orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en ...

CAPÍTULO 3 — Implementación del Sistema de Control Interno a nivel de algunos procesos que requieren especial atención.Cuadro 27. Problema 1: Informalidad en el ingreso y salida de bienesRecomendación ¿En qué consiste? Principales normasaplicables quefavorecen susolución¿Quiénesdebenaplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvidencia de sucumplimientoEstablecer quetodos los bienesadquiridosingresen a travésdel almacén ysean distribuidosde acuerdo a losrequerimientosde la entidad,evidenciándose elmovimientoa enun registro.Consiste en establecer claramente quetodos los bienes que adquiera la entidaddeben ingresar a través de almacén,aun cuando la naturaleza física de losmismos requiera su ubicación directaen el lugar o dependencia que losolicita. Los ambientes asignados para elfuncionamiento del almacén, deben estaradecuadamente ubicados, contar coninstalaciones seguras y tener el espaciofísico necesario, que permita el arregloy disposición conveniente de los bienes,así como el control e identificación delos mismos.Una vez ingresados los bienes, elencargado del almacén debe procedera su catalogación y a su registro enlas Tarjetas de Control Visible, lasmismas que deben estar siempreactualizadas. Asimismo, debe verificarpermanentemente el estado deconservación de los bienes e informary conciliar la información de los saldoscon el área de Contabilidad.Norma 3.8Documentación deProcesos, Actividadesy Tareas que disponela obligación deevidenciar lasacciones realizadas através de documentosfísicos; y con laNorma del Sistemade AbastecimientoN°5 sobre unidaden el ingreso físico ycustodia temporal debienes aprobado conResolución JefaturalN°118-80-INAP-DNA.La Oficina deAdministración,la gerenciamunicipal oquien haga susveces en laentidad.Que no haya uncontrol efectivode los bienesadquiridos.Que los materialesde construcciónsean entregadosdirectamente parasu utilizaciónen las obras, sinque se realiceningún tipo decontrol por partedel encargadodel almacén,debilitándoseel control aldesconocersela cantidad ycalidad de materialrecibido.Documento emitido porla gerencia municipalconteniendo conceptose instrucciones parala implementación delalmacén en la entidad.El encargado del almacén debe acreditaren documentos, su conformidad conlos bienes que ingresan, es decir siresponden a los requerimientos yespecificaciones técnicas solicitadas porlas dependencias de la institución.Se recomienda que todos los bienesque adquiera la entidad deben ingresarfísicamente a través del almacén, antesde ser utilizados. Para ello se requierede un espacio físico apropiado con finesde custodia, a fin de lograr un controlefectivo de los bienes adquiridos.Sin embargo, hay bienes que por suscaracterísticas especiales tienen queser enviados a los almacenes de lasobras para su utilización. En estoscasos, el encargado de almacén tendráque efectuar la verificación directa yla tramitación de la documentacióncorrespondiente.continúa88 Orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en gobiernos locales