las directivasde ejecución de obras que maneja la entidad (marco normativo). En consecuencia, cada etapa, se asociaa mecanismos de control interno, lo cual favorece a la generación de procesos óptimos al interior de lasinstituciones.15 Adaptado del texto “Gerencia de Procesos”, Hernando Mariño Navarrete, Editorial Alfaomega, 2003.Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 25
CAPÍTULO 3 — Procesos que requieren especial atención en la gestión municipalSistema de Control InternoEntradas y Recursos(Lo que se necesita parallevar a cabo el proceso)Transformación (Lasacciones que se llevana cabo)Salidas (El productofinal)Proveedores- Requerimiento- Materiales- Personal- Sistema SEACE- Presupuesto- PACProceso decontratación -ejecuciónObra ejecutada deforma eficiente yeficazUsuarios oDemandantes delproducto/servicioEn una municipalidad podemos identificar varios procesos que siguen este mismo esquema, por ejemplo:• Los procesos de contratación de bienes, servicios u obras;• La gestión del Programa del Vaso de Leche;• El proceso de inventario físico,• El servicio de limpieza pública,• La ejecución de una obra,• La elaboración del presupuesto municipal,• La aprobación de un proyecto de inversión pública, entre otros.A continuación, presentamos un ejemplo de la secuencia por la que pasa un proceso: el Proceso deContratación.Cuadro 3. Secuencia en el Proceso de ContrataciónEntradas / Recursos Transformación Salidas• Requerimiento del usuario• Plan Anual de Contrataciones• Valor referencial• Certificación presupuestaria• Normas sobre contrataciones• Normas de acuerdo al objeto decontratación• Procedimientos de compraResponsable de logística• Asistente de logística• Sistemas informáticosControl interno preventivo deinsumosFuente: elaboración propia• Elaboración y aprobación de las bases• Convocatoria• Absolución de consultas yobservaciones• Presentación de propuestas• Integración de las bases.• Calificación y evaluación depropuestas• Otorgamiento de la buena pro• Suscripción del contrato• Aprobación del contratoControl interno preventivo en latransformación• Contrato suscrito y aprobado• Orden de compra o servicio• Bien o servicioControl interno preventivo del resultado26 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales
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