orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en ...

CAPÍTULO 2 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel institucionalCuadro 9. Componente 5: SupervisiónNorma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla?Evidencias decumplimiento¿Qué pasa si no seimplementa?Actividades dePrevención yMonitoreo:Prevención yMonitoreoLos procesos yoperaciones de lamunicipalidad debenser monitoreadospara adoptar accionespreventivas oportunasque aseguren suidoneidad y calidad.• Estableciendo y difundiendopolíticas o directivas para laprevención y monitoreo de losprocesos y operaciones que realiza lamunicipalidad, a fin de detectar conoportunidad, distorsiones, riesgos oproblemas, que se deben corregir osuperar para el cumplimiento de losobjetivos.• Utilizando el Plan OperativoInstitucional, identificandoindicadores de logro y estableciendola obligación de reportes trimestralesde resultados. Conjuntamente conla planificación operativa, tambiéndeben monitorearse, la ejecución delpresupuesto participativo, la ejecucióndel Plan Estratégico Institucional (PEI),el Plan Anual de Contrataciones (PAC),entre otros procesos.• Haciendo seguimiento a laimplementación del Texto Únicode Procedimientos Administrativos(TUPA) y a sus efectos en la provisiónde mejores servicios públicos.• Registros de revisiónperiódica de procesosy procedimientos(actas, actualización dedocumentos, etc.)• Actas de revisión deavance de ejecución dePlan Estratégico (objetivos,indicadores estratégicos,etc.),Se expone a riesgo el logro delos objetivos institucionales y sedesconoce el nivel de desempeñode las diferentes unidadesorgánicas.Se pierde la oportunidad derealizar ajustes, correctivosy mejoras a las acciones quese ejecutan en el marco de laplanificación operativa y laejecución presupuestaria.Se refuerza la práctica tradicionalde soluciones en base a urgenciaso de problemas coyunturales,descuidando los aspectosestratégicos más importantes de lagestión municipal.Seguimientode Resultados:Reporte deDeficienciasComo resultadodel monitoreo,los funcionarios yservidores municipalesdeben llevar un registrode las debilidades ydeficiencias detectadasa fin de adoptaracciones correctivas.• Diseñando y aprobando un mecanismopara que los funcionarios reporten oregistren las debilidades o deficienciasdetectadas a nivel interno y quepuedan poner en riesgo el logro demetas y objetivos.El mecanismo puede ser vía telefónica,correo electrónico y deben ser materia deanálisis y revisión periódica.• Formato aprobado para elregistro de Deficiencias.• Registro de deficienciasreportadas por el personal.• Registros de capacitación alpersonal sobre reporte deincidencias.Se dificulta la implementaciónoportuna de correctivos y mejorasadecuados en la gestión municipal.Se incrementa el riesgo para ellogro de los objetivos.Se generan responsabilidadesadministrativas en los servidoresy funcionarios que, conociendolas deficiencias, omiten su reporteoportuno.continúaOrientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales 51