orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en ...

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 7. Componente 3: Actividades de Control GerencialNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Procedimientosde Autorizacióny AprobaciónSe trata de establecery asignar por escrito laresponsabilidad paraautorizar y aprobar lastareas, actividades oprocesos propios de lagestión municipal.• Identificando previamente losprocesos, tareas y actividades, en elMAPRO o un instrumento equivalente.(Este instrumento debidamenteconcordado con el ROF y el MOF,establece los procedimientos a seguir,el funcionario encargado de autorizardicho procedimiento y el funcionarioque lo aprueba.)• Elaborando este instrumento degestión de acuerdo a la realidad ytamaño de la entidad, para lo cual serecomienda tomar como referencialos diferentes manuales a los cualesse accede vía los portales web de lasmunicipalidades.Evidencias decumplimiento• Elaboración y aprobacióndel MAPRO o documentoequivalente.¿Qué pasa si no seimplementa?Al no estar establecidosformalmente losprocedimientos, seproducen desórdenes oerrores en la ejecución detareas y actividades dentrode los procesos de lamunicipalidad.Se fomenta ladiscrecionalidad de losfuncionarios públicosen las decisiones yacciones, así como laindefinición en cuanto asus responsabilidades.Segregación deFuncionesConsiste en distribuirfunciones entre el personalde tal forma que el controlde las etapas clave en unproceso, actividad o tareano se concentre en una solapersona.• Evitando que un mismo funcionarioo servidor centralice varias funcionesdentro de un mismo proceso quepuedan generar riesgos para lamunicipalidad.• Partiendo del análisis y evaluación delos potenciales conflictos funcionaleso la incompatibilidad de funciones almomento de asignar competenciaspara la autorización y la aprobaciónen un determinado procedimientoy al momento de su formalización.(Entre las funciones que deben serseparadas tenemos: la autorización, elprocesamiento, la revisión, el control,la custodia, el registro de operaciones,el archivo de documentación, entreotros.• Tablas de niveles deautorización incluidas enel Manual Interno, MOF oMAPRO.Surgen potencialesriesgos para la gestióninstitucional ya que sepueden generar fraudescontra la entidad por faltade controles. Por ejemplo,si una misma personarealiza las cotizaciones,aprueba la compra yda la conformidad delservicio, se corre el riesgode sobrevaluación delos precios y la comisiónde irregularidades; lomismo sucedería si elTesorero realiza losregistros contables, yaque podría incluir uomitir mayores ingresoso gastos; igualmente sila persona que gira loscheques también realizala conciliación bancaria,se pierde el control de loscheques girados y podríavalidar salidas de dinerono autorizadas, entre otroscasos.continúa44 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales